最有效的行政管理秘訣

　　行政人員都是經(jīng)理，而且是老板的經(jīng)理，因此，行政人員成功的重要秘訣就是學(xué)會如何“管理”老板。這里有六個(gè)重要方法幫助你。一起來看看行政人員的管理技巧吧!

　　了解你的老板

　　首先，一定要做一些了解背景信息的工作。“你需要了解你老板對公司的首創(chuàng)精神和其對這個(gè)組織的影響，”員工培訓(xùn)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)總裁希瑟·梅菲爾德(heathermayfield)說，“或許對于行政部門的人來說，核心問題是‘是什么讓老板忙到深夜?’”

　　要“管理”你的老板，需要將自己的思維抽離，充分進(jìn)入他的思維中。“當(dāng)你‘管理’老板時(shí)，你要知道無論你怎么想，你老板都不會這樣想。” 管理咨詢師比爾·詹森(billjensen)說。你應(yīng)當(dāng)充滿熱情地研究“如何領(lǐng)悟到老板現(xiàn)在在想些什么。”

　　做你老板的“過濾器”和“組織者”

　　在這個(gè)多媒體時(shí)代，為老板把好辦公室門的關(guān)，塞選各種信息，已經(jīng)不再只是行政部門老大的職責(zé)了。“這個(gè)時(shí)代，大部分的人都能很容易接觸到每一個(gè)人。”詹森說，“因此，對于行政人員來說，新的把關(guān)人功能應(yīng)該是做一個(gè)‘過濾器’或者是信息的組織者。”

　　雅克·霍洛維茨(jacqueshorovitz)同時(shí)認(rèn)為，“應(yīng)該有選擇性、視覺性地讓數(shù)據(jù)組合，并將最本質(zhì)的內(nèi)容呈現(xiàn)出來。”

　　部分你過濾的工作就是不要每一件事都詢問老板。當(dāng)你為每一天的決定征求老板意見前，問問自己這個(gè)問題是否真的需要去問。如果不是，也許你自己做決斷能為大家都節(jié)省很多時(shí)間。

　　清楚認(rèn)識老板的工作風(fēng)格和工作的先后順序

　　詹森看來，當(dāng)行政人員給老板提問時(shí)，通常他會有三個(gè)問題：

　　對于這個(gè)問題，我需要知道些什么?

　　為什么我要在意這個(gè)事兒?

　　你想要我針對這個(gè)事兒做什么?

　　但老板對這些問題的排序會各有各的不同。“行政人員的工作需要知道老板會率先解決那個(gè)問題。”詹森說。在這個(gè)認(rèn)識上經(jīng)驗(yàn)的積累，是做好行政工作“管理”老板的關(guān)鍵。

　　“想讓你和你老板同時(shí)成功的方法之一，是你能幫助老板‘管理’他的缺點(diǎn)。”梅菲爾德說。例如，如果你的老板長期開會遲到5到10分鐘，你可以通過未來開會前給他一些時(shí)間提示的方式，來提升他在整個(gè)公司的形象。

　　讓每個(gè)人都看到你的工作

　　“很多行政人員的報(bào)告是給多個(gè)老板的，他們還有互相沖突的項(xiàng)目日程。”梅菲爾德說，“最好的解決方法是制定一個(gè)大家都能看到的項(xiàng)目表，注明每個(gè)項(xiàng)目的截止時(shí)間。這能讓你所有的老板都知道你在做什么，以及哪個(gè)需要最優(yōu)先。”

　　“如果我要去告訴鮑勃他的這個(gè)事兒不行，或者需要等等，那我一定會向他說明清楚為什么約翰的項(xiàng)目需要先做。當(dāng)然，這些都是基于對公司的影響考慮的。”梅菲爾德說。

　　如果可以，指派和外包

　　如果有非常強(qiáng)有力的原因，任何人都是可以“指派”的。“例如，你可以將東西塞進(jìn)信封的工作交給郵寄部門。“梅菲爾德說。如果你有一份可以分散對待的任務(wù)，比如為會議撰寫席卡，那么你可以指派接待員去完成這個(gè)任務(wù)。如果你和你的老板關(guān)系很好，周期性地指派外包任務(wù)試試。

　　不要對你的老板“吝嗇“好消息

　　為了更好“管理”你老板對你的印象，讓他時(shí)不時(shí)能聽到關(guān)于你們工作的成就，或大或小，特別是你們的工作在公司里如何獲得認(rèn)可的信息。如果你的老板只能從你口中聽到壞消息，你很難讓他對你有一個(gè)好印象。

　　記住“管理”老板并不只在你直接的上級這里就停住了，你需要讓更高的領(lǐng)導(dǎo)意識到你為你老板的成就做出了很大貢獻(xiàn)。記住在你老板閃光燈的反光中取取暖就好，千萬不要試圖去搶了老板的風(fēng)頭。

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