外貿(mào)單證種類與使用大全
外貿(mào)單證是指在國際結(jié)算中應(yīng)用的單據(jù)、文件與證書，憑借這種文件來處理國際貨物的支付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、結(jié)匯等，是對(duì)外貿(mào)易中所涉及的單據(jù)和文件的總稱。下面有小編為大家分享外貿(mào)單證種類與使用大全，歡迎大家點(diǎn)擊查看。
外貿(mào)常見的單證有：
1合同(CONTRACT)
CONTRACT 是統(tǒng)稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認(rèn)書SALESCONFIRMATION，買方出具可稱采購確認(rèn)PURCHASEDCONFIRMATION。除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、交易貨物品名、付款方式、違約責(zé)任以 外，還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)附加條款。此外，正式的外貿(mào)合同，往往還有更詳細(xì)的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對(duì)各種不可抗力的規(guī)定等細(xì)則。 對(duì)于容易在裝卸和儲(chǔ)運(yùn)過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等，合同中往往還會(huì)附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上，有若干幅度的差 異，最后按照實(shí)際交貨量來結(jié)算。比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允許多交或少交5%。理論上，合同應(yīng)該“一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽 章的正本為憑”，可在外貿(mào)實(shí)務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預(yù)付款、信用證等實(shí)質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因?yàn)槿绱�，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信用證開出后生效”等條款，進(jìn)一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價(jià) 工具。碰到這樣的合同，不必當(dāng)真，預(yù)留時(shí)間，等到信用證收到再有所行動(dòng)不遲。
2發(fā)票(INVOICE)
或稱商業(yè)發(fā)票(CommercialInvoice)。外貿(mào)的“發(fā)票”概念和國內(nèi)的財(cái)務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件，用于說明此票貨物的品名、數(shù)量、單價(jià)、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。
發(fā)票必須注明一個(gè)發(fā)票號(hào)碼(自己擬定)，出票時(shí)間�？梢园凑招枰皇綆追�，由若干正本和副本組成的，應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。
發(fā)票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯(cuò)當(dāng)查”，即此份發(fā)票如有錯(cuò)漏允許更改。
3形式發(fā)票(PROFORMAINVOICE)
樣式近似商業(yè)發(fā)票，幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來，標(biāo)題改為“PROFORMAINVOICE”即可。形式發(fā)票的用處，一是類似于單方面合同，作為報(bào)價(jià)和確定 交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認(rèn)形式發(fā)票”的形式作為合同。因此，除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外，還可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK”加注的形 式增加條款，比如交貨期等等，以進(jìn)一步落實(shí)交易。此外，對(duì)于那些需要進(jìn)口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請(qǐng)。在采用國際快遞寄送 貨物的時(shí)候，也需要附上形式發(fā)票，作為快遞公司統(tǒng)一報(bào)關(guān)計(jì)用。
