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中小型企業(yè)采購管理剖析
隨著我國加入WTO，我國的中小企業(yè)也有了改變。它們明確自身的發(fā)展戰(zhàn)略和市場定位，深入分析企業(yè)的戰(zhàn)略資源，選擇適合自身發(fā)展的供應(yīng)鏈模式。學(xué)習(xí)國外企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加大人才的培養(yǎng)，建立強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作力。與此同時(shí)政府也應(yīng)該為中小企業(yè)的發(fā)展給予良好的支持，幫助我國的中小企業(yè)逐步提升自己的核心競爭力。
一、引言
隨著社會的進(jìn)步消費(fèi)者需求的增多，對于中小企業(yè)來說采購管理在企業(yè)中所占據(jù)的位置已經(jīng)越來越高。采購管理的主要內(nèi)容是有效的實(shí)施企業(yè)的采購計(jì)劃，與供應(yīng)商保持良好的溝通，以及合理的控制企業(yè)的采購成本，中小型企業(yè)是否能夠用自身有限的流動(dòng)資金來保證企業(yè)的采購部能夠?yàn)槠洳少彸龈哔|(zhì)量、低成本、高效率的物資很重要。企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量得到保證、物料成本得到控制后，經(jīng)營質(zhì)量也就會得到相應(yīng)的提高。當(dāng)今社會，大多數(shù)有中小企業(yè)還沒有意識到采購管理對他們的重要性，大部分都是沒有計(jì)劃的用錢來買東西，如果企業(yè)對自身的采購管理的不重視自然而然就會增加企業(yè)的生產(chǎn)成本，另外一些中小企業(yè)不能及時(shí)的交貨，也影響了中小企業(yè)在市場的競爭力。采購成本是采購過程與物品成本中所消耗的各項(xiàng)費(fèi)用之和，對于企業(yè)來說，采購成本是影響企業(yè)利潤的直接原因，還可以影響企業(yè)的資金回籠速度。這些在一定程度上都影響了企業(yè)的快速發(fā)展，加大了產(chǎn)品的成本，企業(yè)盈利少就不會有更好的人才進(jìn)入公司，這樣也影響了中小企業(yè)的快速發(fā)展。
我國的中小企業(yè)有將近千萬個(gè)，他們生產(chǎn)了很多高科技產(chǎn)品，大部分還是出口產(chǎn)品，如今中小企業(yè)的產(chǎn)品出口額可以占全國出口總額的一半以上。改革開放以來，很多從農(nóng)村來的勞動(dòng)力都進(jìn)入到了中小企業(yè)，中小企業(yè)提供的城鎮(zhèn)就業(yè)機(jī)會大約占全國的四分之三。與此同時(shí)，在20世紀(jì)末以來中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)增長可以占工業(yè)新增產(chǎn)值的76.7%，在繳稅方面每年國家收到的工商稅總額中中小企業(yè)所繳納的稅額占總額的一半左右。因此，對于我國這樣一個(gè)中小企業(yè)很多但各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平差別很大的國家，中小企業(yè)的發(fā)展對于國家的發(fā)展具有很重要的意義。
二、中小企業(yè)的現(xiàn)階段的采購管理模式
現(xiàn)階段，我國的中小企業(yè)在采購管理中表現(xiàn)出以下特點(diǎn)：
1.采購規(guī)模的局限性
很多中小企業(yè)由于規(guī)模小，資金少，隨之其采購規(guī)模也相對較小。據(jù)統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)中小企業(yè)，每年采購金額主要大約集中在集中在幾十萬到幾百萬之間。因此中小企業(yè)的采購規(guī)模有很大的局限性。
2.對價(jià)格敏感
中小型企業(yè)規(guī)模有限隨時(shí)都有破產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)，因此管理者對企業(yè)的采購成本的控制的非常嚴(yán)格，對物資采購價(jià)格非常敏感敏感。
3.企業(yè)負(fù)責(zé)人決定采購權(quán)，采購流程簡單
中小企業(yè)員工少管理層也較少，大多由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人來實(shí)行采取物資的采購決定權(quán)。并且中小企業(yè)的采購流程也比較簡單、隨機(jī)，大體上都是由銷售部門提出申請，采購部門填報(bào)年度或臨時(shí)采購預(yù)算計(jì)劃，報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)、由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，加以實(shí)施。
4.企業(yè)的采購有各自企業(yè)的特點(diǎn)
無論大企業(yè)還是小企業(yè)都會存在發(fā)展階段、員工素質(zhì)、管理水平、所從事行業(yè)的差異，不同規(guī)模的性質(zhì)不同的企業(yè)在不同的發(fā)展階段，對不同采購物資的需求也不一樣。每個(gè)企業(yè)都有其采購管理模式流程的特點(diǎn)，在本公司的采購中要求靈活的變更使其更加實(shí)用。
