會(huì)計(jì)實(shí)操之會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用技巧

時(shí)間：2020-10-17 14:13:33 會(huì)計(jì)實(shí)操我要投稿

會(huì)計(jì)實(shí)操之會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用技巧匯總

　　會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)事物的簡(jiǎn)稱。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的會(huì)計(jì)電算化的6個(gè)應(yīng)用技巧，歡迎閱讀。

會(huì)計(jì)實(shí)操之會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用技巧匯總

　　首先重申一下會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)：具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)表容易等特點(diǎn)。它的使用‚可以節(jié)約大量人力、物力和時(shí)間。

　　一、建帳中的技巧

　　(一)代碼設(shè)置

　　會(huì)計(jì)軟件中大量應(yīng)用代碼‚如會(huì)計(jì)科目代碼。代碼系統(tǒng)的好壞‚將直接影響整個(gè)系統(tǒng)的質(zhì)量、實(shí)用性和生命力。在代碼設(shè)計(jì)與優(yōu)化的過(guò)程中‚一般應(yīng)該遵循以下幾項(xiàng)原則：

　　1.惟一確定性:每一個(gè)代碼都惟一地表示一個(gè)實(shí)體。

　　2.可擴(kuò)充性:代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)能適應(yīng)系統(tǒng)的發(fā)展和變化‚當(dāng)實(shí)體的集合不斷增加擴(kuò)大時(shí)‚應(yīng)可直接利用原代碼加以擴(kuò)充‚而不需要重新設(shè)計(jì)代碼系統(tǒng)。

　　3.易識(shí)別性:代碼既要便于人們?cè)谑褂脮r(shí)容易識(shí)別和記憶‚又要便于計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別和處理。盡量避免一些易混淆的符號(hào)‚如字母O、I、Z、S、V與0、1、2、5、U等混用。

　　4.簡(jiǎn)短性:在不影響代碼系統(tǒng)的容量和可擴(kuò)充性的情況下‚代碼長(zhǎng)度越短越好。因?yàn)殡S著碼長(zhǎng)的增加‚出錯(cuò)率也隨之增加‚同時(shí)也增加了收集、存儲(chǔ)和輸出信息的負(fù)荷。

　　5.標(biāo)準(zhǔn)性:代碼設(shè)計(jì)一定要盡可能的標(biāo)準(zhǔn)化‚一級(jí)總帳科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定‚需要用戶自行確定代碼長(zhǎng)度的是二級(jí)以下明細(xì)科目。它的長(zhǎng)度確定‚首先要逐個(gè)分析總帳科目下明細(xì)科目數(shù)‚如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目‚“銀行存款”通常以開戶帳號(hào)為明細(xì)科目‚科目數(shù)一般不會(huì)上百個(gè)‚“短期投資”、“待攤費(fèi)用”等下設(shè)明細(xì)科目也不會(huì)超過(guò)百個(gè)‚兩位的代碼長(zhǎng)度能容納99個(gè)科目‚應(yīng)能滿足需要‚但“應(yīng)收帳款”、“應(yīng)付帳款”等通常以客戶名和供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目‚明細(xì)科目的數(shù)量不確定性較大‚如果用戶的客戶和供應(yīng)商較多接近或超過(guò)100個(gè)‚兩位代碼就不能滿足要求‚二級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度就應(yīng)設(shè)定為三位。先按客戶所屬地區(qū)分類‚設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目‚然后再按客戶名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。也就是采用順序碼‚即有連續(xù)的數(shù)字所組成。例如:

　　代碼對(duì)象:北京　上海　天津　遼寧　黑龍江

　　代碼:0102030405

　　更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶輔助核算‚因?yàn)樗捻?xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立‚自成體系‚與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān)‚非常便于擴(kuò)充。

　　(二)明細(xì)分類合理

　　某些軟件在多欄明細(xì)帳中設(shè)置每頁(yè)為6個(gè)明細(xì)類科目‚打印時(shí)一頁(yè)最多只能打印6個(gè)明細(xì)。如果設(shè)置了7個(gè)明細(xì)類‚例如:在編錄經(jīng)費(fèi)這個(gè)科目中設(shè)置:差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待、市內(nèi)車費(fèi)、郵費(fèi)、資料費(fèi)、電話費(fèi)、其它費(fèi)用這7個(gè)明細(xì)‚在打印時(shí)‚將前6個(gè)在一頁(yè)打印‚而“其它費(fèi)用”又單獨(dú)打印一頁(yè)。即浪費(fèi)紙張、又浪費(fèi)打印時(shí)間。可以將平日里發(fā)生費(fèi)用不是很多的郵費(fèi)與資料費(fèi)放在一起‚這就方便多了。