4裝箱單(PACKINGLIST)
與外貿(mào)發(fā)票對(duì)應(yīng)，性質(zhì)一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細(xì)說明，如凈重等。樣式與發(fā)票相仿，只是不需要注明貨物價(jià)值。通常也需要若干正本和副本。
5提單(BILLOFLOADING)
提 單就是貨物交付貨運(yùn)公司以后，由貨運(yùn)公司出具的證明，用以代表物權(quán)，以及在目的地提貨。每個(gè)船公司都有自己式樣的提單，但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心單 證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價(jià)值。對(duì)于提單，后面我們會(huì)專門用一個(gè)章節(jié)來了解學(xué)習(xí)。根據(jù)運(yùn)輸方式的不同，分為空運(yùn)提單(AIRWAYBILL， 簡稱AWB)和海運(yùn)提單(OCEANBILLOFLOADING，簡稱B/L)及其他。但實(shí)務(wù)中以海運(yùn)提單最為常見，空運(yùn)提單次之。提單由貨運(yùn)公司根據(jù)發(fā) 貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制，經(jīng)發(fā)貨人確認(rèn)無誤后簽章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經(jīng)提貨，其余兩 份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外，海運(yùn)提單在簽發(fā)的時(shí)候還必須 加注“上船時(shí)間”(ONBOARDDATE)字樣，這是計(jì)算實(shí)際交貨期的標(biāo)準(zhǔn)。
6裝船通知(SHIPPINGADVICE)
船開前或不遲于船開當(dāng)日，由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應(yīng)包括下列內(nèi)容：收貨人(Consignee)、發(fā)貨人
7保險(xiǎn)單(INSURANCEPOLICY)
為防范國際貨物運(yùn)輸中可能發(fā)生的毀損，對(duì)一些價(jià)值較高的貨物，貿(mào)易商通常會(huì)辦理保險(xiǎn)。
保險(xiǎn)公司根據(jù)投保的險(xiǎn)種開具保險(xiǎn)單，作為貨物單據(jù)之一。
海運(yùn)貨物保險(xiǎn)的險(xiǎn)別，分為基本險(xiǎn)別和附加險(xiǎn)別兩類。
(1)基本險(xiǎn)別有平安險(xiǎn)(FreefromParticularAverage-F.P.A)、水漬險(xiǎn)(WithAverageorWithParticularAverage-W.AorW.P.A)和一切險(xiǎn)(AllRisk-A.R.)三種。
�、� 平安險(xiǎn)的責(zé)任范圍有：被保貨物在運(yùn)輸過程中，由于自然災(zāi)害造成整批貨物的全部損失或推定全損。由于運(yùn)輸工具遭受意外事故下，貨物在此前后又在海上遭受自然 災(zāi)害落海造成的全部或部分損失。在裝卸或轉(zhuǎn)運(yùn)時(shí)，由于一件或數(shù)件貨物落海造成的全部或部分損失。被保人對(duì)遭受承保范圍內(nèi)的貨物采取搶救、防止或減少貨損的 措施而支付的合理費(fèi)用，但以不超過該批被救貨物的保險(xiǎn)金額為限。運(yùn)輸工具遭難后，在避難港由于卸貨所引起的損失以及在中途港、避難港由于卸貨、存?zhèn)}以及運(yùn) 送貨物所產(chǎn)生的特別費(fèi)用。共同海員的犧牲、分?jǐn)偤途荣M(fèi)用。運(yùn)輸合同訂有“船舶互撞責(zé)任條款”，根據(jù)該條款規(guī)定應(yīng)由貨方償還船方的損失。
�、谒疂n險(xiǎn)的責(zé)任范圍：除平安和水漬險(xiǎn)的各項(xiàng)責(zé)任外，還負(fù)責(zé)被保貨物由于自然災(zāi)害造成的部分損失。
�、垡磺须U(xiǎn)的責(zé)任范圍：除平安險(xiǎn)和水漬險(xiǎn)的各項(xiàng)責(zé)任的，還負(fù)責(zé)被保貨物在運(yùn)輸途中由于一般外來原因所造成的全部或部分損失。
(2)附加險(xiǎn)別是基本險(xiǎn)別責(zé)任的擴(kuò)大和補(bǔ)充，它不能單獨(dú)投保，附加險(xiǎn)別有一般附加險(xiǎn)和特別加險(xiǎn)。一般加險(xiǎn)有11種，它包括：偷竊、
