企業(yè)采購(gòu)管理淺析
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,采購(gòu)管理在“供、產(chǎn)、銷”這一物流管理中的重要作用也逐步突出出來(lái),采購(gòu)管理的成效將會(huì)直接決定企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
一、強(qiáng)化采購(gòu)管理的現(xiàn)實(shí)意義
1.采購(gòu)成本過(guò)大,不利于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng),表面上看來(lái)是產(chǎn)品價(jià)格高低的競(jìng)爭(zhēng),實(shí)際上是成本高低的較量。降低成本有兩個(gè)基本途徑:一是降低生產(chǎn)過(guò)程中的消耗,二是降低采購(gòu)過(guò)程中的采購(gòu)價(jià)格。傳統(tǒng)的成本管理主要解決降低生產(chǎn)消耗的問(wèn)題,實(shí)際上對(duì)很多企業(yè)來(lái)講更重要的是降低采購(gòu)成本。生產(chǎn)過(guò)程中的成本挖潛是很有限的,比較起來(lái)采購(gòu)過(guò)程中的潛力卻大得多,而且由于市場(chǎng)隨時(shí)在變,采購(gòu)過(guò)程中的挖潛可以說(shuō)是永無(wú)止境。
2.賣方市場(chǎng)的形成,增加了企業(yè)采購(gòu)的難度。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國(guó)的市場(chǎng)供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化,在市場(chǎng)供大于求的情況下,賣方競(jìng)爭(zhēng)激烈,這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)使產(chǎn)品的種類、規(guī)格、性能、包裝等日趨多樣化。這就為采購(gòu)行為增加了難度,企業(yè)必須對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨方式、信譽(yù)等多方面加以比較選擇,這就要求企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)采購(gòu)管理。
3.規(guī)范花的采購(gòu)管理,避免企業(yè)遭受不必要的損失。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的今天,賣方會(huì)利用五花八門的促銷手段,甚至是不規(guī)范的返利、回扣、提成等方法來(lái)推銷產(chǎn)品,這種情況下,如果沒(méi)有嚴(yán)格的采購(gòu)管理制度加以規(guī)范和監(jiān)督,就會(huì)極大的損害企業(yè)利益。
二、目前采購(gòu)工作中普遍存在的問(wèn)題
1.采購(gòu)過(guò)程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購(gòu)工作中,采購(gòu)部門作為一個(gè)單獨(dú)的職能部門,相對(duì)獨(dú)立地開(kāi)展工作,與企業(yè)內(nèi)其他部門很少進(jìn)行直接的接觸,采購(gòu)人員很少與銷售人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通,通常采購(gòu)部門關(guān)心的是物料的制造和供應(yīng),采購(gòu)人員只是在物料計(jì)劃員和供應(yīng)商之間起了一個(gè)中介人的作用,在兩者之間傳遞信息。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)信息的理解出現(xiàn)失誤或者信息的有效流通受到阻礙,就會(huì)造成物料的重復(fù)采購(gòu)和資金的積壓。
2.采購(gòu)工作缺少監(jiān)督制衡機(jī)制。物資采購(gòu)是直接以貨幣為媒介的商品交換,掌握著大量的資金使用權(quán),必須有有效的監(jiān)督措施。但目前很多企業(yè)的物資采購(gòu)?fù)莆赵谝粋�(gè)部門或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里,由一人制定采購(gòu)計(jì)劃,又一人去采購(gòu)物資,缺乏有力的監(jiān)督和制約機(jī)制。長(zhǎng)此下去,在采購(gòu)工作中還會(huì)出現(xiàn)不正之風(fēng),影響企業(yè)正常的物資采購(gòu)工作。
