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采購管理基礎知識
上學的時候，大家都沒少背知識點吧？知識點也不一定都是文字，數學的知識點除了定義，同樣重要的公式也可以理解為知識點。哪些知識點能夠真正幫助到我們呢？以下是小編收集整理的采購管理基礎知識知識點，希望能夠幫助到大家。
采購管理基礎知識 1
一、采購管理的重要性
采購在企業(yè)中占據著非常重要的地位，因為購進的零部件和輔助材料一般要占到最終產品銷售價值的40%~60%。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節(jié)約對利潤產生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷售領域內相同數量的節(jié)約給利潤帶來的影響。采購的目標：
1.提供不間斷的物料流和物資流從而保障組織運作；
2.使庫存投資和損失保持最�。�
3.保持并提高質量；
4.發(fā)展有競爭力的供應商；
5.當條件允許的時候，將所購物料標準化；
6.以最低的總成本獲得所需的物資和服務；
7. 提高公司的競爭地位；
8.協調企業(yè)內部各職能部門間合作；
9.以最低的管理費用完成采購目標；
采購作業(yè)內容是從收到"請購案件"開始進行分發(fā)采購案件，由采購經辦人員先核對請購內容，查閱"廠商資料"."采購記錄"及其他有關資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權限，呈核訂購。
二、采購管理的原則
1.首先必須建立完善的供應商評審體制:對具體的供應商資格.評審程序.評審方法等都要作出明確的規(guī)定。
2.建立采購流程.價格審核流程.驗收流程.付款結算流程。
3.完善采購員的培訓制度，保證采購流程有效實施。
4.價格的評審應由相應程序規(guī)定由相關負責人聯名簽署生效，杜絕暗廂操作。
5.規(guī)范樣品的確認制度，分散采購部的權力。
6.不定期的監(jiān)督，規(guī)范采購行為。
7.建立獎勵制度，下調價格后應對采購員進行獎勵。
8.加強開發(fā)能力，尋求廉價代替品。
三、采購管理的要素
第一，要確定供應商的資格
第二，采購價格形成機制
第三，付款方式的確定
第四，數量核查
第五，質量核查。
四、目前采購工作中普遍存在的問題
1.采購過程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購工作中，采購部門作為一個單獨的職能部門，相對獨立地開展工作，與企業(yè)內其他部門很少進行直接的接觸，采購人員很少與銷售人員、技術人員、生產人員和財務人員進行溝通，通常采購部門關心的是物料的制造和供應，采購人員只是在物料計劃員和供應商之間起了一個中介入的作用，在兩者之間傳遞信息。一旦某個環(huán)節(jié)對信息的理解出現失誤或者信息的有效流通受到阻礙，就會造成物料的重復采購和資金的積壓。
2.采購工作缺少監(jiān)督制衡機制。物資采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著大量的資金使用權，必須有有效的監(jiān)督措施。但目前很多企業(yè)的物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監(jiān)督和制約機制。長此下去，在采購工作中還會出現不正之風，影響企業(yè)正常的物資采購工作。
3.企業(yè)對供應商的管理有待加強。目前很多企業(yè)的采購工作都存在著一個誤區(qū)，認為采購工作就是和供應商搞好關系，然后在這種關系基礎上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業(yè)而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應商建立良好的個人關系固然重要，長此以往，就會產生企業(yè)對某些特定供應商的依賴，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應商，不利于企業(yè)進行技術創(chuàng)新，也會在企業(yè)內部滋生腐朽行為，損害企業(yè)的利益。
五、采購管理的三個組件
1.采購計劃管理
采購計劃管理對企業(yè)的采購計劃進行制定和管理，為企業(yè)提供及時準確的采購計劃和執(zhí)行路線。采購計劃包括定期采購計劃(如周.月度.季度.年度).非定期采購任務計劃(如系統根據銷售和生產需求產生的)。通過對多對象多元素的采購計劃的編制.分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿眨到y支持企業(yè)以銷定購.以銷定產.以產定購的多種采購應用模式，支持多種設置靈活的采購單生成流程。
