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原材料采購跟單方法
跟單員需要在預(yù)定的交貨期開始前數(shù)天提醒供應(yīng)商，一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫?另一方面可及時(shí)掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等情況的第一手資料，從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購的原材料(零部件)，以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。
(一)催單的方法
催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。
1.按采購單跟催
按采購單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法：
(1)聯(lián)單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
(2)統(tǒng)計(jì)法。將采購單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
(3)跟催箱法。制作一個(gè)30個(gè)格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應(yīng)采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項(xiàng)。
(4)計(jì)算機(jī)提醒法。利用微軟Outlook系統(tǒng)中的日歷安排計(jì)劃功能，將每月需要辦理的催單事項(xiàng)，輸入日歷，每天上班開機(jī)，打開OuTL00K系統(tǒng)，它會(huì)自動(dòng)提醒跟單員當(dāng)天需要辦理的事項(xiàng)。
2.定期跟催
于每周固定時(shí)間，將要跟催的采購單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。
(二)催單的規(guī)劃
1.一般監(jiān)控
倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗(yàn)報(bào)表，有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。
2.預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間
對(duì)于較重大的業(yè)務(wù)，跟單員可在采購單或采購合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進(jìn)程表。
3.生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察
對(duì)于重要原材料(零部件)的采購，除要求供應(yīng)商按期遞送進(jìn)度表外，跟單員還可以實(shí)地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項(xiàng)考察，應(yīng)在采購單內(nèi)明確約定，必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。
(三)催單的工作要點(diǎn)
跟單員要進(jìn)行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下：
1.事前規(guī)劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數(shù)量;(2)了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率;(3)供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃表或交貨日程表;(4)提高供應(yīng)商的原材料及生產(chǎn)管理;(5)準(zhǔn)備替代來源。
2.事中執(zhí)行。具體包括：(1)了解供應(yīng)商備料情況;(2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援;(3)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)效率;(4)加強(qiáng)交貨前的催單工作;(5)交貨期及數(shù)量變更的通知;(6)企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。
3.事后考核。具體包括：(1)對(duì)交貨遲延的原因進(jìn)行分析并做好對(duì)策措施準(zhǔn)備;(2)分析是否需要更換供應(yīng)商;(3)執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲辦法;(4)完成采購單后對(duì)余料、模具、圖紙等收回及處理。
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