怎么做系統(tǒng)化績效管理
員工績效管理流程的起點是清晰地記錄下每個崗位的角色和職責(zé)。小編整理了系統(tǒng)化績效管理方法，歡迎欣賞與借鑒。
制定關(guān)鍵目標(biāo)
未來的方向、所期待的結(jié)果都依績效評估的目標(biāo)而定。要讓這些目標(biāo)發(fā)揮效果，就必須使其與團隊、部門和組織的目標(biāo)保持一致。
妥善制定的目標(biāo)會：
使用動詞清晰地表明要完成的工作和所預(yù)期的成果；包含可量化、可觀測或可驗證的成果；包括由員工掌控開展的活動以及這些活動獲得的成果；確保目標(biāo)既實際又有一定的挑戰(zhàn)性；支持公司的長期目標(biāo)；涉及有助于崗位職責(zé)拓展或滿足員工發(fā)展需求的任務(wù)；使用時間線或里程碑來評估進(jìn)度。
妥善制定的目標(biāo)具有五個特點，簡單地說就是SMART：詳細(xì)具體(Specific)、可衡量(Measurable)、可實現(xiàn)(Attainable)、相關(guān)(Relevant)、可追蹤(Trackable)。應(yīng)當(dāng)制定多少目標(biāo)？能做到有意義且可實現(xiàn)就夠了，目標(biāo)太多會令員工應(yīng)接不暇，且打擊他們的積極性。SMART式目標(biāo)的數(shù)量應(yīng)在三至五個之間。
啟動績效評估流程
當(dāng)你設(shè)計和實施績效評估流程時，應(yīng)該考慮：
績效評估流程是否與其他HR系統(tǒng)一致？其所考核的績效因素、員工行為和能力是否與在招聘、人員安排和員工發(fā)展計劃中所列的相同？
是否有重要人員參與了該流程的設(shè)計？他們是否會參與實施的過程？
你是否進(jìn)行了先導(dǎo)測試以評估和改進(jìn)該流程？你是否找出了什么缺陷或疏漏并進(jìn)行了彌補？你能否肯定參與先導(dǎo)測試的主管和員工都了解且支持該流程？你是否就你所做的工作與各級主管和員工進(jìn)行過溝通，確保他們了解其內(nèi)容？
你是否就員工和主管的角色和職責(zé)給予他們培訓(xùn)？
好的溝通方案是發(fā)動員工和各級主管參與的關(guān)鍵。公開常見的問答是發(fā)動員工參與和減少焦慮的另一個方法。對員工和各級主管進(jìn)行培訓(xùn)，能鼓勵他們積極、有效地使用績效管理系統(tǒng)。培訓(xùn)的主題可包括角色和職責(zé)、設(shè)定目標(biāo)、提供和征求反饋以及績效評估工具或自動化績效管理系統(tǒng)的用法。課堂培訓(xùn)是一種較為可取的形式，因為這可以讓員工和主管兩個群體學(xué)會如何有效地提供和接受反饋，并讓他們有機會開展實踐。
將績效評估整合到績效管理系統(tǒng)中
下面這些指導(dǎo)原則可以幫助你進(jìn)行績效反饋溝通：
1、創(chuàng)造積極、易于溝通的氛圍。
2、提前數(shù)天安排常規(guī)評估會議的議程。
3、讓員工有機會準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容。
4、確保給會議留出足夠的時間。
5、安排你的日程，避免在會議中途受到打擾。
6、會議一開始必須先給出正面的反饋。
7、不要一次給予員工過多反饋。
8、展開對話。傾聽員工的想法。
9、表現(xiàn)出同理心。承認(rèn)改進(jìn)不可能一蹴而就，并且會有一定難度。
開辟改進(jìn)之路
一旦設(shè)計和實施了績效評估工具，它就成為了整個流程的一部分�？冃Ч芾硎侵芷谛曰颦h(huán)狀的，不是線性的。當(dāng)管理者必須評估員工的績效，或給予對方正面或負(fù)面的績效反饋時，就可以使用績效管理。一年一度的績效評估標(biāo)志著上一年工作周期的結(jié)束和下一年新工作周期的開始。績效管理流程有三個階段( 或步驟) ：績效規(guī)劃、績效評估以及績效反饋和指導(dǎo)。
( 1 ) 績效規(guī)劃是籌備階段，主管應(yīng)當(dāng)檢查崗位要求和崗位說明、當(dāng)前員工的上年績效和成果( 已經(jīng)定下的目標(biāo)是否已完成？)、員工的績效記錄以及下一年所預(yù)期的績效和成果。
這一檢查除了能向全公司員工顯示出大家在效率等級上的差異( 從而幫助主管解釋為什么會給予員工某種具體的評估或評價)，還讓公司得以宣傳重要的績效因素和期望。此外，這項檢查工作還為員工績效評估提供了與職位相關(guān)的基準(zhǔn)，包括公平度和尊重。