2.采購訂單管理
采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應商確認訂單.發(fā)貨.到貨.檢驗.入庫等采購訂單流轉的各個環(huán)節(jié)進行準確的跟蹤，實現全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經過到貨質檢環(huán)節(jié)后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現對采購存貨的計劃狀態(tài).訂單在途狀態(tài).到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務系統發(fā)向對應的供應商，進行在線采購。
3.發(fā)票校驗
發(fā)票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估，勞務采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業(yè)務，受托代銷業(yè)務等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業(yè)務的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務處理規(guī)則，以適應企業(yè)業(yè)務不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。
六、采購管理的行業(yè)差異
當我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時候，首先我們需要理解采購管理的.行業(yè)差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據各行業(yè)采購工作的通性和個性，我們將采購管理工作分為四類：
1.第一類叫做生產性采購
就是我們采購這個物品是直接為了公司生產運營所需。而生產性采購又分為兩類：
第1類是原材料性采購(MRP性物料采購)。所采購的此類物料是本企業(yè)所生產的產品的組成部分或中間體產品；
第2類是零配件的采購(MRO性采購，就是維修，維護.修理.運作)，這些零配件是為了保障機器能正常生產運作所需要的維修.更換配件。
這兩類物品的采購管理性質不同，運作方式也不同，看問題的角度也不同。
2.第二類叫做商貿性采購
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產性采購，屬于商貿性采購，商貿性采購和生產性采購最大的區(qū)別是什么?批發(fā)商.零售商在采購物品時(像沃爾瑪采購的東西)，采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購進貨。西瓜不賺錢，可以采購蘋果。但是對于生產性采購來講就不行，這個產品我們公司只能用這個原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說面粉太貴就不買了，不買就停產了，所以生產性并不保證每次采購都賺錢，而且采購的盈利性也不能直接反應出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產采購部經理，如果跳槽到批發(fā)商.零售商去做采購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什么?因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
3.第三類是一般日常用品性采購
像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點是采購品類繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
4.第四類是項目性采購
有時候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說買一臺設備，蓋一個車間等。項目性采購的主要特點是一次性。很少有重復性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開始，以往的經驗和關系很少能用到。
七、采購管理中應該注意的問題及解決方法
