如何加強(qiáng)企業(yè)的采購管理
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，要使企業(yè)處于有利的競(jìng)爭(zhēng)地位，要追求企業(yè)利益的最大化必須要有低產(chǎn)品成本，因此采購價(jià)廉物美的物資顯得優(yōu)為重要，為此加強(qiáng)企業(yè)的采購管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，本文就如何加強(qiáng)采購管理作出分析并提出相應(yīng)的措施。
一、制定企業(yè)采購原則
制定企業(yè)的采購原則是采購管理的一個(gè)重要方面，也是企業(yè)采購活動(dòng)的準(zhǔn)繩,使企業(yè)的各項(xiàng)采購活動(dòng)做到有據(jù)可依。
1、詢價(jià)定價(jià)原則
詢價(jià)定價(jià)是指該類物資采購不需通過招標(biāo)，由采購員直接到市場(chǎng)采購，須應(yīng)遵守貨比三家的采購原則，必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、有無送貨、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面評(píng)估，權(quán)衡利弊，最后確定供應(yīng)商且議定最終采購價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購買和定向采購的物品除外。
2、合同的簽訂原則
簽訂采購合同是對(duì)物資采購活動(dòng)的一種保證，同時(shí)也給以后發(fā)生的業(yè)務(wù)糾紛提供法律依據(jù)。零星采購物資一般情況不需簽訂購銷合同，因?yàn)榱啃∏曳稚⒑炗喓贤容^繁瑣，只需按審批過的物資采購申請(qǐng)表的要求進(jìn)行采購。批量采購物資必須簽訂物資購銷合同，合同內(nèi)容的填寫要齊全，書寫清楚，同時(shí)要符合《經(jīng)濟(jì)合同法》和物資采購申請(qǐng)表的要求，付款條件必須符合本公司的財(cái)務(wù)制度，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由總經(jīng)理或授權(quán)有關(guān)代理人簽約。
3、招標(biāo)采購原則
凡大宗或經(jīng)常使用的材料，如原、輔、包材料、辦公用品等都應(yīng)通過批量招標(biāo)的形式進(jìn)行采購，招標(biāo)時(shí)由生產(chǎn)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門共同參與，根據(jù)招標(biāo)結(jié)果確定供應(yīng)商，然后簽訂供貨協(xié)議，以簡(jiǎn)化采購程序，提高工作效率。對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的材料，除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外，還應(yīng)隨著掌握市場(chǎng)行情，隨時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。
4、職責(zé)分離原則
采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通聯(lián)系，物資的驗(yàn)收由質(zhì)量檢驗(yàn)和倉庫人員來負(fù)責(zé)，不能由采購人員兼任物資入庫的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收時(shí)需采購人員要協(xié)助的，采購人員須積極配合。采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨時(shí)間等問題，應(yīng)根據(jù)采購申請(qǐng)表的要求和供貨協(xié)議來執(zhí)行。
5、計(jì)劃采購原則
根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要確定物資采購的品種和數(shù)量，做到以產(chǎn)定購，嚴(yán)防因采購造成的超儲(chǔ)積壓。采購人員訂購物資或服務(wù)必須與采購申請(qǐng)單所列要求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。不能滿足請(qǐng)購部門要求或成本過高，應(yīng)及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改采購申請(qǐng)單。如確因特定條件數(shù)量不能完全與采購申請(qǐng)單一致，須報(bào)經(jīng)采購計(jì)劃審批人批準(zhǔn)后方可實(shí)施。不符合采購申請(qǐng)單要求的或采購情況變化未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購的，由此造成的損失由具體經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)，同時(shí)倉庫不驗(yàn)收入庫。
6、價(jià)格優(yōu)先原則
采購人員應(yīng)按公司常用物資品種建立供應(yīng)商信息檔案庫和常用原材料價(jià)格變動(dòng)信息情況表，同時(shí)積極開發(fā)新的供應(yīng)商，開拓采購渠道，降低采購直接成本。跟蹤市場(chǎng)供求和價(jià)格動(dòng)態(tài)，選擇質(zhì)好價(jià)廉、守信服務(wù)周到的供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。
二、建立合理監(jiān)督管理機(jī)制提高采購人員的整體素質(zhì)
