《會(huì)計(jì)電算化》知識(shí)點(diǎn)：電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用
電子表格在會(huì)計(jì)電算化中的應(yīng)用有很多，但是很多人都不知道怎樣應(yīng)用電子表格處理會(huì)計(jì)信息。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的關(guān)于會(huì)計(jì)電算化電子表格應(yīng)用方面的知識(shí)。歡迎閱讀。
第一節(jié) 電子表格軟件概述
一、常用的電子表格軟件
電子表格，又稱(chēng)電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格。
WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋(píng)果的Numbers，該軟件同時(shí)可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專(zhuān)業(yè)電子表格軟件如LotusNotes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。
微軟的Excel軟件(以下簡(jiǎn)稱(chēng)Excel)是美國(guó)微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、財(cái)經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域�？紤]到其操作簡(jiǎn)單直觀(guān)、應(yīng)用范圍廣泛、用戶(hù)眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說(shuō)明時(shí)，本大綱主要介紹EXCEL有關(guān)內(nèi)容。
二、電子表格軟件的主要功能
電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。
(一)建立工作簿
Exce1啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來(lái)的默認(rèn)由灰色橫豎線(xiàn)條交叉組成的表格被稱(chēng)為工作表，又稱(chēng)“電子表格”。工作簿如同活頁(yè)夾，工作表如同其中的一張張活頁(yè)紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立。工作表是Exce1存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱(chēng)電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納32000個(gè)字符。
在Excel2003中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。
(二)管理數(shù)據(jù)
用戶(hù)通過(guò)Exce1不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類(lèi)、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。
(三)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享
通過(guò)Excel，用戶(hù)可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)共享工作簿文件。
(四)制作圖表
Exce1提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線(xiàn)圖、氣泡圖、三維圖等14類(lèi)100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類(lèi)型的圖表，以便直觀(guān)地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線(xiàn)、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說(shuō)服力。
(五)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)
Exce1自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶(hù)可以根據(jù)這些宏語(yǔ)言，自行編寫(xiě)和開(kāi)發(fā)一些滿(mǎn)足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Exce1的功能。
三、Exce1軟件的啟動(dòng)與退出
(一)Exce1軟件的啟動(dòng)
通�？梢圆捎孟铝蟹椒▎�(dòng)Exce1軟件：
1.點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單中列示的Exce1快捷命令
通過(guò)“開(kāi)始”菜單可啟動(dòng)Exce1軟件，同時(shí)建立一個(gè)新的文檔，該文檔在Exce1軟件中被默認(rèn)為工作簿。啟動(dòng)Exce1后建立的第一個(gè)空白工作簿的缺省名和擴(kuò)展名，在Exce12003中分別默認(rèn)為“Book1”和“.x1s”(在Exce12013中則分別為“工作簿1”和“.x1sx”)，但也可以另存為其他名字和類(lèi)型的文件。
2.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標(biāo)
這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建Exce1快捷方式圖標(biāo)。
3.通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話(huà)框啟動(dòng)Exce1軟件
相關(guān)操作完成后，Exce1啟動(dòng)，同時(shí)建立一個(gè)新的空白工作簿。
4.打開(kāi)現(xiàn)成的Exce1文件
直接點(diǎn)擊現(xiàn)成的Exce1文件，通過(guò)打開(kāi)該文件來(lái)啟動(dòng)Exce1軟件。
(二)Exce1軟件的退出
通常可以采用下列方法退出Exce1軟件：
1.點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕
點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“X”后，Exce1軟件將被退出。
2.點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令
右鍵單擊任務(wù)欄中的Exce1圖標(biāo)，打開(kāi)菜單選項(xiàng)，點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”命令可退出Exce1文件。文件被關(guān)閉后，Exce1軟件也隨之退出。
3.按擊快捷鍵“A1t+F4”
按擊“A1t+F4”鍵后，Exce1軟件將被退出。
以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對(duì)話(huà)框。
需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個(gè)工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件仍在運(yùn)行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Exce1軟件才能退出。
四、Exce1軟件的用戶(hù)界面
Exce1軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口(簡(jiǎn)稱(chēng)窗口)。這一窗口是用戶(hù)操作Exce1軟件的重要平臺(tái)，被稱(chēng)為默認(rèn)的用戶(hù)界面。