采購是供應鏈當中的一個重要環(huán)節(jié)，它對企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價格，正確的質量在正確的時間送到正確的地點，是至關重要的。
在實際操作中，要把采購當成供應鏈的一部分進行管理，要想管理得當，需要注意以下幾個方面的問題：
1.制定采購計劃，其中包括采購商品的價格，付款條件，質量，商品來源地，交貨方式和運輸方式等。
2.選擇合適的供應商并確定他們的合作方式。
3.確定采購的數量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運輸成本。
八、強化采購管理的現實意義
1.采購成本過大，不利于企業(yè)參與市場競爭。市場競爭中價格的競爭，表面上看來是產品價格高低的競爭，實際上是成本高低的較量。降低成本有兩個基本途徑：一是降低生產過程中的消耗，二是降低采購過程中的采購價格。傳統的成本管理主要解決降低生產消耗的問題，實際上對很多企業(yè)來講更重要的是降低采購成本。生產過程中的成本挖潛是很有限的，比較起來采購過程中的潛力卻大得多，而且由于市場隨時在變，采購過程中的挖潛可以說是永無止境。
2.賣方市場的形成，增加了企業(yè)采購的難度。隨著市場經濟的發(fā)展，我國的市場供求關系發(fā)生了根本性的變化，在市場供大于求的情況下，賣方競爭激烈，這種競爭會使產品的種類.規(guī)格.性能.包裝等日趨多樣化。這就為采購行為增加了難度，企業(yè)必須對采購物資的質量.價格.供貨方式.信譽等多方面加以比較選擇，這就要求企業(yè)要切實加強采購管理。
3.規(guī)范花的采購管理，避免企業(yè)遭受不必要的損失。在市場競爭異常激烈的今天，賣方會利用五花)的促銷手段，甚至是不規(guī)范的返利.回扣.提成等方法來推銷產品，這種情況下，如果沒有嚴格的采購管理制度加以規(guī)范和監(jiān)督，就會極大的損害企業(yè)利益。
采購管理基礎知識 2
一、生鮮食品采購的特點及采購模式
1.生鮮食品的特點
與一般超市相比，生鮮食品具有以下特點：
(1)生鮮食品價格變化很大，批零差價大，很多商品價格變動幅度全年能達到10%以上，大多商品價格是一天一個價。
(2)除了面包和熟食外，生鮮食品的品種季節(jié)性很強，這些商品均在短短的一個時期集中上市，在生產、銷售和價格上都表現出明顯的季節(jié)性的變動趨勢。
(3)生鮮食品大多為初級農副產品，其質量目前還主要沿用感官鑒定，缺乏統一的質量標準，造成生鮮食品在質量分級定價上標準制定困難。
(4)生鮮食品保質期短，易變質、易腐敗，其商品損耗大大高于其他商品。
2.生鮮食品采購管理的特點
正是由于生鮮食品與一般商品相比存在以上特點，相應地生鮮食品的采購也具有自己一些特點：
(1)采購的復雜性。由于生鮮食品價格變動較大，這就造成了采購人員市場采價困難，同時也增加了對采購人員吃拿回扣的控制的難度；由于生鮮食品質量難以標準化，這使得采購部門對廠家的質量比對和控制困難，同樣也給采購人員降低質量以謀取個人私益留下了空間。由于季度性很強，再加上農業(yè)產品靠天吃飯所造成的產量不確定性，這使得對生鮮食品的采購的品種和數量的預測困難。正是由于以上三個問題，造成生鮮食品采購的不確定性、復雜性加大。
(2)風險性。由于生鮮食品，特別是生鮮三果，經營成本、損耗大，操作復雜，如果采購管理不慎，就有可能使超市因經營生鮮食品而出現虧損或加大虧損，難以為繼，這也是許多超市想經營生鮮食品，卻又不敢貿然進人的一個原因。
(3)規(guī)模性降低。由于生鮮食品保質期短，有的僅1+2天，再加上許多超市未形成規(guī)模經營，這使得生鮮食品的采購半徑縮短，使得許多超市，特別是跨地區(qū)經營的超市門店自行采購商品，降低了連鎖經營在統一集中采購上所能獲得的規(guī)模效益。這也是在洋超市的進逼下，許多超市仍有生存空間的原因。因為洋超市在全國有一二十家，但在某一地區(qū)還只有一兩家超市，這些超市在生鮮食品的規(guī)模效益還不是很明顯，而當地超市只要規(guī)模達到一定程度，統一集中采購，在價格上還是有一定優(yōu)勢的。因此當地超市只要把生鮮食品這一最具有集客力和特色的商品經營好，就能與洋超市形成有效抗爭。
3.采購的模式
從采購的集權程度可分為：
(1)分權式的采購組織(門店采購)
這種方式由各店商品部自行采購生鮮食品。
優(yōu)點：采購具有相當彈性，較具市場針對性；價格由門店自定，機動性強，有較好的經營主導權；較能符合消費者需求。
缺點：較難發(fā)揮大量采購、以量制價的功能；利潤很難控制；無法塑造連鎖經營的統一形象。