5.多種獲得采購信息的方式
隨著市場的千變?nèi)f化對于中小企業(yè)來說獲得采購信息的方式也越來越多，以前是通過媒體以及上門推銷等傳統(tǒng)單一的方式了解采購產(chǎn)品的信息，現(xiàn)在還新增了很多渠道，例如，網(wǎng)絡(luò)、展會等。顯然在這些渠道中，互聯(lián)網(wǎng)成為了最受親睞的方式。
三、中小企業(yè)在采購中的缺點(diǎn)
1.沒有穩(wěn)定且固定的供應(yīng)商
大部分中小企業(yè)在經(jīng)營過程中都會面臨物資供不應(yīng)求和供過于求的情況，那么無論是找不到合適的供應(yīng)商還是很多供應(yīng)商一時(shí)之間蜂擁而至，都會給企業(yè)的發(fā)展和盈利帶來影響，因此中小型企業(yè)擁有自身穩(wěn)定且固定的供應(yīng)商很重要。
2.缺乏采購管理溝通
對于企業(yè)來說內(nèi)部各個(gè)部門信息共享良好溝通會減少很多麻煩如果采購部與生產(chǎn)部的進(jìn)行及時(shí)的溝通，采購物資就可能過多或過少，這樣就會導(dǎo)致庫存積壓或缺貨，會給企業(yè)帶來相應(yīng)的損失。
3.盲目采購
中小企業(yè)應(yīng)該選擇自身了解的供應(yīng)商，這樣就不會出現(xiàn)對不合適的供應(yīng)商的盲目采購，盲目采購會造成企業(yè)不能正常生產(chǎn)生產(chǎn)，也會提高采購的成本。
4.采購的信息技術(shù)偏低
在企業(yè)中有一套屬于自己的采購系統(tǒng)的ERP很重要，但大部分中小企業(yè)由于資金短缺，沒有自己的ERP管理系統(tǒng)不能進(jìn)行高效的控制和管理，這種半手工狀態(tài)的采購管理，影響了企業(yè)的采購效率。
四、中小企業(yè)采購的應(yīng)對策略
1.制定合理的采購計(jì)劃
企業(yè)制定一定的計(jì)劃來采購，是為了能夠按照計(jì)劃來預(yù)測所需原材料或物資的數(shù)量和到達(dá)時(shí)間，以便物資能配合生產(chǎn)。另外，計(jì)劃要與生產(chǎn)部門的生產(chǎn)需要相符合，確保采購部門能滿足生產(chǎn)部門的需要。與此同時(shí)合理的計(jì)劃也會避免不必要的庫存成本。對于庫存這種種閑置的物資來說，不能給企業(yè)帶來利潤，反而會增加企業(yè)的成本。
在企業(yè)中采購管理的第一步就是采購計(jì)劃，采購計(jì)劃一般分為兩種，年度采購計(jì)劃和臨時(shí)采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃一般是不會變更的，它由使用部門擬訂，提交到上級部門審核，同意后再下達(dá)給基層部門執(zhí)行而臨時(shí)采購計(jì)劃比較簡單，靈活。主要當(dāng)物資采購價(jià)格不高，數(shù)量不確定時(shí)，啟用臨時(shí)采購計(jì)劃。因此臨時(shí)采購計(jì)劃可以補(bǔ)充和完善年度采購計(jì)劃。在緊急情況下臨時(shí)采購計(jì)劃可以保證公司物資的持續(xù)性。所以企業(yè)應(yīng)該制定一個(gè)合理、完善的采購計(jì)劃。
2.認(rèn)真選擇供應(yīng)商
中小企業(yè)應(yīng)對需用物資按照使用用途，物資自然屬性等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，然后按照物資對企業(yè)用途的重要性、采購的難易程度，將其劃分為重點(diǎn)、良好、一般等類別，并且企業(yè)還要認(rèn)真審核和監(jiān)控商品的質(zhì)量、品質(zhì)等各個(gè)方面。對于企業(yè)重點(diǎn)采購的物資，應(yīng)綜合審查供應(yīng)商的質(zhì)量體系、生產(chǎn)條件等各個(gè)方面，并對供應(yīng)商的實(shí)力進(jìn)行綜合評估，企業(yè)要降低采購的風(fēng)險(xiǎn)就要選擇質(zhì)量有保證、價(jià)格適當(dāng)、口碑好的供應(yīng)商。企業(yè)要認(rèn)真選擇供應(yīng)商了解其具體情況，并要對其作出相應(yīng)的考核，企業(yè)還要對不同類別的供應(yīng)商設(shè)立不同的檔案。所謂類別不同即其對企業(yè)的重要性不同。一般貨品的質(zhì)量、價(jià)錢、交貨日期、等方面都達(dá)到公司要求，并與公司活動(dòng)密切的供應(yīng)商，是重要類。一些供應(yīng)商只是臨時(shí)或者偶然的與企業(yè)合作，稱之為一般性供應(yīng)商。企業(yè)需要認(rèn)真考核供應(yīng)商，否則供應(yīng)商在介紹自身?xiàng)l件及優(yōu)劣勢時(shí)可能存在欺詐問題，公司可以按照情況酌情處理，內(nèi)容嚴(yán)重的可以選擇終止合同，并有權(quán)利追究其法律責(zé)任。
3.加強(qiáng)控制采購物資質(zhì)量的控制
