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項(xiàng)目管理溝通的策略
溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。溝通的信息流表達(dá)：信息時(shí)間域流——記憶；信息空間域流——宿原；信息時(shí)空域流——傳播。下面是小編收集整理的項(xiàng)目管理溝通的策略，希望能夠幫助到大家。
溝通指在特定目標(biāo)指引下、個(gè)人與個(gè)人或群體進(jìn)行思想、情感、信息傳遞并最終達(dá)成協(xié)議的過程。在企業(yè)項(xiàng)目管理中，只有溝通才能使各方獲取更多有用的信息、發(fā)現(xiàn)管理存在的問題，才能做好項(xiàng)目管理工作。因此，從某種程度來說，溝通技巧和績(jī)效，會(huì)給企業(yè)項(xiàng)目管理工作帶來直接影響。這就要求我們提高認(rèn)識(shí)，運(yùn)用有效的溝通策略做好管理工作。
一、企業(yè)項(xiàng)目管理有效溝通的重要意義
確切來說，溝通是個(gè)體為了解他人思想而采取的一種信息獲取途徑。從微觀上來講，在溝通過程中，人們可以進(jìn)行知識(shí)傳遞、思想交換和情感交流，最終獲得理解和支持。從宏觀上來講，溝通可以為信息資源取舍與甄別、企業(yè)決策提供依據(jù)，還可以營(yíng)造良好的內(nèi)部氛圍，促進(jìn)人機(jī)管理的建立和完善。為了保證溝通的及時(shí)、高效，工作人員還要注意溝通的模式，做好溝通管理。通常來說，溝通管理過程主要由溝通計(jì)劃編制、信息發(fā)送、績(jī)效報(bào)告、管理收尾等組成，溝通管理模型有溝通者策略、聽眾策略、信息策略、渠道選擇策略和文化策略的管理模型之分。其中，溝通者策略的管理模型(圖1)最適用于弱矩陣組織，應(yīng)用也最為廣泛，在此，筆者就以此為例，對(duì)溝通模型進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
溝通者策略模式指溝通主體為達(dá)到目的，通過對(duì)自身特點(diǎn)、身份背景、地位和素質(zhì)等因素的綜合分析而財(cái)務(wù)的溝通策略。在這種模型中，溝通者要分析的問題有我是誰，自身定位(職責(zé)、能力、價(jià)值)，目標(biāo)是否合理、有價(jià)值，是否有資源支持我的目標(biāo)，我其實(shí)想得到那些人的支持，自身溝通目標(biāo)是否會(huì)與他人目標(biāo)發(fā)生沖突，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后所帶來的結(jié)果等。然后再制定目標(biāo)和策略，進(jìn)行溝通技能和方式選擇。在這個(gè)過程中，溝通活動(dòng)的發(fā)起者始終占據(jù)主要地位，發(fā)起者如果目標(biāo)明確，技能較好，溝通目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可能就較大。例如在資金有限的情況下，開發(fā)部門、制造部門和市場(chǎng)部都要參與活動(dòng)資金爭(zhēng)取，誰的目標(biāo)明確、策略合理，爭(zhēng)取到資金的可能就越大。
二、項(xiàng)目管理溝通的有效策略
(一)構(gòu)建并完善溝通體系
項(xiàng)目管理溝通計(jì)劃實(shí)施需要在溝通體系健全的基礎(chǔ)上來進(jìn)行，完善的內(nèi)部溝通體系可以保證溝通過程、結(jié)果與目標(biāo)的一致性。因此，企業(yè)要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，以鏈?zhǔn)綔贤楹诵�，�?gòu)建一個(gè)多層次、跨部門的溝通網(wǎng)，為 溝通提供便利。其次，制定內(nèi)部溝通計(jì)劃，根據(jù)自身組織結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目干系編制溝通方案，明確各部門、有關(guān)人員在業(yè)務(wù)信息溝通、戰(zhàn)略溝通、制度溝通中的職責(zé)和權(quán)限，要求各部門在溝通中突出情感交流與溝通，以營(yíng)造積極向上的企業(yè)氛圍，構(gòu)造良好的人際工作關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目經(jīng)理和負(fù)責(zé)人還要做好溝通管理工作，要求管理部門定期上交溝通分析報(bào)告，查看部門對(duì)溝通影響要素的了解情況，要求工作人員做好信息處理和溝通目標(biāo)、渠道調(diào)整工作，以增強(qiáng)溝通管理的有效性。
(二)樹立正確的溝通態(tài)度
影響溝通的因素有很多種，其中，溝通態(tài)度是最重要的一個(gè)要素，溝通態(tài)度決定了你與他人溝通的程度和最終溝通效果。個(gè)體如果僅憑自身職務(wù)、地位和身份去溝通，而不考慮對(duì)方的想法和感受，必然會(huì)加大與對(duì)方的隔閡與溝通難度。這就要求溝通雙方在溝通過程中，首先要學(xué)會(huì)從別人的思維架構(gòu)去考慮問題，進(jìn)而體會(huì)對(duì)方的看法，揣摩對(duì)方會(huì)對(duì)自己的看法可能產(chǎn)生的意見。然后用真摯而充滿情感的語言詳細(xì)而準(zhǔn)確地去表達(dá)自己的想法，使對(duì)方能聽進(jìn)去自己的話，進(jìn)而接受自己的想法。需要注意的是，在這一過程中，溝通的態(tài)度非常重要，個(gè)體要本著合作的態(tài)度去看待對(duì)方、看待問題，承擔(dān)責(zé)任，這是溝通目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。例如，業(yè)務(wù)部門在溝通時(shí)，要適當(dāng)考慮對(duì)方的需求，找出有歧義和引起雙方產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)的問題，然后以項(xiàng)目整體性為前提，在利益上雙方各退一步，共同解決問題，只有這樣才能取得良好的溝通效果。
(三)運(yùn)用科學(xué)的溝通方法
所謂溝通方法，即個(gè)體在溝通中所選擇的搜集和發(fā)送信息的方法。在項(xiàng)目管理中，溝通的方法和途徑有許多種，如人們可以用口頭、書面等形式來溝通，也可以電話、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議形式來溝通，但是，溝通的關(guān)系是多方面的，它包括與用戶、與上級(jí)、與同事、管理人員之間的溝通等等。個(gè)體只有具備一定的溝通技巧，才能確保溝通的有效性。這就要求個(gè)體加強(qiáng)溝通技巧學(xué)習(xí)，運(yùn)用合理的溝通方法去做好溝通。常用的溝通形式有口頭溝通、正式溝通、書面溝通和非正式溝通，溝通方法有報(bào)告、文件、會(huì)議、電話、視頻等，個(gè)體要根據(jù)溝通對(duì)象選用合理的溝通方法。例如在與上級(jí)溝通時(shí)，方式要嚴(yán)肅正式，要清楚領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，盡量用簡(jiǎn)單的語言講清問題的關(guān)鍵，并給出幾個(gè)答案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。在與項(xiàng)目組成員溝通時(shí)，可采用非正式方式進(jìn)行直接溝通，并盡量站在項(xiàng)目、站在集體的角度去分析問題，以保證溝通沿著正確的軌道進(jìn)行。
項(xiàng)目管理溝通的方法
一、與工程部門協(xié)調(diào)
