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小企業(yè)采購成本控制中存在的問題
小企業(yè)采購成本控制中存在的問題有哪些你知道嗎?你對小企業(yè)采購成本控制中存在的問題了解嗎?下面是yjbys小編為大家?guī)淼男∑髽I(yè)采購成本控制中存在的問題的知識(shí)，歡迎閱讀。
(一)沒有制定完善的符合實(shí)際的采購計(jì)劃
小企業(yè)在采購中往往忽視以下幾方面：
1、編制原料需用計(jì)劃。
原料的需用計(jì)劃一般由項(xiàng)目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是生產(chǎn)配方用量和生產(chǎn)計(jì)劃另案的選擇等具體要求，編制好的原料需用計(jì)劃是物資供應(yīng)部門確定經(jīng)濟(jì)采購量和編制原料采購計(jì)劃的主要依據(jù)，物資供應(yīng)部門再依據(jù)采購計(jì)劃確定訂貨點(diǎn)，繼而簽定采購合同以及進(jìn)行后期的存貨管理。小企業(yè)往往不作原料生產(chǎn)用量預(yù)算或計(jì)劃粗略，在采購前沒有認(rèn)真測算，結(jié)果多訂貨，造成大量存貨積壓，占用大量資金，花費(fèi)大量的倉儲(chǔ)費(fèi)和保管費(fèi)，或者少訂貨，出現(xiàn)原料短缺，影響生產(chǎn)進(jìn)度，停工待料，造成設(shè)備、人工的閑置成本上升。
2、確定經(jīng)濟(jì)采購量。
經(jīng)濟(jì)采購量就是一定期間存貨相關(guān)總成本達(dá)到最低的一批采購數(shù)量。與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項(xiàng)費(fèi)用支出，其總額隨材料數(shù)量、價(jià)格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲(chǔ)存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟(jì)采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項(xiàng)成本總和達(dá)到最低;根據(jù)項(xiàng)目的一般情況，由于訂貨成本和儲(chǔ)存成本相對較小，重點(diǎn)要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟(jì)采購量。而小企業(yè)的材料采購批量往往比較隨意，忽大忽小，常常忽視經(jīng)濟(jì)采購量這一與采購成本關(guān)系密切因素的重要性。
3、編制采購計(jì)劃。
根據(jù)原料的需用計(jì)劃和經(jīng)濟(jì)采購量的分析結(jié)果以及將要選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對采購過程進(jìn)行管理;具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等，采購計(jì)劃一般由物資供應(yīng)部門制定;根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強(qiáng)調(diào)其正確性、及時(shí)性和可執(zhí)行性。
添高公司是以生產(chǎn)香料產(chǎn)品為主的一家小企業(yè)，因香料產(chǎn)品生產(chǎn)的特殊性，其原料反應(yīng)、洗料、蒸餾等生產(chǎn)過程較復(fù)雜、生產(chǎn)周期差異較大。比如酯類產(chǎn)品一般兩到三天就可以完成，而醛類產(chǎn)品有的則需要兩到三周才能完成。如此特殊的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)更應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同產(chǎn)品的特性、生產(chǎn)周期等編制采購計(jì)劃，確定合理的采購量。該公司為了降低存貨庫存，減少存貨占用資金，卻是在接到客戶訂單之后再考慮如何去采購，而且是根據(jù)訂單量來確定采購量。由于沒有對產(chǎn)品市場進(jìn)行預(yù)測，這樣常常造成前后幾批相同產(chǎn)品的訂單，在短期內(nèi)多次重復(fù)采購相同原料，反而使運(yùn)輸、檢驗(yàn)等采購費(fèi)用明顯上升。另外，香料產(chǎn)品所用的原料有些是按包裝規(guī)格大小來訂價(jià)的，比如香葉醇，整包裝180kg的采購價(jià)為120元/kg，而lOkg包裝的則為150元/kg，但是產(chǎn)品訂單量所需的原料可能只有20公斤，添高公司往往會(huì)選擇價(jià)格低的大包裝原料，卻沒有考慮到該原料的通用性與使用頻率，剩下的原料就一直積壓在倉庫，即占用資金又占用倉庫空間，而且還有長期不用變質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。
(二)在采購詢價(jià)方面的疏忽
采購詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能以最低成本完成材料采購計(jì)劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范罔，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資格確認(rèn)。做好采購詢價(jià)管理，現(xiàn)在需要充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢價(jià)管理、得到詢價(jià)結(jié)果的高效率。小企業(yè)在材料采購詢價(jià)方面存在不少局限性，特別是在供貨渠道和網(wǎng)絡(luò)方面。
添高公司一般都是按就近采購的原則選擇本地供應(yīng)商，以為這樣可以降低運(yùn)輸費(fèi)的開支，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一巨大的信息渠道。有些外地供應(yīng)商，雖然需要你承擔(dān)一定的運(yùn)輸、送貨等費(fèi)用，但是其在價(jià)格等方面還是值得關(guān)注的，有時(shí)候原料價(jià)格加上運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用可能要比本地采購價(jià)還要低，而且供貨服務(wù)質(zhì)量還是不錯(cuò)的。
(三)與供應(yīng)商確認(rèn)和采購合同簽訂實(shí)際操作中存在漏洞
選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購詢價(jià)環(huán)節(jié)的評價(jià)結(jié)果，當(dāng)然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如品質(zhì)性能、供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)等，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商，以防供應(yīng)不及時(shí)導(dǎo)致停工停產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，這里就需要考慮到生產(chǎn)的連續(xù)性等要求。
