跟單員對采購單的跟蹤
企業(yè)采購部門向原材料、燃料、零部件、辦公用品等的供應(yīng)者發(fā)出的是采購單，這張采購單對于供應(yīng)商來說就是他們的訂單。那么跟單員應(yīng)該怎么跟蹤采購單呢?
一、采購單跟蹤
采購單跟蹤是跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
1.跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。
2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。
3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對加工過程進(jìn)行監(jiān)控。
4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝檢測。
5.跟蹤成品入庫，對重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的'倉庫查看。
二、跟蹤原材料質(zhì)量檢驗
1.確定檢驗日期
跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。
2.通知檢驗人員
跟單員應(yīng)主動聯(lián)系質(zhì)量檢驗專業(yè)人員一同前往檢驗地點進(jìn)行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗。
3.進(jìn)行原材料檢驗
對一般原材料，采用正常的檢驗程序;對重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴(yán)加檢驗;對不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測以及相關(guān)記錄描述為準(zhǔn)。
4.處理質(zhì)量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。
三、 制作采購單
1.審查《采購原材料輔料申請單》。
跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應(yīng)著重以下內(nèi)容：
(1)適當(dāng)?shù)牟少徣恕２少徦璧膬?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。
(2)以書面方式提出原材料的采購。
(3)確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點等。
(4)以型號規(guī)格表明采購的標(biāo)準(zhǔn)。
2.熟悉采購的原材料。
3.價格確認(rèn)。跟單員應(yīng)對采購原材料的最終價格負(fù)責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找最佳供應(yīng)商，以維護(hù)企業(yè)最大利益。
4.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
5.確認(rèn)原材料采購量。
對需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進(jìn)行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，跟單員應(yīng)及時提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。
6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認(rèn)的價格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購量、確認(rèn)的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：(1)交貨方式。(2)驗收方式。(3)處罰條款。 (4)履約保證。(5)品質(zhì)保證(保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定)。
(6)仲裁或訴訟。(7)其他。
7.發(fā)出采購單。
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