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銷售環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理工作分析
銷售財(cái)務(wù)工作是企業(yè)開展銷售活動(dòng)中得一項(xiàng)重要方面，在這一過程重，第一，按計(jì)劃和合同發(fā)出商品，是銷售人員的職責(zé);第二，按照等價(jià)交換的原則收回貨款，是銷售財(cái)務(wù)人員的職責(zé)。簽訂合同發(fā)出商品是決定企業(yè)由沒有活干、能否生存發(fā)展的前提;而收回貨款則是企業(yè)付出和經(jīng)營能否獲得回報(bào)和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。隨著市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的逐步完善和發(fā)展，銷售財(cái)務(wù)的地位越來越顯得重要，原有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的一套銷售會(huì)計(jì)結(jié)算模式已不能適應(yīng)新形勢的需要，必須不斷進(jìn)行補(bǔ)充、完善和發(fā)展。
一、業(yè)務(wù)獨(dú)立運(yùn)行，建立健全有關(guān)銷售財(cái)務(wù)制度
隨著市場發(fā)展，銷售財(cái)務(wù)所包含的業(yè)務(wù)內(nèi)容越來越多，內(nèi)部分工也越來越細(xì)，而且不同于生產(chǎn)、供應(yīng)等財(cái)務(wù)部門的日常收付、月終核算，是具有相對(duì)獨(dú)立內(nèi)容的針對(duì)產(chǎn)品銷售的貨款回收，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)立銷售財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ氫N售會(huì)計(jì)，以統(tǒng)一管理用戶信用等級(jí)考評(píng)會(huì)同預(yù)收款、產(chǎn)品來、用、余款的結(jié)算、應(yīng)收帳款核對(duì)、銷售費(fèi)用、清理欠款等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，并協(xié)調(diào)處理好同銷售業(yè)務(wù)人員之間的關(guān)系，以共同研究、開發(fā)市場，同用戶建立長期的相互信任、彼此了解伙伴關(guān)系。同時(shí)，要在遵守《會(huì)計(jì)法》和國家有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的前提下，建立健全“銷售財(cái)務(wù)人員職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)”、“專款專用管理制度”、“應(yīng)收帳款管理辦法”等內(nèi)部管理和考核制度，規(guī)范指導(dǎo)銷售財(cái)務(wù)日常工作的開展。
二、規(guī)定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)控制程序
規(guī)定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)控制程序，主要是收入控制程序這個(gè)基本控制程序防止內(nèi)部舞弊。下面是制造企業(yè)收入控制程序的一般情況：三線兩點(diǎn)，所謂“三線”是指發(fā)票傳遞線、貨幣傳遞線、產(chǎn)品傳遞線：“兩點(diǎn)”是指發(fā)票與貨幣核對(duì)點(diǎn)、產(chǎn)品與發(fā)票核對(duì)點(diǎn)。“三線兩點(diǎn)”的主要精神就是把單、錢、貨分離成三條互相獨(dú)立的業(yè)務(wù)線進(jìn)行傳遞，在三條傳遞線的終端設(shè)置兩個(gè)核對(duì)點(diǎn)把這三條線聯(lián)結(jié)起來進(jìn)行控制。使經(jīng)手產(chǎn)品的人，不經(jīng)手發(fā)票帳單和貨幣;經(jīng)手發(fā)票帳單的人，不經(jīng)手產(chǎn)品和貨幣;經(jīng)手貨幣的人，不經(jīng)手產(chǎn)品和及發(fā)票帳單。從而形成三條業(yè)務(wù)傳遞線，而每一條業(yè)務(wù)傳遞線又由許多傳遞鏈條或傳遞環(huán)節(jié)所組成，這些鏈條和環(huán)節(jié)分別由不同的人員或部門擔(dān)任，一環(huán)接一環(huán)，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，每向前傳遞一步，就對(duì)上一步的傳遞工作進(jìn)行核查一次，以保證每條傳遞線、傳遞結(jié)果的正確性。最后再將三個(gè)傳遞結(jié)果集中在一起進(jìn)行核對(duì)，這就進(jìn)一步提高了整個(gè)控制系統(tǒng)的可靠程度。