　　二、憑證輸入中的技巧

　　(一)摘要輸入

　　憑證摘要多為中文‚輸入中會(huì)有許多常用會(huì)計(jì)詞匯‚可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來(lái)‚并配以自定義的代碼‚輸入憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯‚可提高輸入速度。

　　(二)科目代碼輸入

　　輸入記帳憑證時(shí)只需輸入科目代碼‚操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶輸入確定的科目代碼‚而用戶對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉‚對(duì)科目碼卻不一定能記得準(zhǔn)確‚如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼‚軟件系統(tǒng)將提示科目不在‚需重新輸入‚如果用戶輸入的科目代碼并非所需‚則需人工逐頁(yè)查找很費(fèi)事。事實(shí)上‚許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位‚輸入此類科目時(shí)‚只輸入到其上級(jí)科目的代碼‚則所要查找的.明細(xì)科目應(yīng)就在附近‚省去多余的翻頁(yè)查找操作。再有一點(diǎn)‚在具體應(yīng)用中根據(jù)本單位的實(shí)際情況‚運(yùn)用自己的頭腦‚讓計(jì)算機(jī)更好的為自己服務(wù)‚而且操作人員又能便于記憶。例如企業(yè)都有管理費(fèi)用‚則設(shè)置“52101—差旅費(fèi)”‚而設(shè)置營(yíng)業(yè)費(fèi)用時(shí)‚就用“50301—差旅費(fèi)”、設(shè)置編錄經(jīng)費(fèi)時(shí)‚用“40501—差旅費(fèi)”‚即用01表示差旅費(fèi)。久而久之‚一些代碼就牢記在心了‚節(jié)省許多時(shí)間。

　　(三)金額輸入

　　按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定‚記帳憑證可以一借多貸‚或多借一貸‚在輸入完多借或多借的分錄后‚輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入‚省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩。

　　(四)編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧

　　1.會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記帳憑證是帳務(wù)處理的原始資料‚所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來(lái)登記的‚分錄越詳細(xì)‚帳簿也越詳細(xì)。以便為日后查帳方便、快捷。

　　2.沖減收入或費(fèi)用以負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記帳憑證時(shí)‚如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反‚如沖減收入或費(fèi)用‚應(yīng)將金額以負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向。例如:“財(cái)務(wù)費(fèi)用”‚發(fā)生費(fèi)用時(shí)：

　　借　財(cái)務(wù)費(fèi)用

　　貸　銀行存款

　　當(dāng)有利息入帳時(shí)‚則仍是這樣做分錄‚只是數(shù)字用負(fù)數(shù)。而不能象手工那樣：

　　借　銀行存款

　　貸　財(cái)務(wù)費(fèi)用

　　這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷‚有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額‚如損益表‚損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒(méi)有余額‚必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方‚報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確‚還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用‚如取借貸方發(fā)生額的差‚由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額‚差為0‚由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難‚不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。

　　(五)要注意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證功能

　　自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng)‚但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳功能無(wú)疑能提供極大的便利。自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置‚包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目‚以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)‚注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè)‚但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè)。且須先結(jié)轉(zhuǎn)收入類‚后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用類。

　　三、查詢時(shí)的技巧

　　在組合查詢窗口‚輸入關(guān)鍵字。有時(shí)它會(huì)提示“沒(méi)有滿足信息的要求”‚這時(shí)不要放棄查詢‚看一看日期的輸入‚有的軟件只默認(rèn)“2002—01—01”而不識(shí)別“2002.01.01”。

　　總之‚恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用軟件系統(tǒng)提供的功能‚可成倍的提高工作效率‚使之更好的為我們服務(wù)。

　　四、打印帳簿中的技巧

　　年終結(jié)帳后打印。不必每月打印帳簿。會(huì)計(jì)電算化后‚輸入記帳憑證‚并經(jīng)入帳、結(jié)帳‚帳簿即已在電腦中形成‚只要及時(shí)做好備份‚數(shù)據(jù)相對(duì)安全。查帳、用帳也方便、快捷‚如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的帳頁(yè)‚年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁(yè)‚裝訂成帳簿。

　　五、選擇記帳憑證類型的技巧

　　查帳是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分‚會(huì)計(jì)人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證。應(yīng)當(dāng)指出的是‚記帳憑證分類不是一個(gè)必選項(xiàng)目‚可以只用一種通用記帳憑證格式‚即轉(zhuǎn)帳憑證。如果設(shè)置了憑證類型‚增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目‚會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨(dú)立編號(hào)‚憑證整理保管更為繁瑣。所以‚電算化后‚無(wú)須理會(huì)記帳憑證類型設(shè)置項(xiàng)。