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辦公室禮儀

時間:2023-02-27 15:25:11 禮儀培訓(xùn) 我要投稿

關(guān)于辦公室禮儀

  辦公室是一個處理公司(單位)業(yè)務(wù)的場所,辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同,更重要的是每個人為人處事,禮貌待人的最直接表現(xiàn)。辦公室禮儀涵蓋的范圍其實不小,但凡電話、接待、會議、網(wǎng)絡(luò)、公務(wù)、公關(guān)、溝通等都有各式各樣的禮儀。其實,在辦公室遵守禮儀,是職場人士的基本要求,根本不需要被人刻意強調(diào)。不過現(xiàn)在很多人由于物質(zhì)的充足而得意忘形,忽略了人生中本來應(yīng)該知道了解和做到的一些細節(jié)。在此提醒大家,時代可以改變,生活可以改變,心情可以改變,但是我們的禮儀不能改變。

關(guān)于辦公室禮儀

  儀表禮儀

  辦公室工作人員必須儀表端莊、整潔。具體要求是:

  頭發(fā):辦公室人員的頭發(fā)要經(jīng)常清洗保持清潔,做到無異味,無頭皮屑;男士的頭發(fā)前邊不能過眉毛,兩邊不能過鬢角;女士在辦公室盡量不要留披肩發(fā),前邊劉海不能過眉毛。

  指甲:指甲不能太長,應(yīng)經(jīng)常注意修剪,女性職員涂指甲油要盡量用淡色。

  面部:女士職員要化淡妝上崗,男士不能留胡須,胡須要經(jīng)常修剪。

  口腔:保持清潔,上班前不能喝酒或吃有異味食品。

  服裝:服飾要與之協(xié)調(diào),以體現(xiàn)權(quán)威,聲望和精明強干為宜。男士最適合穿黑、灰、藍三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去,否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。工作場所的服裝應(yīng)清潔、方便,不追求修飾。具體要求是:

  1、襯衫:無論是什么顏色,襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢。

  2、領(lǐng)帶:外出前或要在眾人面前出現(xiàn)時,應(yīng)配戴領(lǐng)帶,并注意與西裝、襯衫顏色相配。領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松弛。

  3、鞋子應(yīng)保持清潔,如有破損應(yīng)及時修補,不得穿帶釘子的鞋。

  4、女性職員要保持服裝淡雅得體,不得過分華麗。

  5、職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的服裝。

  舉止禮儀

  在公司內(nèi)職員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢和動作。具體要求是:

  站姿:兩腳腳跟著地,腳尖離開約45度,腰背挺直,胸膛自然,頸脖伸直,頭微向下,使人看清你的面孔。兩臂自然,不聳肩,身體重心在兩腳中間。會見客戶或出席儀式站立場合,或在長輩、上級面前,不得把手交叉抱在胸前。

  坐姿:坐下后,應(yīng)盡量坐端正,把雙腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯視前方。要移動椅子的位置時,應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方,然后再坐。

  公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭行禮表示致意。

  握手時用普通站姿,并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直,不彎腰低頭,要大方熱情,不卑不亢。伸手時同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的,異性間應(yīng)先向男方伸手。

  出入房間的禮貌:進入房間,要先輕輕敲門,聽到應(yīng)答再進。進入后,回手關(guān)門,不能大力、粗暴。進入房間后,如對方正在講話,要稍等靜候,不要中途插話,如有急事要打斷說話,也要看住機會。而且要說:對不起,打斷您們的談話。

  遞交物件時,如遞文件等,要把正面、文字對著對方的方向遞上去,如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對方容易接著;至于刀子或剪刀等利器,應(yīng)把刀尖向著自己。

  走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司,還是對訪問的公司,在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話,更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓,不能搶行。

  環(huán)境禮儀

  不在公共辦公區(qū)吸煙、扎堆聊天、大聲喧嘩;節(jié)約水電;禁止在辦公家具和公共設(shè)施上亂寫、亂畫、亂貼;保持衛(wèi)生間清潔;在指定區(qū)域內(nèi)停放車輛。

  飲水時,如不是接待來賓,應(yīng)使用個人的水杯,減少一次性水杯的浪費。不得擅自帶外來人員進入辦公區(qū),會談和接待安排在洽談區(qū)域。最后離開辦公區(qū)的人員應(yīng)關(guān)電燈、門窗、及室內(nèi)總閘。