建立系統(tǒng)的采購監(jiān)督制度，杜絕采購過程中的漏洞是采購管理的重要組成部分。采購過程的漏洞可以說是處處可在，比如說機(jī)器設(shè)備的采購在我們國家企業(yè)中出現(xiàn)的問題可為是屢見不鮮，原因是什么呢，就是在采購各環(huán)節(jié)(圖紙審核環(huán)節(jié)、機(jī)器驗(yàn)收環(huán)節(jié)、機(jī)器安裝調(diào)試等環(huán)節(jié))缺少了監(jiān)督。建立采購的牽制制度，不相容的工作決不能由一人來完成，比如說招標(biāo)工作要成立一個(gè)招標(biāo)組，且有不同的分工，這樣才能達(dá)到招標(biāo)的目的，否則招標(biāo)也僅僅是個(gè)形式而已。在大的集團(tuán)企業(yè)要建立采購督察機(jī)構(gòu),職能是了解市場(chǎng)行情,監(jiān)督檢查采購人員工作,使企業(yè)的采購業(yè)務(wù)步入合理合法的渠道，謀求物資采購成本的最小化,以提高企業(yè)產(chǎn)品的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在做好監(jiān)督工作的情況下，同時(shí)要提高采購人員的業(yè)務(wù)、文化、道德等方面的素質(zhì)。首先要求采購人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度和國家法律法規(guī)。其次要求采購人員做到不收禮，不接受宴請(qǐng)，嚴(yán)禁向供應(yīng)商要錢要物。再次是要嚴(yán)格按公司采購管理制度和程序辦事，嚴(yán)防擅自采購，嚴(yán)格保守公司秘密，防止采購員與供應(yīng)串通一起損害公司利益。聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)精湛工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的市場(chǎng)信息避免出現(xiàn)差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失。
三、制訂合理的采購程序和方式
企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況及生產(chǎn)經(jīng)營的需要制訂合理的采購程序，不同的物資根據(jù)其性質(zhì)不同制訂不同的采購程序，不可千篇一律，死板硬套，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要。
首先是供應(yīng)商的選擇和審查要做到以下幾點(diǎn)。一是原輔材料的供應(yīng)商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應(yīng)商必須經(jīng)過送樣檢驗(yàn)、小試、中試，征得生產(chǎn)、質(zhì)檢部門同意。必要時(shí)，報(bào)有關(guān)管理部門批準(zhǔn)備案，為保證原料、輔料、包裝材料的質(zhì)量的穩(wěn)定，同等條件下的供應(yīng)商也應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。二是對(duì)于大宗和經(jīng)常使用的原材料或服務(wù)，采購部應(yīng)全面地了解、掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好業(yè)務(wù)記錄，會(huì)同企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購部門對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。三是固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應(yīng)商時(shí)，必須進(jìn)行詢定價(jià)程序和綜合評(píng)估。供應(yīng)商為中間商時(shí)，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、供貨能力、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對(duì)象。供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素。四是為確保供應(yīng)渠道暢通，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、必要時(shí)進(jìn)行招標(biāo)采購。為防止意外情況的發(fā)生，對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)營所必需的原輔材料，應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商或直接在他們之間進(jìn)行輪換式采購。大宗材料應(yīng)同時(shí)由三家以上供應(yīng)商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價(jià)格合理。五是對(duì)于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年(或半年或季)度根據(jù)部門采購預(yù)算，計(jì)劃統(tǒng)計(jì)造表交采購部門，向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)，經(jīng)有關(guān)部門及采購部門綜合評(píng)估后，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結(jié)算。