Exce1軟件的默認(rèn)用戶(hù)界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Exce12003及以下版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Exce12007及以上版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。
(一)標(biāo)題欄
標(biāo)題欄位于窗口的最上方，依次列示Exce1軟件的圖標(biāo)、文檔的標(biāo)題和控制Exce1窗口的按鈕。
(二)菜單欄
Exce12003的菜單欄默認(rèn)位于標(biāo)題欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個(gè)默認(rèn)的菜單項(xiàng)，包括Exce1的全部操作命令，每一菜單項(xiàng)分別含有對(duì)工作表進(jìn)行操作的一組功能相關(guān)的命令選項(xiàng)。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開(kāi)該命令的對(duì)話(huà)框;命令后面帶有“ ”的，表示該選項(xiàng)后面帶有一個(gè)子菜單。
(三)工具欄
工具欄默認(rèn)位于菜單欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，它由一系列與菜單選項(xiàng)命令具有相同功能的按鈕組成。每個(gè)按鈕代表一個(gè)命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。
用戶(hù)不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。
(四)編輯區(qū)
編輯區(qū)默認(rèn)位于工具欄的下方，由名稱(chēng)框、取消輸入按鈕、確認(rèn)輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來(lái)顯示當(dāng)前單元格的名字和當(dāng)前單元格的內(nèi)容、取消或確認(rèn)本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。
(五)工作表區(qū)
工作表區(qū)默認(rèn)位于編輯區(qū)的下方，是Exce1文件用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的專(zhuān)門(mén)區(qū)域，由工作表、工作表標(biāo)簽、標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕、滾動(dòng)條和滾動(dòng)條按鈕、列和列號(hào)、行和行號(hào)、全選按鈕、單元格等要素組成。
(六)狀態(tài)欄
狀態(tài)欄默認(rèn)位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開(kāi)關(guān)狀態(tài)等。
(七)任務(wù)窗格
任務(wù)窗格默認(rèn)位于Exce1窗口的右邊，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開(kāi)始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫(huà)”、“信息檢索”、“剪貼板”、“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個(gè)任務(wù)窗格。
(八)功能區(qū)
功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強(qiáng)相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽予以標(biāo)識(shí)，用戶(hù)可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當(dāng)前所需命令的功能區(qū)。
Exce12013默認(rèn)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽有“開(kāi)始”、“插入”、“頁(yè)面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開(kāi)發(fā)工具”，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶(hù)還可以通過(guò)“自定義功能區(qū)”自定義選項(xiàng)卡。單擊任一選項(xiàng)卡標(biāo)簽，其下方將出現(xiàn)一個(gè)以平鋪方式展開(kāi)的“帶形功能區(qū)”，它由若干個(gè)功能相關(guān)的組和命令所組成。
功能區(qū)的優(yōu)勢(shì)主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶(hù)界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點(diǎn)集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。
五、Exce1文件的管理
Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Exce1文件的新建與保存
1.Exce1文件的新建
單擊“開(kāi)始”菜單中列示的Exce1快捷命令、桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標(biāo)或者通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話(huà)框等方式啟動(dòng)Exce1軟件的，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來(lái)，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。
以打開(kāi)現(xiàn)成Exce1文件方式啟動(dòng)Exce1軟件的，可通過(guò)以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctr1+N”鍵;(2)打開(kāi)“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕(Exce12003為常用工具欄，Exce12013為快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄)。
2.Exce1文件的保存
為了繼續(xù)使用新建的Exce1文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱(chēng)和類(lèi)型將Exce1文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢�。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：
(1)通過(guò)敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。
(2)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進(jìn)行保存。對(duì)于之前已經(jīng)保存過(guò)的文件，按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再?gòu)棾?ldquo;另存為”對(duì)話(huà)框。
(3)通過(guò)單擊常用工具欄(適用于Exce12003)或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄(適用于Exce12013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。
(4)通過(guò)“文件”菜單(或Exce12003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。
為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。
