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會(huì)議接待禮儀

時(shí)間:2024-09-14 23:32:14 樂(lè)怡 禮儀培訓(xùn) 我要投稿

會(huì)議接待禮儀

  會(huì)議接待禮儀常識(shí)是會(huì)議服務(wù)禮儀課程之一, 一次會(huì)議的成功開(kāi)始,最關(guān)鍵的就在會(huì)議接待的環(huán)節(jié)。下面,小編為大家介紹會(huì)議的接待禮儀,快來(lái)看看吧!

會(huì)議接待禮儀

  會(huì)議接待服務(wù)禮儀規(guī)范

  簽到

  設(shè)一張簽字臺(tái),配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)備有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí),應(yīng)脫下筆套,筆尖對(duì)自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

  引座

  簽到后,會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

  接待

  與會(huì)者坐下后,接待人員應(yīng)遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會(huì)者解答各種問(wèn)題,滿(mǎn)足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù)。

  會(huì)議接待人員形象塑造

  所有員工按公司要求統(tǒng)一著裝。服裝應(yīng)保持清潔、完好,扣子齊全,不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。

  會(huì)議接待人員在上崗期間員工必須佩帶工作證牌。

  男會(huì)議接待人員胡須應(yīng)修剪整潔,頭發(fā)修剪整齊,不能過(guò)長(zhǎng)。

  女會(huì)議接待人員淡妝上崗,且與年齡、身份相符。不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生,上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物,避免口腔異味。

  接待時(shí)注意力集中,展現(xiàn)良好的精神狀態(tài),無(wú)疲勞狀、憂(yōu)郁狀和不滿(mǎn)狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當(dāng),節(jié)奏適宜。

  避免在客戶(hù)面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等不文雅行為。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí),要神態(tài)專(zhuān)注,表情自然,表達(dá)得體,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。

  會(huì)議接待常識(shí)

  一、會(huì)議儀式種類(lèi)

  專(zhuān)題會(huì)(賑災(zāi)募捐,拍賣(mài)會(huì))

  學(xué)術(shù)研討會(huì)

  論壇

  簽約儀式

  表彰大會(huì)(拿獎(jiǎng)品,頒發(fā))

  年會(huì)(答謝年會(huì),VIP會(huì)員年會(huì))

  節(jié)日和組織慶典(國(guó)慶50周年慶;顒(dòng),慶祝復(fù)旦大學(xué)百年華誕,企業(yè)周年慶典,紀(jì)念名人誕辰)

  酒會(huì)和宴請(qǐng)

  會(huì)展(工業(yè)博覽會(huì),藝術(shù)品展銷(xiāo)會(huì))

  新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)

  文藝活動(dòng)(聯(lián)歡會(huì),選秀活動(dòng),文藝頒獎(jiǎng))

  首映和首發(fā)儀式

  新聞媒體發(fā)布會(huì)

  國(guó)家和地方級(jí)的主題活動(dòng)(電影節(jié),民間藝術(shù)節(jié),國(guó)際服裝節(jié))

  二、會(huì)議場(chǎng)地

  會(huì)議中心

  多功能廳

  會(huì)展中心

  飯店/酒店

  學(xué)院、企業(yè)、公司的會(huì)議場(chǎng)所

  體育館/體育場(chǎng)

  游艇/游船

  公園/風(fēng)景區(qū)

  城市主題廣場(chǎng)

  博物館/藝術(shù)館

  會(huì)議接待準(zhǔn)備工作

  一、根據(jù)會(huì)議規(guī)模,確定接待規(guī)格

  二、發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程

  三、選擇會(huì)場(chǎng)

  選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮:大小要適中、地點(diǎn)要合理、附屬設(shè)施要齊全、要有停車(chē)場(chǎng),等等。

  四、會(huì)場(chǎng)的布置

  會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會(huì)議,根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)?稍跁(huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。

  坐席的配置方法有圓桌型、口字型、教室型等。配置要和會(huì)議飛風(fēng)格和氣氛相符,要較舊禮賓次序。

  五、準(zhǔn)備會(huì)議資料

  要準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料,應(yīng)整理好后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者,方便其閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

  六、會(huì)前檢查

  對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或沒(méi)有落實(shí)的地方進(jìn)行補(bǔ)救,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以便做出調(diào)整。

  七、提前進(jìn)入接待崗位

  會(huì)議接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。

  結(jié)語(yǔ):會(huì)議接待禮儀可以說(shuō)是一項(xiàng)繁雜的工作,接待工作的質(zhì)量直接反映組織管理的整體水平。做好會(huì)議接待工作,對(duì)于塑造組織形象具有重要意義。

  會(huì)議接待禮儀的基本知識(shí)

  1、例行服務(wù)

  會(huì)議舉行期間,一般應(yīng)安排專(zhuān)人在會(huì)場(chǎng)內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺(tái)同胞、海外華人和外國(guó)人,往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對(duì)于與會(huì)者的正當(dāng)要求,應(yīng)有求必應(yīng)。

  2、餐飲安排

  舉行較長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議,一般會(huì)為與會(huì)者安排會(huì)間的工作餐。與此同時(shí),還應(yīng)為與會(huì)者提供衛(wèi)生可口的飲料。會(huì)上所提供的飲料,最好便于與會(huì)者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全,又有可能妨礙對(duì)方。如果必要,還應(yīng)為外來(lái)的與會(huì)者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。

  3、現(xiàn)場(chǎng)記錄

  凡重要的會(huì)議,均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)記錄,其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?蓡斡媚骋环N,也可交叉使用。 負(fù)責(zé)手寫(xiě)筆記會(huì)議記錄時(shí),對(duì)會(huì)議名稱(chēng)、出席人數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言?xún)?nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。

  會(huì)議接待最后會(huì)后服務(wù)

  會(huì)議結(jié)束后,全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

  組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后,有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào),而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任,同時(shí)其他接待人員要積極配合,各負(fù)其責(zé),做好自己分擔(dān)的工作,以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。

  送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具,使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

  清理會(huì)議文件 ①根據(jù)保密原則,回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié)

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