其次是不同的物資采購其程序和方式是不同的。第一是原料、輔料、包裝材料操作程序是：首先原料、輔料、包裝材料的采購實(shí)行計(jì)劃管理，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃定量采購，嚴(yán)禁超計(jì)劃采購。其采購計(jì)劃的制訂是從銷售訂單或計(jì)劃→生產(chǎn)計(jì)劃→原輔料需用量計(jì)劃→安全庫存量→采購計(jì)劃到結(jié)束，是個(gè)環(huán)閉的計(jì)劃過程。其次使用部門根據(jù)計(jì)劃填寫物資采購申請(qǐng)表(格式附后)，寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等，交采購部門，采購部門根據(jù)庫存情況和市場(chǎng)情況，填寫采購計(jì)劃單，一貨一單制，然后由核價(jià)員審核簽字，再由總經(jīng)理或分管副總簽字審批，由采購人員實(shí)施采購。采購人員負(fù)責(zé)合同條款的談判，付款申請(qǐng)、索賠、采購檔案的建立，市場(chǎng)信息的收集。同時(shí)，與供方和生產(chǎn)廠家聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。最后是貨到驗(yàn)收由質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)原輔包裝等材料的質(zhì)量(包括規(guī)格型號(hào))驗(yàn)收，并出具檢測(cè)報(bào)告。倉儲(chǔ)主管負(fù)責(zé)接貨、臺(tái)帳記錄，數(shù)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的出具并開具收料單，且當(dāng)天將收料單交倉庫記帳員及時(shí)輸入電腦，做到日結(jié)日清。第二是備品備件的操作程序是：所有備品備件采購前必須有采購申請(qǐng)，申請(qǐng)同意后由采購員填寫采購計(jì)劃并審批，沒有采購計(jì)劃的備件不能入庫。從而可以防止擅自采購現(xiàn)象的發(fā)生，避免物資的超儲(chǔ)積壓。采購申請(qǐng)根據(jù)企業(yè)管理的需求設(shè)置格式和聯(lián)次，申請(qǐng)單上需注明采購物品、規(guī)格、建議單位和價(jià)格、要求到貨時(shí)間、用途等，采購申請(qǐng)由對(duì)應(yīng)的部門來填寫，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核和審批，做到分工精細(xì)責(zé)任明確，同時(shí)可以便于對(duì)物資庫存的考核。比如說機(jī)器設(shè)備配件由使用部門填寫采購申請(qǐng)單、由設(shè)備部門主管審核簽字，常用備品屬計(jì)劃內(nèi)采購的由倉庫填寫采購申請(qǐng)，分管部分的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，最后由分管生產(chǎn)經(jīng)營的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購員根據(jù)采購申請(qǐng)單填寫采購計(jì)劃單，寫明采購單位、數(shù)量、單價(jià)，采購計(jì)劃單然后報(bào)經(jīng)審批，實(shí)施采購。倉庫按采購計(jì)劃單上的數(shù)量和單價(jià)進(jìn)行驗(yàn)收入庫，發(fā)現(xiàn)價(jià)格有異常的(指比以前價(jià)格高的)及時(shí)和采購員聯(lián)系，并將實(shí)際情況匯報(bào)給分管領(lǐng)導(dǎo)，查明原因后，經(jīng)審批后方可辦理入庫手續(xù)。
四、搭建網(wǎng)絡(luò)采購平臺(tái)
利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)世界，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源建立企業(yè)一個(gè)合理的比較完善的網(wǎng)絡(luò)采購平臺(tái)。網(wǎng)上采購平臺(tái)指企業(yè)自己建設(shè)的基于互聯(lián)網(wǎng)的招標(biāo)采購平臺(tái)，采取現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把采購項(xiàng)目的信息公告、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、報(bào)價(jià)、定標(biāo)等過程放在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò)采購可以將企業(yè)的采購數(shù)據(jù)和信息實(shí)現(xiàn)了電子化網(wǎng)絡(luò)化，大大減少了采購需要的書面文檔材料，同時(shí)也減少了對(duì)電話傳真等傳統(tǒng)通訊工具的依賴，大大節(jié)省了辦公費(fèi)用和人力費(fèi)用，提高了采購效率，降低了采購成本;利用網(wǎng)絡(luò)開放性和透明性的特點(diǎn)，使采購項(xiàng)目形成了最有效的競(jìng)爭(zhēng)，更能顯示采購的公開、公平、公正性，有效地保證了采購質(zhì)量;能夠更加規(guī)范采購程序的操作和監(jiān)督，大大減少采購過程中的人為干擾因素杜絕采購“暗箱”操作和采購。
采購管理是一門深?yuàn)W的管理科學(xué)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的激烈化，采購管理已被企業(yè)家們?cè)絹碓街匾暳恕?/p>
【如何加強(qiáng)企業(yè)的采購管理】相關(guān)文章：
如何加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)的管理07-07
如何加強(qiáng)企業(yè)管理的審計(jì)08-07
如何優(yōu)化企業(yè)采購管理10-22