有效提高展會現(xiàn)場管理水平的方法

時間：2024-09-01 08:56:22 會展策劃師我要投稿

　　展覽現(xiàn)場管理對辦好一屆展覽會至關(guān)重要�，F(xiàn)場管理做得不好，會影響專業(yè)觀眾和參展商對展會的滿意程度，甚至影響整個展會的品質(zhì)。下面，小編為大家分享有效提高展會現(xiàn)場管理水平的方法，希望對大家有所幫助!

　　展會現(xiàn)場管理的步驟

　　組織管理

　　主辦單位在展會現(xiàn)場成立應(yīng)急處理小組，由一名總指揮、兩名副指揮及若干工作人員組成，工作人員的多少與展會的規(guī)模成正比。

　　當(dāng)展會現(xiàn)場出現(xiàn)緊急情況或各個服務(wù)外包公司都不知如何處理的問題時，統(tǒng)一交由應(yīng)急處理小組處理，并由各個承包商給予必要的支持。

　　為了保證應(yīng)急處理小組的辦事效率，要求各個服務(wù)承包商只有在問題不能解決或需要多個部門協(xié)調(diào)的時，才可以求助于應(yīng)急處理小組。

　　同時，應(yīng)急處理小組的組建最好在開展前一周的“碰頭會”之前，方便“碰頭會”時將應(yīng)急處理小組主要負責(zé)人介紹給各個服務(wù)承包商，以便應(yīng)急處理小組在現(xiàn)場工作中得到各個服務(wù)承包商的`必要支持。

　　問題識別

　　主辦單位應(yīng)該充分考慮展會現(xiàn)場服務(wù)可能產(chǎn)生的問題，具體包括展臺設(shè)計、展臺搭建、展臺租賃、展具出租、貨物運輸、現(xiàn)場觀眾登記、現(xiàn)場觀眾指引及導(dǎo)覽、清潔保安、餐飲服務(wù)等方面的問題。

　　在展會開始布展前一周左右，召開全體服務(wù)承包商會議即”碰頭會”，明確各個服務(wù)承包商在展會現(xiàn)場的服務(wù)范圍與責(zé)任。

　　對于召開多次的展會，可以將以往展會現(xiàn)場出現(xiàn)的問題及處理對策大致歸類并集結(jié)成冊，分發(fā)給各個承包商，促使各個服務(wù)承包商在展會現(xiàn)場再面對上述問題時，迅速做出反應(yīng)，積極解決展會現(xiàn)場的問題。

　　餐飲管理

　　展覽會主辦單位通過合同條款對餐飲服務(wù)承包商的菜單、份量和價格等進行嚴(yán)格的約束，以確�，F(xiàn)場餐飲服務(wù)的質(zhì)量。

　　而且在展會餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員應(yīng)該及時清理簡易飯盒等餐具，為參展商和專業(yè)觀眾營造一個良好的就餐環(huán)境。

　　參展商和觀眾投訴處理

　　在展覽會舉辦過程中，迫切需要一個專門的機構(gòu)來處理各種投訴，這一機構(gòu)可以附屬于應(yīng)急處理小組，隨時處理展會現(xiàn)場出現(xiàn)的各種投訴。

　　例如，在第二屆中國(深圳)消費商品采購大會上，組委會在總服務(wù)臺設(shè)立了投訴處，負責(zé)處理參展商和觀眾的各種投訴，收到了比較好的效果。

　　現(xiàn)場登記入場

　　觀眾登記處的服務(wù)直接影響了參觀人士對展會現(xiàn)場服務(wù)的印象。因此，提高現(xiàn)場登記入場工作的效率顯得格外重要。絕大多數(shù)展會組織者都偏向于把預(yù)先登記的'觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開。

　　有些展覽會還進一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表然后再到登記處辦理手續(xù)。

　　參展商行為管理

　　在布展、開展和撤展等不同階段，主辦單位都應(yīng)和參展商進行有效溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規(guī)定。必要時，主辦單位可以采用強制性措施，用以維護絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證展覽會的順利進行。

　　例如，在第十屆上海國際汽車工業(yè)展覽會上，兩家日本汽車公司為了在氣勢上壓倒對方，都把音響開得很大，嚴(yán)重影響了同一場館內(nèi)其它參展商的展出工作，最后經(jīng)過主辦單位出面干涉才把事情平息下來。

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