中小企業(yè)的采購(gòu)管理
現(xiàn)代管理教育將采購(gòu)管理的職能劃分為三類(lèi)，即保障供應(yīng)、供應(yīng)鏈及信息管理。下面小編準(zhǔn)備了中小企業(yè)采購(gòu)管理的措施，提供給大家參考!
1.制定合理的采購(gòu)計(jì)劃
一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)制定采購(gòu)計(jì)劃，是為了達(dá)到以下目的：首先，預(yù)測(cè)所需物品的數(shù)量和時(shí)間，確保物品的及時(shí)供應(yīng)。其次，配合生產(chǎn)活動(dòng)，確保采購(gòu)適當(dāng)?shù)奈锲穪?lái)滿足生產(chǎn)的需要。最后，減少庫(kù)存，降低庫(kù)存費(fèi)用，不必要的庫(kù)存等于浪費(fèi)。庫(kù)存實(shí)際上是一種閑置的資源，不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中創(chuàng)造價(jià)值，反而會(huì)占用資金，增加公司的成本。庫(kù)存會(huì)造成大量資金的沉淀，影響公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還會(huì)增加市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，給公司的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。
企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃一般由使用部門(mén)擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門(mén)審核，經(jīng)審批后下達(dá)給各基層部門(mén)執(zhí)行，一般情況下不允許變更。采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)管理運(yùn)作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的成敗。采購(gòu)計(jì)劃就是根據(jù)市場(chǎng)需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購(gòu)環(huán)境等因素來(lái)確定采購(gòu)的時(shí)間、采購(gòu)的數(shù)量、以及如何開(kāi)展采購(gòu)作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購(gòu)計(jì)劃以外，還有由于臨時(shí)生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃一般不如年度采購(gòu)計(jì)劃規(guī)范，它強(qiáng)調(diào)的是采購(gòu)計(jì)劃的簡(jiǎn)單性、靈活性和及時(shí)性。由于物品的采購(gòu)價(jià)格一般較低，使用數(shù)量不易確定，而且比較容易從市場(chǎng)上獲得，因而臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃是年度采購(gòu)計(jì)劃的補(bǔ)充和完善。雖然臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃處于從屬的地位，但是對(duì)于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
2.規(guī)范日常采購(gòu)行為，嚴(yán)格審批手續(xù)
中小企業(yè)可以編制采購(gòu)操作手冊(cè)，規(guī)范日常采購(gòu)行為。把采購(gòu)作業(yè)過(guò)程分成若干步驟，每個(gè)步驟應(yīng)該怎樣做，要達(dá)到什么要求，應(yīng)該留下什么記錄，都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購(gòu)人員的`權(quán)限范圍。采購(gòu)人員獨(dú)當(dāng)一面地工作，在一定范圍內(nèi)有主動(dòng)權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當(dāng)?shù)�。這樣也有利于調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的積極性和提高工作效率;但是如果對(duì)采購(gòu)人員的權(quán)利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購(gòu)人員濫用權(quán)力，產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對(duì)采購(gòu)人員的權(quán)利尤其是財(cái)務(wù)權(quán)利做出規(guī)定，例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請(qǐng)客的標(biāo)準(zhǔn)等，都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請(qǐng)示匯報(bào)制度。當(dāng)作業(yè)過(guò)程中出現(xiàn)一些超出采購(gòu)人員權(quán)限范圍的情況，采購(gòu)人員應(yīng)該請(qǐng)示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購(gòu)人員公開(kāi)規(guī)定，在采購(gòu)活動(dòng)的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如簽訂合同、改變?cè)械淖鳂I(yè)程序、作業(yè)指標(biāo)等，一定要向采購(gòu)部門(mén)或相應(yīng)的主管人員請(qǐng)示匯報(bào)。
優(yōu)化采購(gòu)流程，提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率的高低會(huì)對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力形成直接的影響，中小企業(yè)由于采購(gòu)成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出所需采購(gòu)的物品，然后由采購(gòu)部門(mén)編制物品采購(gòu)計(jì)劃，還要經(jīng)過(guò)各部門(mén)及高層管理者的審批，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。由于流程較長(zhǎng)，涉及的部門(mén)和人員較多，往往會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)、效率低下、甚至互相推諉的現(xiàn)象。在現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)要向管理要效益，傳統(tǒng)的采購(gòu)流程已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)的要求。企業(yè)應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在適應(yīng)企業(yè)自身戰(zhàn)略發(fā)展要求的前提下，建立采購(gòu)管理平臺(tái)，通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的重組來(lái)不斷提升采購(gòu)活動(dòng)的效率。
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