(二)Exce1文件的關(guān)閉與打開(kāi)
1.Exce1文件的關(guān)閉
Exce1軟件退出前必須關(guān)閉打開(kāi)的文件，因此，也可以采用前述三種Exce1軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件：
(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。
Exce12013中由于沒(méi)有“工具欄”菜單，但可點(diǎn)擊快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。
(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。
上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Exce1軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctr1+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。
2.Exce1文件的打開(kāi)
打開(kāi)Exce1文件的方法主要有：
(1)通過(guò)直接點(diǎn)擊Exce1文件打開(kāi)。
(2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。
(3)通過(guò)Exce1“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。
(4)通過(guò)常用工具欄(適用于Exce12003)或快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄(適用于Exce12013)中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)。
(5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進(jìn)行打開(kāi)。
(三)Exce1文件的保密與備份
1.Exce1文件的保密
對(duì)于設(shè)置了打開(kāi)權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。
2.Exce1文件的備份
Exce1軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱(chēng)為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。
(四)Exce1文件的修改與刪除
1.Exce1文件的修改
Exce1文件的修改通常在已打開(kāi)的Exce1文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。
2.Exce1文件的刪除
Exce1文件的刪除方法包括：
(1)選中要?jiǎng)h除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進(jìn)行刪除。
(2)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的Exce1文件，選擇刪除命令。
第二節(jié) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯
一、數(shù)據(jù)的輸入
(一)數(shù)據(jù)的手工錄入
Exce1中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。Exce1文件打開(kāi)后，所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài)，等待數(shù)據(jù)的輸入。
1.在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)
選定目標(biāo)單元格，錄入所需的數(shù)字或文本。
2.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)
選定單元格區(qū)域，在當(dāng)前活動(dòng)單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本，通過(guò)組合鍵“Ctr1+Enter”確認(rèn)錄入的內(nèi)容。
3.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)
相關(guān)設(shè)置完成后，在相應(yīng)的單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只需要輸入不重復(fù)的數(shù)字部分，系統(tǒng)會(huì)在輸入的數(shù)字前自動(dòng)加上重復(fù)部分。
4.在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)
可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標(biāo)單元格，如同按照在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù);在一個(gè)單元格區(qū)域，如同按照在單張工作表的多個(gè)單元格中錄入相同數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。完成數(shù)據(jù)錄入后，可采用以下方法取消工作組：
(1)單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標(biāo)簽(即組外工作表標(biāo)簽)，如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動(dòng)工作表以外的任意一個(gè)工作表標(biāo)簽;
(2)指向該工作簿任意一個(gè)工作表標(biāo)簽，單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。
(二)單元格數(shù)據(jù)的快速填充
1.相同數(shù)據(jù)的填充
某單元格的內(nèi)容需要復(fù)制到其他單元格時(shí)，通�？牲c(diǎn)擊該單元格右下角的填充柄，鼠標(biāo)箭頭隨之變?yōu)楹谑中�，按住鼠�?biāo)左鍵向上下左右的任一方向拖動(dòng)，然后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，該單元格的內(nèi)容即被填充到相關(guān)單元格。
2.序列的填充
序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動(dòng)根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。使用填充序列的操作步驟是：
(1)在需要輸入序列的第一個(gè)單元格中輸入序列第一個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容，緊接第二個(gè)單元格輸入序列第二個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容;
(2)選中上述兩個(gè)單元格，點(diǎn)擊第二個(gè)單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，在適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo)，拖過(guò)的單元格將會(huì)自動(dòng)進(jìn)行填充。
3.填充序列類(lèi)型的指定
利用自動(dòng)填充功能填充序列后，可以指定序列類(lèi)型，如填充日期值時(shí)，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。
拖動(dòng)填充柄并釋放鼠標(biāo)時(shí)，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕，單擊該按鈕打開(kāi)下拉菜單以選擇填充序列的類(lèi)型。
