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企業(yè)采購管理需重視的問題
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往從企業(yè)自身的發(fā)展要求出發(fā)，高度重視質(zhì)量管理體系的建立。從質(zhì)量體系建立之初到運行，在人力資源、財務(wù)支出、運行環(huán)境上都給體系的建立打好了堅實基礎(chǔ)。
1企業(yè)采購管理概述
1.1研究內(nèi)容
自我國改革開放以來，市場經(jīng)濟為主導(dǎo)的經(jīng)濟發(fā)展模式占據(jù)了重要地位，在市場經(jīng)濟發(fā)展競爭日益激烈的現(xiàn)代化城市經(jīng)濟模式中，質(zhì)量管理的理念自2001年我國加入世界貿(mào)易組織后就有了全新定義。2001年后我國逐步進入國際市場的舞臺，掌握國際市場的變化規(guī)律，按照歐洲貿(mào)易標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量規(guī)定生產(chǎn)產(chǎn)品，嚴(yán)格控制進出口商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)生產(chǎn)與銷售都依賴采購原材料，從而進行循環(huán)經(jīng)營，企業(yè)采購管理模式的創(chuàng)新有利于企業(yè)的長期發(fā)展，隨著市場環(huán)境的變化，企業(yè)動態(tài)調(diào)整企業(yè)采購管理模式，對推動企業(yè)的發(fā)展具有很好的幫助。在質(zhì)量管理上，我國最早引用的質(zhì)量管理相關(guān)內(nèi)容就是ISO認(rèn)證體系，2001年我國加入世界貿(mào)易組織，ISO體系便得到應(yīng)用，并且沿用至今，對我國進出口貿(mào)易的十幾萬中商品進行質(zhì)量監(jiān)控。企業(yè)的發(fā)展離不開市場、離不開產(chǎn)品質(zhì)量，企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量監(jiān)督管理條例，把握質(zhì)量管理體系，是對企業(yè)未來發(fā)展的負責(zé)，可以幫助企業(yè)發(fā)展提供可持續(xù)發(fā)展動力。因此，采購管理需要認(rèn)真負責(zé)的檢驗每一項產(chǎn)品的規(guī)格與細致分類，對產(chǎn)品質(zhì)量進行認(rèn)真負責(zé)的判斷，對原材料進行劃分，提出問題，完善采購制度，確保企業(yè)的采購安全，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
1.2企業(yè)采購管理概念
采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運行，從而圓滿地完成采購任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務(wù)的要求。
1.3企業(yè)采購管理的特點
建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系;明確采購人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。值得提出的是，采購管理制度作用的發(fā)揮是建立在采購制度本身科學(xué)性的基礎(chǔ)上的，為此，企業(yè)采購管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下幾個方面的特點：第一、文字化，任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應(yīng)以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領(lǐng)，對任何人、任何采購活動均起規(guī)范作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發(fā)給每一個采購人員，要求大家領(lǐng)會其內(nèi)容，自覺地按采購制度要求自己。第二、嚴(yán)肅性，采購管理制度一旦確定，采購人員應(yīng)不折不扣地執(zhí)行，只制定制度而不加強執(zhí)行與實施的監(jiān)督，這樣的規(guī)定、制度是毫無價值的。在實際運作中，對違反制度的采購人員應(yīng)有相應(yīng)的制裁措施，應(yīng)提倡采購制度的嚴(yán)肅性。第三、協(xié)調(diào)性，采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)，把上下級工作、前后環(huán)節(jié)工作有機地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來，以體現(xiàn)集體利益。
2企業(yè)采購過程中存在的問題
2.1供應(yīng)商失責(zé)問題
