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職場(chǎng)通信禮儀大全
通信也是一種商務(wù)交往方式。人們可通過(guò)電話、短信及電子郵件了解對(duì)方的意圖、性格、情緒及心境等。對(duì)于陌生人來(lái)說(shuō)，甚至還可以判斷出對(duì)方的風(fēng)度、氣質(zhì)、修養(yǎng)—這就是通信形象。
電話禮儀
1、撥打電話
環(huán)境。在撥打電話時(shí)撥打電話，一定要選擇合理的通話環(huán)境。以嘈雜的吵鬧聲、電視聲、嬰兒哭鬧聲為通話背景是極為不禮貌的，容易使對(duì)方產(chǎn)生聯(lián)想，影響通話質(zhì)量。
時(shí)間。公事的通話時(shí)間盡量控制在上午9:00-11:00，下午14:00-16:00之間，這段期間是人們辦公效率最佳時(shí)段。即便是私事，也要盡力避開對(duì)方休息及用餐時(shí)間，不要早于早8:00或晚于22:00，如遇緊急情況，電話接通后要先致歉。
等待。等待對(duì)方接聽電話，一定不要讓電話響太久，5-6聲后仍無(wú)人接聽?wèi)?yīng)掛斷，以免打擾另一方周圍的人。
通話。一般而言，通話時(shí)間控制在10分鐘內(nèi)。如需長(zhǎng)時(shí)間談話，通話之初要告知對(duì)方并征求同意。
語(yǔ)言。得體的語(yǔ)言將緊湊的內(nèi)容表達(dá)出來(lái)才能體現(xiàn)預(yù)期的效果。在撥打電話之前，尤其是打電話給重要人物時(shí)，列出提綱是非常重要的。擬出通話要點(diǎn)，理順通話順序，并準(zhǔn)備好紙筆，以便隨時(shí)記錄。保證自己有條不紊，不會(huì)語(yǔ)無(wú)倫次。
結(jié)束。掛電話講求順序，平級(jí)之間通話一般是主動(dòng)打電話一方有禮貌的先掛斷，接電話方再掛斷，以免對(duì)方有沒(méi)有說(shuō)完的話。但如果與上級(jí)、長(zhǎng)輩通話，無(wú)論是發(fā)話人還是受話人，都應(yīng)等對(duì)方掛斷后自己再掛斷。
2、接聽電話
原則。接聽電話的最佳時(shí)機(jī)是電話鈴響2-3聲時(shí)，既不會(huì)讓對(duì)方感到突然，又不會(huì)讓其久等。避免兩個(gè)極端：寧死不接、一響就接。如果電話鈴聲響過(guò)6聲接聽，要第一時(shí)間致歉：“抱歉，讓您久等了”。
確認(rèn)。對(duì)方打來(lái)電話，一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽清楚，就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”
中斷。結(jié)束通話時(shí)按照前面講述的禮儀規(guī)范掛斷電話，但如果自己恰巧有急事，需要終止通話，應(yīng)禮貌向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，請(qǐng)求對(duì)方原諒，并告知對(duì)方自己一有時(shí)間馬上回電。
錯(cuò)打。經(jīng)常有人打錯(cuò)了電話，反倒問(wèn)你是誰(shuí)，你的號(hào)碼是什么。這實(shí)在是很過(guò)分的，這時(shí)要記住，把你的姓名和電話號(hào)碼給一個(gè)陌生人絕對(duì)不是聰明之舉!
