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用友財(cái)務(wù)軟件使用時(shí)注意事項(xiàng)有哪些
財(cái)會(huì)人員在會(huì)計(jì)工作中經(jīng)常會(huì)使用到用友財(cái)務(wù)軟件，本文將詳細(xì)的介紹用財(cái)務(wù)軟件使用時(shí)的注意事項(xiàng)。用友U8管理軟件現(xiàn)在很廣泛的應(yīng)用，總結(jié)了一些體會(huì)，現(xiàn)整理了一些希望能和使用用友U8管理軟件的會(huì)計(jì)朋友們交流。下面是yjbys小編為大家?guī)淼挠糜沿?cái)務(wù)軟件使用時(shí)注意事項(xiàng)，歡迎閱讀。
一、系統(tǒng)管理員和賬套主管的區(qū)別
1.概述：
a.系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)工作。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入，便可以進(jìn)行賬套的管理(包括賬套的建立、引入和輸出)，以及操作員及其權(quán)限的設(shè)置。
b. 賬套主管：負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作，以賬套主管注冊(cè)進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套信息的修改和所含年度帳的管理(包括年度帳的創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn))，以及操作員權(quán)限的設(shè)置。
2.兩者在系統(tǒng)管理界面可以操作的功能不同：(列表如下)
a.系統(tǒng)管理員：建立賬套 b.賬套主管：修改賬套信息
刪除賬套 刪除年度
數(shù)據(jù)備份和恢復(fù) 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)
設(shè)置操作員 賦權(quán)
賦權(quán) 新建年度帳
清除異常任務(wù) 結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)
清除所有鎖定 清空年度數(shù)據(jù)
3. 某些功能是兩者共有的，但在實(shí)際操作中存在一些差異
1).賦權(quán)：系統(tǒng)管理員可以所有賬套進(jìn)行權(quán)限分配的工作
賬套主管只能對(duì)自己管轄的賬套進(jìn)行權(quán)限分配的工作
2).數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)：
a備份權(quán)限：系統(tǒng)管理員可以對(duì)所有賬套進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的工作
賬套主管只能對(duì)自己管轄的賬套進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的工作
b備份界面：系統(tǒng)管理員—“賬套”—“引入”或“輸出”
賬套主管—“年度帳”—“引入”或“輸出”
c備份的內(nèi)容：系統(tǒng)管理員備份或恢復(fù)的是整個(gè)賬套的數(shù)據(jù)
賬套主管備份或恢復(fù)的是某個(gè)年度的年度帳數(shù)據(jù)
d備份的索引文件不同：系統(tǒng)管理員備份—UFERPACT.LST
賬套主管備份—UFERPYER.LS
二、數(shù)據(jù)備份
方法一：
1. 通過用友軟件本身的賬套輸出功能：首先進(jìn)入系統(tǒng)管理
2.以系統(tǒng)管理員身份登錄
3.在“賬套”菜單下選擇輸出
4.軟件自動(dòng)進(jìn)行壓縮，最后選擇備份目標(biāo)
注：以系統(tǒng)管理員身份登錄是備份所選賬套所有年度數(shù)據(jù)
方法二：
1、首先進(jìn)入系統(tǒng)管理
2、以會(huì)計(jì)主管身份登錄，請(qǐng)選擇相應(yīng)的賬套和 年度
3、在“年度賬”菜單下選擇輸出
4、軟件自動(dòng)進(jìn)行壓縮，最后選擇備份目標(biāo)
注：以會(huì)計(jì)主管身份登錄是備份登錄賬套和登錄年度的數(shù)據(jù)
方法三：(手工備份
1. 需備份文件：UFSYSTEM.MDB文件和ZTxxx目錄
2. 數(shù)據(jù)存放路徑：
a.WINDOWS系統(tǒng)：
盤符:\WINDOWS\SYSTEM\UFSYSTEM
b.WINNT系統(tǒng)：
盤符:\WINNT\SYSTEM32\UFSYSTEM
注：備份時(shí)只需用鼠標(biāo)選中文件或目錄，點(diǎn)復(fù)制，到新目錄后點(diǎn)粘貼即可。
三、數(shù)據(jù)恢復(fù)
方法一：(利用軟件自帶功能恢復(fù)備份數(shù)據(jù))
1、進(jìn)入系統(tǒng)管理