3.企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理有待加強(qiáng)。目前很多企業(yè)的采購(gòu)工作都存在著一個(gè)誤區(qū),認(rèn)為采購(gòu)工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系,然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上,與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對(duì)企業(yè)而言,這種情況是很危險(xiǎn)的。在采購(gòu)行為中,與供應(yīng)商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要,長(zhǎng)此以往,就會(huì)產(chǎn)生企業(yè)對(duì)某些特定供應(yīng)商的依賴,不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商,不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,也會(huì)在企業(yè)內(nèi)部滋生行為,損害企業(yè)的利益。
三、進(jìn)一步做好采購(gòu)管理工作的途徑探討
(一)做好采購(gòu)管理的基礎(chǔ)性工作
1.建立決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的管理機(jī)制。目前很多企業(yè)的物資采購(gòu)?fù)莆赵谝粋�(gè)部門或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里,由一人制定采購(gòu)計(jì)劃,又一人去采購(gòu)物資,缺乏有力的監(jiān)督機(jī)制。按照機(jī)構(gòu)的權(quán)責(zé)和機(jī)構(gòu)相互支持、相互制衡的原則,應(yīng)建立起決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的機(jī)制。決策層負(fù)責(zé)制定采購(gòu)原則、方針、采購(gòu)限價(jià)等;執(zhí)行部門即采購(gòu)部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施;監(jiān)督層即價(jià)格管理部門負(fù)責(zé)控制,監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格及采購(gòu)行為。價(jià)格審核與采購(gòu)業(yè)務(wù)相分離,獨(dú)立行使物價(jià)管理職能,不受外界及任何人的影響,不與客戶接觸。做到各部門權(quán)責(zé)明確。形成有效的制衡機(jī)制,權(quán)利的分散和制約會(huì)有效的防止物資采購(gòu)中的“暗箱操作”。
2.建立、健全嚴(yán)格的管理制度。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)從某種意義上講就是法制經(jīng)濟(jì)。規(guī)范企業(yè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的人的行為,不能只靠個(gè)人的覺(jué)悟,根本途徑是靠制度。在企業(yè)內(nèi)部,搞好制度建設(shè)是實(shí)施采購(gòu)管理的工作基礎(chǔ)和重要保證。要在企業(yè)內(nèi)部建立起科學(xué)、嚴(yán)密、規(guī)范、具體、可行的管理制度,來(lái)規(guī)范采購(gòu)人員的采購(gòu)行為,管理人員的管理方法等,以便做到有法可依、有章可循、違者必究,使企業(yè)的采購(gòu)管理走上規(guī)范化、制度化的軌道。
3.建立現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)。及時(shí)準(zhǔn)確的信息是科學(xué)決策的依據(jù),采購(gòu)管理面對(duì)市場(chǎng),當(dāng)前市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變,不掌握充分的信息,決策就會(huì)變成武斷,必須利用現(xiàn)代化的通訊工具,建立快速的價(jià)格收集網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)有價(jià)可比。信息就是財(cái)富,廣泛收集價(jià)格信息是決定物資采購(gòu)價(jià)格的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)為采購(gòu)部門、價(jià)格審計(jì)部門配備各種現(xiàn)代化的通訊工具,建立廣泛的信息網(wǎng),保證采購(gòu)管理工作得到及時(shí)的信息支持。
(二)采購(gòu)管理工作的具體實(shí)施
1.成立專門的價(jià)格組,加強(qiáng)價(jià)格審核。成立專門的價(jià)格小組,對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審核,價(jià)格組借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)展價(jià)格審核,對(duì)原有的`采購(gòu)價(jià)格逐一進(jìn)行審核,然后與供應(yīng)商開(kāi)展降價(jià)談判。
