年尾財(cái)務(wù)預(yù)算的三大誤區(qū)分析
年初搶指標(biāo)，年末搶花錢，很多預(yù)算不但沒有起到控制費(fèi)用的目的，相反，成為誘導(dǎo)費(fèi)用擴(kuò)張的重要手段。預(yù)算指標(biāo)定在什么位置，預(yù)算編報(bào)單位基本上心中有數(shù)，但由于信息的不對稱，管理層往往無法合理確定比較可行的方案。
眼看到了年底，企業(yè)預(yù)算提上了日程，明年的預(yù)算不僅令財(cái)務(wù)部門著急，其他部門也加快了執(zhí)行預(yù)算的腳步。江西一家混凝土預(yù)制構(gòu)件廠生產(chǎn)科李科長和小馬為今年的預(yù)算正犯愁，小馬匯報(bào)：“今天突擊花掉86755元，離預(yù)算還差32561元。”李科長提示：“上周廠里開會(huì)要求把預(yù)算結(jié)余的錢交到廠部。”
小馬犯了難：“這能行嗎?這些錢是咱們生產(chǎn)科一年到頭省下來的，上交了，明年哪還會(huì)批這么多預(yù)算?”李科長靈機(jī)一動(dòng)：“這么辦，下半個(gè)月想辦法花掉這些錢，留下幾千元上交。你很聰明，這樣明年的預(yù)算才不至于滑坡，關(guān)鍵是把錢要過來,算得再好，錢要不來沒用，抽時(shí)間做一份明年的預(yù)算，別讓生產(chǎn)的兄弟們吃了虧。”
年年都難做的預(yù)算工作，也讓一些公司的普通員工頭疼不已，你瞧這位網(wǎng)友的留言：單位每年都會(huì)撥款給我們IT部門幾百萬元作為整個(gè)集團(tuán)的信息技術(shù)建設(shè)費(fèi)用。今年的預(yù)算用得差不多了，剩下的錢買了42臺(tái)扣肉機(jī)，但是現(xiàn)在還剩下每人1500～2000元的預(yù)算沒用完，領(lǐng)導(dǎo)要我找一下有趣的和工作多少扯上一點(diǎn)關(guān)系的東西，最好要1500元左右，超過了1600元，就要打報(bào)告，很麻煩。想來想去我都不知道買啥好，很多東西都已經(jīng)有了，移動(dòng)硬盤剛剛換的60G，光驅(qū)/刻錄機(jī)單位用2個(gè)、家里2個(gè)，U盤、mp3每年都會(huì)換1～2次，多到可以給遠(yuǎn)房親戚用。攝影器材可以考慮，但是1500元好像買不到什么好貨啊……我們的原則是要么全部都買一樣的，要么別買。想來想去不知道買什么，就只有上來請教大家了。
很多企業(yè)的預(yù)算管理存在類似現(xiàn)象：“許多人感慨，預(yù)算管理的弊病是管得不好還不如不管，比如，今年的招待費(fèi)花了6萬元，明年預(yù)算，財(cái)務(wù)打算給我多少招待費(fèi)?怎么也得給8萬吧?到了十一月份花了5.5萬元，剩下2.5萬元怎么辦?年底肯定花掉，年初搶指標(biāo)，年末搶花錢，預(yù)算不但沒有起到控制費(fèi)用的目的，相反，成為誘導(dǎo)費(fèi)用擴(kuò)張的重要手段。”
誤區(qū)一：費(fèi)用考核等于預(yù)算控制
“不管預(yù)算管理的形式如何，深入許多企業(yè)的內(nèi)部，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)預(yù)算管理效率很低，到了會(huì)計(jì)那里，都是既成事實(shí)的東西，你說那‘茅臺(tái)酒’不該喝，我已經(jīng)喝完了，你怎么管?你就是管上天，酒已經(jīng)下肚，不能再變回錢來。你發(fā)現(xiàn)管理使不上勁兒，為什么?問題的關(guān)鍵是事后，既成事實(shí)的被動(dòng)管理。”溫兆文對一些企業(yè)的預(yù)算管理直搖頭。