(三)導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)
EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的交互。
二、數(shù)據(jù)的編輯
(一)數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切
1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼
Exce1中，可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。
2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼
數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時(shí)還增加原單元格中的數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。
(二)數(shù)據(jù)的查找和替換
1.查找和替換特定數(shù)據(jù)
如果只需要查找，單擊“查找下一個(gè)”逐個(gè)查找或單擊“查找全部”一次性全文查找;如果需要替換，單擊“替換”逐個(gè)替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。
2.選中包含公式的單元格
依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。
3.替換格式
進(jìn)行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對(duì)話(huà)框，單擊“全部替換”即完成對(duì)內(nèi)容和格式的批量替換。
三、數(shù)據(jù)的保護(hù)
(一)保護(hù)工作簿
Exce1可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù)，限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。
1.限制編輯權(quán)限
工作簿被保護(hù)后所有的操作都不可進(jìn)行。如果要撤銷(xiāo)保護(hù)工作簿，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作簿”，輸入正確的密碼后可撤銷(xiāo)保護(hù)。
2.設(shè)置工作簿打開(kāi)權(quán)限密碼
設(shè)置密碼完成后，當(dāng)再次打開(kāi)工作簿時(shí)需要輸入正確的密碼才能打開(kāi)。
(二)保護(hù)工作表
在Exce12013中，可以對(duì)工作表進(jìn)行編輯權(quán)限設(shè)定，限制他人對(duì)工作表的編輯權(quán)限，如插入行、插入列等。取消權(quán)限保護(hù)需輸入正確的密碼。
如果要撤銷(xiāo)保護(hù)工作表，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作表”，正確輸入取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼后可撤銷(xiāo)保護(hù)。
(三)鎖定單元格
鎖定單元格可以使單元格的內(nèi)容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護(hù)工作表功能。
第三節(jié) 公式與函數(shù)的應(yīng)用
一、公式的應(yīng)用
(一)公式的概念及其構(gòu)成
公式是指由等號(hào)“=”、運(yùn)算體和運(yùn)算符在單元格中按特定順序連接而成的運(yùn)算表達(dá)式。運(yùn)算體是指能夠運(yùn)算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱(chēng)、函數(shù)等;運(yùn)算符是使Exce1自動(dòng)執(zhí)行特定運(yùn)算的符號(hào)。Exce1中，運(yùn)算符主要有四種類(lèi)型：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。
Exce1中，公式總是以等號(hào)“=”開(kāi)始，以運(yùn)算體結(jié)束，相鄰的兩個(gè)運(yùn)算體之間必須使用能夠正確表達(dá)二者運(yùn)算關(guān)系的運(yùn)算符進(jìn)行連接。即公式的完整表達(dá)式按以下方式依次構(gòu)成：等號(hào)“=”、第一個(gè)運(yùn)算體、第一個(gè)運(yùn)算符、第二個(gè)運(yùn)算體，以下類(lèi)推，直至最后一個(gè)運(yùn)算體。
(二)公式的創(chuàng)建與修改
1.公式的創(chuàng)建
Exce1中，創(chuàng)建公式的方式包括手動(dòng)輸入和移動(dòng)點(diǎn)擊輸入。
手動(dòng)輸入公式時(shí)如有小圓括號(hào)，應(yīng)注意其位置是否適當(dāng)以及左括號(hào)是否與右括號(hào)相匹配。
當(dāng)輸入的公式中含有其他單元格的數(shù)值時(shí)，為了避免重復(fù)輸入費(fèi)時(shí)甚至出錯(cuò)，還可以通過(guò)移動(dòng)鼠標(biāo)去單擊擬輸入數(shù)值所在單元格的地址(即引用單元格的數(shù)值)來(lái)創(chuàng)建公式。
移動(dòng)點(diǎn)擊輸入數(shù)值所在單元格的地址后，單元格將處于“數(shù)據(jù)點(diǎn)模式”。
2.公式的編輯和修改
公式編輯和修改的方法有：
(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。
(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”鍵后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。
(3)選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應(yīng)更改。
需注意的是，在編輯或者移動(dòng)點(diǎn)擊輸入公式時(shí)，不能隨便移動(dòng)方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內(nèi)光標(biāo)移動(dòng)之前的位置將自動(dòng)輸入所移至單元格的地址名稱(chēng)。
(三)公式的運(yùn)算次序
對(duì)于只由一個(gè)運(yùn)算符或者多個(gè)優(yōu)先級(jí)次相同的運(yùn)算符(如既有加號(hào)又有減號(hào))構(gòu)成的公式，Exce1將按照從左到右的順序自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算;但對(duì)于由多個(gè)優(yōu)先級(jí)次不同的運(yùn)算符構(gòu)成的公式，Exce1則將自動(dòng)按照公式中運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)次從高到低進(jìn)行智能運(yùn)算。
為了改變運(yùn)算優(yōu)先順序，應(yīng)將公式中需要最先計(jì)算的部分使用一對(duì)左右小圓括號(hào)括起來(lái)，但不能使用中括號(hào)。公式中左右小圓括號(hào)的對(duì)數(shù)超過(guò)一對(duì)時(shí)，Exce1將自動(dòng)按照從內(nèi)向外的順序進(jìn)行計(jì)算。
(四)公式運(yùn)算結(jié)果的顯示
Exce1根據(jù)公式自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算的結(jié)果默認(rèn)顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應(yīng)顯示公式表達(dá)式的完整內(nèi)容。該單元格處于編輯狀態(tài)時(shí)，單元格也將顯示等號(hào)“=”及其運(yùn)算體和運(yùn)算符，與所對(duì)應(yīng)編輯欄顯示的內(nèi)容相一致。
1.查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果