按照物資的使用安全對采購物資進(jìn)行分類，控制好在生產(chǎn)及使用過程中對企業(yè)生產(chǎn)和員工帶來嚴(yán)重危害的物資。對于采購物資的入庫與出庫更要嚴(yán)格控制。入庫時(shí)，要按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測以及證明其安全性，再備案，經(jīng)過這一系列審核后才可進(jìn)入庫;物資在出庫后，正式生產(chǎn)前還要進(jìn)行檢測，這樣才能使采購的物資質(zhì)量得到保證，減少企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)。
4.使用科學(xué)的采購模式
首先，認(rèn)識到準(zhǔn)時(shí)制采購(JIT采購)管理模式對企業(yè)的重要性。企業(yè)想要減少庫存，利用現(xiàn)有庫存，甚至達(dá)到零庫存都可以采用準(zhǔn)時(shí)制采購。它不但可以提高企業(yè)的采購效率，減少多余庫存，還可使得采購物資的供應(yīng)與生菜需求需求同步。 另外 ，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化采購可以使采物料規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化，生產(chǎn)樣式統(tǒng)一減少麻煩，就可以降低企業(yè)采購成本。
5.加快企業(yè)信息化和科技化
中小企業(yè)應(yīng)該與供應(yīng)商分銷商構(gòu)建出一個(gè)協(xié)調(diào)的供應(yīng)鏈，這樣有利于企業(yè)進(jìn)行快速的信息溝通，方便與供應(yīng)商進(jìn)行交流。很多供應(yīng)商已經(jīng)有屬于自己的交流平臺，他們互相交流，信息共享對彼此都有益。中小企業(yè)還要有自己的ERP系統(tǒng)，ERP、電子商務(wù)等先進(jìn)的管理系統(tǒng)對中小企業(yè)的發(fā)展有很多好處，可以讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流相結(jié)合。并且企業(yè)還應(yīng)擁有一套物資采購管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，它包含錄入、操作、查詢、監(jiān)控等功能，使企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)有默契的配合起來。通過電子商務(wù)平臺，中小企業(yè)可以對采購的過程進(jìn)行監(jiān)控，讓企業(yè)的采購做到既透明又規(guī)范，用這種高效的網(wǎng)絡(luò)管理也降低了企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)的使用還可以使信息接受快，得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，很大程度上削減了由于人為因素造成錯(cuò)誤給企業(yè)帶來的損失。與此同時(shí)企業(yè)還要減少采購人員人工工作內(nèi)容，在如今科技如此發(fā)達(dá)的時(shí)代企業(yè)應(yīng)該把計(jì)算機(jī)作為工作的主要工具，既有利于信息快速到達(dá)還會減少勞動(dòng)力，還可以提高整個(gè)供應(yīng)鏈的工作效率，對市場的變化隨機(jī)應(yīng)變。
6.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理
首先，中小型企業(yè)要充分利用集中采購這一采購方式。它不但可以降低企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)還能專人專用加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的關(guān)系。對于企業(yè)來說，采購物資的質(zhì)量，價(jià)格等都屬于企業(yè)的競爭力，集中采購可以確保采購的質(zhì)量降低采購的價(jià)格，也將增加企業(yè)的利潤。另外，采購人員的素質(zhì)也很重要，員工進(jìn)入公司時(shí)，企業(yè)應(yīng)該有一個(gè)完善的培訓(xùn)過程，它會使新員工迅速了解企業(yè)并且學(xué)習(xí)到更多更專業(yè)的知識，采購部門員工要對采購流程了如指掌，對市場有一定的應(yīng)變能力，又要懂得法律科學(xué)，企業(yè)只有不斷提高員工素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)體制，才能使企業(yè)的采購更上一層樓。
7.優(yōu)化采購流程，提高工作效率
中小企業(yè)的工作效率對企業(yè)盈利以及在市場上的競爭力有很大的影響，對于企業(yè)來說，采購成本是企業(yè)花費(fèi)最多的成本，因此提高采購的工作效率對企業(yè)的發(fā)展很重要。在采購流程方面，企業(yè)的多個(gè)部門要相互協(xié)調(diào)及時(shí)溝通，這樣才會提高工作效率，避免工作人員對自身工作怠慢。如今市場千變?nèi)f化，中小型企業(yè)只有不斷自我完善，利用互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)，制定適合自己的生存戰(zhàn)略，建立完善的采購系統(tǒng)，通過高效的工作效率及協(xié)調(diào)的采購流程，使自己在市場中有一席之地。
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