企業(yè)預(yù)算指標(biāo)如何真正起到目標(biāo)導(dǎo)向作用，以減少搶指標(biāo)、討價(jià)還價(jià)的行為，是管理層非常撓頭的事情，新疆屯河集團(tuán)有限責(zé)任公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部沈麗萍部長認(rèn)為：“大多數(shù)人認(rèn)為，對管理費(fèi)用實(shí)施預(yù)算管理的主要目的就是通過預(yù)算控制費(fèi)用，使費(fèi)用支出不超過預(yù)算，很多企業(yè)都規(guī)定了管理費(fèi)用超支或節(jié)約的獎(jiǎng)懲辦法�？墒窃谌骖A(yù)算管理實(shí)施過程中存在不少問題和誤區(qū)，重點(diǎn)不在于企業(yè)有無預(yù)算管理制度，正確的做法是采用零基管理的方法，進(jìn)行預(yù)算考核時(shí)，應(yīng)首先看其中管理活動(dòng)是否按質(zhì)完成，重在預(yù)算管理是否有效實(shí)施和落實(shí)。預(yù)算指標(biāo)定在什么位置，預(yù)算編報(bào)單位基本上心中有數(shù)，但由于信息的不對稱，管理層往往無法合理確定比較可行的方案。”
誤區(qū)二：層層簽字即有效預(yù)算
“我在一家企業(yè)看到，報(bào)銷一筆20元錢的出租費(fèi)，從報(bào)銷單遞出去，到錢拿到手，需要一個(gè)半月，結(jié)果你看到報(bào)銷單上有十一個(gè)人簽字，我們對這十一個(gè)簽字人進(jìn)行走訪，問他們?yōu)槭裁春炞?我發(fā)現(xiàn)，第一個(gè)簽字的人，對這筆費(fèi)用是否應(yīng)該報(bào)銷還能有明確判斷，越往后，越?jīng)]有判斷依據(jù)，但是又不能不簽字，所以看到前面人簽字，自己也就簽字，官兒越大，越不知道自己在簽啥，只是字，越簽越漂亮。”溫兆文談了自己的親身感受。
一位通訊業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人李經(jīng)理對全程管理很是排斥：“全年的目標(biāo)和指標(biāo)都有了，還管我干什么?承包要落到實(shí)處，事后過過目就可以啦，全面預(yù)算管理就是全面否定過程管理。”
在發(fā)達(dá)國家，CPA一般都在會(huì)計(jì)師事務(wù)所做事，企業(yè)很少雇傭他們，因?yàn)樗麄儾簧瞄L進(jìn)行“過程算賬”，企業(yè)會(huì)大量雇用“管理會(huì)計(jì)師”，如何為企業(yè)算好預(yù)算這筆賬，是每一個(gè)管理會(huì)計(jì)所不能逃避的問題。國內(nèi)的管理會(huì)計(jì)怎樣看待預(yù)算?話到這里，榮勝達(dá)公司的'陳平會(huì)計(jì)對記者發(fā)牢騷：“預(yù)算管理累死人，費(fèi)力不討好，上面批評(píng)，下面應(yīng)付，真是沒辦法，預(yù)算似乎是財(cái)務(wù)部門自己的事。”
為何老板、會(huì)計(jì)、員工都很累?“預(yù)算控制成了一些企業(yè)內(nèi)部低效率的預(yù)算游戲，怎樣合理控制，是一個(gè)很大的學(xué)問，你是在企業(yè)建立一個(gè)官僚機(jī)構(gòu)，還是一個(gè)充滿活力、高效有序的運(yùn)營機(jī)構(gòu)?”溫兆文說。
誤區(qū)三：數(shù)據(jù)裁判替代企業(yè)文化
為公司理財(cái)?shù)臅?huì)計(jì)們?yōu)槭裁匆沧卟怀鲱A(yù)算的誤區(qū)?這些管理會(huì)計(jì)的現(xiàn)狀如何?溫兆文在“2006北京總會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)推動(dòng)管理會(huì)計(jì)發(fā)展”的論壇上公布的調(diào)查顯示：