根據(jù)調(diào)查，企業(yè)內(nèi)部查采購部2011年質(zhì)量目標(biāo)及策劃，“完善供應(yīng)商管理體系，加強采購及供應(yīng)商管理，制定及完善采購部管理制度和供應(yīng)商信息保密制度”，但制度無簽字、審核，仍為起草稿，這說明企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)商管理信息并沒有更新;新供應(yīng)商開發(fā)管理辦法要求按照公司合格供應(yīng)商各種資質(zhì)，并對其進行審核，資質(zhì)審核合格后由采購部負責(zé)組織生產(chǎn)部、質(zhì)管部和研發(fā)部聯(lián)合現(xiàn)場評審，電纜線芯供應(yīng)商天津帝緣，供應(yīng)商編號29081，按照企業(yè)內(nèi)部信息核對，供應(yīng)商為2011年新開發(fā)供應(yīng)商，但不能提供供應(yīng)商審核及評審記錄;查采購部合格供方名錄，還沒有對供應(yīng)商進行評價。
2.2數(shù)據(jù)分析問題
企業(yè)內(nèi)部采購部2011年工作目標(biāo)，維持采購物料價格穩(wěn)定，整體國內(nèi)采購成本降低10%，采購合同到貨履約率達95%以上，企業(yè)采購部提供2011年采購數(shù)據(jù)分析清單，如果清單內(nèi)容存在質(zhì)疑，則采購數(shù)據(jù)存在問題。企業(yè)成本降低6.01%，按照合同按時交貨履約率統(tǒng)計表分析，合同履約率96.2%，但是價格卻降低了，因此可以看出企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)分析，存在一定問題。針對產(chǎn)品的質(zhì)量問題與供應(yīng)商的溝通記錄與分析，以督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和任務(wù)履約率，有溝通記錄，但沒有數(shù)據(jù)分析，沒有形成供應(yīng)商管理檔案，采購部部門職責(zé)中供應(yīng)商管理，進行供應(yīng)市場的調(diào)查與分析，采購員市場調(diào)查及分析完成后口頭向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，但無書面報告
2.3供應(yīng)商規(guī)定的控制程序操作性差，缺乏激勵問題
由于對各環(huán)節(jié)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求不明確，導(dǎo)致文件的可操作性差，部分環(huán)節(jié)由于缺乏具體的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)而無法執(zhí)行。在合格供應(yīng)商引入申請環(huán)節(jié)，采購部門按照文件的要求，在新供應(yīng)商引入之前向認(rèn)證部提出合格供方引入申請，由認(rèn)證部審批后安排審核。但文件沒有對審批的標(biāo)準(zhǔn)進行明確，造成目前公司的某一個物料的合格供應(yīng)商一般都在4家以上，不但沒有增強價格和質(zhì)量的談判力，反而使得公司物料的采購分散，加之我公司生產(chǎn)規(guī)模本來就不大，更削弱了公司對供應(yīng)商的談判力。
2.4《采購控制程序》執(zhí)行問題
《采購控制程序》規(guī)定了公司從接到產(chǎn)品生產(chǎn)計劃、采購需求計劃、采購計劃、直到物料采購到廠的全過程流程。對于生產(chǎn)計劃如何形成采購需求、采購需求的匯整、以及采購計劃的編制和審批均沒有在文件中得以規(guī)定，文件僅對這些流程進行了描述，而并沒有明確作業(yè)的要求，訂單量通常無法與現(xiàn)有庫存量和生產(chǎn)需求數(shù)量保持一定程度的符合，加之沒有上限限制，采購量經(jīng)常大大超過生產(chǎn)需求而導(dǎo)致大量的庫存積壓或生產(chǎn)待料的狀況。采購計劃的要求因在文件中只有描述，而并沒有設(shè)置有效的審批和監(jiān)控環(huán)節(jié)，也促成了前述狀況的發(fā)生。
2.5采購環(huán)節(jié)的過程結(jié)果指標(biāo)缺乏合理性
對采購部的考核指標(biāo)為物料采購不及時次數(shù)、材料進廠交驗合格率，而在公司設(shè)計的部門職責(zé)中，采購部不負責(zé)合格供應(yīng)商的評估以及供應(yīng)商的考核管理工作，而僅有權(quán)調(diào)配供應(yīng)商的采購額度，因此，采購部無法為因供應(yīng)商無法得到客觀的評估、以及沒有得到有效的考核而未能使得供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量上得到應(yīng)有的壓力負全部責(zé)任，因此，將材料進廠交驗合格率單獨作為采購部的考核指標(biāo)是不合理的。
3導(dǎo)致采購存在問題的原因分析
3.1基層領(lǐng)導(dǎo)的作用沒有得到充分發(fā)揮
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往從企業(yè)自身的發(fā)展要求出發(fā)，高度重視質(zhì)量管理體系的建立。從質(zhì)量體系建立之初到運行，在人力資源、財務(wù)支出、運行環(huán)境上都給體系的建立打好了堅實基礎(chǔ)。他們對體系建立適用的標(biāo)準(zhǔn)和體系文件都有一定的認(rèn)識和理解，都有意識地按照體系要求有效地管理企業(yè)。
3.2夸大內(nèi)審員的作用