單元格中默認(rèn)顯示的運(yùn)算結(jié)果是根據(jù)完整的公式表達(dá)式進(jìn)行運(yùn)算的結(jié)果，但可通過(guò)下述方法查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果：
(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進(jìn)入編輯狀態(tài);
(2)選中公式中需要查看其運(yùn)算結(jié)果的運(yùn)算體和運(yùn)算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運(yùn)算結(jié)果，該運(yùn)算結(jié)果同時(shí)處于被選中狀態(tài)。
在運(yùn)算結(jié)果處于被選中狀態(tài)下，如果按下確認(rèn)鍵或者移動(dòng)光標(biāo)鍵，公式中參與運(yùn)算的運(yùn)算體和運(yùn)算符將不復(fù)存在，而被該結(jié)果所替代;如果移動(dòng)鼠標(biāo)去點(diǎn)擊其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態(tài)切換成數(shù)據(jù)點(diǎn)狀態(tài)，公式所在單元格里同時(shí)顯示被選中單元格的地址或名稱(chēng)。
(3)按下“Esc”鍵或者“Ctr1+Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運(yùn)算結(jié)果將恢復(fù)為公式表達(dá)式的原來(lái)內(nèi)容。
2.公式默認(rèn)顯示方式的改變
為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過(guò)下述方法使單元格默認(rèn)顯示完整的公式表達(dá)式，實(shí)現(xiàn)公式表達(dá)式與運(yùn)算結(jié)果之間的便捷切換。
(1)在單元格顯示運(yùn)行結(jié)果時(shí)，選中單元格，按下“Ctr1+`”組合鍵或者點(diǎn)擊“顯示公式”(適用于Exce12013)菜單命令，可切換為顯示公式內(nèi)容。
(2)在單元格顯示公式內(nèi)容時(shí)，選中單元格，按下“Ctr1+`”組合鍵或者點(diǎn)擊“顯示公式”(適用于Exce12013)菜單命令，或者點(diǎn)擊“公式審核模式”(適用于Exce12003)菜單命令，可切換為顯示運(yùn)行結(jié)果。
3.將公式運(yùn)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值
采用復(fù)制粘貼的方法將公式原地復(fù)制后，進(jìn)行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。
二、單元格的引用
單元格引用是指在不同單元格之間建立鏈接，以引用來(lái)自其他單元格的數(shù)據(jù)。引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。
通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一單元格的數(shù)值，常用的單元格引用分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。
(一)引用的類(lèi)型
1.相對(duì)引用
如果公式使用的是相對(duì)引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格與引用源數(shù)據(jù)的單元格的相對(duì)位置，當(dāng)復(fù)制使用了相對(duì)引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用將自動(dòng)更新，數(shù)據(jù)源將指向與當(dāng)前公式所在單元格位置相對(duì)應(yīng)的單元格。在相對(duì)引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面沒(méi)有任何標(biāo)示符號(hào)。Exce1默認(rèn)使用的單元格引用是相對(duì)引用。
2.絕對(duì)引用
如果公式使用的是絕對(duì)引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格在工作表中的絕對(duì)位置，當(dāng)復(fù)制使用了絕對(duì)引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用不會(huì)更新，數(shù)據(jù)源仍然指向原來(lái)的單元格。在絕對(duì)引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面分別加入標(biāo)示符號(hào)“$”。如果要使復(fù)制公式時(shí)數(shù)據(jù)源的位置不發(fā)生改變，應(yīng)當(dāng)使用絕對(duì)引用。
3.混合引用
混合引用是指所引用單元格地址的行標(biāo)與列標(biāo)中只有一個(gè)是相對(duì)的，可以發(fā)生變動(dòng)，而另一個(gè)是絕對(duì)的。
(二)輸入單元格引用
在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標(biāo)或鍵盤(pán)的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方法來(lái)改變引用的類(lèi)型：
1.在單元格地址的列標(biāo)和行標(biāo)前直接輸入“$”符號(hào)。
2.輸入完單元格地址后，重復(fù)按“F4”鍵選擇合適的引用類(lèi)型。
(三)跨工作表單元格引用
跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱(chēng)三維引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨表引用：
工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址
(四)跨工作簿單元格引用
跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱(chēng)外部引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨工作簿引用：[工作簿名]工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址
三、函數(shù)的應(yīng)用
在Exce1中，利用函數(shù)可以快速執(zhí)行有關(guān)計(jì)算。
函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名(參數(shù)序列)。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運(yùn)算的各個(gè)參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。
(一)常用函數(shù)
1.統(tǒng)計(jì)函數(shù)
(1)MAX
MAX(number1，number2，……)用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。
(2)MIN
MIN(number1，number2，……)用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。
(3)SUM
SUM(number1，number2，……)用于計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。
(4)SUMIF
SUMIF(range，criteria，sum_range)用于對(duì)滿(mǎn)足條件的單元格求和。
(5)AVERAGE
AVERAGE(number1，number2，……)用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。
(6)AVERAGEIF
AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于返回某個(gè)區(qū)域內(nèi)滿(mǎn)足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值。
(7)COUNT
COUNT(va1ue1，va1ue2，……)用于計(jì)算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個(gè)數(shù)。
(8)COUNTIF
COUNTIF(range，criteria)用于對(duì)區(qū)域中滿(mǎn)足單個(gè)指定條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)。
2.文本函數(shù)
(1)LEN
LEN(text)用于返回文本字符串中的字符數(shù)。
(2)RIGHT
RIGHT(text，num_chars)用于從文本字符串中最后一個(gè)字符開(kāi)始返回指定個(gè)數(shù)的字符。
(3)MID
MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的指定數(shù)目的字符。
(4)LEFT
LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一個(gè)字符開(kāi)始至指定個(gè)數(shù)的字符。
3.邏輯函數(shù)IF
IF(1ogica1_test，va1ue_if_true，va1ue_if_fa1se)用于判斷“1ogica1_test”的內(nèi)容是否為真，如果為真則返回“va1ue_if_true”，如果為假則返回“va1ue_if_fa1se”的內(nèi)容。
4.查找與引用函數(shù)
(1)LOOKUP
LOOKUP函數(shù)用于返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語(yǔ)法形式：向量形式和數(shù)組形式。向量形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，1ookup_vector，resu1t_vector)用于在單行區(qū)域或單列區(qū)域(稱(chēng)為“向量”)中查找值，然后返回第二個(gè)單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。
數(shù)組形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，array)用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值，并返回?cái)?shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。數(shù)組是指用于建立可生成多個(gè)結(jié)果或可對(duì)在行和列中排列的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個(gè)公式。數(shù)組區(qū)域共用一個(gè)公式;數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。
(2)INDEX
INDEX(array，row_num，co1umn_num)用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號(hào)和列號(hào)的索引值給定。
(3)MATCH
MATCH(1ookup_va1ue，1ookup_array，match_type)用于在單元格區(qū)域中搜索指定項(xiàng)，然后返回該項(xiàng)在單元格區(qū)域中的相對(duì)位置。
5.日期與時(shí)間函數(shù)
(1)YEAR
YEAR(seria1_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的年份。
(2)MONTH
MONTH(seria1_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的月份，介于1到12之間。
(3)DAY
DAY(seria1_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的天數(shù)，介于1到31之間。
(4)NOW
NOW()用于返回當(dāng)前的日期和時(shí)間。
(二)基本財(cái)務(wù)函數(shù)
1.SLN
SLN(cost，sa1vage，1ife)用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)以直線(xiàn)法計(jì)提的每一期的折舊值。
cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。
2.DDB
DDB(cost，sa1vage，1ife，period，factor)用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計(jì)算一項(xiàng)固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。
cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。period是必需參數(shù)，指需要計(jì)算折舊值的期間。period必須使用與1ife相同的單位。factor是可選參數(shù)，指余額遞減速率。如果factor被省略，則默認(rèn)為2，即使用雙倍余額遞減法。
3.SYD
SYD(cost，sa1vage，1ife，per)用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計(jì)算的在第“per”期的折舊值。
cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。per是必需參數(shù)，指第幾期，其單位必須與1ife相同。
第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析
一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建
(一)數(shù)據(jù)清單的概念
Exce1中，數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類(lèi)型和格式完全相同的Exce1工作表。數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱(chēng)，每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Exce1自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：
1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。
2.同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類(lèi)型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。
3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí)，應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。
二、記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱(chēng)數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話(huà)框。
(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀(guān)，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
2.“記錄單”對(duì)話(huà)框的打開(kāi)
打開(kāi)“記錄單”對(duì)話(huà)框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