職業(yè)興趣最低。1000多個(gè)會(huì)計(jì)接受調(diào)查，98%不愿意在下輩子繼續(xù)做會(huì)計(jì);
職業(yè)創(chuàng)新最少。180名會(huì)計(jì)接受《團(tuán)隊(duì)角色》測試，“創(chuàng)新”欄中得分最低;
工作負(fù)荷最重。加班加點(diǎn)最多的是財(cái)務(wù)人員，245人接受調(diào)查，95%的財(cái)務(wù)人員，每周加班20小時(shí)以上，節(jié)假日加班更多，基本上沒有加班費(fèi);
職業(yè)貢獻(xiàn)認(rèn)同最小。78%的財(cái)務(wù)人員在為公司做出突出貢獻(xiàn)時(shí)不喜歡張揚(yáng)，財(cái)務(wù)人員普遍存在“只干不說，默默無聞”。80%的企業(yè)老板不知道財(cái)務(wù)人員有什么貢獻(xiàn);
與企業(yè)發(fā)展差距最大。企業(yè)在發(fā)展壯大，別的系統(tǒng)都在改變，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的變化最小，67%公司老板認(rèn)為財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)提高不夠;
會(huì)計(jì)改行最多。記賬算賬的機(jī)械重復(fù)性很強(qiáng)，容易讓人失去工作興趣，由于中國企業(yè)財(cái)務(wù)還沒有從“算賬型”向“管理型”轉(zhuǎn)變，工作挑戰(zhàn)性很低，價(jià)值小，改行男性居多。
針對調(diào)查結(jié)果，溫兆文直指要害：“預(yù)算會(huì)計(jì)需要改變的是，從為‘國家’算賬轉(zhuǎn)成為‘管理’算賬;從報(bào)告‘結(jié)果’轉(zhuǎn)為報(bào)告‘過程’;從‘裁判員’轉(zhuǎn)為‘運(yùn)動(dòng)員’。這些需要管理會(huì)計(jì)加快順應(yīng)職業(yè)轉(zhuǎn)型，放開思路，樂于創(chuàng)新，更重要的是讓每個(gè)員工與企業(yè)融為一體。”
中醫(yī)講究“痛則不通，通則不痛”，那么預(yù)算管理的痛在哪里?首都經(jīng)貿(mào)大學(xué)副校長楊世忠教授進(jìn)一步向記者指明：“病根在于公司各部門缺乏溝通，各自為政，預(yù)算指標(biāo)定在什么位置，預(yù)算編報(bào)單位基本上心中有數(shù)，但由于信息不對稱，管理層往往無法合理確定比較可行的方案。要想讓預(yù)算管理發(fā)揮應(yīng)有的作用，如何不掉鏈子?這就需要上下、左右各級(jí)、各部門的溝通，有效溝通不可輕視。”
告別無聊控制
“要在錢變成紙之前來管，管理者要讓員工在端起酒杯之前‘三思而后飲’。這就要對花錢的過程先進(jìn)行設(shè)定，然后把期望的結(jié)果也設(shè)定在預(yù)算里，有了承諾，再去考核。不是對該不該喝茅臺(tái)酒做評(píng)價(jià)，而是對你喝酒以后的結(jié)果做評(píng)價(jià)，這樣，你會(huì)主動(dòng)改成‘二鍋頭’，喝完‘二鍋頭’，還是沒有結(jié)果，你會(huì)主動(dòng)改喝‘礦泉水’。當(dāng)大家全面都喝‘礦泉水’的時(shí)候，預(yù)算管理也就落到了實(shí)處，企業(yè)財(cái)務(wù)管理也就成功的登上了第二個(gè)臺(tái)階。”溫兆文說。