分權式的采購組織，由門店自行采購，它多適用于門店之間分布較廣的連鎖企業(yè)，并且它適宜于保質期相對較短的生鮮食品，如蔬菜中的葉菜，鮮活水產等等。
(2)集權式的采購(總部采購)
此種采購組織是把采購權集中在總部，由專職的采購部門來負責，采購權不下放。門店采購無決定權，但有建議權。
優(yōu)點：連鎖店不負責采購，可專心致力于搞好門店銷售工作；可發(fā)揮集中議價功能，有利于降低采購成本；價格形象一致，利潤較易控制；促銷活動易于規(guī)劃，易掌握貨源。
缺點：門店工作彈性小，較難滿足消費者的需求；采購工作和銷售工作較易脫節(jié)。
總部采購是連鎖超市非食品以及食品中干雜食品的最常用的采購方法。在生鮮食品上，它較多地運用于門店較為集中的企業(yè)，特別是局限在某一城市的連鎖企業(yè)，在品種上，它比較適宜保質期較長的品種，如凍肉、冷凍水產品等等。
從采購的渠道可分為當地采購和跨地區(qū)產地采購：
(1)當地采購。當地采購的生鮮商品主要是因為保鮮原因不適于遠途運輸的生鮮商品，采購渠道又可分為農產品批發(fā)市場和城市周圍農產品生產基地。生鮮商品的品類包括蔬菜中的葉菜類；按照政府規(guī)定必須從當地肉聯廠采購的鮮肉類產品；淡水養(yǎng)殖的鮮活水產品，部分副食產品(豆腐和豆制品，以及當地制作的新鮮糕點和熟食制品等)；各種半成品涼菜和切配菜等。
(2)跨地區(qū)產地采購�？绲貐^(qū)產地采購的生鮮食品主要是可以在一定時間和距離內遠途調運，或者經過保鮮加工處理的生鮮的食品，它包括具有耐儲存、大批量大宗菜(大白菜、洋蔥、土豆和冬瓜等)；部分果實類水果(柑橘、蘋果、香蕉和箱裝水果等)；冷凍水產品；干鮮產品和保鮮封裝的加工制成品。
目前，超市生鮮區(qū)的經營品種很大程度上是依靠當地的采購貨源渠道，其主要原因：一是由于大量非標準化的生鮮商品因保鮮問題，不適于遠途販運；二是超市生鮮區(qū)的銷售流量無法支撐批量采購，所以現在同一地區(qū)的超市生鮮經營經常會出現商品雷同化的傾向，超市生鮮經營的特色未能得到發(fā)揮。
然而真正能形成品種、價格和新鮮度等渠道優(yōu)勢的還是產地采購，包括城市周圍農產品生產基地和跨地區(qū)的產地采購，這種渠道優(yōu)勢的發(fā)揮會使超市生鮮經營更加生動，運作空間更加寬闊，例如聯華超市的跨地區(qū)采購戰(zhàn)略就使其差異化經營策略得以充分展示。但生鮮采購渠道優(yōu)勢的發(fā)揮程度是與連鎖超市生鮮經營規(guī)模(銷售量)和生鮮供應鏈中配送體系的.完善程度密切相關的，相信隨著農產品保鮮運輸問題的逐步解決和超市區(qū)域性連鎖規(guī)模的擴大，跨地區(qū)采購的品種和數量都會不斷增加，超市生鮮經營也會越來越豐富多彩。
二、生鮮食品采購程序
1.接洽供應商
與供應商進行接洽是超級市場商品采購活動的第一步，在這一步驟中通常要進行以下具體工作：
(1)確定接待日。在消費品買方市場的條件下，各生產廠家都必須為自己的產品尋找銷路，每天都會有供應商到超級市場來推銷他們的商品，為了提高超級市場采購工作的效率，有必要建立一種與供應商接洽的制度，規(guī)定與供應商接洽的具體時間。
這樣就可以將采購人員從大量的接待活動中解放出來，使他們有一定的時間進行商品價格比較和商品適銷分析。坐等供應商上門是一種方法，但是對于生鮮食品來說價格、品種變化較大。采購人員也應主動前向批發(fā)市場、生產基地了解情況，這點對新開張的超市中顯得尤為重要。
(2)分類接洽供應商。要根據商品的不同類別將供應商進行分類，不同的采購人員接待不同類別的供應商，以提高洽談效率。
(3)明確規(guī)定供應商應提交的有關資料。具體包括供應商的生產許可證、產品的有關證明文件等。
(4)要求供應商提供樣品。在與供應商洽談時，可以要求供應商提供商品的實物樣品，以便采購人員檢查和判斷。
2.采價
采價就是超市采購人員在收到了供應商的產品報價以后，到市場上了解同類產品的價格，與供應商的報價進行比較，來確定取舍。采購人員在采價時，一定要注意采訪的商品要與供應商的商品是相同類型、相同品項，否則就沒有可比性。
3.議定價格
超級市場采購人員在采價以后，要與供應商面對面地商定供應商品的價格。在商議之前，采購人員要做一定的準備工作，要通過各種途徑了解供應商向其他超級市場的實際供貨價，再具體分析本超級市場的經營優(yōu)勢和劣勢，以增加自己在價格談判中的砝碼，為本企業(yè)爭取到最優(yōu)的供應價格。
超級市場采購人員事先應該確定一個可接受的最高價格，超過這個價格就應該果斷地放棄，再尋求其他供應商。
4.將商品導入賣場
采購人員在確定了供應商以后，要將準備采購的商品經過規(guī)定的程序進行報批，一經通過就要著手導入市場的具體工作。
(1)根據超級市場的規(guī)定為商品確定一個代碼，以便對商品進行統一管理。