  個人辦公區(qū)要保持辦公桌位清潔,非辦公用品不外露,桌面碼放整齊。當(dāng)有事離開自己的辦公座位時,應(yīng)將座椅推回辦公桌內(nèi)。

  下班離開辦公室前,使用人應(yīng)該關(guān)閉所用機器的電源,將臺面的物品歸位,鎖好貴重物品和重要文件。

  接聽電話禮儀

  電話作為便利的通訊工具在日常生活中的使用很關(guān)鍵,在辦公室為了工作上的需要,我們可能經(jīng)常要接聽電話,所以維護好電話形象非常重要,代表了我們整個企業(yè)的形象。

  聽到電話鈴響若是嘴里在吃東西應(yīng)該停止,若是在與同事打鬧嬉戲也應(yīng)等情緒平穩(wěn)后再接電話,不要邊吃東西邊打電話,應(yīng)該停止一切不必要的動作,電話鈴響三聲之內(nèi)必須接聽。

  在接到電話時首先要問候,如果接聽電話晚了應(yīng)該向客人道歉,問候時聲音要有精神。然后自報家門,外線報哪個公司,內(nèi)線報哪個部門,電話交談時要配合肢體動作如微笑、點頭;講話的聲音不要過大,聲調(diào)不要太高,話筒離口的距離不要過近,注意傾聽,并時不時的說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語。

  如果是需要轉(zhuǎn)接電話應(yīng)該請客人等待并且盡快轉(zhuǎn)接,如果是代聽電話應(yīng)主動詢問客人是否需要留言或轉(zhuǎn)告。留言要準(zhǔn)確記錄,并重復(fù)確認留言。

  掛電話時要詢問客人還有什么吩咐嗎,表示對客人的尊重,沒有事情就與客人道謝,感謝來電,說再見,等客人掛電話掛下電話。

  語言禮儀

  在辦公室里與同事們交往離不開語言,但是你會不會說話,俗話說“一句話說得讓人跳,一句話說得讓人笑”,同樣的目的,但表達方式不同,造成的后果也大不一樣。在辦公室說話要注意哪些事項呢?

  首先就是不要跟在別人身后人云亦云,要學(xué)會發(fā)出自己的聲音。老板賞識那些有自己頭腦和主見的職員。如果你經(jīng)常只是別人說什么你也說什么的話,那么你在辦公室里就很容易被忽視了,你在辦公室里的地位也不會很高了。有自己的頭腦,不管你在公司的職位如何,你都應(yīng)該發(fā)出自己的聲音,應(yīng)該敢于說出自己的想法。

  不要在辦公室里當(dāng)眾炫耀自己,不要做驕傲的孔雀。如果自己的專業(yè)技術(shù)很過硬,如果你是辦公室里的紅人,如果老板非常賞識你,這些就能夠成為你炫耀的資本了嗎?驕傲使人落后,謙虛使人進步。再有能耐,在職場生涯中也應(yīng)該小心謹慎,強中自有強中手,倘若哪天來了個更加能干的員工,那你一定馬上成為別人的笑料。

  最后要記住的是不要把辦公室當(dāng)做訴說心事的地方,人們身邊總有這樣一些人,他們?nèi)颂貏e愛侃,性子又特別的直,喜歡和別人傾吐苦水。雖然這樣的交談能夠很快拉近人與人之間的距離,使你們之間很快變得友善、親切起來,但心理學(xué)家調(diào)查研究后發(fā)現(xiàn),事實上只有1%的人能夠嚴(yán)守秘密。

  所以,當(dāng)你的生活出現(xiàn)個人危機,如失戀、婚變之類,最好還是不要在辦公室里隨便找人傾訴;當(dāng)你的工作出現(xiàn)危機,如工作上不順利,對老板、同事有意見有看法,你更不應(yīng)該在辦公室里向人袒露胸襟。

  同事相處禮儀

  1、真誠合作

  同事之間屬于互幫互助的關(guān)系,俗話說一個好漢三個幫,只有真誠合作才能共同進步。

  2、同甘共苦

  同事的困難,通常首先會選擇親朋幫助,但作為同事,應(yīng)主動問訊。對力所能及的事應(yīng)盡力幫忙,這樣,會增進雙方之間的感情,使關(guān)系更加融洽。