2.去除部分中介商,直接和生產(chǎn)商進(jìn)行聯(lián)系。企業(yè)與供應(yīng)廠商之中存在著大量的中間代理商,以及由于對(duì)價(jià)格審核制定的人員力量薄弱、審核力度不夠或者太輕,會(huì)造成物資采購(gòu)的價(jià)格往往高于廠家直接售貨的50～80%不等,有的價(jià)格甚至為廠家售價(jià)的兩倍以上,嚴(yán)重的損害了企業(yè)的利益。鑒于這種情況,必須借助網(wǎng)上平臺(tái)尋求貨源,直接和廠家進(jìn)行聯(lián)系,代替了部分中間商的供應(yīng),可以節(jié)約大量的采購(gòu)資金。
3.開(kāi)展國(guó)產(chǎn)化產(chǎn)品使用,降低采購(gòu)價(jià)格。長(zhǎng)期以來(lái)部分國(guó)產(chǎn)化的產(chǎn)品一直以來(lái)都無(wú)法滿足我們生產(chǎn)的需要,在采購(gòu)過(guò)程中經(jīng)常性的會(huì)涉及到一些進(jìn)口件,其價(jià)格遠(yuǎn)遠(yuǎn)的高于國(guó)產(chǎn)件。通過(guò)比較國(guó)內(nèi)國(guó)際兩種資源,我們發(fā)現(xiàn)最近幾年國(guó)產(chǎn)件性能已有很大的提高,部分國(guó)產(chǎn)件的性價(jià)比已經(jīng)高于進(jìn)口件,完全能滿足我們生產(chǎn)的需求。根據(jù)這種情況,物資供應(yīng)公司和生產(chǎn)單位進(jìn)行聯(lián)系,將部分進(jìn)口件改為國(guó)產(chǎn)件,大大降低了物資采購(gòu)件的價(jià)格。
4.將非標(biāo)準(zhǔn)件向標(biāo)準(zhǔn)件轉(zhuǎn)換。非標(biāo)準(zhǔn)件在物資采購(gòu)工作中占有一定的比例,且由于非標(biāo)準(zhǔn)件產(chǎn)品本身特殊性的要求,經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),部分產(chǎn)品的由于其模具的緣故,價(jià)格往往高于同類標(biāo)準(zhǔn)件價(jià)格的4～6倍。鑒于這種情況物資供應(yīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同電氣研究所以及各分廠進(jìn)行聯(lián)系,建議在不影響我們產(chǎn)品性能的前提下,將這些非標(biāo)件改為標(biāo)準(zhǔn)件,大大降低了產(chǎn)品的采購(gòu)成本。
5.堅(jiān)持索賠制度。為了確保供貨商更好的履行供貨合同的有關(guān)質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量三包等條款,除了在合同簽訂時(shí)對(duì)質(zhì)量保證條款和違約條款進(jìn)行規(guī)定外,還應(yīng)制訂本企業(yè)外購(gòu)物資索賠制度。
6.用制度保證采購(gòu)工作的透明度。建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度,不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng),提高效率,還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。合理完善的制度是采購(gòu)工作順利進(jìn)行的重要保證。在構(gòu)建采購(gòu)制度方面主要有四點(diǎn):第一,采購(gòu)公開(kāi)制度。各類材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格和年度采購(gòu)計(jì)劃,對(duì)新建分承包方的選擇和評(píng)價(jià)程序、標(biāo)準(zhǔn)、辦法及相關(guān)資料,對(duì)現(xiàn)有分承包方在質(zhì)量、價(jià)格、交貨、技術(shù)和服務(wù)等方面的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)和資金支付情況,還有質(zhì)量評(píng)審、比價(jià)、索賠及其記錄均向全廠職工公開(kāi)。另外除定期公開(kāi)外,任何職工都可以隨時(shí)查閱這些項(xiàng)目。第二,多人參與制度。要求在與供應(yīng)商洽談業(yè)務(wù)時(shí),要有兩個(gè)以上的人員參加,還要作好記錄;輔料定貨會(huì)、交易會(huì)、質(zhì)量懇談會(huì)、招標(biāo)、分承包方的考察評(píng)定,要有財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)督、技術(shù)部門的人員參加,共同研究決定。第三,多家選用制度。在開(kāi)發(fā)或改造產(chǎn)品,更換所用材料時(shí),對(duì)同一規(guī)格材料,技術(shù)部門要邀請(qǐng)兩家以上的供應(yīng)商參加開(kāi)發(fā)研制,便于評(píng)審時(shí)比質(zhì)比價(jià)。第四,集體談價(jià)制度。選定一種新材料后,都要由物價(jià)部門牽頭,財(cái)務(wù)、審計(jì)、物價(jià)、監(jiān)管和技術(shù)部門的人員參加,共同比質(zhì)比價(jià),共同與供貨商談價(jià),最后共同簽字報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
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