(2)建立商品檔案。要將商品的品名、規(guī)格、代碼、所屬部門等資料錄入超級市場的計算機系統中，便于經營者及時了解該商品的銷售情況，進行恰當的進銷調存決策。
(3)首次進貨。首次進貨必須由采購人員親自負責，集中進貨，熟悉采購通道，了解供應商的實情，一旦發(fā)現不妥，及時調整采購方案，使超級市場免受損失或少受損失。以后的采購可以由采購總部具體辦理，也可以由各分店電話進貨。
三、生鮮食品采購量的控制
生鮮食品按其保質期的長短可分為二類：一是保質期較長的，可壓底的商品，如冷凍食品，另一種是保質期較短，不能壓庫產品，需當日購進當日銷售，如各種鮮活食品。對待上述兩類產品，在采購量的控制上應采取不同的方式。
1.可壓庫商品采購量的控制
這類商品采購量的控制，關鍵在于最小庫存量和最大庫存量的確定。
(1)最小庫存量。根據電腦資料中滾動的N天的銷售量計算出某一商品的日平均銷售量，再根據商品到貨和加工配送的周期來確定最小的壓庫天數。如果一張訂單發(fā)下去，3天內能到貨，再加上加工配送的時間2天，則壓庫時間為5天。其計算公式：
最小庫存量=某類商品日平均銷售量×(廠家將商品送達配送中心的天數+配送中心進行加工的天數+配送中心將貨送達門店的天數+賣場中陳列量可銷售的天數)
對一些沒有組建配送中心的連鎖企業(yè)，其計算公式為：
最小庫存量=某類商品的日平均銷售量×(廠家將商品送達門店的天數+門店進行商品加工的天數+賣場中陳列量可銷售的天數)
這是最小庫存商品量，如果實際庫存低于這個數，可能會造成商品脫銷。在實際中可在計算機管理軟件開發(fā)時，在程序中設置預警措施，一旦實際庫存量臨近或低于最低庫存量，電腦系統進行預警報告。
(2)最大庫存量
最大庫存量的確定要綜合考慮以下3方面因素：
�、俑鶕䦷烊萘縼泶_定。根據當前保鮮設備的容量來計算庫存量，如果一個冷庫可存放10噸食品，分攤給每種食品的庫存容量是多少即可算出，這就是最大庫存量。
�、诟鶕Ｙ|期來確定。其計算公式為：最大庫存量=(保質期一廠家將商品送達門店天數一門店進行加工的天數)×日平均銷售量。
�、鄹鶕畲蟛少徺Y金預算量來確定。其計算公式為：最大庫存量=預算資金÷商品單價在最小庫存和最大庫存之間，超市可根據廠家發(fā)貨的批量大小以及相應的價格折扣、運輸費用來確
定一個合理的量值作為每次采購的批量值。
2.鮮活食品的采購控制
鮮活食品不能壓庫，沒有最大最小庫存量的限制，必須力爭當天購進當天售出。其理論采購量等于日平均銷售量。但是實際超市運作中可能會有一些商品無法當日全部售出，因此，計算公式為：
采購量=某日銷售預測值一前日商品庫存值
鮮活食品一般采用簽訂永續(xù)訂單的形式，簽訂一張合同，可以分多次交貨。對于由總部(或配送中心)集中進貨的，總部有了永續(xù)訂單后，門店可以根據這張訂單來填補補貨申請單，并實時傳到總部，總部經過審核后，將各個門店所需的鮮活食品的品種、數量匯總，然后發(fā)送給各個供應商。對于由門店自行訂貨的，程序也大致相同，則由門店直接向供應商訂貨，只是中間少了一道總部匯總審核這一環(huán)節(jié)。
四、生鮮食品采購合同的內容規(guī)定
生鮮食品采購合同內容除了商品的品種、數量外，還應對以下問題進行規(guī)定：
1.配送問題的規(guī)定
生鮮食品主要是供給日常生活所需，要求商品周轉很快。此時如欲保證充分供應，就必須依靠供應商準時配送商品。因此，在配送方式、配送時間、配送地點、配送次數等方面，通常在采購時就要和廠商在合同中予以規(guī)定，并要清楚規(guī)定廠商若違反了規(guī)定必須承擔的責任。
2.缺貨問題的規(guī)定
對于廠商的供貨，若出現缺貨的現象，必然會影響生意。因此應規(guī)定一個比例，要求廠商缺貨時應承擔的責任，以保證廠商能準時供貨。例如：容許廠商的欠品率為3%，超過3%時，每月要付1萬元罰金等。
3.商品品質的規(guī)定
進行商品采購時，采購人員應了解商品的成分及品質等是否符合政府衛(wèi)生部門或工商行政等部門的規(guī)定。但因為采購人員的能力并不足以判斷各種商品的成分，因此在采購時，必須要求廠商在合同中作出保證符合政府法律規(guī)定的承諾，并提供政府核發(fā)合法營業(yè)的證明，以確保在商品銷售中不會出現問題。
4.價格變動的規(guī)定
生鮮食品價格變動較大，在鮮活食品簽訂永續(xù)訂單時，要對未來價格變動的處理作出規(guī)定，如在價格上漲時，要在調整生效前通知超市并經超市同意方為有效等。
5.付款的規(guī)定
采購時，支付貨款的日期是一種采購條件，在此不贅述。但在合同中須對付款方式有所規(guī)
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