內(nèi)審員是貫標(biāo)和建標(biāo)的第一批人員，是建立、實施、保持、提高管理體系運行效果的骨干力量，對體系運行起監(jiān)督作用，對管理體系的保持和攻進起參謀作用;在第二、三方審核中起內(nèi)外接口作用;在推標(biāo)、建標(biāo)過程中起橋梁、紐帶作用;在體系的實施中起帶頭作用。但質(zhì)量管理不是內(nèi)審員一個人的事情。
3.3信息溝通不暢
管理體系本身就是職責(zé)清晰、權(quán)限明確、接口嚴(yán)密的運行系統(tǒng)。信息溝通的基礎(chǔ)是各接口單位的職責(zé)劃分，根據(jù)歸口業(yè)務(wù)的范圍和體系文件的規(guī)定，以電話、直接交流、開會等方式進行信息傳遞，并做好相應(yīng)的記錄或證據(jù)的獲取。
3.4培訓(xùn)不到位
質(zhì)量管理體系是一個邏輯嚴(yán)密、結(jié)構(gòu)清晰、權(quán)限明確、自我完善、自我提高的企業(yè)質(zhì)量管理模式，在實施的過程中，真正體現(xiàn)了全員參與的原則，體現(xiàn)了管理不漏項、事事有人管、人人都管事、管事有績效、時時在提高的原則，因此質(zhì)量管理體系的運行絕對不是哪一個人的事情，必須通過全方位、多層次、全過程的培訓(xùn)，人人養(yǎng)成經(jīng)營、管理、工作離不開管理體系，管理體系時時指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營、管理及其他工作的自覺意識，這是管理體系有效運行的第一保證。
3.5考核指標(biāo)不清晰，獎懲不到位
質(zhì)量管理體系建立之初，必要的考核是促使標(biāo)準(zhǔn)與實踐融合的催化劑。根據(jù)職責(zé)清晰、權(quán)限明確的要求，制定細化的考核標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)考核的結(jié)果進行相應(yīng)的獎罰，將是體系運行的有力保證。經(jīng)過訪談，發(fā)現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)人員對質(zhì)量體系運行中出現(xiàn)的問題有過質(zhì)疑，也向企業(yè)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有所反映。人為因素固然是體系運行的主要阻力，但由于很多問題是公司現(xiàn)有質(zhì)量管理體系程序設(shè)計跟不上公司發(fā)展變化導(dǎo)致的，是職責(zé)權(quán)限分配與程序設(shè)計未適當(dāng)匹配造成的，僅僅依靠支持性活動來提高質(zhì)量管理水平是不可能做到的。企業(yè)要根據(jù)采購狀況判定采購產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合ISO9000持續(xù)改進的要求，提出對公司質(zhì)量管理體系進行程序改進的時機已經(jīng)成熟，而且勢在必行。
4改善企業(yè)采購管理的創(chuàng)新策略
4.1完善采購的準(zhǔn)備工作
在采購的初期，要完善采購準(zhǔn)備工作的各項細節(jié)，處理好采購前期準(zhǔn)備工作，以實現(xiàn)對采購工作的認(rèn)真負責(zé)，將職責(zé)落實到位。確定合理的定貨量、優(yōu)秀的供應(yīng)商和保持最佳的安全儲備。能夠隨時提供定購、驗收的信息，跟蹤和催促對外購買加工的物料，保證貨物及時到達。建立供應(yīng)商的檔案，用最新的成本信息來調(diào)整庫存的成本。具體有：a.供應(yīng)商信息查詢(查詢供應(yīng)商的能力、信譽等)。b.采購與委外加工統(tǒng)計(進度跟蹤統(tǒng)計、建立檔案，計算成本)。c.價格分析(對原材料價格分析，調(diào)整庫存成本)。
4.2采購程序的改進
第一，采購需求分析企業(yè)在采購過程中，根據(jù)生產(chǎn)數(shù)量判斷采購需求數(shù)量，在采購需求分析過程中，應(yīng)該先根據(jù)公司產(chǎn)品與煤礦機械控制裝置制造具體規(guī)模確定企業(yè)的生產(chǎn)能力與資源缺口情況，分析采購需求狀況。其中采購需求應(yīng)該根據(jù)研發(fā)的具體情況與上一次生產(chǎn)情況作為判斷經(jīng)驗，并考慮一系列相關(guān)的技術(shù)因素，對采購產(chǎn)品的相關(guān)信息與產(chǎn)品的技術(shù)因素進行判斷，了解具體影響，同時加強與技術(shù)、生產(chǎn)以及質(zhì)量相關(guān)的內(nèi)容，保證采購過程中的可行性與穩(wěn)定性。第二，采購重要性分級GJB9001A-2001標(biāo)準(zhǔn)，采購過程中的具體要求要保證企業(yè)的具體應(yīng)用情況，根據(jù)供應(yīng)方的具體供應(yīng)數(shù)量，開展采購的產(chǎn)品質(zhì)量控制也要根據(jù)具體采購的產(chǎn)品進行定位和判斷，依據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量特性以及采購中對企業(yè)產(chǎn)品影響力進行判斷，了解企業(yè)的采購行為。
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