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外貿(mào)跟單的詳細(xì)流程
一個份較詳細(xì)的跟單流程為：客戶詢盤、報價、得到訂單、下生產(chǎn)訂單、業(yè)務(wù)審批、下達(dá)生產(chǎn)通知、驗(yàn)貨、制備基本文件、商檢、租船訂倉、安排拖柜、委托報關(guān)、獲得運(yùn)輸文件、準(zhǔn)備其他文件、交單、業(yè)務(wù)登記、文件存檔等等。在外貿(mào)工作中，外貿(mào)跟單是非常重要的一環(huán)。下面是小編精心整理的外貿(mào)跟單的詳細(xì)流程，歡迎閱讀與收藏。
外貿(mào)跟單的詳細(xì)流程
第一步：
與客戶聯(lián)系談判簽約。對客戶要求的產(chǎn)品物料包裝等各方面內(nèi)容細(xì)節(jié)進(jìn)行整理，形成條理清晰的中英文合約。見附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。
第二步：
對客戶OEM合約，或者特別要求的，或者其它需要改動的產(chǎn)品形成詳細(xì)的備注表。內(nèi)容一般包括：客戶信息，貨號，貨名，規(guī)格，數(shù)量，單位，CBM,單價，金額，物料顏色，物料香型，交貨地址，交貨期，付款方式，瓶體及紙盒設(shè)計，產(chǎn)品防護(hù)需要達(dá)到的程度，外包裝情況(紙箱是否打包帶，生產(chǎn)日期和有效期噴碼內(nèi)容)，內(nèi)包裝的保護(hù)(是否需要墊板，海綿)以及合約簽訂地點(diǎn)，時間，合約號碼，交貨地點(diǎn)，裝運(yùn)碼頭，嘜頭，保險，仲裁條款和特別條款等。
第三步：
配合設(shè)計部，校對文字。由外貿(mào)部在2-3天內(nèi)獨(dú)立形成書面內(nèi)容，交由設(shè)計部設(shè)計，設(shè)計部簽收，一般要求在交貨期前15日設(shè)計出來交由印刷廠制版印刷。
第四步：
根據(jù)合約及生產(chǎn)備注表所要求，詳細(xì)填寫產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表，包裝配置表。
第五步：
產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表,包裝配置表填寫無誤后，傳真至廠長辦公室，注明確切交貨日期，以保證發(fā)貨期。
第六步：
產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表,包裝配置表傳真至采購部以備采購。
第七步：
產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表傳真至技術(shù)部參考。如客戶有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣)，由技術(shù)部根據(jù)客戶所要求提供產(chǎn)品成分表，添加量百分比，產(chǎn)品特點(diǎn)，使用方法，注意事項(xiàng)以供客戶備用。
第八步：
工廠辦公室/采購部/技術(shù)部在收到產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表后確認(rèn)無誤，簽名，回傳至外貿(mào)部存檔。
第九步：
工廠及財務(wù)各部門審單，確定外箱情況(規(guī)格，噴碼，是否打包帶)，包裝及內(nèi)容物，采購，生產(chǎn)灌裝。
第十步：
外貿(mào)部跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，形成書面生產(chǎn)進(jìn)度表，由工廠如實(shí)填寫，保證發(fā)貨期。在部分已生產(chǎn)貨物中，工廠提供船頭板，由外貿(mào)部寄給客戶確認(rèn)，并保留郵寄單據(jù)。見附件5(生產(chǎn)進(jìn)度表)
第十一步：
將生產(chǎn)進(jìn)度表傳真給客戶方，敦促客戶提前匯款。
第十二步：
生產(chǎn)完成，填寫驗(yàn)貨通知單并且傳真給客戶準(zhǔn)備驗(yàn)貨。如需要特別認(rèn)證或由驗(yàn)貨機(jī)構(gòu)驗(yàn)貨，則驗(yàn)貨通知單提前3日通知認(rèn)證機(jī)構(gòu)或驗(yàn)貨機(jī)構(gòu)。見附件6(驗(yàn)貨通知單)
第十三步:
驗(yàn)貨完畢，驗(yàn)貨報告?zhèn)鋫髡婵蛻艚Y(jié)收貨款，出貨，出單證，整單結(jié)束。
一份較詳細(xì)的跟單流程
一、一份較詳細(xì)的跟單流程：
1.客戶詢盤 ：
一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。
2.報價：
業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。
3.得到訂單：
經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。
4.下生產(chǎn)訂單：
得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批：
業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。
6.下達(dá)生產(chǎn)通知：
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時生產(chǎn)：
(1)如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和 單證 員分別審查 信用證 ，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。
(2)如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。
(3)：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
7. 驗(yàn)貨：
(1)在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。
(2)如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
(3)如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗(yàn)貨時間通知工廠。
8.制備基本文件:
工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù) 跟單員 制作，交給 單證 員)。
9.商檢：
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10. 租船訂倉：
(1)如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知(ING ORDER)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。
(2)如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
(3)如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。
(4)向運(yùn)輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。
11. 安排拖柜：
(1).貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機(jī)及聯(lián)系電話等 。
(2).傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機(jī)聯(lián)系電話。
(3)要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12.委托報關(guān)：
在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
13. 獲得運(yùn)輸文件：
(1)最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
(2)督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
(3)及時支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。
14. 準(zhǔn)備其他文件：
(1).商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
(2).FORMA原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供 報關(guān)單 ，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。
(3).一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
(4).裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
(5).裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15.交單：
(1)采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部 單證 ，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
(2).采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
(3).如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記：
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。
17.文件存檔：
所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時應(yīng)注意收集信息
運(yùn)價變動，船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。
二、外貿(mào)跟單操作流程
在外貿(mào)工作中，外貿(mào)跟單是非常重要的一環(huán)，接下來我為大家介紹一下外貿(mào)跟單操作流程：
一、業(yè)務(wù)員與外國客戶簽訂了購銷合同后，根據(jù)購銷合同的內(nèi)容，按客戶的要求備貨，貨好后，聯(lián)系客戶，安排出貨。
二、如果做FOB貿(mào)易條款，根據(jù)客戶安排的貨代，聯(lián)系貨代，負(fù)責(zé)訂艙，填好booking form, booking form上面的shipper, consignee, port of loading, place of delivery, kind of packages,description of goods,Gross weight 務(wù)必填寫清楚。如果是CNF或CIF條款，貨代是我們這邊安排，安排訂艙，出貨。
三、填寫好booking form 后，等待貨代發(fā)S/O給你，拿到S/O后，聯(lián)系拖車，將S/O發(fā)給拖車，告訴拖車裝柜地址跟裝柜安排，同時從拖車那里拿柜號發(fā)給工廠，告訴工廠裝柜安排。
四、工廠裝好貨后，根據(jù)實(shí)際數(shù)量，報關(guān)出口，報關(guān)出口要備好裝箱單，發(fā)票，報關(guān)委托書，報關(guān)單，成交確認(rèn)書，熏蒸證，商檢通關(guān)單（看出口的產(chǎn)品提交），將蓋章掃描件發(fā)給貨代或報關(guān)行安排報關(guān)就行了。
五、報關(guān)后，要向貨代提交提單補(bǔ)料，填寫的內(nèi)容就是起運(yùn)港，目的港，發(fā)貨人，收貨人，通知人，柜號封簽，每個柜號對應(yīng)的裝柜數(shù)量跟毛重。填寫完后提交給貨代，一定要填寫清楚哦，不能搞錯，如果是一次性補(bǔ)料的話，如果錯誤了會產(chǎn)生費(fèi)用的。另外還有VGM,VGM=貨物毛重+柜重。
六、最后做清關(guān)需要的文件，有提單，裝箱單，發(fā)票，這些要備好，如果客人還需要其他的清關(guān)文件，如產(chǎn)地證，務(wù)必提前問清楚客戶。資料與客人核對好就可以出正本，按客人要求安排寄出。
三．物料采購跟單的原因：
以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催：
1、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。
2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。
3、 溝通方面的原因：信息交換不及時。
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