籌備階段還給了主管一定的時間去準(zhǔn)備給員工提供的反饋。主管應(yīng)當(dāng)將績效與企業(yè)目標(biāo)和計劃掛鉤，總結(jié)績效改進(jìn)的需求，記錄下改進(jìn)和發(fā)展需求。除此之外，這一階段能幫助主管預(yù)測員工可能出現(xiàn)的任何反應(yīng)，并為之做好準(zhǔn)備。主管必須準(zhǔn)備好應(yīng)對這一切，如果員工出現(xiàn)抵觸心理，你要準(zhǔn)備好去傾聽，而不是措手不及。另外，你還應(yīng)事先想好如何處理這類情況。
( 2 ) 績效評估是分析階段，需要找出當(dāng)前或未來的職位/ 績效要求，以及實際績效與預(yù)期績效之間的差距。這一階段是規(guī)劃階段的延續(xù)，需要收集與職位和員工在該職位上的績效相關(guān)的.信息。主管在這一階段將對照企業(yè)的目標(biāo)和預(yù)期( 例如行為預(yù)期) 對員工的績效進(jìn)行分析；就員工的表現(xiàn)是否符合崗位要求( 與職位相關(guān)的、可衡量的標(biāo)準(zhǔn)) 進(jìn)行衡量；找出員工發(fā)展/ 改進(jìn)的需求；檢查員工的績效改進(jìn)計劃完成情況。
對行為預(yù)期進(jìn)行評估指的是主管要評估員工的表現(xiàn)情況。如果制定的標(biāo)準(zhǔn)與績效評價相符，就能實現(xiàn)客觀評估，最大限度地避免偏見，并且給員工提供有意義的反饋信息。
對成果進(jìn)行評估指的是主管要評估員工取得的工作成果。需要評估的成果會隨著崗位性質(zhì)的變化而變化。比如說，對銷售員工評估的是他是否達(dá)到了特定的銷售量或金額，對客戶服務(wù)代表可以評估其客戶滿意度是否達(dá)到一定水平，對技術(shù)顧問可以評估他是否成功開發(fā)和部署了新的系統(tǒng)。
( 3 ) 績效反饋是評估流程的執(zhí)行或?qū)嵭须A段。在反饋階段，主管應(yīng)當(dāng)提出和回答以下問題：
什么？( 什么是不適當(dāng)?shù)男袨�？什么是適當(dāng)?shù)男袨�？有什么預(yù)期未能達(dá)到？有什么預(yù)期已經(jīng)達(dá)到了？)
然后呢？( 有什么影響？為什么會有問題？為什么會有好的影響？)
現(xiàn)在怎么樣？( 員工個人能做出怎樣的改變以達(dá)成所期待的成果？如果不能，會有什么樣的后果？)
反饋是一個持續(xù)進(jìn)行的過程。主管除了要對表現(xiàn)杰出者或績效極低者提供反饋外，定期就員工每天完成的任務(wù)和作出的貢獻(xiàn)進(jìn)行反饋也是非常有價值的。要進(jìn)行有效反饋，就必須開展雙向的溝通流程：(1) 管理者的職責(zé)包括提供有建設(shè)性、真誠且及時的反饋；(2) 員工的職責(zé)包括征求反饋以確保他們了解自己該如何履行職責(zé)和根據(jù)所得到的回復(fù)作出反應(yīng)。
在管理者和員工之間進(jìn)行高效、持續(xù)的績效對話或許是績效管理系統(tǒng)是否能發(fā)揮最大效用的最重要的決定性因素。
在許多組織中，如果員工的整體績效評估低于預(yù)期，他就會被列入績效改進(jìn)計劃名單中。這些計劃對員工、企業(yè)都是有利的，應(yīng)當(dāng)隨時執(zhí)行。計劃執(zhí)行者會重點關(guān)注在評估的過程中發(fā)現(xiàn)的具體差距或機會。當(dāng)員工得到的是評分表上最差的評價時( 比如說“績效低到無法接受”)，那么改進(jìn)的時機就已經(jīng)錯過了。
績效改進(jìn)計劃要求員工完成三至五個任務(wù)。每一個任務(wù)都應(yīng)當(dāng)包括：任務(wù)定義，具體說明需要完成的內(nèi)容；行動計劃，說明如何完成任務(wù)和如何衡量成果；以及完成任務(wù)的預(yù)期期限。
但員工犯錯時，組織傾向于重點關(guān)注員工犯錯的具體環(huán)節(jié)，而不是導(dǎo)致這種問題出現(xiàn)的其他因素。這些因素包括：
培訓(xùn)：是否有非常優(yōu)秀、經(jīng)驗豐富的員工果斷采取措施并歸納重要信息，從而為新員工進(jìn)行培訓(xùn)？新員工是否太害怕以致不敢問問題？培訓(xùn)人員是否一邊開展培訓(xùn)，一邊為了在最后期限前完成任務(wù)而趕工？換句話說，培訓(xùn)的任務(wù)完成了，學(xué)習(xí)的效果卻沒達(dá)到。
同事和團隊成員：其他人是否履行了其職責(zé)，是否錯過了會議或忘記完成某些任務(wù)？
客戶：客戶可不是完美無瑕的。他們是不是也屬于讓員工出錯的原因之一？
生活：有沒有其他因素( 家庭、疾病或?qū)櫸锏? 影響員工專心完成當(dāng)前任務(wù)的能力？
這些變量并不能免除員工未能達(dá)到預(yù)期績效的責(zé)任。它們影響的是管理者處理績效問題的方式，在讓員工承擔(dān)全部責(zé)任前必須考慮到這些因素。
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