采購合同就是在確定了供應(yīng)商后，與供應(yīng)商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件;在簽訂之前，需要對合同類型進(jìn)行選擇，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配;采購的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在供應(yīng)商，把自身風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤最大化，同時(shí)維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì)。
原本可以按合同法來要求供貨商嚴(yán)格按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)供貨，但添高公司在采購時(shí)往往未簽訂購貨合同或者簽訂的合同過于隨意，實(shí)際操作中常常受貨物品質(zhì)、供貨期限等與約定不符等情況影響而影響正常生產(chǎn)。
(四)在系統(tǒng)建設(shè)上有待完善
實(shí)際情況常常是采購主管人員或企業(yè)負(fù)責(zé)人或二者相互勾結(jié)為索取回扣等個(gè)人利益而不惜犧牲單位利益，購貨價(jià)格不但不低反而偏高;近處有貨且價(jià)格較便宜或至少運(yùn)費(fèi)較低卻不買而舍近求遠(yuǎn)，舍低就高。
采購部門是一個(gè)企業(yè)的重要部門，而該部門的人員配備一般“家族”色彩比較濃，因此在系統(tǒng)建設(shè)上總是瞻前顧后，還有待完善。
(五)采購崗位建設(shè)的不完善
小企業(yè)針對采購環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決采購權(quán)利不要過分集中，需要互相制約和監(jiān)督，同時(shí)又不要影響各崗位人員工作積極性。
一般來說，需要設(shè)置采購總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、合同員、采購員和庫管員等崗位;采購總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的采購管理，依據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計(jì)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資;詢價(jià)員主要負(fù)責(zé)按計(jì)劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供采購負(fù)責(zé)人和采購員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理;合同員的職責(zé)就是管理合同文件，隨時(shí)監(jiān)督合同執(zhí)行情況;采購員的職責(zé)更多的是具體按合同，以指定的價(jià)格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù);庫管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫，材料進(jìn)場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲(chǔ)存成本，做好庫房的管理。
當(dāng)然崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項(xiàng)目的大小和時(shí)間的跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間的權(quán)利制約機(jī)制。
添高公司只有一名采購人員，既要負(fù)責(zé)銷售訂單的處理，又要負(fù)責(zé)所有的采購工作，而且具體實(shí)施采購工作也不需要經(jīng)過總經(jīng)理的審批，完全沒有崗位監(jiān)督制約機(jī)制，這中間就存在很大的職務(wù)隱患。
(六)人員選擇上的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
采購管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素質(zhì)：具備一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識(shí)、清廉等。還要盡量避免項(xiàng)目最高管理者如項(xiàng)目經(jīng)理的直系親屬擔(dān)當(dāng)采購總負(fù)責(zé)人。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識(shí)，還要對材料管理的流程有一個(gè)清晰的思路;清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢打交道的采購人員來說尤為重要，雖然在內(nèi)部管理各個(gè)環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動(dòng)提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置，就需要采購人員本身要具備清廉的素質(zhì)和法律意識(shí)等等。
實(shí)際上，正由于材料采購管理在企業(yè)中占有突出地位，所以絕大多數(shù)采購人員都是企業(yè)負(fù)責(zé)人著意按插的嫡系，添高公司就屬于這種情況，從而對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話唯命是從，缺乏起碼的職業(yè)道德。
(七)員工培訓(xùn)的不夠重視
對采購各崗位人員的培訓(xùn)應(yīng)包括：業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律常識(shí)培訓(xùn)、公司制度培訓(xùn)等等。比如采購的流程管理、采購經(jīng)濟(jì)采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢價(jià)等等;而法律常識(shí)培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為。而這些恰恰是小企業(yè)所缺乏的。小企業(yè)的采購人員大都不是專業(yè)人才，甚至未受過專業(yè)培訓(xùn)，沒有材料管理各環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么做的概念，只是跟著師傅學(xué)，師傅叫干什么就干什么，其結(jié)果不得而知，最多只能知其然而不知其所以然。
(八)績效考核和薪酬分配制度建設(shè)得不夠客觀務(wù)實(shí)
當(dāng)完成一項(xiàng)工作后，如果不對之進(jìn)行有效的相應(yīng)的評估，就不會(huì)找到現(xiàn)在工作的不足，也不會(huì)為將來的工作提供借鑒，當(dāng)然采購工作也是一樣。然而，在現(xiàn)實(shí)中，小企業(yè)采購績效評價(jià)指標(biāo)體系不健全，采購流程績效評價(jià)指標(biāo)模糊，缺乏指標(biāo)評價(jià)的客觀性和實(shí)際的可操作性，這不利于建立激勵(lì)機(jī)制，也不便采購質(zhì)量的管理，極易導(dǎo)致采購成本的失控。
小企業(yè)對各崗位成績進(jìn)行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績效考核的標(biāo)準(zhǔn)是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)，對有效的工作給予肯定和鼓勵(lì)，對其他一些非增效工作就給予客觀性的評定。目前在小企業(yè)采購成本管理中這方面的差距普遍存在，可以說是一項(xiàng)空白。
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