管理工作中溝通的七個關(guān)鍵點
管理者70%的時間都是用在溝通上，例如開會、做報告、討論問題、交代工作等，而70%的問題又都是由于溝通不暢引起的。上司與下屬之間只有達(dá)成共識，才能相向而行，下屬做出來的正是上司希望得到的。本文著重說一下溝通的七個關(guān)鍵點，以便提高溝通效率，促進(jìn)團(tuán)隊有效執(zhí)行。
1.清晰地闡明你對下屬的期望
抽個時間，逐一找你的每一個下屬談一談，先讓下屬談?wù)勊麑ψ约旱膷徫皇侨绾卫斫獾模热鐚τ趰徫回?zé)任、界限、標(biāo)準(zhǔn)，做到什么樣才算做好了，做到什么樣才算優(yōu)秀了，談?wù)勊男哪恐心銓λ囊笫鞘裁础?/p>
之后，你對照一下，他對這個崗位、職位、職責(zé)的理解與你的理解一致嗎?有出入嗎?他心目中理解的你對他的期望與你想的是一致的嗎?如果你們雙方比較一致，說明你們之間的溝通比較好，自然工作效率就會比較高，大家相處也比較順當(dāng)。
下屬不清楚上司對自己的期望標(biāo)準(zhǔn)，這是上司的失職。如果是這樣，你首先要補上這一課，找你的下屬做一次深刻的溝通吧，清晰地表明你對他的期望和要求，把話說白了，說通了，大家都痛快。
2.確保說清楚了
下屬工作沒做好有時候責(zé)任不在下屬，是因為管理者沒有交代清楚。安排工作要清晰具體對于下屬完成任務(wù)很重要，不要讓下屬干著活還要猜測上司的心思，這樣太累了。
給下屬布置任務(wù)時，作為上司，必須清楚地了解工作任務(wù)：需要完成什么任務(wù)?任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么?哪些是完成工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?下屬工作完成過程會遇到哪些困難?自己能提供怎樣的支持?布置工作時員工會有什么反應(yīng)?等。
而現(xiàn)實中，很多管理者用簡單的、籠統(tǒng)的幾句話來布置任務(wù)，似乎有意要考驗下屬的領(lǐng)悟能力，結(jié)果是下屬沒聽清沒聽懂，卻又不好意思反問，只好靠自己的臆想來猜測，致使任務(wù)難以有效完成。建議將任務(wù)以書面化的形式確認(rèn)，如用電子版文件、手寫、郵箱或即時通訊等方式，讓你的下屬對任務(wù)一目了然。
3.確保下屬聽明白了
你說得清楚并不一定保證你的下屬聽得明白。即使你將工作任務(wù)詳細(xì)的打印出來，你的下屬仍然會對工作任務(wù)有不明白和不理解的地方。一方面，是你說的不夠細(xì)致不夠周到，另一方面也可能是下屬理解有差異。
因此，為了確保工作任務(wù)的有效完成，上司必須讓下屬有機會將工作任務(wù)疑惑、疑問或不明白表達(dá)出來，并得到你的具體回復(fù)和解決，使得工作任務(wù)更加細(xì)致、清晰。使得下屬接受工作任務(wù)時明明白白：知道要做什么?怎么做?做成怎樣?當(dāng)工作部署完了之后，管理者可以用復(fù)述和詢問來了解下屬是否真的明白了工作要求：
——“好的，我要說的就這些，為了防止偏差，請你復(fù)述一下我剛才的要點好嗎?”
——“好的，我要說的就這些，對這項任務(wù)，你有什么意見或建議嗎?”
——“好的，我要說的就這些，你有什么不清楚的地方嗎?”
4.明確時間和進(jìn)度
沒有最后期限的'工作就等于永遠(yuǎn)不可能完成的工作。在你布置工作的同時，要明確告訴下屬什么時候必須完成，關(guān)鍵的時間節(jié)點在哪里、在不同的時間節(jié)點都要完成哪些階段成果。
執(zhí)行過程中還要委派他人或親自檢查進(jìn)展情況，時刻提醒下屬要按時、按質(zhì)、按量完成工作，只有保證過程的完美，才能得到滿意的結(jié)果。一般來講，按照5W2H的方法，就可以讓工作布置變得明確具體。
(1)WHAT——是什么?做什么工作?目的是什么?
(2) WHY——為什么?為什么要這么做?理由何在?原因是什么?
(3) WHERE——何處?在哪里做?從哪里入手?
(4) WHEN——何時?什么時間完成?什么時機最適宜?