提貨不著險(xiǎn)(Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D)，淡水雨淋險(xiǎn) (FreshWaterand/orRainDamage)，短量險(xiǎn)(RiskofShortageinWeight)，滲漏險(xiǎn) (RiskofLeakage)，混雜、沾污險(xiǎn)(RiskofIntermixtureandContamination)，碰損、破碎險(xiǎn) (RiskofIntermixtureandContamination)，串味險(xiǎn)(RiskofOdour)，受潮受熱險(xiǎn) (SweatingandHeating)，鉤損險(xiǎn)(HookDamageRisk)，包裝破裂險(xiǎn)(BreakageofPackingRisk)，銹損 險(xiǎn)(RiskofRust)。特殊附加險(xiǎn)包括：交貨不到險(xiǎn)(FailuretoDeliverRisk)，進(jìn)口關(guān)稅險(xiǎn)(ImportDutyRisk)， 艙面險(xiǎn)(OnDeckRisk)，拒收險(xiǎn)(RejectionRisk)，黃曲霉素險(xiǎn)(AflatoxinRisk)，賣方利益險(xiǎn) (Seller’sContingentRisk)，出口貨物到港九或澳門存?zhèn)}火險(xiǎn)責(zé)任擴(kuò)展條款，罷工險(xiǎn) (FireRiskExtentionClauseforStorageofCargoofDestinationHongkongIncludingKowloon,orMacao)， 海運(yùn)戰(zhàn)爭險(xiǎn)(OceanMarineCargoWarRisk)等。投保的時(shí)候，投保金額一般是CIF價(jià)格加上10%的加成。保險(xiǎn)費(fèi)的計(jì)算公式為：
保險(xiǎn)金額=CIF貨值×(1+加成率)
不必先算保險(xiǎn)費(fèi)，可以直接根根據(jù)據(jù)已知的CNF價(jià)格換算CIF即是：
CIF=CFR/[1-保險(xiǎn)費(fèi)率×(1+加成率)]
實(shí)際操作中，如果貨值不大，比如在2000美金以下的，一般做簡易處理，統(tǒng)一收取100元人民幣左右作為保險(xiǎn)費(fèi)
8商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等(INSPECTIONCERTIFICATEOFQUANTITY，WEIGHT，HEALGH)
根據(jù)產(chǎn)品的不同，根據(jù)國家規(guī)定或按照客戶需求、行業(yè)習(xí)慣，部分商品出口必須經(jīng)過國家檢驗(yàn)檢疫局強(qiáng)制并出具檢驗(yàn)證書。根據(jù)檢驗(yàn)項(xiàng)目的不同分為質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等。
出口必須檢驗(yàn)的商品，廠商須先經(jīng)過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗(yàn)申請(qǐng)單(在商檢局那里取得)，將該商品的樣品送至商檢局檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，商檢機(jī)關(guān) 出具商品檢驗(yàn)放行單，憑放行單方可報(bào)關(guān)出口。除了國家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的。比如最著名的SGS檢驗(yàn)公司 (SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.通標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)服務(wù)有限公司，總部在日內(nèi)瓦)，不少非洲和中南關(guān)注國家的貿(mào)易商因?yàn)?本國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)?zāi)芰τ邢薜雀鞣N原因而認(rèn)可SGS檢驗(yàn)。SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機(jī)構(gòu)，可應(yīng)客戶要求辦理檢驗(yàn)，同時(shí)SGS現(xiàn)已與我國政 府官方機(jī)構(gòu)----國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)總公司(CCLS)代為辦理裝船前檢驗(yàn)，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、 海、廣東等地的CCLS有代理權(quán)簽發(fā)SGS的檢驗(yàn)報(bào)告。
實(shí)際上，很多商品的常規(guī)檢驗(yàn)都包含了質(zhì)量、重量、衛(wèi)生、重金屬等等檢測(cè)項(xiàng)目，至于檢驗(yàn)證書的名稱是什么，則可根據(jù)客戶的要求選擇。即證書內(nèi)容一樣，標(biāo)題不同罷了。
9原產(chǎn)地證
