外貿(mào)出口單證詳細(xì)流程

時間：2020-08-21 10:26:44 國際商務(wù)單證員我要投稿

外貿(mào)出口單證詳細(xì)流程

　　出口單證是指出口地的企業(yè)及有關(guān)部門涉及的單證，包括貿(mào)易合同、出口許可證、出口報關(guān)單、包裝單據(jù)、出口貨運(yùn)單據(jù)、商業(yè)發(fā)票、保險單、匯票、檢驗檢疫證書、產(chǎn)地證等，下面整理了外貿(mào)出口單證詳細(xì)流程，希望對大家有所幫助!

　　1.客戶詢盤：

　　一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

　　2.報價：

　　業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名、型號、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格、港口(空運(yùn)機(jī)場)及柜型等，等和客戶確定業(yè)務(wù)時， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。

　　3.得到訂單：

　　經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

　　4.下生產(chǎn)單：

　　得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單(工廠自己安排生產(chǎn)計劃)，安排生產(chǎn)計劃。

　　5.業(yè)務(wù)審批：

　　業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務(wù)單，交給部門跟單員跟進(jìn)。

　　6.下達(dá)生產(chǎn)通知：

　　業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時生產(chǎn)：

　　6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人修改L/C。

　　6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

　　6.3：如果是遠(yuǎn)期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運(yùn)用這種方式)，需經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。

　　7.驗貨：

　　7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進(jìn))。

　　7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部。

　　7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

　　8.備制基本文件單證:

　　在收到客戶正式的訂單時，應(yīng)制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運(yùn)單,核銷單, 報關(guān)單, 報關(guān)委托書, 報驗委托書(工廠的外貿(mào)人員還需要準(zhǔn)備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應(yīng)由單證員制作，交給業(yè)務(wù)跟單員跟進(jìn))。

　　9.商檢：

　　如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

　　10.租船訂倉：

　　10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通�？腿藭付ㄟ\(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的`出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期7天之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進(jìn)倉單。

　　10.2.如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽(yù)好，到港時間準(zhǔn)時,船期時間合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前一周書面定倉，程序同上。

　　10.3.如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進(jìn)倉單時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。

　　10.4.向運(yùn)輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物托運(yùn)單，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯.

　　11.安排拖柜：

　　(千萬記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)

　　11.1.貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/裝柜圖紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監(jiān)裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號、車牌號、司機(jī)及聯(lián)系電話等.

　　11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機(jī)聯(lián)系電話。

　　11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.

　　12.委托報關(guān)：

　　在拖柜前要將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話地址等。

　　13.獲得運(yùn)輸文件：

　　13.1.最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)充內(nèi)容(如果需要修改的話)傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。提單補(bǔ)充內(nèi)容要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

　　13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

　　13.3.及時支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。13.4. 如果客戶是做FOB條款的, 應(yīng)該及時通知客戶保險,并將提單副本傳真給他.

　　14.準(zhǔn)備其他文件

　　14.1.商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

　　14.2.FORM A原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當(dāng)?shù)厣唐窓z驗局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。

　　14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

　　14.4.裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。

　　14.5.裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。

　　15. 交單：

　　15.1.采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

　　15.2.采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

　　15.3.如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

　　16.業(yè)務(wù)登記：

　　每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

　　17.文件存檔：

　　所有的外貿(mào)單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

　　18.單證員平時應(yīng)注意收集�？者\(yùn)價,船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員的報價提供幫助.

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