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管理溝通在員工關(guān)系管理中的作用及應(yīng)用
溝通作為一種來源于日常生活活動(dòng)的管理學(xué)概念，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，古往今來人們對于溝通的解釋和定義就有150多種。《韋氏大字典》對其的解釋為：“文字、文句或信息之交通，思想或意見之交換。”《大英百科全書》解釋溝通是“用任何方法，彼此交換信息。即指一個(gè)人與另一個(gè)人之間用視覺、符號(hào)、電話、電報(bào)、收音機(jī)、電視或其他工具為媒介，所從事的交換信息的方法。”溝通被引入管理學(xué)之后，管理溝通就特指在各種管理活動(dòng)和商務(wù)活動(dòng)中，溝通主體(溝通者)基于一定的溝通背景，為達(dá)到一定的溝通目標(biāo)，在分析溝通客體(溝通對象)的基礎(chǔ)上，將特定的信息或思想、觀點(diǎn)、態(tài)度傳遞給客體，以期獲得預(yù)期反應(yīng)效果的全過程。管理溝通是信息的流通，也是使這種交流更為流暢的聽、說、讀、寫及思考等技巧的運(yùn)用過程，以及溝通者和溝通對象的溝通目標(biāo)和相互之間的背景所促成的交流過程。
一、 管理溝通在員工關(guān)系管理中的作用
在龐大復(fù)雜的管理組織中，溝通的作用不可替代，甚至它具有與行動(dòng)同等的重要作用。對活躍于員工關(guān)系管理層面的人力資源管理者而言，管理溝通的重要性更加顯而易見的。有關(guān)研究表明，管理中70%的問題是由于溝通不善造成的，這說明管理的關(guān)鍵在于溝通，溝通是管理的核心，沒有良好的溝通就沒有高效率的管理。有效的溝通能促成正確高效的行動(dòng)結(jié)果;而不合時(shí)宜的表達(dá)溝通，則會(huì)給行動(dòng)造成阻礙。
1、 管理溝通優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部員工的組織關(guān)系
良好的管理溝通致力于員工團(tuán)隊(duì)意識(shí)的建立，企業(yè)文化的塑造，企業(yè)各部門、各成員之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。從而使組織每部各部門、各成員間存在良好溝通意識(shí)，形成良好的溝通氛圍，增進(jìn)彼此了解、實(shí)現(xiàn)互相協(xié)作。以建立企業(yè)與員工相互忠誠、合作無間為核心的利益共同體的組織體系為目標(biāo)。
2、 管理溝通是員工順利實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的前提和保障
對下屬員工而言，良好的管理溝通，能使他們準(zhǔn)確獲悉工作目標(biāo)、工作要求、所承擔(dān)的責(zé)任、以及相對應(yīng)的后果和個(gè)人利益，同時(shí)根據(jù)相關(guān)要求調(diào)整工作方向和工作態(tài)度，以期實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。對管理者而言，良好的管理溝通能準(zhǔn)確、及時(shí)地把握下屬員工的工作進(jìn)展、工作難題，能及時(shí)為問題的解決提供支援和幫助。有效的管理溝通，暢通的上行溝通和下行溝通不僅有助于高質(zhì)量完成組織目標(biāo)，而且還能保證整個(gè)單位、部門，乃至整個(gè)企業(yè)的工作協(xié)調(diào)進(jìn)行，避免了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的浪費(fèi)。
3、 激發(fā)組織內(nèi)部員工的工作熱情
管理溝通是管理者激勵(lì)下屬，實(shí)現(xiàn)良好的`人際關(guān)系和提高員工滿意度的基本途徑。員工工作除了物質(zhì)方面的需求，還有精神層面的需求。隨著社會(huì)物質(zhì)化的日益豐富，員工在工作中追求精神層面的比重會(huì)越來越重。而管理者對下屬工作參與，工作態(tài)度和工作成績的關(guān)注和肯定而進(jìn)行的上行溝通無疑能給下屬帶來自我價(jià)值的滿足，從而提升其的工作熱情，效率和創(chuàng)造性。
二、 管理溝通在員工關(guān)系管理中的有效應(yīng)用
