淺談采購風(fēng)險(xiǎn)管理
內(nèi)部控制無小事，公司各級管理人員一定要關(guān)注日常工作細(xì)節(jié)，并根據(jù)工作中的一些細(xì)節(jié)問題去更新、完善公司的內(nèi)部控制管理規(guī)定，從而最大限度的減少損失的發(fā)生，維護(hù)公司資產(chǎn)的安全。
一、關(guān)于采購風(fēng)險(xiǎn)管理的理解
采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。在我國，采購業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)，對于大多數(shù)企業(yè)來講，都是很重要的風(fēng)險(xiǎn)。在財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布的企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范應(yīng)用指引第7號中，對國內(nèi)企業(yè)在采購業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域普遍存在的風(fēng)險(xiǎn)總結(jié)如下：
(1)采購計(jì)劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。
(2)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。
(3)采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。
客觀來講，這些風(fēng)險(xiǎn)的確是多數(shù)企業(yè)在采購業(yè)務(wù)管理中面臨的普遍性風(fēng)險(xiǎn)。其實(shí)在實(shí)際工作中，企業(yè)在采購管理中面臨的風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止上述這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)。在整個(gè)采購業(yè)務(wù)流程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都面臨各自的風(fēng)險(xiǎn)。一般企業(yè)的采購業(yè)務(wù)管理主要涉及編制采購需求計(jì)劃和采購計(jì)劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗(yàn)收、退貨、付款、會計(jì)控制等環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)內(nèi)部控制漏洞，都可能給企業(yè)帶來損失。
二、某企業(yè)采購款支付案例
如前所述，企業(yè)在采購業(yè)務(wù)管理的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。一般企業(yè)都會非常重視，從采購申請到入賬，整個(gè)流程的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)都十分完善。但有些企業(yè)常常會忽視一個(gè)很細(xì)小的環(huán)節(jié)，尤其是對于采用會計(jì)電算化的企業(yè)，在采購業(yè)務(wù)會計(jì)處理這個(gè)環(huán)節(jié)，如果賬務(wù)處理不規(guī)范，則容易導(dǎo)致采購資金支付風(fēng)險(xiǎn)。下面以某企業(yè)實(shí)際發(fā)生過的一個(gè)案例介紹如下：
該企業(yè)是一家能源行業(yè)的民營企業(yè)。采購款的支付一般需要相應(yīng)部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，財(cái)務(wù)部會計(jì)審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后支付，如果金額較大，還需要經(jīng)過總經(jīng)理，甚至董事長的審批。今年，該企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)總部辦公樓的裝修。合同簽訂后按照合同約定支付裝修公司預(yù)付款。按照程序進(jìn)行審批后，會計(jì)人員將這筆預(yù)付款記入了預(yù)付賬款。之后，裝修公司開來發(fā)票，原會計(jì)人員正好不在，另外一名會計(jì)人員對這筆發(fā)票進(jìn)行了處理，記入應(yīng)付賬款，同時(shí)確認(rèn)了一筆裝修費(fèi)用。在這之后，由于辦公室的疏漏，或許是裝修公司的故意行為，說首付款尚未收到，于是辦公室依據(jù)發(fā)票金額重新申請了一次資金支付要求。當(dāng)資金支付申請傳遞到財(cái)務(wù)部門時(shí)，財(cái)務(wù)部會計(jì)按照程序查詢了該裝修公司的應(yīng)付賬款余額，一查確實(shí)是所申請的金額，于是審批通過，款項(xiàng)打給了裝修公司賬戶。
后來，審計(jì)人員在對公司年度供應(yīng)商付款管理進(jìn)行審計(jì)時(shí)，隨機(jī)抽取到了這名供應(yīng)商，通過查詢這家裝修公司的所有往來款項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)其余額為紅字，即從賬面理解來看，公司已經(jīng)打給裝修公司款項(xiàng)，但裝修公司尚未按照全部金額開具發(fā)票。審計(jì)人員之前已經(jīng)了解到裝修工程早已經(jīng)結(jié)束，相關(guān)結(jié)算工作早已經(jīng)結(jié)束。于是仔細(xì)一查，才發(fā)現(xiàn)公司多支付給了裝修公司一筆預(yù)付款。
通過仔細(xì)查詢原因，其實(shí)多支付款項(xiàng)的原因就在于會計(jì)人員的賬務(wù)處理不規(guī)范導(dǎo)致。在進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理時(shí)，只是簡單的按照教科書的.規(guī)定，支付預(yù)付款時(shí)，通過“預(yù)付賬款”科目核算。確認(rèn)應(yīng)付賬款時(shí)，通過“應(yīng)付賬款”科目核算。在后續(xù)審核資金支付申請時(shí)，沒有查詢該供應(yīng)商的所有往來科目，從而讓資金的重復(fù)支付得以發(fā)生。
好在由于事情發(fā)現(xiàn)得不算晚，審計(jì)人員立即聯(lián)系裝修公司，裝修公司不得已將多收到的款項(xiàng)打回給了該公司。當(dāng)事會計(jì)人員也受到了相應(yīng)的處罰。