“三線兩點(diǎn)”的運(yùn)作程序如下：
發(fā)票傳遞線：①銷售合同一般由銷售部門與購貨單位簽訂，合同應(yīng)載明本企業(yè)與購貨單位之間就產(chǎn)品銷售過程中的有關(guān)品種、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、交貨期限、付款方式、交貨地點(diǎn)、違約責(zé)任等方面達(dá)成一致意見，并以此作為規(guī)范銷售行為的直接依據(jù)。銷售合同的副本要送一份給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門。②在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，開票員根據(jù)銷售合同開具銷貨發(fā)票(一般納稅人開具增值稅發(fā)票)。增值稅發(fā)票一般有×聯(lián)，如第一聯(lián)存根聯(lián)，由開票方留存?zhèn)洳?第二聯(lián)為發(fā)票聯(lián)，是購貨單位報(bào)銷聯(lián);第三聯(lián)為稅款抵扣聯(lián)，是購貨單位計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅款的證明;第四聯(lián)為記賬聯(lián)，是本企業(yè)核算銷售額和銷項(xiàng)稅額的主要憑證;第五聯(lián)為提貨聯(lián);第六聯(lián)為出門證聯(lián)(有些企業(yè)產(chǎn)品的出門證與發(fā)票分開，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門另外單獨(dú)填制)。③發(fā)票開好后，開票員留下×聯(lián)，其余交收款處辦理結(jié)算手續(xù);④每日下班前，開票員將收款員退回的發(fā)票記帳聯(lián)與存根聯(lián)進(jìn)行核對(duì)后，根據(jù)發(fā)票記帳聯(lián)編制銷售日?qǐng)?bào);⑤將發(fā)票記帳聯(lián)附在銷售日?qǐng)?bào)的后面，一并送交的銷售會(huì)計(jì)。
貨幣傳遞線：①收款員接到銷售發(fā)票時(shí)，應(yīng)審核發(fā)票上的購貨單位、產(chǎn)品名稱及規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量及單價(jià)，應(yīng)復(fù)核銷售發(fā)票上金額的計(jì)算是否正確。②復(fù)核后，收款員按照發(fā)票金額收款。如屬轉(zhuǎn)帳結(jié)算的銷售業(yè)務(wù)，收款員應(yīng)核實(shí)其通過銀行轉(zhuǎn)帳的款項(xiàng)是否已確實(shí)到帳;客戶拿來支票和匯票結(jié)算的，應(yīng)按有關(guān)支票和匯票收受程序辦理;掛帳結(jié)算的，應(yīng)審核其有無經(jīng)規(guī)定的程序批準(zhǔn)或合同上有無此約定。③貨款點(diǎn)收或查實(shí)無誤后，在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“轉(zhuǎn)帳收訖”的財(cái)務(wù)印章。如合同上規(guī)定或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)屬于“先提貨后付款”的，應(yīng)加蓋其他財(cái)務(wù)印章或由批準(zhǔn)人簽字，并將發(fā)票的記帳聯(lián)留下，退給開票員。④每天下班前，將本班收到的現(xiàn)金清點(diǎn)整理好后，編制收款報(bào)表。⑤將收款日?qǐng)?bào)與現(xiàn)金一起交給出納員。⑥出納員將各收款處交來的現(xiàn)金送存銀行，并匯總編制每日收款報(bào)告，把送存銀行的回單附在其后，送交銷售會(huì)計(jì)。
產(chǎn)品傳遞線：①倉庫保管人員根據(jù)蓋有“現(xiàn)金收訖”、“轉(zhuǎn)帳收訖”等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)確認(rèn)印章的發(fā)票提貨聯(lián)發(fā)貨;②發(fā)貨后，倉庫保管員在發(fā)票上加蓋“貨已發(fā)”的倉庫印戳，將提貨聯(lián)留下。③產(chǎn)品出廠時(shí)，門衛(wèi)人員應(yīng)索回發(fā)票的出門證聯(lián)，檢查出門聯(lián)上有無財(cái)務(wù)和倉庫上述印戳，核對(duì)產(chǎn)品的數(shù)量后放行。④倉庫保管員在下班前，將留下的發(fā)票提貨聯(lián)按順序整理好，填制“發(fā)貨日?qǐng)?bào)表”，然后將提貨聯(lián)附在“發(fā)貨日?qǐng)?bào)表”后面送交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部。⑤門衛(wèi)人員也必須將收回的出門證交到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部。
