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加強(qiáng)管道建設(shè)中工程資料的管理
導(dǎo)語：工程資料工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘測、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖標(biāo)、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。
工程建設(shè)資料就是指從工程項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備直至竣工投產(chǎn)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件資料。管道建設(shè)工程竣工資料通常包括以下幾種：(一)工程前期資料;(二)勘察設(shè)計資料;(三)工程管理資料;(四)施工管理、技術(shù)資料;(五)竣工決算和建設(shè)消耗資料;(六)生產(chǎn)準(zhǔn)備及考核資料;(七)監(jiān)理資料;(八)檢測資料;(九)竣工驗收文件資料。一個項目工程要保證一流的工程質(zhì)量，其內(nèi)涵也包括一流的竣工資料質(zhì)量，而竣工資料的形成質(zhì)量又直接受到施工管理水平高低直接或間接的影響�？⒐べY料作為工程驗收和保證今后工程項目安全運行的重要文件，是工程項目在運行過程中檢修、維修工作的重要依據(jù)，所以，建設(shè)過程中必須保證竣工資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實的記述和反映施工和竣工驗收的全過程，做到原始資料圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時又要按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)填寫，使之符合歸檔要求。
但從目前管道工程建設(shè)竣工資料的產(chǎn)生、整理過程中不難發(fā)現(xiàn)，在資料的形成過程中存在填寫不及時、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，管理不善，資料丟失等諸多問題，給工程竣工驗收工作帶來很多困難，有時致使工程無法按期進(jìn)行驗收，嚴(yán)重影響了工程資料的歸檔質(zhì)量，給工程建設(shè)留下了隱患。
一、竣工資料管理存在的主要問題
竣工原始文件因管理不到位，不規(guī)范造成的質(zhì)量問題，大致有以下幾種：
(一)施工綜合管理文件原件不齊全。由于空間和時間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
(二)工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象。隨著工程施工進(jìn)度的需要，或為了急于滿足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場驗收后，沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
(三)竣工圖編制不夠規(guī)范，有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
(四)施工資料格式不規(guī)范。施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動。
(五)施工原始資料書寫不規(guī)范。施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
(六)施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范。交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。
二、竣工資料質(zhì)量失控的主要原因
(一)工程建設(shè)主管單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱，在我國各行各業(yè)建設(shè)領(lǐng)域中，長期存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。
(二)工程施工單位對資料管理重視程度不夠，認(rèn)為資料管理是可有可無的，只是在工程交工時應(yīng)付一下即可，工程完了才忙著整資料。
(三)國家檔案法，基本建設(shè)檔案管理規(guī)定等關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，造成工程管理人員，工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案意識、檔案知識的相對缺乏和相關(guān)專業(yè)知識素質(zhì)偏低。
(四)施工單位作業(yè)層素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始資料文件不規(guī)范，質(zhì)量不高的一個不可忽視的重要因素。
(五)對竣工資料負(fù)有監(jiān)督檢查職責(zé)的監(jiān)理單位工作人員，正規(guī)參加過國家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員少，特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平差，對現(xiàn)場簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。
(六)建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。
(七)建設(shè)單位在工程資料管理過程中,對規(guī)范資料管理不細(xì)不嚴(yán),不夠深入,使施工單位有時無所適從。
(八)有的工程項目參建單位多，施工管理人員、技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊,所用表格五花八門,不能形成統(tǒng)一格式。
三、解決辦法
(一)從工程項目立項抓起是做好竣工資料的前提。目前，工程建設(shè)項目大多實行項目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項目法人既然對整個項目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對項目的竣工資料負(fù)責(zé)，從工程項目立項開始就設(shè)立工程項目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。針對管道建設(shè)工程項目規(guī)模大，周期長，監(jiān)理及施工單位多等特點，竣工資料編制工作實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
(二)建立健全資料管理制度是做好竣工資料檔案的工作基礎(chǔ)。原油管道建設(shè)施工單位、監(jiān)理單位來自全國各地，他們大都按照各自長期形成的習(xí)慣進(jìn)行工程管理，對資料管理也都按習(xí)慣做法立卷歸檔。而作為一個項目工程，則要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點。因此，項目管理部門在工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。
(三)加強(qiáng)過程控制是保證竣工資料真實有效的手段。工程項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
(四)運用合同法律手段是做好竣工資料工作的重要保證。石油管道工程建設(shè)實行全國招投標(biāo)制度、工程建設(shè)監(jiān)理制度，這為工程資料的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。工程項目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項重要內(nèi)容單獨列一條款，對竣工文件材料歸檔范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。只有這樣，工程資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮工程監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。
(五)重視檔案知識宣傳教育是確保竣工資料質(zhì)量的有力措施。石油工程建設(shè)管理部門工程管理人員、監(jiān)理工程師、承包商等來自祖國四面八方，對工程資料的重要性認(rèn)識參差不齊，因此，在項目開工后，工程項目管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案資料的基本知識宣傳和教育工作，有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項目對竣工資料整理編制、工程項目驗收的基本要求進(jìn)行培訓(xùn)。使工程項目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強(qiáng)檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。杜絕施工過程中不規(guī)范的原始資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質(zhì)量。
(六)竣工文件整編列入進(jìn)度計劃是“同步”完成項目檔案的有效措施。各施工單位，在制定工程進(jìn)度計劃時，應(yīng)將每個分部、分項工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入到該項工程單位工程進(jìn)度計劃中，并作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點來完成。對在整編資料中出現(xiàn)的“原件不齊全”“簽證資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問題，要及時研究給予解決。為防止再出現(xiàn)此類問題，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查。各建設(shè)單位要執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料要拒收，從源頭保證交工資料的質(zhì)量。
(七)嚴(yán)格把住竣工驗收關(guān)，使工程竣工資料發(fā)揮憑證作用。進(jìn)行竣工驗收的一個重要條件必須是竣工資料達(dá)到項目要求，因此在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴(yán)把審查驗收關(guān)，對各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等。總之，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理部門、工程項目專兼職資料管理員、項目主管部門檔案管理人員要密切配合，確�？⒐べY料檔案的真實性和準(zhǔn)確性。使竣工資料在工程項目決算時，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。
四、結(jié)語
工程資料管理工作是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項重要工作，是一項系統(tǒng)工程，是涉及各個專業(yè)技術(shù)部門的一項復(fù)合性工作，要保證工程竣工資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及驗收的全過程，就必須不斷加強(qiáng)業(yè)主、監(jiān)理和施工單位的管理水平，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設(shè)一流工程項目提供資料方面的保證。
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