原產(chǎn)地證包括一般原產(chǎn)地證(CERTIFICATIONOFORIGINA)和普惠制原產(chǎn)地證(GSPFORMA)。原產(chǎn)地證是證明我出口貨物生產(chǎn)和制造地 的證明文件，是出口產(chǎn)品進(jìn)入國際貿(mào)易領(lǐng)域的“身份證”。貨物進(jìn)口國據(jù)此對(duì)進(jìn)口貨物給予不同的關(guān)稅待遇和決定限制與否。中國的原產(chǎn)地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業(yè)申請(qǐng)辦理此證，首先要在當(dāng)?shù)剞k理企業(yè)注冊(cè)登記，然后才有資格申請(qǐng)簽證。普惠制是發(fā)達(dá)國家給予發(fā)展中國家出口制成品和半制成品普遍 的、非歧視的、非互惠的一種關(guān)稅優(yōu)惠制度。普惠制產(chǎn)地證是依據(jù)給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產(chǎn)自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優(yōu)惠 關(guān)稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業(yè)在商檢局辦理此證必須向當(dāng)?shù)厣虣z局提供必要的證明文件和依據(jù)，首先要辦理企業(yè)注冊(cè)登記，其次才能申請(qǐng)簽證。原產(chǎn) 地證和普惠制證，也可以由各地的貿(mào)易促進(jìn)會(huì)和商會(huì)(很多地方這兩個(gè)組織是兩塊招牌同一個(gè)班子)出具，格式一樣，只是蓋章不同。
10受益人聲明(BENEFICIARY CERTIFICATION)
受益人聲明只出現(xiàn)在信用證下(受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語，一般指出口商)。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明(SUPPLIER DECLARATION)或類似表述。
受 益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函(保證承擔(dān)某些責(zé)任或某些可能產(chǎn)生的責(zé)任的聲明)的內(nèi)容。書寫上 無規(guī)定格式，只需要列標(biāo)題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客戶所需聲明的內(nèi)容，再落款蓋章即可。
范例如下：
BENEFICIARY CERTIFICATION
DATE: 08. OCT. 2005
WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM
B/L DATE.
FUDA IMP&EXP CO., LTD.
NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020
11船公司/貨運(yùn)人聲明(FORWARDER CERTIFICATION)
性質(zhì)和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運(yùn)公司出具。多用于證明貨運(yùn)公司在承運(yùn)操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求(比如15年內(nèi))，聲明不懸掛以色列旗幟(常見于中東客戶要求)等。
12出口收匯核銷單
出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統(tǒng)一分配的外匯收入申報(bào)管理單據(jù)。在出口前，先向外管局領(lǐng)取，按格式填好后作為出口報(bào)關(guān)單據(jù)之一交給海關(guān)，海關(guān)清關(guān)后蓋章退回。在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。
13出口貨物報(bào)關(guān)單
出口報(bào)關(guān)時(shí)填制并提交海關(guān)。不過目前除大型外貿(mào)公司或出口企業(yè)外，眾多出口商一般委托貨運(yùn)代理公司一并代理報(bào)關(guān)事宜。出口報(bào)關(guān)單一式六聯(lián)：海關(guān)作業(yè)聯(lián)、海關(guān)留存聯(lián)、企業(yè)留存聯(lián)、海關(guān)核銷聯(lián)、出口收匯聯(lián)、出口退稅聯(lián)。清關(guān)后，退回收匯聯(lián)和退稅聯(lián)。
14信用證
以信用證為結(jié)算式的，在信用證開出并抵達(dá)出口商(信用證受益人)的銀行后，銀行會(huì)做通知，并交信用證連同通知轉(zhuǎn)交出口商。
此外，在實(shí)務(wù)中偶然還會(huì)有見到其他的單據(jù)，例如：