(5) WHO——誰?由誰來承擔(dān)?誰來完成?誰負(fù)責(zé)?與誰一起做?誰來協(xié)助?
(6) HOW——怎么做?如何提高效率?如何實施?方法、步驟怎樣?
(7) HOW MUCH——多少?做到什么程度?達(dá)到什么樣的數(shù)量、質(zhì)量、效率、成本標(biāo)準(zhǔn)?
5.做好事前、事中的跟進(jìn)溝通
�。�1 ）傾聽下屬的想法。
華為總裁任正非說：“要讓聽得見炮聲的人做決策”。員工工作在第一線，他們也許更了解實際情況，更知道用什么樣的方法是最好的。
（2 ）引導(dǎo)下屬的想法。
有時候下屬從自己的角度出發(fā)，看問題找方法可能是片面的，可能會與團(tuán)隊的整體工作或者長遠(yuǎn)利益有沖突，這時候，上司應(yīng)該積極鼓勵，耐心引導(dǎo)，分析他們意見的利弊，讓下屬認(rèn)識到自己的局限性。
�。�3 ）告訴原因。
不僅要告訴下屬做事的方法，還要告訴下屬為什么這樣的方法是對的，是好的。如果不按照這樣的方法做會產(chǎn)生什么樣的不利后果。
�。�4 ）適時檢查反饋。
把工作任務(wù)分解為幾個小的階段，與下屬一起明確工作過程中的關(guān)鍵節(jié)點，以及在這些關(guān)鍵節(jié)點時的溝通要求，通過了解進(jìn)展情況，及時輔導(dǎo)，使之朝期望的方向前進(jìn)。
�。�5 ）確定優(yōu)先順序。
如果下屬手頭的工作比較多、比較雜，要與下屬一起確定他工作的優(yōu)先順序，確保上下之間的對工作優(yōu)先順序的一致認(rèn)可。
6.先征求意見，再下命令
運用5W2H的方法可以清晰地下達(dá)指示，但是也有弊端，這會給員工一種被迫的感覺，被壓制的感覺，所以，這種方法應(yīng)該區(qū)別使用。比如對熟練的、素質(zhì)高、領(lǐng)悟力強的下屬只需交代一下任務(wù)、時間標(biāo)準(zhǔn)等就可以了，如何做，采取什么樣的方法可以征求下屬的意見或者“只問結(jié)果，不問過程”;而對于新員工、新任務(wù)、不熟練的員工則需要交代詳細(xì)一些。
在下達(dá)命令之前是否和下屬商量一下，是否征求了他們的意見，對下屬來說感受是不一樣的。不與下屬商量就直接下達(dá)命令，下屬就會感覺這是在為上司完成任務(wù)，是上司交代的，即使有一定的積極性，但員工不會發(fā)揮潛能，只是機械地奉命行事。而且，從管理的角度來看，上司是不是有向下越位的嫌疑，也就是越俎代庖，一竿子插到底，剝奪了下屬自主決策的工作權(quán)。
但是，在一項任務(wù)之前，管理者先征求一下下屬的意見，下屬就會有一種參與感，感到自己是這項工作的主人，感到上司對自己的信任和認(rèn)可，是按照自己的想法去做事，做得好不好關(guān)系著自己在上司心目中的形象，所以就必須做好。這樣一來，下屬工作的積極性就調(diào)動起來了。
管理者在安排下屬去做事時，最好多用一些協(xié)商的語氣與下屬溝通，讓下屬知道他們才是工作中的主人翁，你尊重他們的意見，這樣下屬就能愉快地接受，并快速有效地完成。否則，下屬工作起來也是心不甘情不愿的，自然就會影響工作的積極性。
7.善用即時溝通工具
微信、QQ群、各種網(wǎng)絡(luò)圈子等網(wǎng)絡(luò)媒體，是日常管理溝通工作的有效補充，是另外一個平臺，能讓管理者看問題更全面，并實現(xiàn)超越時空的互聯(lián)互通。就團(tuán)隊溝通來說，沒有一個渠道或辦法可以完全解決溝通的所有問題。所以，管理者應(yīng)該充分利用多種渠道和方式去交流，以達(dá)成有效管理。
同時，管理者應(yīng)該用平常心看待微博、微信這樣的溝通平臺，有的員工在這上面發(fā)泄情緒和抱怨，而這恰恰給了員工一個情緒疏通、發(fā)泄的通道，而且借助這樣的平臺也可以多多了解基層員工的想法、狀態(tài)、意見、牢騷，并采取及時管理措施。
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