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如何開一個高效的會議
開會的目的本來是指引工作方向，使工作更有效率地開展，但實際上會議繁雜而無效是很多員工經(jīng)常抱怨的話題。如何有效地提高開會質(zhì)量呢?如何高效開會呢?一起來看看下面的文章！
確定開會的必要性
如果會議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。如果是決策性會議，要首先權(quán)衡開會需要達到的目標跟參與開會的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會”，堅決不開“老鼠會議”。
充分做會前準備
很多公司在開會的時候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點結(jié)束。問題出在哪里?主要是會議資料不應(yīng)該在會場閱讀，而應(yīng)該在開會前發(fā)放并閱讀，一到會場就直接討論和表決，開會就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會議流程，包括會議的時間、地點，初步估算開會將持續(xù)的時間，并將會議的重點議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準備，安排好手中的工作。提前將與會領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時間。這樣才能快速表決，快速達到會議效果。
靈活掌握會議進程
會議主持人是會議是否成功的重要因素。一個優(yōu)秀的會議主持人要掌握會議的進程，準時開始，準時結(jié)束。要讓每一位員工時刻圍繞會議的中心議題進行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會議的本質(zhì)，即會議就是為了解決問題而開。
有的酒店專門在會議中設(shè)置把關(guān)員，負責把關(guān)主題。在進行討論時，把關(guān)員要隨時提醒員工確保討論主題不會離題。當有好的議題出現(xiàn)，會議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。
另外，為了開會不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點：
主講人條理清楚，層次分明。會議的幾個議題要清晰，層次要分明，不能混淆。
掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會影響聽會人的情緒。節(jié)奏適中，語速要有所變化。
適當穿插些輕松的詞語。在恰當?shù)臅r間，用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會場的氣氛。
如非必要，就不要準備會議材料，只列議題即可。會議材料的準備，既浪費，也會對參加會議的人造成一種依賴心理。
選擇恰當時間
首先，會議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時間，應(yīng)該選在員工有充分時間和精力的時段，避免了員工沒有心思參會的問題。其次，會議應(yīng)該嚴格遵守時間限制，比如說一個小時結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個小時之內(nèi)，否則會讓員工產(chǎn)生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計時員，在會議的每個階段計時員會依照會議通知規(guī)定的每人報告時間，提出警告，以免會議延遲。
確定發(fā)言順序
如果會議非常希望知道下屬的意見，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進入會場，進行發(fā)言;然后他們退場，再由職位高的員工進入會場發(fā)言，以此類推。這樣，員工發(fā)言時就不會因為顧忌領(lǐng)導(dǎo)在場而不能暢所欲言了。
抓好落實
開會的時候會有一個好笑的現(xiàn)象，“各位，我們的會議到這里結(jié)束”，門一打開，嘩，都跑掉了。知道為什么嗎?因為這個會不是我負責的。因此，必須在門打開以前要宣布會議結(jié)果的執(zhí)行人、追蹤人。
只開會，不落實，會讓會議變得失去意義，這同樣是開會效率不高的體現(xiàn)。會議結(jié)束后，要有指定的人負責整理會議的最終結(jié)論，由領(lǐng)導(dǎo)簽批后，通知部門或?qū)Ｈ素撠熉鋵�，要明確責任，規(guī)定期限，限定好執(zhí)行時間和匯報總結(jié)的時間，并指定人負責監(jiān)督檢查決策的落實情況。
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