海關(guān)發(fā)票(Customs Invoice)
海關(guān)發(fā)票是出口商應(yīng)進(jìn)口商海關(guān)要求出具的一種單據(jù)，基本內(nèi)容同普通的商業(yè)發(fā)票類似，其格式一般由進(jìn)口國海關(guān)統(tǒng)一制定并提代，主要是用于進(jìn)口國海關(guān)統(tǒng)計(jì)、核實(shí)原產(chǎn)地、查核進(jìn)口商品價(jià)格的構(gòu)成等。其格式可在各國海關(guān)的網(wǎng)站上下載。例如加拿大海關(guān)發(fā)
領(lǐng)事發(fā)票(Consular Invoice)
由 進(jìn)口國駐出口國的領(lǐng)事出具的一種特別印就的發(fā)票。這種發(fā)票證明出口貨物的詳細(xì)情況，為進(jìn)口國用于防止外國商品的低價(jià)傾銷，同時(shí)可用作進(jìn)口稅計(jì)算的依據(jù)，有 助于貨物順利通過進(jìn)口國海關(guān)。出具領(lǐng)事發(fā)票時(shí)，領(lǐng)事館一般要根據(jù)進(jìn)口貨物價(jià)值收取一定費(fèi)用。這種發(fā)票主要為拉美國家所采用。
匯票(Draft)
匯票是由出票人簽發(fā)并由付款人按約定的付款期限(即期或遠(yuǎn)期)對(duì)指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現(xiàn)在信用證操作中，由銀行提供空白票據(jù)，出口商填寫，付款人簽字以確認(rèn)付款。
了解這些單證知識(shí)以后，我們對(duì)外貿(mào)就有個(gè)清晰的流程概念了：
1.外貿(mào)洽談前期，制作形式發(fā)票用于報(bào)價(jià)、交易參考或客戶申請(qǐng)進(jìn)口許可等。
2.交易確認(rèn)以后，制作外貿(mào)合同。
3.準(zhǔn)備交貨的.時(shí)候，制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報(bào)關(guān)單，申請(qǐng)商檢放行單等報(bào)關(guān)出口。
4.報(bào)關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報(bào)關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。
5.交貨付運(yùn)后，得到三證三副提單。
6.制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù)，如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。
7.憑收匯銀行水單、核銷單、報(bào)關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。
無 論是否操作信用證，單據(jù)都比較重要。外貿(mào)單證通常是成套的，即根據(jù)客戶的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是 “單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求(在信用證操作時(shí))，同一套的單據(jù)間，在相同欄目的內(nèi)容一致。比如，貨物的數(shù)量，無論在發(fā)票、裝箱單還 是其他單據(jù)的數(shù)量欄中，填寫都應(yīng)一致，包括計(jì)量單位;在提單中顯示了嘜頭(貨物外包裝箱上印刷的用于識(shí)別的標(biāo)志符號(hào))，發(fā)票中就不能顯示“N/M”(無嘜 頭)。
此外，每份單據(jù)都會(huì)標(biāo)明出具日期，而外貿(mào)操作中對(duì)各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定，要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據(jù)，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準(zhǔn)，來確定各單據(jù)的日期：
發(fā)票(INVOICE)日期一般早于所有單證;
裝箱單(PACKING LIST)一般與發(fā)票同日，必須在提單日之前;
提單日(ON BOARD DATE)不能超過L/C規(guī)定的裝運(yùn)期;
保單(INSURANCE POLICY)的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期，不能早于發(fā)票;
產(chǎn)地證(C/O、FORMA)不早于發(fā)票日期，不遲于提單日;
商檢證(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日;
受益人證明(BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提單日;
