關(guān)于采購的九大黃金規(guī)則
采購部門是一個非常敏感的部門，一個公司的經(jīng)濟(jì)命脈就是在這里開始的，那么采購部門有哪些黃金規(guī)則要遵守呢?下面就和小編一起來看看吧!
一、采購部門必須要得到有效的監(jiān)察和控制。且要公心、綜合實(shí)力強(qiáng)的人才去擔(dān)當(dāng)，最好不要一個人是多人，或者說是高層領(lǐng)導(dǎo)，甚至是老板自己。
采購的確是一個非常感敏的部門，經(jīng)濟(jì)命脈在這里開始，采購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢，很多時侯是采購花出的錢掌握著這個企業(yè)的生死興衰，一個小的東西可能因?yàn)楸O(jiān)控不好，出現(xiàn)了后果有時是因私利或責(zé)任心不到位，良心不足而釀大禍。采購的價格的高低要質(zhì)量前提保證去談。因此質(zhì)量的定性與控制需要人去抓。只有規(guī)范了質(zhì)量技術(shù)要求后才能去這個范疇尋找圈內(nèi)的供應(yīng)商，做到性價服務(wù)三比，做到監(jiān)督與檢測的前提前價格才是真成本。
我做過的一個公司在采購部專門設(shè)立了一個監(jiān)查科：這些科6人左右。他們的工作除了正常的配合倉管收貨，查看最表面的問題，重量或可看得見的質(zhì)量外，他們還一項(xiàng)工作就是經(jīng)常到市場上去尋查購買的價格情況是否合理。是否有重大問題。他們的工作與采購是協(xié)作又矛盾的。雖然他們只是對市面上的能查到東西的行情質(zhì)量做了解做證實(shí)，這也無不例外的扼殺了很多大的問題的漏洞。當(dāng)然對大的從廠家去購真的要一個真正熟悉市場的領(lǐng)導(dǎo)去監(jiān)督，去證實(shí)采購東西的合理性。
二、采購經(jīng)理工作的重心應(yīng)放在監(jiān)督指導(dǎo)上，而不是采購工作上。
一個經(jīng)理要帶好一幫人，是要付出很多的心血的。不是說每天像螺絲釘一樣不停去擰緊每一環(huán)，去跟催每一次貨，去參與每一項(xiàng)采購具體的細(xì)節(jié)。甚到自己去擔(dān)當(dāng)采購工作，那么他的精力是有限的，他會很難把重心放在去防患未然上。再說如果一個采購經(jīng)理勤于參與采購細(xì)節(jié)，采購員會感到責(zé)任有人擔(dān)，事情有人做，責(zé)任心會減弱，會很多時侯聽侯領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)。這樣采購的不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)節(jié)就會發(fā)生，供應(yīng)商就會明白，誰說了能算。真正做好采購，要讓供應(yīng)商知道是市場說了算，是競爭說了算，是他們的競爭對手說了算，是公平競爭的結(jié)果才是最好的狀態(tài).
三、采購的采購工作內(nèi)容越細(xì)越分解越好。適當(dāng)?shù)暮侠�，七成工作量是最佳適度。
我這樣講并不是說我是一個怕多做事的人。但是有一個理念是對的，同樣一個用心做事的人，他并沒有超凡的能力，如果他現(xiàn)在的工作量是1，他會做得很完美，他會花10成的用心度去做。同樣如果他現(xiàn)在工作是10，他可能再盡心為了完成工作他會花1成的用心度去做。采購的事務(wù)太多，一是他會處于應(yīng)付性的完成工作，他不會也沒時間和精力去做更深層的工作。他出錯的機(jī)率也會較高，采購領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注他實(shí)質(zhì)性的東西也會越少。可能貪腐的地方也會更多。相對來說如果一個采購工作量超了負(fù)荷，這時領(lǐng)導(dǎo)出來分憂解決問題，也成了非常正常合理和采購非常需要的。一個人掌控的東西越多，做多事不是一件好事，采購上更是如此，越細(xì)，只要監(jiān)督到位所能收集的信息反應(yīng)的情況會更多。
所以相對來說，我們可以不用去考慮多用幾個員工所多花去的工資，多幾個人把工作做得更細(xì)一些漏洞少一些，這些無形之中所降低的采購風(fēng)險(xiǎn)，所杜絕的貪腐帶來的效益要可觀得多。
四、采購員要對采購工作有記錄，要經(jīng)常總結(jié)匯報(bào)和分析。