丁建澤，羅滌域等人的研究指出目前我國的員工關(guān)系管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，很多企業(yè)對員工關(guān)系管理缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，在處理員工關(guān)系過程中存在一些明顯的的問題和誤區(qū)。其中由于管理溝通不當(dāng)而引起的員工關(guān)系管理問題可歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：①企業(yè)共同愿景的宣貫和員工參與度不夠，導(dǎo)致員工沒有共同的愿景缺乏共同的信念，無法建立企業(yè)與員工相互忠誠、合作無間為核心的利益共同體的組織體系。②企業(yè)的管理制度和文化理念，未得到員工認(rèn)同。企業(yè)的文化理念和管理制度規(guī)定了人們的基本思維模式和行為模式，是企業(yè)的倫理基準(zhǔn)，是員工對事物共同的'判定標(biāo)準(zhǔn)和行為準(zhǔn)則。然未經(jīng)反復(fù)強(qiáng)化的企業(yè)價(jià)值觀顯然是形同虛設(shè)。③缺乏完善的激勵(lì)約束機(jī)制，導(dǎo)致員工關(guān)系管理根本的缺失。④員工需求的實(shí)現(xiàn)程度不高，作為員工關(guān)系管理核心的心理契約總體失效。
1、 及時(shí)地進(jìn)行合時(shí)宜溝通
溝通也具有時(shí)效性，管理者不能總是被動(dòng)地在員工關(guān)系或者企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)問題后，才與員工溝通尋找解決彌補(bǔ)之策，這樣后知后覺是無法提高組織的運(yùn)作效率的，所以高效的工作效率必須以及時(shí)有效的溝通為前提。管理者應(yīng)該不定期的深入基層，與員工之間進(jìn)行交流，及時(shí)了解他們的工作狀況和進(jìn)度，并及時(shí)給予幫助和支援。
2、 保證等距離的雙向溝通
有效的溝通須建立在平等的基礎(chǔ)上，所以上司在與下屬的交流中要對下屬保持平等的、一視同仁的等距離溝通態(tài)度。鼓勵(lì)員工提問題，顯示與員工的合作意愿，讓員工參與探討問題的解決方案。針對員工的不滿和消極對抗情緒，應(yīng)及時(shí)通過內(nèi)部申訴程序和雙向交流予以公正解決。
3、 創(chuàng)造良好的溝通氛圍，注意平衡員工的心理差異
溝通氛圍的創(chuàng)造關(guān)鍵在于管理者，所以管理者在溝通中要避免帶有職位、身份和地位的交流，努力消除下屬心理的不適，啟發(fā)下屬自由地表達(dá)意愿，同時(shí)耐心傾聽說話者的真實(shí)意見，盡力營造民主、和諧、友好的氣氛。這樣才能達(dá)到預(yù)期的溝通目的，提高溝通有效性。
4、 靈活使用適宜的溝通方式和溝通技巧
在溝通過程中要做好準(zhǔn)備、明確目的、注意言詞，重視聆聽的魅力。同時(shí)由于員工對消息的要求和獲取途徑的不同，管理者應(yīng)該因人制宜設(shè)計(jì)不同的溝通方案進(jìn)行溝通。不局限于傳統(tǒng)的溝通方式，有效的利用電子郵件，視頻會(huì)議，內(nèi)部通訊等方式減少溝通障礙，提高溝通效率。
5、 保證溝通的持續(xù)性，使管理溝通貫穿于人力資源管理的全過程
從招聘新員工開始，與應(yīng)聘者溝通，確保其與企業(yè)要求相符合;對新員工實(shí)行崗前培訓(xùn)溝通，使員工掌握企業(yè)的基本情況、理解和認(rèn)同企業(yè)文化;員工試用期溝通，了解其對工作的認(rèn)知和勝任能力;員工轉(zhuǎn)正溝通，可以增進(jìn)了解，與之達(dá)成共識(shí);轉(zhuǎn)崗溝通，由新部門的直接主管介紹新崗位的工作內(nèi)容，使其能較快適應(yīng)新崗位;定期考核溝通，激勵(lì)和提升員工素質(zhì);離職時(shí)的面談溝通，挽留優(yōu)秀人才，并發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足;離職后的溝通管理，體現(xiàn)人性化管理，表達(dá)關(guān)懷。
6、 加強(qiáng)對企業(yè)文化的宣貫，增強(qiáng)組織的凝聚力
企業(yè)文化是企業(yè)特有的財(cái)富，影響著員工的思維、行動(dòng)，在整個(gè)組織內(nèi)部形成共同的價(jià)值理念。要化解沖突，保持和諧的關(guān)系，在員工關(guān)系管理中，最重要的還是以優(yōu)秀的企業(yè)文化來維系企業(yè)與員工之間的關(guān)系。通過有效的溝通宣貫，使員工認(rèn)同、信守組織的價(jià)值理念，是實(shí)現(xiàn)組織關(guān)系管理和諧，牽引整個(gè)組織不斷發(fā)展和壯大，牽引各成員實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)個(gè)體的目標(biāo)的關(guān)鍵。
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