船公司證明(FORWARDER CERTIFICATION)：等于或早于提單日;
匯票(DRAFT)日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。
單據(jù)制作應(yīng)從一開始就養(yǎng)成良好習(xí)慣。按照老外貿(mào)業(yè)務(wù)員的做法，交易確定以后，及時(shí)為交易歸檔，預(yù)先按照單據(jù)欄目整理出填制內(nèi)容，如客戶名址、貨物品名描述 等。具體制單的時(shí)候，直接調(diào)用即可，避免了臨時(shí)打字的拼寫錯(cuò)誤可能。根據(jù)這個(gè)原理，市面上也出現(xiàn)了各種外貿(mào)制單軟件，可預(yù)先輸入資料，按照單證類別自動(dòng)生 成。
除了制單人為錯(cuò)誤外，因?yàn)橥赓Q(mào)過程中環(huán)節(jié)甚多，不同部門的操作中難免會(huì)有疏漏誤差，或因情況改變而導(dǎo)致的錯(cuò)誤。比如，原定出貨100箱，也按照這個(gè)數(shù)量制作 了商檢和報(bào)關(guān)，可實(shí)際裝運(yùn)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)倉庫記錄錯(cuò)誤，實(shí)際發(fā)貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。對(duì)于這樣的情形，可以視情況靈活處理。信用證 項(xiàng)下操作的，完全依靠信用證制單;非信用證的，根據(jù)單證交付的對(duì)象不同見機(jī)行事。因此可分為“將錯(cuò)就錯(cuò)”和“分套處理”兩類方式。所謂將錯(cuò)就錯(cuò)，就是雖然 與實(shí)際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此贊成的影響另外與客戶協(xié)商解決。比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數(shù)繕制單證。
所謂分套處理，就是根據(jù)單證交付對(duì)象的不同，分別制作內(nèi)容不同的單證。比如在報(bào)關(guān)數(shù)量和金額與實(shí)際有誤差的情形下，給海關(guān)的單證按照原報(bào)關(guān)資料，給客戶的單 證則按照實(shí)際的數(shù)量和金額繕制。如果提單上的數(shù)量與報(bào)關(guān)數(shù)量一致，則可略微調(diào)整單價(jià)，在總數(shù)量不變的情況下減少總金額，使之符合實(shí)際收取的貨款。此外，因 為報(bào)關(guān)等數(shù)據(jù)失誤，導(dǎo)致實(shí)際收匯和報(bào)關(guān)金額不一致，會(huì)影響核銷。一般的做法，在數(shù)額差別不大，比如2000美金以內(nèi)，仍可以核銷。亦可截長補(bǔ)智囊，把多收 的錢彌補(bǔ)其他少收的錢，把帳目做平。最后，還有一個(gè)可能會(huì)犯的低級(jí)錯(cuò)誤，單證遺失。
單證遺失事故的處理
單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據(jù)在交付郵政或快遞公司轉(zhuǎn)遞過程中遺失的。而目前，我國對(duì)郵政及快遞公司遺失文件的賠償制 度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計(jì)算。而外貿(mào)單證的特殊性使得這個(gè)賠償數(shù)額無論如何也不濟(jì)事。因此，發(fā)生類似事情的時(shí)候，追究責(zé)任意義不大，關(guān)鍵還要靠 自己去盡力補(bǔ)救。
首 先要防患于未然，企業(yè)內(nèi)部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業(yè)務(wù)員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業(yè)務(wù)員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案， 列明所需單證、辦理時(shí)間和單證收取記錄，這是個(gè)很好的經(jīng)驗(yàn)。公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊(cè)，還要與業(yè)務(wù)員建立起單證交接登記本，避免轉(zhuǎn) 交過程中的“真空”缺漏。
所有的單據(jù)，都復(fù)印一份，以備萬一出紕漏時(shí)可以對(duì)照原單處理。
單證遺失后，要第一時(shí)間處理。屬于自己繕制的發(fā)票裝箱單等，即刻補(bǔ)制，屬于國家機(jī)構(gòu)或第三方出具的，及時(shí)通知出具人，辦理補(bǔ)單手續(xù)。詳細(xì)如下：
報(bào)關(guān)單據(jù)的遺失