  3、公平競爭

  同事之間競爭是正常的,有助于同事成長,但是切記要公平競爭,不能再背后耍心眼,做損人不利己的事情。

  4、寬以待人

  同事之間經(jīng)常相處,一時的失誤在所難免。如果出現(xiàn)失誤,應(yīng)主動向?qū)Ψ降狼,征得對方的諒?對雙方的誤會應(yīng)主動向?qū)Ψ秸f明,不可小肚雞腸,耿耿于懷。

  開關(guān)門的禮儀

  般情況下,無論是進出辦公大樓或辦公室的房門,都應(yīng)用手輕推、輕拉、輕關(guān),態(tài)度謙和講究順序。進出房門時,開關(guān)門的聲音一定要輕,乒乒乓乓地關(guān)開門是十分失禮的。進他人的房間一定要先敲門,敲門時一般用食指有節(jié)奏地敲兩三下即可。如果與同級、同輩者進入,要互相謙讓一下。走在前邊的人打開門后要為后面的人拉著門。假如是不用拉的門,最后進來者應(yīng)主動關(guān)門。如果與尊長、客人進入,應(yīng)當(dāng)視門的具體情況隨機應(yīng)變,這里介紹通常的幾種方法:

  (1) 朝里開的門。如果門是朝里開的,秘書應(yīng)先入內(nèi)拉住門,側(cè)身再請尊長或客人進入下圖。

  (2) 朝外開的門。如果門是朝外開的,秘書應(yīng)打開門,請尊長、客人先進。

  (3) 旋轉(zhuǎn)式大門。如果陪同上級或客人走的是旋轉(zhuǎn)式大門,應(yīng)自己先迅速過去,在另一邊等候。

  無論進出哪一類的門,秘書在接待引領(lǐng)時,一定要“口”、“手”并用且到位。即運用手勢要規(guī)范,同時要說諸如“您請”,“請走這邊”,“請各位小心”等揭示語。

  用餐禮儀

  現(xiàn)代工作節(jié)奏很快,單位職工或公司員工,不可避免的會在辦公室中用餐。在辦公室中,與同事一起進餐是件方便、愉快的事,但這時你需注意一些小節(jié),以免破壞了你已在同事中樹立的良好形象。 這些細節(jié)如下:

  在辦公室吃飯,拖延的時間不要太長。他人可能要即時進入工作,也可能有性急的客人來訪,雙方都有點不好意思。

  開口的飲料罐,長時間擺在桌上總是有損辦公室雅觀,也應(yīng)盡快扔掉。如果不想馬上扔掉,或者想等會兒再喝,把它藏在不被人注意的地方。

  嘴里含有食物時,不要貿(mào)然講話。他人嘴含食物時,最好等他咽完再對他講話。由于大家圍坐一堂,難免有人講笑話,因此要防止大笑噴飯的情形,可以每口含食物不太多。

  弄得亂濺以及吃聲音很響的食物,會影響他人,最好不吃,吃時也盡量注意點。

  有強烈味道的食品,盡量不要帶到辦公室。即使你喜歡,也會有人不習(xí)慣的。而且其氣味會彌散在辦公室里,還是很損害辦公環(huán)境和公司形象的。

  食物掉在地上,要馬上撿起扔掉。餐后將桌面和地板打掃一下,是必須做的事情。

  準(zhǔn)備好餐巾紙,不要用手擦拭油膩的嘴,應(yīng)該用餐巾紙擦拭。

  及時將餐具洗干凈,用完餐把一次性餐具立刻扔掉,不要長時間擺在桌子或茶幾上。如有突然事情耽擱,也記得禮貌地請同事代勞。

  注意事項

  打斷會議不要敲門,進入會議室將寫好的字條交給有關(guān)人員;當(dāng)來訪者出現(xiàn)時應(yīng)由專人接待,說“您好,我能幫您做些什么嗎?”;辦公時間不大聲笑談,交流問題應(yīng)起身走近,聲音以不影響其他人員為宜;當(dāng)他人輸入密碼時自覺將視線移開;

  不翻看不屬自己負責(zé)范圍內(nèi)的材料及保密信息;對其他同事的客戶也要積極熱情;在征得許可前不隨便使用他人的物品;同事之間相互尊重,借東西要還,并表示感謝。

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