花完錢才管理，已經(jīng)晚了三秋!為解決管理會(huì)計(jì)的被動(dòng)、滯后，預(yù)算管理作為財(cái)務(wù)管理的手段之一，被推到了前臺(tái)。溫兆文接著說：“登上第二個(gè)臺(tái)階就要著眼于財(cái)務(wù)分析控制，全程預(yù)算管理，讓我想到‘半夜雞叫’里挨打的周扒皮的可貴之處，從財(cái)務(wù)分析控制的某種程度上看‘半夜雞叫’就是‘關(guān)注過程’。對過程跟蹤和管理，通過財(cái)務(wù)分析來了解業(yè)務(wù)、費(fèi)用現(xiàn)在做成什么樣了?離目標(biāo)還有多遠(yuǎn)?下一步應(yīng)該怎么辦?管理措施是不是已經(jīng)到位?財(cái)務(wù)分析實(shí)際上是預(yù)算管理中‘跟蹤預(yù)警裝置’，發(fā)現(xiàn)偏差的‘校準(zhǔn)器’，這樣周扒皮也就成了現(xiàn)代的管理大師了。”
對于預(yù)算管理的有效執(zhí)行，北京諾亞舟企業(yè)顧問有限公司總經(jīng)理韓向東認(rèn)為，全面預(yù)算管理的整個(gè)過程非常復(fù)雜，如果沒有信息化工具，管理和控制可能變得非常低效，進(jìn)一步提出固化預(yù)算管理流程和制度，構(gòu)建從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)一體化的預(yù)算模型，使預(yù)算快速調(diào)整，實(shí)現(xiàn)滾動(dòng)預(yù)算，這需要信息化手段來支撐。
北京福田汽車股份有限公司財(cái)務(wù)計(jì)劃部經(jīng)理?xiàng)铎柹鐒t另有一番滋味：“企業(yè)的經(jīng)營管理是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)，期望僅通過數(shù)據(jù)勾劃作一番‘表面文章’而得出全面預(yù)算，將收效甚微。北汽福田2003年的預(yù)算管理也存在問題，現(xiàn)在逐步改觀，福田的預(yù)算考核是對各責(zé)任中心執(zhí)行預(yù)算情況的評(píng)價(jià)，提供業(yè)績指標(biāo)并據(jù)以進(jìn)行獎(jiǎng)懲。預(yù)算考核的政策和依據(jù)由預(yù)算管理委員會(huì)確定，加強(qiáng)考核力度，提高考核的科學(xué)性，通過差異分析，剔除非可控因素的影響，找出與工作績效相關(guān)的差異因素，使考核趨于公平，從而可以保障預(yù)算目標(biāo)的落實(shí)。企業(yè)預(yù)算涉及企業(yè)各級(jí)責(zé)任單位和個(gè)人，而具體承擔(dān)各項(xiàng)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行者是對預(yù)算管理的各個(gè)具體環(huán)節(jié)最為熟悉的人，惟有當(dāng)企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度深入人心，成為全體員工的潛意識(shí)，使他們自覺自愿地去遵守并真正執(zhí)行，更好地為實(shí)施預(yù)算管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，全程預(yù)算管理才能成為提高企業(yè)效益的得力助手。”
“預(yù)則立，不預(yù)則廢。”在“預(yù)”字上怎么做文章?溫兆文將其比作金字塔，要想登上金字塔，管理會(huì)計(jì)就要轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)動(dòng)員，全員、全程參與預(yù)算，不拿效率置換無聊控制;不拿資金填補(bǔ)管理缺失……讓財(cái)務(wù)“半夜雞叫”，應(yīng)斬?cái)嗔b絆，與“無聊控制”告別。
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