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溝通管理計劃內(nèi)容
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。
按照美國項目管理協(xié)會的描述，溝通管理計劃應該包括以下內(nèi)容。
(1)項目干系人溝通要求。
(2)對要發(fā)布信息的描述，包括格式、內(nèi)容和詳盡程度。
(3)信息接收的個人或組織。
(4)傳達信息所需的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和/或新聞發(fā)布等。
(5)溝通頻率，如每周溝通等。
(6)上報過程，對下層無法解決的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈(名稱)。
(7)隨項目的進展對溝通管理計劃更新與細化的方法。
(8)通用詞語表。
下面就對與溝通管理計劃有關(guān)的各部分內(nèi)容進行詳細說明。
1.信息的傳遞方式
信息的傳遞有很多種方式，以下是常見的項目內(nèi)部信息傳遞方式。
(1)會議。
(2)書面通知，包括電子郵件。
(3)’專設的項目管理軟件。
2.信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)
根據(jù)實施項目公司的管理需要和項目周期的特點，界定項目當中會產(chǎn)生哪些信息，來自哪些部門，以何種介質(zhì)存在，對于舊信息如何處理等問題。另外，文件的編碼規(guī)則也屬于這一范疇。
可以參考IS09000中對文件和質(zhì)量記錄管理的規(guī)定來制定相關(guān)條款。
(1)描述信息發(fā)送的對象、時間、方式。
根據(jù)干系人的不同需求，可以制定不同的發(fā)送方式，例如：
①紙質(zhì)文件。
�、陔娮游募�
�、壅降纳虅招藕�。
④傳真。
�、輹h傳達。
一個系統(tǒng)集成項目的部分干系人溝通需求的描述信息和文檔結(jié)構(gòu)如表12-1所示。
(2)項目進展狀態(tài)報告的格式。
一般來講，統(tǒng)一的進展報告應該發(fā)送給全體項剛羽隊成員，以便成員了解項目的進度。因此，公司有必要對這一報告制定統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。項目經(jīng)理可以根據(jù)統(tǒng)一制定酌模板進行修改，定期發(fā)送項目的進展狀態(tài)報告。
(3)用于創(chuàng)建和獲得信息的日程表。
結(jié)合項目計劃，規(guī)定誰負責創(chuàng)建、收集和發(fā)送關(guān)鍵項目信息。時間表需要項目干系人全都了解，以提醒他們按照時間表及時創(chuàng)建、接受或者傳送項目信息。時間表中要強調(diào)重要時間點，如項目會議的時間、與客戶見面的時間等。
3.項目干系人溝通分析
在了解和調(diào)查干系人之后，就可以根據(jù)干系人的需求進行分析和應對，制定干系人溝通計劃。其主要內(nèi)容是：項目成員可以看到哪些信息，項目經(jīng)理需要哪些信息，高層管理者需要哪些信息以及客戶需要哪些信息等;文件的訪問權(quán)限、訪問路徑以及文件的接受格式等。
根據(jù)項目團隊組織結(jié)構(gòu)確定內(nèi)部人員的信息瀏覽權(quán)限，還需要考慮客戶、客戶的領(lǐng)導層和分包商等關(guān)鍵的干系人的溝通需求。
項目還應該在初期計劃的時候規(guī)定好一些主要的溝通規(guī)則。例如，哪類事情是由誰來發(fā)布、哪些會議由誰來召集、由誰來發(fā)布正式的文檔等。
以上內(nèi)容都應反映到溝通管理計劃中。
4.更新溝通管理計劃的方法
溝通管理計劃也許要更新，當項目不斷深入開展時，溝通也許要根據(jù)實際需求加以調(diào)整，例如增加干系人、變更溝通文檔以及召開臨時會議等。
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