采購的具體流程
作為一個采購人員，采購的流程是必須要熟悉的，yjbys小編下面為你整理了采購的詳細流程，希望對你有所幫助。
1、尋找合格供應商
(1)索樣詢價
為使公司能采購到適價的零件，采購課采購員需隨時收集自行車零配件相關工廠的供應信息，當公司有需要時，應向相關廠商進行索樣并詢價。此時需填寫《樣品單》及《詢價單》。
(2)樣品確認
樣品索回后，需即時開具《樣品零件確認單》交給產(chǎn)開課進行樣品確認，以判定該廠商的產(chǎn)品是否符合我司要求。
(3)廠商報價
判斷合格的供應商，需根據(jù)本公司的付款條件、品質(zhì)要求、交貨時間等，要求供應商報最優(yōu)惠價格。
(4)確認報價
采購經(jīng)理依據(jù)同種產(chǎn)品的市場價格，對廠商的報價進行確認回簽，然后交采購課長輸入公司ERP系統(tǒng)價格庫。供應商的報價原件由采購經(jīng)理保存，復印件發(fā)給財務作為對帳和結算的依據(jù)，并抄報總經(jīng)理備案。
(5)合格供應商確認
當上述步驟完成后，將該供應商的相關信息登記入《供應商審核表》交相關部門審核。若審核通過可將該廠商列為我司合格供應商，將其列入公司《合格供應商名錄》。以后每隔半年，對該供應商進行考核，并將結果記錄于《供應商評核表》。
2、采購訂單管理
(1)下采購訂購單
接到《訂購書》后，采購課長根據(jù)訂購書客號、車型找出相對應的《用料明細表》，確認資料無誤后，將訂購書及用料明細轉給采購員下單。各采購員在接到資料后，進入公司ERP系統(tǒng)，查詢業(yè)務、生管是否已在ERP中過帳，待其過帳后，采購方能在ERP中下采購單。采購下單時，需在訂購單上詳細標明訂單號如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位為HK下發(fā)的訂單編號,第五位為年,6、7位為月份,后四位為流水號，流水號由各采購員掌控)。采購員在下單時，需查倉庫有無庫存料件和半成品(若有庫存，需扣庫存數(shù)，同時需填寫《零件代用通知單》交于研發(fā)部檢驗是否可代用)，采購訂單應在2天內(nèi)發(fā)出。
(2)審核規(guī)格、價格
采購課長依據(jù)《訂購書》及《用料明細表》對各采購員所下的《訂購單》的內(nèi)容(即：規(guī)格、數(shù)量、價格、交期)進行核對，核對時需再次掌控是否已消化了庫存料件，核對完成后轉至采購經(jīng)理核準并在ERP中過帳。采購課長需將各采購員所下的訂購單內(nèi)容總結在公司服務器/到料情況查詢/《零件到料掌控表》中，供其他部門查詢。
(3)FAX訂購單
經(jīng)采購經(jīng)理核準完的《訂購單》，統(tǒng)一交由文印室FAX給供應商。
(4)跟催回傳訂購單
FAX完后的《訂購單》，交由各采購人員。各采購員將各自負責的零件資料進行整理，在《訂購單》FAX后1小時內(nèi)應打電話給廠商，確認訂單是否有收到，三日內(nèi)需接到供應商的回傳訂單，若未接到，需主動打電話詢問訂單是否有變更等事宜。
(5)延遲交期通知業(yè)務
采購員在接到廠商的.回傳單后，需確認廠商所回傳的內(nèi)容有無更改。若廠商回傳的交期確認OK，采購員可記錄下來，資料即可歸擋;若廠商回傳的交期有延誤，這時需協(xié)調(diào)廠商以達到共識。在協(xié)調(diào)達不到共識時，應即時填制《品質(zhì)交期異常反饋表》，知會業(yè)務部經(jīng)理或相關跟單業(yè)務員，以便及時通知客戶。采購需在下單后一星期內(nèi)回復業(yè)務訂單的交期是否有問題(業(yè)務人員可在公司服務器/到料情況查詢文件夾中隨時能查到)。
(6)訂購單的整理、歸檔
采購員在接到文控中心FAX后的訂購單后，需將原始訂購單整理后歸檔在各廠商的資料夾中。
3、催貨
(1)到交期前聯(lián)絡廠商
采購員根據(jù)自己的資料，在零物料交貨期的前三日需主動打電活給供應商，了解零物料的進度，以便及時調(diào)整。
(2)跟進料件
采購員在將零物料跟催進倉庫后，需及時了解所到的零物料是否合格。料件合格入倉后，采購動作方結束，料件不合格，需在第一時間給予處理。
(3)物料挪用
當訂單所需物料無法及時到貨，且倉庫有其他訂單的相同物料時，采購可填制《物料挪用單》，經(jīng)資材部經(jīng)理批準后，交倉庫進行物料挪用。
4、五金件(零星物件)采購
(1)接采購申請單
采購員在接到各部門開出的申購單后，應報請采購經(jīng)理批準，貴重物品應報請總經(jīng)理批準后，方可實施采購。
(2)實施采購
各部門的采購申請被批準后，采購員根據(jù)其內(nèi)容，選擇供應商進行采購。其中，設備維修所需的配件，應在1個工作日內(nèi)完成，其他五金件應在3個工作日內(nèi)完成。
(3)通知領用
采購物品到貨入五金倉后，應及時通知相關申請部門領用。
5、對帳、請款
(1)對帳
采購員每月根據(jù)各廠商的月結對帳明細單，進行單價的核對，如有異議須與廠商溝通，核對無誤后交還財務部進行帳務處理。
(2)請款
采購經(jīng)理每月月底接財務的應付帳款明細表，根據(jù)與各供應商達成的付款協(xié)議，進行請款，此時需填寫付款申請單。
6、不良品處理
(1)接檢驗異常報告單
采購員在接到進料檢驗報告單或生產(chǎn)線品質(zhì)異常跟蹤改善確認單時，需仔細了解料件的問題點，然后即時將報告單FAX廠商，請廠商給予處理方案。
(2)回饋處理結果
采購人員需及時跟催廠商的處理結果，若有技術上的協(xié)調(diào)問題，需及時通知我司研發(fā)部或品管部與其協(xié)調(diào);若是退貨，需及時跟進將料件退回廠商。
(3)跟進良品入倉
料件退貨后，需隨時跟進供應商新補料件的供貨進度，直至良品入倉。
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