Exce12013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。“記錄單”對(duì)話(huà)框打開(kāi)后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話(huà)框來(lái)輸入、查詢(xún)、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
3.在“記錄單”對(duì)話(huà)框中輸入新記錄
在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框查找特定單元格
通過(guò)查詢(xún)，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢(xún)條件的查詢(xún)中，只要在對(duì)話(huà)框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢(xún)條件即可。
5.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框核對(duì)或修改特定記錄
查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。
6.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框刪除特定記錄
記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。
三、數(shù)據(jù)的管理與分析
在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類(lèi)匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序
數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)，通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。
1.快速排序
使用快速排序的操作步驟為：
(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;
(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。
需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)排序;如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動(dòng)排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整，記錄將會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)行的錯(cuò)誤。
2.自定義排序
使用自定義排序的操作步驟為：
(1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框;
(2)在“排序”對(duì)話(huà)框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。
(二)數(shù)據(jù)的篩選
數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。
篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其他行。通過(guò)篩選工作表中的信息，用戶(hù)可以快速查找數(shù)值。用戶(hù)不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。
1.快速篩選
使用快速篩選的操作步驟為：
(1)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列;
(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標(biāo)識(shí)單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo);
(3)單擊適當(dāng)列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿(mǎn)足條件的記錄。
2.高級(jí)篩選
使用高級(jí)篩選的操作步驟為：
(1)編輯條件區(qū)域;
(2)打開(kāi)“高級(jí)篩選”對(duì)話(huà)框;
(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。
3.清除篩選
對(duì)經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行第二次篩選時(shí)，之前的篩選將被清除。
(三)數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總
數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類(lèi)別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類(lèi)匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開(kāi)工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。
1.創(chuàng)建分類(lèi)匯總
需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類(lèi)字段”分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下，同時(shí)可以通過(guò)單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。
2.清除分類(lèi)匯總
打開(kāi)“分類(lèi)匯總”對(duì)話(huà)框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類(lèi)匯總。
(四)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來(lái)刷新計(jì)算結(jié)果。
1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng)，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?rdquo;提示進(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過(guò)需要選擇不同的頁(yè)字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置
(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。
(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計(jì)數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無(wú)計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對(duì)報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。
(5)設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過(guò)單擊“自動(dòng)套用格式”(適用于Exce12003，單擊“格式”菜單后進(jìn)入)或“套用報(bào)表格式”(適用于Exce12013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式，也可通過(guò)設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。
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