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高效采購的四個方面
采購費用的下降對提高利潤率有何等巨大的潛力。除了降低成本增加利潤以外，采購對企業(yè)還有兩個重要的作用：一、保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵。優(yōu)質(zhì)的輸入保證優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)出;二、增強競爭力的重要手段。與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟的關(guān)系，共同開發(fā)新材料，強化供應(yīng)鏈管理，降低庫存，保證到貨的及時性，從而取得競爭對手所不能具有的競爭優(yōu)勢。
由于采購對企業(yè)效益有如此之大的影響，那些在采購實踐上實行嚴(yán)密管理，不斷創(chuàng)新，與合作伙伴建立起良好關(guān)系的企業(yè)，無疑贏得同業(yè)的尊重，被視為采購管理的領(lǐng)先者。目前國內(nèi)的大多數(shù)企業(yè)，在采購管理上還沒有成體系的管理模式，還是粗放的管理方法，很不利于提高競爭力。最常見的缺陷是沒有集中采購。
要改變這種狀況，必須建立起行之有效的采購管理機(jī)制。埃森哲在為客戶提供供應(yīng)鏈咨詢服務(wù)的過程和對《財富》500強企業(yè)的調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)采購績效優(yōu)異的公司，在以下四個方面有獨到之處：
一、建立統(tǒng)一的測評機(jī)制
在大多數(shù)企業(yè)中，ceo和負(fù)責(zé)采購的副總或其他高層主管，對采購業(yè)績各有自己的評價標(biāo)準(zhǔn)。在某種程度上，這屬于正�，F(xiàn)象，因為企業(yè)的高層管理人員，總有一些與所擔(dān)任的職位相聯(lián)系的具體目標(biāo)，而對不同的事情有不同的優(yōu)先考慮順序。很多公司都要應(yīng)對這種采購評價標(biāo)準(zhǔn)的不連貫狀況。在這方面走在前面的公司，ceo和采購主管使用同一個平衡記分卡(balancedscorecard)來評價績效，以便使每一個人都能夠以大致同樣的方式理解采購信息�？v貫全公司的平衡記分卡幫助各個不同的業(yè)務(wù)部門調(diào)整它們處理業(yè)務(wù)輕重緩急的順序，制定目標(biāo)和期望，鼓勵有利于業(yè)務(wù)開展的行為，明確個人和團(tuán)隊的責(zé)任，決定報酬和獎勵，以及推動不間斷的改進(jìn)。圖1是一張采購管理平衡記分卡的示例：
二、積極的領(lǐng)導(dǎo)作用
有眼光的采購領(lǐng)導(dǎo)的第一件，也是最重要的一件任務(wù)，是確立全局的采購策略。一般而言，這個策略應(yīng)該圍繞企業(yè)如何采購物資和服務(wù)，提高績效水平，來規(guī)范業(yè)務(wù)實踐、政策、優(yōu)先考慮的事情和做事情的方法。其中最重要的一點，是要把采購和整個供應(yīng)鏈管理結(jié)合起來。
三、創(chuàng)造性地思考組織架構(gòu)
采購業(yè)務(wù)做得好的公司，最常用的組織架構(gòu)形式是根據(jù)同類物品劃分組織。這種架構(gòu)使公司可以在全局范圍內(nèi)聚合采購量，并且有利于集中供應(yīng)基地。按同類物品劃分的組織架構(gòu)也有利于采購人員發(fā)展深入的行業(yè)、產(chǎn)品和供應(yīng)商知識，并且學(xué)會怎樣用同一種聲音與供應(yīng)商對話。但是，這種方式也有不足之處。例如，因為要與公司內(nèi)跨不同事業(yè)部的內(nèi)部客戶打交道，協(xié)調(diào)和合作可能比較困難。地處一隅的用戶可能會覺得自己離供應(yīng)商的選擇和管理流程太遙遠(yuǎn)，因而可能會禁不住想獨自與外界的供應(yīng)商發(fā)展和保持關(guān)系.
為了應(yīng)付這種挑戰(zhàn)，有些公司嘗試集中發(fā)展采購知識，例如招標(biāo)、合同、談判、服務(wù)等，這些知識成為采購優(yōu)化中心(centers ofex cellence)。在公司內(nèi)部，這些知識能幫助增加地方用戶的接受程度，降低發(fā)展關(guān)鍵技能所花的時間和資源，并且有助于在分散的采購環(huán)境中培養(yǎng)符合法律和道德規(guī)范的行為。
四、全企業(yè)范圍內(nèi)的整合
為了讓有效率的、從企業(yè)出發(fā)的采購理念取得優(yōu)勢地位，領(lǐng)先的公司常常依靠覆蓋全企業(yè)范圍的采購團(tuán)隊。這些團(tuán)隊的成員包括采購、工程和產(chǎn)品開發(fā)的代表。不定期的，會有財務(wù)、銷售、分銷和it的人員參與。這些團(tuán)隊一起決定策略采購優(yōu)先考慮的事項，設(shè)計物料占有成本模式，發(fā)展品種策略，并設(shè)計供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)。
對于大多數(shù)的公司來說，在采購方面要取得好的業(yè)績，需要有改變采購能力的意愿。在這些方面做出改進(jìn)，其效益是明顯的。例如據(jù)《市場報》報道，河南正龍食品有限公司，僅僅是采購部門實施了零配件采購公示制度，每周對零配件供應(yīng)商的名稱、采購數(shù)量、價格公布一次。使實際使用這些零配件的管理人員，技術(shù)部門和工人對不同供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行比較，并將意見反饋到采購部門。設(shè)備維修費就從每月8，000元降為4，000元。
美國一家生產(chǎn)賀卡和其他禮儀產(chǎn)品的公司。其下屬機(jī)構(gòu)一直是各自獨立運作，缺乏集中采購的功能。后來，公司制定了采購管理的遠(yuǎn)景目標(biāo)和改變采購能力的規(guī)劃。新的采購機(jī)制注意平衡全球戰(zhàn)略和本地實施，提高配合優(yōu)秀供應(yīng)商和執(zhí)行戰(zhàn)略采購合同的質(zhì)量以及通過招聘、培訓(xùn)和提供恰當(dāng)?shù)墓ぞ叩雀纳撇少徣藛T的工作績效。結(jié)果在2002年，公司節(jié)省了3，200萬美元的采購費用。
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