公私分明。一般情況下，盡量不在辦公環(huán)境進(jìn)行私人通話，但若家人或朋友主動(dòng)打來(lái)，應(yīng)及時(shí)接聽輕聲交談，長(zhǎng)話短說(shuō)，以免耽誤工作及影響他人。
3、手機(jī)禮儀
放置。手機(jī)的最佳放置位置是隨身公文包。而在商務(wù)場(chǎng)合，最不佳的位置是擺在桌子上，引人注目。拿在手里則顯得累贅、不專業(yè)。
使用。通訊時(shí)代手機(jī)要保持暢通，公共場(chǎng)合遵守道德公約，不用怪異鈴聲，或調(diào)整成震動(dòng)。值得注意的是，開車時(shí)不要接打電話，保障出行安全。個(gè)人隱私的內(nèi)容不要存在手機(jī)里，以防泄露。
信息。在開會(huì)或訪客接待時(shí)不要頻繁查看新信息，設(shè)置好提示音，在活動(dòng)結(jié)束后回復(fù)。
電子郵件禮儀
1、電子郵件書寫
主題明確。每一封電郵一定要有一個(gè)主題，使收件人一目了然地了解郵件涉及的事項(xiàng)和討論內(nèi)容，快速判斷輕重緩急。比如：“關(guān)于XX的準(zhǔn)備事宜”就比“準(zhǔn)備事宜”四個(gè)字明確好多。
語(yǔ)言流暢。電子郵件也是信函的一種，網(wǎng)絡(luò)流行語(yǔ)及表情符號(hào)不宜在商務(wù)及其他正式場(chǎng)合溝通使用的郵件中出現(xiàn)。
內(nèi)容簡(jiǎn)潔。郵件內(nèi)容應(yīng)盡力控制在數(shù)行之內(nèi)，簡(jiǎn)潔切題。如有較長(zhǎng)的文件，可將其整理成格式規(guī)范的文檔形式，作為附件發(fā)給對(duì)方。
用好附件。附近可發(fā)送文檔、照片、音頻、視頻等。在使用附件中，應(yīng)對(duì)其內(nèi)容作簡(jiǎn)要說(shuō)明，以便收件人整理和閱讀。
2、電子郵件發(fā)送
確認(rèn)發(fā)送。郵件發(fā)送后要確認(rèn)是否發(fā)送成功，發(fā)信后檢查“已發(fā)送”郵件箱，或幾分鐘后檢查個(gè)人郵箱中是否有系統(tǒng)退信郵件。有時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)等原因以為發(fā)出的郵件實(shí)際并未發(fā)送成功。
通知查收。重要郵件發(fā)送后一定要通知收件人查收，確認(rèn)是否收到并閱讀郵件內(nèi)容，以免耽誤重要事項(xiàng)。
3、電子郵件回復(fù)
收到他人的郵件后，回復(fù)對(duì)方是對(duì)他人的尊重,按照緊急、重要程度，郵件的回復(fù)時(shí)間在兩個(gè)小時(shí)至二十四小時(shí)內(nèi)。
如果事情復(fù)雜，無(wú)法確切回復(fù)，至少應(yīng)該及時(shí)通知對(duì)方郵件已收到，正在處理中，不要讓對(duì)方盲目空等。如正在休假或外出，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
僅回復(fù)“好的”、“是的”、“對(duì)”等字眼，是非常不禮貌的�；貜�(fù)郵件一般不少于10個(gè)字，顯示對(duì)發(fā)件人的尊重。
4、關(guān)于“收件人”、“抄送”、“密送”
“收件人”地址是直接收信人，負(fù)有回復(fù)郵件的責(zé)任。
“抄送”地址是間接收件人，只是要他們知曉郵件涉及內(nèi)容，僅供參考，并沒(méi)有回復(fù)郵件的責(zé)任。
“密抄”和“抄送”差不多，區(qū)別在于“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的郵箱地址，即“密抄”對(duì)上述兩者不可見。
接聽電話禮儀
1、聽到電話響后，最好是三聲之內(nèi)接起，如果響聲超過(guò)6下，那首先要跟對(duì)方說(shuō)聲對(duì)不起。
2、接聽電話時(shí)要面帶微笑，因?yàn)槲⑿κ菚?huì)傳遞的，雖然對(duì)方看不到，但是能從你的話語(yǔ)中感受出來(lái)。
3、接聽電話的時(shí)候要專心，不要同事干別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會(huì)讓對(duì)方感到你很不用心，從而也感到自己沒(méi)有被尊重。
4、接聽電話的時(shí)候要注意身姿正確，不要躺著或者是把腳放到臺(tái)面上，因?yàn)樯碜瞬徽_也會(huì)影響聲音的效果，同時(shí)也容易導(dǎo)致電話滑落，會(huì)讓對(duì)方覺得不舒服。
5、在電話旁應(yīng)該隨時(shí)準(zhǔn)備一些白紙和筆，當(dāng)對(duì)方需要你記什么或者讓你給上司傳話，都可以快速準(zhǔn)確記錄下來(lái)，以免傳達(dá)有誤。如果事先沒(méi)有準(zhǔn)備好紙和筆，而要求對(duì)方等待，這也是很不禮貌的行為。
撥打電話的禮儀
1、撥打電話的時(shí)候要選擇好時(shí)間段，如果不是十分重要的事情，請(qǐng)不要在休息、用餐的時(shí)間段給別人打電話，同時(shí)也不要在節(jié)假日打電話給對(duì)方。
2、要把握好通話時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)通話時(shí)間不應(yīng)超過(guò)3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。