發(fā)票與貨幣核對(duì)點(diǎn)：發(fā)票與貨幣的核對(duì)實(shí)際上是銷售部門交來的銷售日?qǐng)?bào)與出納部門匯總編制的每日收款報(bào)告的核對(duì)，但從根本上說仍是發(fā)票和貨幣的核對(duì)。核對(duì)的執(zhí)行人是銷售會(huì)計(jì)人員或其他專設(shè)的稽核人員。
發(fā)票與貨幣核對(duì)的具體步驟是：①復(fù)核銷售部門交來的銷售日?qǐng)?bào)及其所附的發(fā)票;檢查銷售日?qǐng)?bào)上的數(shù)量金額與發(fā)票加總的數(shù)量金額是否一致。②審核出納部門交來的每日收款報(bào)告及所附銀行回單或現(xiàn)金入庫(入本企業(yè)保險(xiǎn)柜)單是否合法、真實(shí)、正確;檢查銀行回單或現(xiàn)金入庫單與收款報(bào)告的有關(guān)項(xiàng)目是否相符。③最后將審核后的收款報(bào)告、銷售日?qǐng)?bào)的有關(guān)數(shù)額相核對(duì)。
產(chǎn)品與發(fā)票核對(duì)點(diǎn)：核對(duì)的執(zhí)行人仍然是銷售會(huì)計(jì)人員或其他專設(shè)的稽核人。方法是：①先將倉庫交來的提貨聯(lián)與發(fā)貨日?qǐng)?bào)表進(jìn)行核對(duì)，檢查發(fā)貨日?qǐng)?bào)表有關(guān)數(shù)字編制的正確性。②再將發(fā)貨日?qǐng)?bào)表的有關(guān)數(shù)量數(shù)據(jù)與銷售日?qǐng)?bào)的有關(guān)數(shù)量數(shù)據(jù)相核對(duì)，以驗(yàn)證產(chǎn)品發(fā)出的數(shù)量與銷售記賬的數(shù)量是否相符。③必要時(shí)將門衛(wèi)交回的出門證與銷售發(fā)票相核對(duì)。
后邊這兩個(gè)核對(duì)點(diǎn)，是整個(gè)收入程序的關(guān)鍵控制點(diǎn)。發(fā)票與貨幣的核對(duì)，是保證帳款相符、揭露現(xiàn)金結(jié)算錯(cuò)弊的關(guān)鍵;產(chǎn)品與發(fā)票的核對(duì)，是保證單單相符、帳實(shí)相符的重要環(huán)節(jié)。兩者缺一不可，如果缺少發(fā)票與貨幣的核對(duì)，則應(yīng)該收進(jìn)的款項(xiàng)是否全部收入，現(xiàn)金是否發(fā)生短缺或被截留等現(xiàn)象都很難發(fā)現(xiàn)并控制;如果缺少產(chǎn)品與發(fā)票的核對(duì)點(diǎn)，則實(shí)際收入與產(chǎn)品的實(shí)際發(fā)生是否一致，以及有無利用發(fā)票作弊，開出大頭小尾、上聯(lián)與下聯(lián)不一致的發(fā)票以及涂改發(fā)貨數(shù)量等問題，也很難被揭露和控制。
因此，對(duì)于銷售會(huì)計(jì)來說，在銷售收入記賬前，認(rèn)真進(jìn)行上述兩項(xiàng)核對(duì)，是極其重要的。發(fā)票與貨幣、產(chǎn)品與發(fā)票不核對(duì)清楚，不能記賬。
三、充實(shí)業(yè)務(wù)內(nèi)容
銷售業(yè)務(wù)人員在開發(fā)市場、承攬合同時(shí)，遇到的用戶千差萬別，各有各自的特點(diǎn)，如有的用戶信譽(yù)很好，但合同需求量不大;有的用戶信用不好，但合同需求量很大;有的用戶前期信譽(yù)良好，但后期信譽(yù)大大下降等等，在對(duì)待各不同用戶貨款結(jié)算的政策上，需采取不同的辦法，這些以前都是沒有的。
綜合起來，應(yīng)充實(shí)的內(nèi)容如下：
加強(qiáng)對(duì)用戶信用等級(jí)和考察評(píng)定。建立用戶檔案，針對(duì)用戶的訂貨量、存欠款、存欠料等具體情況，對(duì)用戶進(jìn)行信用等級(jí)測定，可分為A、B、C、D、E五類等級(jí)。
對(duì)預(yù)收款比例的掌握控制。依據(jù)五個(gè)信用等級(jí)對(duì)用戶采取不同的預(yù)收款比例，按100%、80%、60%、40%、20%等訂貨合同金額收預(yù)收款。
規(guī)范對(duì)用戶來料受托加工產(chǎn)品貨款和來料的清算。用戶來料加工的貨款和來料必須按所簽合同的執(zhí)行情況隨進(jìn)掌握，以避免以出欠款、欠料情況。
加大對(duì)用戶有老欠款又訂新合同貨款的控制。對(duì)歷史形成的老欠款用戶只要仍和企業(yè)有合同往來的，采取新訂合同貨款不能拖欠，老欠款慢慢歸還的辦法，一方面企業(yè)有了市場，另一方面，也避免老欠款成為呆壞帳。