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目標(biāo)、理解工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程機(jī)制。對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目管理人員，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)，否則可能對(duì)項(xiàng)目管理目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會(huì)給他的工作造成很大的困難。
二、與市場(chǎng)部門的協(xié)調(diào)
協(xié)調(diào)市場(chǎng)部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。
三、與安置部門的協(xié)調(diào)
要求安置部門全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗(yàn)設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計(jì)劃落實(shí)工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為，每月初報(bào)送《項(xiàng)目？月報(bào)》。
四、與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)
堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度。
五、與物流部門的協(xié)調(diào)
項(xiàng)目管理人員在管理工作中應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目標(biāo)：項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵(lì)承包商將建設(shè)工程實(shí)施狀況、實(shí)施結(jié)果和遇到的困難和意見向他匯報(bào)，以尋求對(duì)目標(biāo)控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對(duì)抗和爭(zhēng)執(zhí)就越少。協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流和用權(quán)適度問題。有時(shí)盡管協(xié)調(diào)意見是正確的，但由于方式或表達(dá)不妥，反而會(huì)激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。
六、施工階段協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容如下：
與工程項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來說，他們最希望從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠?qū)λ麄兯儐柕膯栴}給予及時(shí)的答復(fù)；希望項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的指示能夠在他們工作之前發(fā)出。一個(gè)既懂得堅(jiān)持原則，又善于理解工程部門項(xiàng)目經(jīng)理的意見，工作方法靈活，隨時(shí)可能提出或愿意接受變通辦法的項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。
進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)。由于影響進(jìn)度的因素錯(cuò)綜復(fù)雜，因而進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明，有兩項(xiàng)協(xié)調(diào)工作很有效：
一是代建和業(yè)務(wù)部門雙方共同商定計(jì)劃，并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字，作為工程合同的附件；
二是設(shè)立提前竣工獎(jiǎng)，由監(jiān)理工程師按一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)考核，分期支付階段工期獎(jiǎng)，如果整個(gè)工程不能保證工期，由項(xiàng)目管理人從工程款中將已付的階段工期獎(jiǎng)扣回并按合同規(guī)定予以罰款。
質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量控制方面應(yīng)實(shí)行安置部門工程師質(zhì)量簽字認(rèn)可制度。對(duì)沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu)件，不準(zhǔn)使用；對(duì)工序交接實(shí)行報(bào)驗(yàn)簽證：對(duì)不合格的工程部位不予驗(yàn)收簽字，也不予計(jì)算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)施過程中，設(shè)計(jì)變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，有些是合同簽訂時(shí)無法預(yù)料和明確規(guī)定的。對(duì)于這種變更，安置工程師要認(rèn)真研究，合理計(jì)算價(jià)格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。
合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)。對(duì)于工程中的合同爭(zhēng)議，項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通過相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時(shí)才由當(dāng)事人向合同管理機(jī)關(guān)申請(qǐng)調(diào)解。只有當(dāng)對(duì)方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補(bǔ)償時(shí)才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭(zhēng)議問題，不妨?xí)簳r(shí)擱置等待時(shí)機(jī)，另謀良策。
對(duì)外包單位的管理。主要是對(duì)分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總包合同作為一個(gè)獨(dú)立的合同單元進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量控制和合同管理，不直接和分包合同發(fā)生直接關(guān)系。對(duì)分包合同中的工程質(zhì)量、進(jìn)度進(jìn)行直接跟蹤監(jiān)控，通過總包商進(jìn)行調(diào)控、糾偏。分包商進(jìn)行中發(fā)生的問題，由總包商負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。當(dāng)分包合同條款與總包合同條款發(fā)生抵觸，以總包合同條款為準(zhǔn)。此外，分包合同不能解除總包合同所承擔(dān)的任何責(zé)任和義務(wù)。
七、與政府部門及其他單位的協(xié)調(diào)
重大質(zhì)量事故，在工程部及相關(guān)部門采取急救、補(bǔ)救措施的同時(shí)，應(yīng)立即向政府有關(guān)部門報(bào)告情況，接受檢查和處理。
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