無獨(dú)有偶，筆者在另外一家公司也碰到過類似案例。該公司采用的ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的處理。該公司會計(jì)人員在處理付款請求時(shí)，在系統(tǒng)中只采用關(guān)鍵字搜索供應(yīng)商，結(jié)果沒有搜索到，于是便認(rèn)為系統(tǒng)中沒有，直接在系統(tǒng)中新增加了一名供應(yīng)商。而實(shí)際上該系統(tǒng)中已經(jīng)建立了該供應(yīng)商的檔案。于是，同一供應(yīng)商在系統(tǒng)中有兩個(gè)檔案，但會計(jì)人員沒有注意到，從而按照新建的供應(yīng)商進(jìn)行資金支付的審批，也造成了資金的重復(fù)支付。直到過了幾個(gè)月，另外一名會計(jì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要查詢該供應(yīng)商的交易往來，才發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商在系統(tǒng)中有兩個(gè)檔案，通過合并才知道了這筆錯誤的資金支付業(yè)務(wù)的發(fā)生。
三、案例分析
通過該案例，我們可以看到，在實(shí)際工作中，某一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)的處理不規(guī)范，就有可能給企業(yè)帶來損失。在本案例中，財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足，會計(jì)主管對財(cái)務(wù)人員的賬務(wù)處理未進(jìn)行仔細(xì)復(fù)核，從而導(dǎo)致事情的發(fā)生。實(shí)際上，在很多公司，財(cái)務(wù)人員都被要求不要同時(shí)使用“應(yīng)付賬款”和“預(yù)付賬款”這兩個(gè)科目，要么只使用“應(yīng)付賬款”科目，要么只使用“預(yù)付賬款科目”，就是為了避免同一個(gè)供應(yīng)商在兩邊同時(shí)掛賬。如果因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要同時(shí)使用，則要求每次查詢賬務(wù)余額時(shí)，必須查詢該供應(yīng)商在所有科目下的余額，否則就會容易出現(xiàn)本案例中的情況。
基于此，很多公司非常重視供應(yīng)商管理工作。在此，我們列舉一些公司的常用做法，供讀者了解和參考。
(1)供應(yīng)商信息的錄入和復(fù)核�，F(xiàn)在很少有企業(yè)采用手工記賬。對于采用會計(jì)電算化進(jìn)行賬務(wù)處理的時(shí)候，都會遇到供應(yīng)商的新增業(yè)務(wù)。在第一次與某供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中新增該供應(yīng)商，將該供應(yīng)商的一些基本信息，如名稱、地址、聯(lián)系人以及一些其他基本信息錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。在這個(gè)環(huán)節(jié)，需要注意兩個(gè)方面：一個(gè)是要確保供應(yīng)商的唯一性，即確保之前確實(shí)是沒有錄入過，以避免同一供應(yīng)商在系統(tǒng)中有兩個(gè)主記錄，這樣必然會對后續(xù)的付款管理帶來影響。第二是要確保供應(yīng)商信息錄入的準(zhǔn)確性。一般建議在會計(jì)人員錄入完成后，由獨(dú)立于錄入人員的其他人員對其錄入的準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核，以確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤，并簽字確認(rèn)，留下復(fù)核痕跡。同時(shí)，錄入所依據(jù)的最好是供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照等有關(guān)證件的復(fù)印件，以確保信息的真實(shí)性。
(2)定期對供應(yīng)商信息進(jìn)行復(fù)核。由指定人員定期，如至少每年一次，對系統(tǒng)中的所有供應(yīng)商信息進(jìn)行復(fù)核，確保系統(tǒng)中供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性。如果系統(tǒng)中的供應(yīng)商信息較多，可以考慮對該年度發(fā)生過交易的供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)核，而非對系統(tǒng)匯總?cè)抗⿷?yīng)商的信息進(jìn)行復(fù)核。對于某些特定行業(yè)，即使只復(fù)核發(fā)生過業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，可能工作量也很大，則考慮根據(jù)重要性原則，對主要供應(yīng)商的信息進(jìn)行復(fù)核，并簽字確認(rèn)。
(3)嚴(yán)格限制供應(yīng)商信息修改權(quán)限。很多公司對于供應(yīng)商信息的修改權(quán)限不是很重視�；旧纤胸�(cái)務(wù)人員都有權(quán)限查看、修改供應(yīng)商基本信息。這實(shí)際上是一個(gè)很大的內(nèi)部控制漏洞。我們建議企業(yè)應(yīng)該重視，僅有負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息錄入的人員具有修改權(quán)限，其余所有人均不得擁有供應(yīng)商基本信息的修改權(quán)限。尤其是對于某些大型企業(yè)集團(tuán)，供應(yīng)商款項(xiàng)的支付是由系統(tǒng)自動根據(jù)供應(yīng)商的基本信息中的銀行賬號等自動鏈接進(jìn)行付款的情況下，供應(yīng)商基本信息的維護(hù)權(quán)限就顯得格外重要，否則極易發(fā)生資金支付風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，為謹(jǐn)慎起見，在條件允許的情況下，可由獨(dú)立人員定期查看供應(yīng)商基本信息修改的系統(tǒng)操作日志，以了解是否有異常的修改操作發(fā)生，如在下班后修改等情況。
(4)規(guī)范、統(tǒng)一會計(jì)業(yè)務(wù)處理。通過編制會計(jì)核算手冊，對公司所有采購業(yè)務(wù)的會計(jì)業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行規(guī)范，明確每一類采購業(yè)務(wù)的處理順序和要求，要細(xì)化到具體的操作方法。如會計(jì)處理要明確需要使用的會計(jì)科目，以避免本案例中描述的現(xiàn)象出現(xiàn)。財(cái)務(wù)主管在復(fù)核會計(jì)處理憑證時(shí)要嚴(yán)格、仔細(xì)復(fù)核，對于不符合規(guī)定的要求立即改正。尤其是涉及到資金支付業(yè)務(wù)的憑證，更是要引起格外重視。