發(fā)票等單據(jù)在報(bào)關(guān)前遺失的，盡量自己補(bǔ)發(fā)并快遞給報(bào)關(guān)代理人。如果是長期合作的報(bào)關(guān)代理人，不妨預(yù)先留幾份簽章空白發(fā)票箱單等，以便急需時(shí)由報(bào)關(guān)代理人幫忙 填寫。這在外貿(mào)操作中比較常見。但這樣做的風(fēng)險(xiǎn)很大，存在著報(bào)關(guān)代理人私用于偽造單據(jù)的可能。隨付報(bào)關(guān)的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報(bào)告外匯管 理局，登報(bào)聲明作廢，再另外出具一份核銷單。海關(guān)已簽發(fā)的報(bào)關(guān)單證明聯(lián)、核銷聯(lián)遺失，可以向海關(guān)提出書面申請(qǐng)補(bǔ)簽，并隨附有關(guān)證明材料，海關(guān)審核同意后， 可予以補(bǔ)簽。海關(guān)在證明聯(lián)、核銷聯(lián)上注明“補(bǔ)簽”字樣，并按規(guī)定收取工本費(fèi)。
提單的遺失
提單遺失后，可以通過貨代補(bǔ)發(fā)提單，或電放(收貨人無需正本提單，憑貨代電報(bào)指示放貨)形式解決。但辦理起來較為棘手，各個(gè)船公司規(guī)定不同，通常根據(jù)與出口 商的關(guān)系而定。因?yàn)檠a(bǔ)發(fā)提單對(duì)貨代而言風(fēng)險(xiǎn)很大，如果因此出現(xiàn)冒領(lǐng)或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶或銀行以后，謊稱遺失，借以扣 留貨物----貨代難脫干系。特別地，如果是“記名提單”(即提單上限定具體的提貨人)比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單” (即提單上暫未指定收貨人，這一點(diǎn)在本書后面的貨運(yùn)章節(jié)中將詳細(xì)解釋)就麻煩了。如果貨代信任發(fā)貨人，那么通常發(fā)貨人一封保函(擔(dān)保因此出現(xiàn)的所有責(zé)任由 發(fā)貨人自己承擔(dān))即可解決;而如果彼此不熟悉，則貨代通常會(huì)要求在出具保函的同時(shí)提供相當(dāng)于貨值或雙倍的擔(dān)保金，擔(dān)保金期限甚至長達(dá)一年。這對(duì)于貨主而言 將是個(gè)沉重的負(fù)擔(dān)。
曾有過一個(gè)實(shí)例：
一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發(fā)貨人請(qǐng)求電放，船公司求發(fā)貨人首先提供遺失聲明，再到公安局報(bào)案，取得報(bào)案登記后，在船公司指定的刊物上聲明提單作 廢，最后再交納200%的貨值擔(dān)保金。最后在買賣雙方的配合下，因提貨人信譽(yù)不錯(cuò)，船公司才最終許可免交了擔(dān)保金，但此過程也耗時(shí)耗力。提單一般三正三副，因此，除非客戶要求“全套提單”，否則盡量爭取保留一份正本提單，避免遺失風(fēng)險(xiǎn)。
原產(chǎn)地證的遺失或修改
如果因?qū)嶋H交貨與申報(bào)的不符，或有其他錯(cuò)漏，需要修改補(bǔ)充原產(chǎn)地證內(nèi)容，必須申明更改理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查符合要求后，重新辦理申請(qǐng)手續(xù)，收回原 發(fā)原產(chǎn)地證，換發(fā)新證。如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀，從簽發(fā)之日起半處內(nèi)，申請(qǐng)單位必須向簽證機(jī)構(gòu)申明理由并提供依據(jù)，經(jīng)簽證機(jī)構(gòu)審查同意后重新辦理申 請(qǐng)手續(xù)。簽證機(jī)構(gòu)在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號(hào)原產(chǎn)地證作廢”。這里說的簽證機(jī)構(gòu)，可以是進(jìn)出口商品檢驗(yàn)檢疫局，也可以是各地的貿(mào)易促 進(jìn)會(huì)。單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎(chǔ)。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時(shí)、安全收回，所有業(yè)務(wù) 都是一場(chǎng)空。前面我們?cè)f過，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實(shí)際上除了信用證外，還有幾種結(jié)算方式。不過信用證始終算最安全、最有保障的----當(dāng)然，也是手續(xù)費(fèi)最貴的。
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