規(guī)范企業(yè)對(duì)有意墊資的新產(chǎn)品的貨款管理。企業(yè)開發(fā)研制的新產(chǎn)品為了搶占市場、開發(fā)市場，而墊資推銷試用的產(chǎn)品，銷售財(cái)務(wù)必須有一套供需雙方簽訂的正式合同文本，以確保墊資的產(chǎn)品能最終收回貨款或收回產(chǎn)品樣本。按“專款專用”原則進(jìn)行貨款結(jié)算。這是企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算中必須遵循的一項(xiàng)基本原則，也是保障企業(yè)利益，防止“死合同”給企業(yè)造成損失的重要措施之一。防止造成合同執(zhí)行完畢后無人要的“死合同”的情況發(fā)生。
四、先審核，后核算，嚴(yán)格控制銷售費(fèi)用
根據(jù)銷售財(cái)務(wù)的工作流程，即：見到合同——收預(yù)收款——執(zhí)行完畢——收齊貨款——填制記帳憑證——開發(fā)票——審核——發(fā)票交用戶提貨或通知鐵路發(fā)運(yùn)——核算，審核崗位是銷售財(cái)務(wù)工作的“守門員”性質(zhì)的崗位，它關(guān)系到貨款是否正確無誤收到、記帳科目是否合乎規(guī)定。此崗位的設(shè)立，很大程度上為銷售收入的實(shí)現(xiàn)、降低應(yīng)收帳款金額提供了保障，要選擇責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員負(fù)責(zé)此崗位。。
加大清欠力度，減少呆壞帳損失。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期形成的大量應(yīng)收帳款中有相當(dāng)一部分已經(jīng)或?qū)⒁蔀榇魤膸ぃ舨患哟罅Χ惹謇�，必將給企業(yè)造成很大損失。
重視其它業(yè)務(wù)收入管理。企業(yè)在銷售產(chǎn)品的同時(shí)，要相應(yīng)地為用戶提供輔助性勞務(wù)和墊付產(chǎn)品的鐵路運(yùn)費(fèi)、汽車運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、包裝費(fèi)等費(fèi)用，還有對(duì)使用企業(yè)包裝周轉(zhuǎn)箱收周轉(zhuǎn)使用款、對(duì)超過合同約定提貨期的貨物收取一定的倉儲(chǔ)保管費(fèi)等，這些收入也是企業(yè)收入的一個(gè)重要方面，是企業(yè)總收入的補(bǔ)充，其他業(yè)務(wù)收入占產(chǎn)品銷售收入的l-3%，數(shù)額相當(dāng)可觀，如果稍有不注意，將會(huì)造成應(yīng)收的收入收不回來，使企業(yè)蒙受損失。因此，在銷售財(cái)務(wù)實(shí)際工作中，應(yīng)改變過去只重視產(chǎn)品收人管理，忽視其他業(yè)務(wù)收入的做法，把其他業(yè)務(wù)收入提高到和產(chǎn)品收入同等重要的地位加以規(guī)范管理，保證每一筆其他業(yè)務(wù)收入按時(shí)收回。
分析貨款回收好壞，為開發(fā)市場提供信息。銷售財(cái)務(wù)應(yīng)每月每季進(jìn)行簡單和半年進(jìn)行詳細(xì)的銷售資金回收情況分析，對(duì)合同執(zhí)件中貨款回收、欠款清理、銷售費(fèi)用等進(jìn)行系統(tǒng)分析，并對(duì)高附加值高收入的產(chǎn)品，有市場開發(fā)潛力的產(chǎn)品提出意見，充分發(fā)揮銷售財(cái)務(wù)的作用，變“算死帳”為“算活帳”;為企業(yè)經(jīng)營決策和開發(fā)市場提供信息。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員也要和用戶建立良好的商業(yè)信譽(yù)關(guān)系，做到優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)市場、服務(wù)用戶。
銷售財(cái)務(wù)做為企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)主要方面，其完善和發(fā)展同企業(yè)的管理水平、社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境緊密相關(guān)，應(yīng)做為企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的一個(gè)方面加以重視和研究，最大限度地發(fā)揮其作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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