3、如果對(duì)方并不知道你是誰(shuí)的情況下，你應(yīng)該要首先進(jìn)行自我介紹，同時(shí)要多使用敬語(yǔ)。
手機(jī)使用注意事項(xiàng)
手機(jī)禮儀一：手機(jī)放哪兒有講究
前不久，某人和同事A一起去給客戶匯報(bào)產(chǎn)品方案，匯報(bào)的地點(diǎn)選在對(duì)方的會(huì)議室，當(dāng)天參加會(huì)議的人很多，還有不少領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)議室里非常擁擠。同事可能是覺得有些熱，就把外衣放在了一邊，沒(méi)想到這卻出了問(wèn)題。正在我們匯報(bào)到一半兒的時(shí)候，突然手機(jī)響了，小欒意識(shí)到這是自己的手機(jī)。但屋里人太多，他的外衣卻放在門口，手機(jī)一直響個(gè)不停，中間也隔著好多人，小欒要過(guò)去拿的話大家都得起身才能讓他過(guò)去，會(huì)場(chǎng)秩序一時(shí)間搞的很亂，也讓對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)感到有些不滿，弄得我們都很尷尬。
作為職場(chǎng)人員，同事A顯然沒(méi)有考慮過(guò)公共場(chǎng)合手機(jī)應(yīng)該放在哪里合適，很多人習(xí)慣于把手機(jī)隨意擺放，這在自己家里或者工位上沒(méi)有問(wèn)題。但在公共場(chǎng)合手機(jī)的擺放是很有講究的，但很多人并沒(méi)有意識(shí)到。手機(jī)在不使用的時(shí)候，可以放在口袋里，也可以放在書包里，但要保證隨時(shí)可以拿出來(lái)，免得像同事A那樣。在與別人面對(duì)面時(shí)，最好不要把手機(jī)放在手里，也不要對(duì)著別人放置，這都會(huì)讓對(duì)方感覺不舒服。而對(duì)于職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，最好也不要把手機(jī)掛在脖子上，這會(huì)讓人覺得很不專業(yè)。
手機(jī)禮儀二：打電話前考慮對(duì)方
如今，手機(jī)作為溝通的重要工具，自然是聯(lián)系客戶的重要手段之一。但在給自己重要的客戶打手機(jī)前，首先應(yīng)該想到他是否方便接聽你的電話，如果他正處在一個(gè)不方便和你說(shuō)話的環(huán)境，那么你們的溝通效果肯定會(huì)大打折扣，因此“打電話前考慮對(duì)方”這是職場(chǎng)人員必須要學(xué)會(huì)的一課。最簡(jiǎn)單的一點(diǎn)，就是在接通電話后，先問(wèn)問(wèn)對(duì)方是否方便講話，但僅有這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
一般會(huì)在平時(shí)主動(dòng)了解客戶的作息時(shí)間，有些客戶會(huì)在固定時(shí)間召開會(huì)議，這個(gè)時(shí)間一般不要去打擾對(duì)方。而電話接通后，要仔細(xì)傾聽并判斷對(duì)方所處的環(huán)境，如果環(huán)境很嘈雜，可能說(shuō)明他正在外面而不在辦公室，這個(gè)時(shí)候你要考慮對(duì)方是否能夠耐心聽你講話。而如果他小聲講話，則說(shuō)明他可能正在會(huì)場(chǎng)里，你應(yīng)該主動(dòng)掛斷電話，擇機(jī)再打過(guò)去。
手機(jī)禮儀三：接聽勿擾他人
除了要注意手機(jī)擺放位置之外，職場(chǎng)新人也要懂得接聽手機(jī)的禮儀。手機(jī)最大的優(yōu)勢(shì)就是隨時(shí)隨地可以通話，這在帶給大家便利的同時(shí)自然也會(huì)帶來(lái)一些負(fù)面效果。同事B剛剛來(lái)到公司不久，在辦公室里接聽手機(jī)的時(shí)候總是聲音很大，旁若無(wú)人。周圍的同事有的正在思考業(yè)務(wù)，有的正在和其他客戶通話聯(lián)系工作，他這樣大聲講話，影響了周圍人正常的工作，沒(méi)多長(zhǎng)時(shí)間就招來(lái)了同事們的不滿。
對(duì)于職場(chǎng)新人，給他人的第一印象往往很大程度上決定了日后的發(fā)展，而同事B這種行為給周圍人留下的印象就是心中沒(méi)有他人，不考慮他人的感受。在公共場(chǎng)合接聽手機(jī)時(shí)一定要注意不要影響他人。有時(shí)辦公室因?yàn)槿硕�，原本就很雜亂，如果再大聲接電話，往往就會(huì)讓環(huán)境變得很糟糕。作為職場(chǎng)新人，在沒(méi)有熟悉環(huán)境之前，可以先去辦公室外接電話，以免影響他人，特別是一些私人的通話更應(yīng)注意。
手機(jī)如今已是再平常不過(guò)的事物，但在職場(chǎng)中，一部手機(jī)卻可以折射出你的職場(chǎng)能力。因此提醒您，職場(chǎng)人員一定要掌握手機(jī)禮儀，讓手機(jī)成為自己的職場(chǎng)幫手，而不是減分利器。
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