2、以系統(tǒng)管理員身份或會(huì)計(jì)主管身份注冊(cè)系統(tǒng)管理
3、在“賬套”或“年度賬”菜單下利用引入功能將原來的數(shù)據(jù)備份恢復(fù)
注：是用“賬套”菜單下引入還是用“年度賬”菜單下引入取決于備份時(shí)的選擇
方法二：(針對(duì)備份方法三中的數(shù)據(jù)恢復(fù))
恢復(fù)數(shù)據(jù)實(shí)際上是備份三的反操作，先選中備份數(shù)據(jù)中想恢復(fù)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，點(diǎn)其復(fù)制至實(shí)際數(shù)據(jù)使用的目錄。
特別注意：如果由于意外情況，需重新安裝軟件，而此時(shí)只有用方法三備份的數(shù)據(jù)，且原使用數(shù)據(jù)中系統(tǒng)管理員有口令，此時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)后進(jìn)入賬務(wù)會(huì)發(fā)現(xiàn)“實(shí)時(shí)錯(cuò)誤19”的錯(cuò)誤，主要原因是口令與新系統(tǒng)不相符，解決方法只要在重新安裝軟件完后，先進(jìn)系統(tǒng)管理設(shè)置系統(tǒng)管理員口令后，重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)，再恢復(fù)數(shù)據(jù)備份即可。
方法三：(用于意外情況沒有急時(shí)備份時(shí)的恢復(fù))
1.在“運(yùn)行”處執(zhí)行REGEDIT進(jìn)入注冊(cè)表編輯器
2.找到
“HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\UFSOFT\8.0\ADMIN\BACKREGS”中用友軟件自動(dòng)備份的文件名UF*.TMP
3.利用C:\UFSFOT80\APP目錄下的JMP執(zhí)行程序進(jìn)行解壓，形成UFDATA.MDB文件
4.將解壓后的數(shù)據(jù)庫復(fù)制到實(shí)際數(shù)據(jù)路徑即可
注：由于軟件不是實(shí)時(shí)備份，所以用此方法恢復(fù)數(shù)據(jù)有可能比當(dāng)前實(shí)際做的憑證或單據(jù)要少
四、總賬工具
用友軟件最多可以建立999套完全獨(dú)立的賬套，利用總賬工具功能可以將某個(gè)賬套中已經(jīng)設(shè)置好的基本信息復(fù)制到其他賬套中去。如：部門信息、個(gè)人信息、客戶、供應(yīng)商等
操作指南：(U8軟件)
1.點(diǎn)擊“系統(tǒng)服務(wù)”—“總賬工具”
2.點(diǎn)擊“SQL SEVER”—“參照”—錄入賬套號(hào)(此處為已經(jīng)設(shè)置好基本信息的賬套)—“確定”
3.點(diǎn)擊目的數(shù)據(jù)的注冊(cè)按鈕—選擇賬套(需要復(fù)制其他賬套基本信息的賬套)—“確定”
4.雙擊需要復(fù)制的信息，系統(tǒng)提示“復(fù)制成功!”即可
操作指南：(8.X軟件)
1.點(diǎn)擊“系統(tǒng)服務(wù)”—“總賬工具”
2.點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)源”處的“參照“—選擇數(shù)據(jù)源所在數(shù)據(jù)庫文
3.將文件類型改為 “*.mdb”
4.找到數(shù)據(jù)源所在賬套的路徑
a.WINDOWS系統(tǒng)：盤符:\WINDOWS\SYSTEM\UFSYSTEM\賬套號(hào)\年度\ufdata.mdb
b.WINNT系統(tǒng)： 盤符:\WINNT\SYSTEM32\UFSYSTEM\賬套號(hào)\年度\ufdata.mdb
5.點(diǎn)擊“打開”—點(diǎn)擊“目的數(shù)據(jù)”注冊(cè)圖標(biāo)，選擇需要復(fù)制入信息的賬套
6.雙擊需要復(fù)制的信息，系統(tǒng)提示“復(fù)制成功!”即可
注：1.存在分類的信息必須先復(fù)制分類，再復(fù)制檔
2.需要復(fù)制信息賬套的編碼方案必須與源賬套(已經(jīng)設(shè)置好基本信息的賬套)的一致
3.某賬套若需要復(fù)制其他賬套已經(jīng)設(shè)置好的會(huì)計(jì)科目，在建立該賬套的向?qū)е斜仨殞?ldquo;按 行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”左邊的“對(duì)鉤”單擊去掉
五、客戶和供應(yīng)商款項(xiàng)受控于總帳與受控于應(yīng)收應(yīng)付的區(qū)別
1)期初余額錄入的差別：
總帳核算—直接在總帳模塊的期初余額錄入界面雙擊錄入明細(xì)數(shù)據(jù)
應(yīng)收應(yīng)付核算—在總帳模塊的期初余額錄入界面錄入科目總數(shù)，在應(yīng)收應(yīng)付模塊按照不同客戶通過其他應(yīng)收單錄入明細(xì)數(shù)據(jù)。