這不是說形式，這也是檢測和監(jiān)督采購工作的一種方式。當(dāng)工作量相對減少時，管理者有權(quán)要求，也應(yīng)該要求做這方面的工作。采購工作不僅僅是只應(yīng)付了生產(chǎn)所用就行了，關(guān)鍵是時刻對自己的業(yè)務(wù)要有創(chuàng)新，要有分析。工作有記錄可能是很繁雜而且很多人不適，但有時鐵定如山的記錄會勝過口言巧語的編導(dǎo)。定期的分析，或重大采購事件的分析，管理者可以從這些分析匯報(bào)中去核實(shí)這些采購信息是否準(zhǔn)確，是否有效。就是一個不同的人，層次不高的人，他獨(dú)特的分析定也有有利之處。
用人上有時有一個誤區(qū)，認(rèn)為某個人做事做越多，越做得有點(diǎn)馬虎是正常的。感到只要勝任工作多，目的達(dá)到了，事情完成了。實(shí)則不然，沒有任何記錄和分析總結(jié)的工作，會讓領(lǐng)導(dǎo)真正看不到有些深層次的東西。合理用人，適量分配工作，高標(biāo)準(zhǔn)要求員工，加上有效管控是更完美的狀態(tài)。
五、注重對采購資訊的管理。
采購的信息，一切在辦公過程中總結(jié)收集的情報(bào)、資料、甚至總結(jié)、分析要謹(jǐn)慎管理，并要有危機(jī)管理意識，萬一這個采購員不做了，那么接下來的正常交接工作是否正常，原有資料是否存在，客戶群是否有影響，聯(lián)系方式，帳務(wù)往來是否明朗受控等等。因此公司在對每一個采購工作期間資訊要妥當(dāng)管理，人可以再招，但信息與經(jīng)驗(yàn)是一時招不回來的。
六、采購員自身的工作做得越細(xì)，越詳盡，越有根有據(jù)、有分析，對采購管理者更有威力和殺傷力。
一個人要領(lǐng)導(dǎo)信服他的工作能力，首先他必須是一個心細(xì)眼明的人。細(xì)到對自己每做的'一個工作細(xì)節(jié)讓領(lǐng)導(dǎo)很難挑出你的毛病，他所做的每一件事，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的同事，必須是讓別人沒有什么刺可挑的，讓周圍的人去檢測你的工作能力，不是讓領(lǐng)導(dǎo)通過自己告知領(lǐng)導(dǎo)，自己很能干。這就是一個心境坦蕩的人，問心無愧的人要用心去做的。只有做好了工作的細(xì)節(jié)，什么樣的領(lǐng)導(dǎo)都會坦然的接受。當(dāng)然這里我認(rèn)識到做人做事，做到了“同情才會施舍，理解才會支持”這句話的含義。自己的為人處事，讓周圍的同事能同情你工作的難度，得到了別人的同情，得到了別人的理解，人際交往相處融洽，工作才會做得更加順利。自己不懂不可怕，只要懂得如何去向懂得人溝通就是一個好方向。
七、物料供應(yīng)商要有足夠的備用和替換的商家。
供應(yīng)商的培養(yǎng)是要花時間和精力的，由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變動，由于老供應(yīng)商的更新跟不上我們的需求，老供應(yīng)商無法完成采購訂單，質(zhì)量無法保障，我們在倉促之中也很難得找到好的商家進(jìn)來。甚至有時我們可能會犧牲一時短暫的利益，也要給物料多備一兩個可用的商家。在不是很急的單子給新客戶足夠的時間去感受參與我們合作的興趣。有時做生意就是放長線釣大魚。沒有人愿意和采購方做生意，采購方受限于某一供應(yīng)商，這的確是采購的悲哀。
八、各個部門完善的配合，提供較堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持和品質(zhì)管能有效地提高采購的質(zhì)量和效率。
有時如果是技術(shù)資料更改頻繁，時間緊迫，這時給采購留出來的時間有限了，這里就會發(fā)生幾種結(jié)局：一是的確無法完成任務(wù)，二是馬虎完成任務(wù)，三是有漏洞完成任務(wù)。
而公司會顯得無可耐何，順其自然。如果前技術(shù)問題，計(jì)劃問題做好了，采購就沒有眾多可搪塞的理由。
九、從打樣開始就做到公平公正。
打樣時，打樣車間最好能給多份打樣參照物，可以分給多家廠家，這樣在保證比較各家交期的同時也可以更深地了解到打樣質(zhì)量。打樣的產(chǎn)品包裝最好空白包裝，不顯示廠名，只有編號。這樣可以避免人為認(rèn)為誰家好，誰家好，誰家不好的第一直覺。這樣操作更加透明化，公平化。
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