2)應(yīng)收、應(yīng)付款的增加：
總帳核算—若與采購或銷售模塊連用，在應(yīng)收、應(yīng)付模塊通過發(fā)票制單生成憑證傳入總帳;若沒有與采購或銷售模塊連用，直接在總帳模塊填制相關(guān)的憑證。
應(yīng)收、應(yīng)付核算—若與采購或銷售模塊連用，在應(yīng)收、應(yīng)付模塊通過發(fā)票制單生成憑證傳入總帳;若沒有與采購或銷售模塊連用，直接在應(yīng)收、應(yīng)付模塊錄入發(fā)票，然后通過發(fā)票制單功能生成憑證傳入總帳。
3)應(yīng)收、應(yīng)付款的減少：
總帳核算—在總帳模塊直接填制相關(guān)的憑證
應(yīng)收、應(yīng)付核算—A.在應(yīng)收、應(yīng)付模塊錄入收款單或付款單
B.進(jìn)行核銷
C.通過核銷制單生成憑證傳入總帳
4)功能的區(qū)別：
總帳核算—只有一些輔助帳表，帳齡分析，往來兩清等基本功能。
應(yīng)收、應(yīng)付核算—不僅包括以上功能還多了一些代付、預(yù)收、自動(dòng)計(jì)提壞帳、紅票對(duì)沖、應(yīng)收沖應(yīng)付等功能。
5)查詢界面的區(qū)別：
總帳核算—總帳主界面，輔助的下拉菜單進(jìn)行查詢
應(yīng)收、應(yīng)付—在應(yīng)收、應(yīng)付主界面的統(tǒng)計(jì)分析中進(jìn)行查詢
6)帳齡分析的區(qū)別：
控制在應(yīng)收、應(yīng)付核算所得到的帳齡分析較總帳核算而言相對(duì)精確。
六、期末轉(zhuǎn)帳
期末轉(zhuǎn)帳最常見的是關(guān)于損益的結(jié)轉(zhuǎn)，分為表結(jié)法和帳結(jié)法，表結(jié)法是年底將5字打頭的損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中去;帳結(jié)法是每個(gè)月的月末都將損益類科目的所有發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤科目。
大部分企業(yè)都可以利用軟件的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)功能進(jìn)行設(shè)置，但是如果本年利潤科目做了輔助核算或者事業(yè)單位沒有損益類科目而是每年將收入科目和支出科目轉(zhuǎn)入結(jié)余就必須在每一個(gè)次末級(jí)科目下設(shè)置一個(gè)名為轉(zhuǎn)出的末級(jí)科目。通過該轉(zhuǎn)出科目將其余收入、支出科目的發(fā)生額通過相反方向轉(zhuǎn)入本年利潤或結(jié)余。在結(jié)轉(zhuǎn)到下一會(huì)計(jì)年度之后，在期初余額錄入界面通過清零功能清除明細(xì)的余額。
七、總賬發(fā)生錯(cuò)誤的可能原因：
1).憑證不能修改號(hào)碼(通過手工編號(hào)來進(jìn)行，同時(shí)避免整理憑證帶來問題)
2).錄入憑證要求不能有XX科目(在憑證類別中加入了限制)
3).出納管理中沒有科目(在科目設(shè)置中設(shè)置現(xiàn)金銀行科目)
4).做銀行存款科目不提示支票登記薄功能(在設(shè)置選項(xiàng)中沒有選擇啟用支票登記薄功能或沒有在結(jié)算方式中票據(jù)管理未選擇。)
5).設(shè)置了操作員明細(xì)權(quán)限，但操作員仍可看其它科目的帳(沒有在選項(xiàng)帳薄中選擇明細(xì)帳查詢控制到科目。
6).銀行對(duì)帳單錄入與實(shí)際對(duì)帳單上方向相反，感到不方便(在銀行對(duì)帳期初中將銀行對(duì)帳單余額方向由借方改為貸方)
7).科目已使用，修改科目輔助核算造成對(duì)帳不平(正確的修改輔助核算方法，科目一旦啟用盡量不要修改輔助核算類型)
8).月末結(jié)帳時(shí)報(bào)有憑證沒有記帳，但未記帳憑證為做廢憑證(做廢憑證也須記帳)
9).總帳核算進(jìn)行帳齡分析時(shí)發(fā)現(xiàn)只分析了借方，明明這筆帳已經(jīng)收回了(應(yīng)收帳齡只分析借方，如不進(jìn)行往來清理，就會(huì)出現(xiàn)這種已付款但帳齡分析時(shí)還將這筆帳算在內(nèi)，同時(shí)提醒用戶必須進(jìn)行往來清理，否則在年終結(jié)轉(zhuǎn)如選擇按明細(xì)結(jié)轉(zhuǎn)會(huì)將沒有兩清的明細(xì)全部轉(zhuǎn)到下一年)
10).結(jié)轉(zhuǎn)到下一年后，在銀行對(duì)帳中發(fā)現(xiàn)所有的對(duì)平的及未達(dá)的全轉(zhuǎn)到新年度帳中了(必須在上年工作結(jié)束時(shí)將已對(duì)平的銀行帳核銷再結(jié)轉(zhuǎn)，同時(shí)這樣可以避免結(jié)轉(zhuǎn)及新年度銀行對(duì)帳出錯(cuò)，取消鍵為Calt+U
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