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國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)管理缺陷與對(duì)策
隨著生產(chǎn)規(guī)模和市場(chǎng)范圍的擴(kuò)大,國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)管理的復(fù)雜性和必要性日益提高,采購(gòu)管理逐漸成為國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分。國(guó)內(nèi)企業(yè)通過(guò)實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購(gòu)管理活動(dòng),合理選擇采購(gòu)方式、采購(gòu)品種、采購(gòu)批量、采購(gòu)頻率和采購(gòu)地點(diǎn),以有限的資金保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效開(kāi)展。可以在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量等方面獲得改進(jìn)。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)管理缺陷與對(duì)策,歡迎閱讀。
國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)管理缺陷解析
1觀念滯后,對(duì)采購(gòu)部門重視不夠
觀念是行為的先導(dǎo),無(wú)論對(duì)個(gè)人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環(huán)境的作用,國(guó)內(nèi)企業(yè)在采購(gòu)管理中存在著“重銷售,輕采購(gòu)”的觀念。由于國(guó)內(nèi)企業(yè)管理者在管理觀念上對(duì)采購(gòu)這一重要活動(dòng)存在的偏見(jiàn)和輕視,使得我國(guó)多數(shù)國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)部門的定位不準(zhǔn)確。根據(jù)美國(guó)哈佛商學(xué)院著名戰(zhàn)略學(xué)家邁克爾波特的價(jià)值鏈分析方法,采購(gòu)與銷售一樣,是企業(yè)價(jià)值鏈中同等重要的基本增值活動(dòng)。而在許多國(guó)內(nèi)企業(yè)中,管理者都是重視如何把產(chǎn)品銷售出去,忽視對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理,采購(gòu)依然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的一個(gè)附屬職能。許多國(guó)內(nèi)企業(yè)管理者都會(huì)認(rèn)為,采購(gòu)部門是花錢的。沒(méi)有樹(shù)立采購(gòu)部門是公司利潤(rùn)源泉的思想,不知道或者沒(méi)有理解通過(guò)采購(gòu)管理的提升可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的差異化。可以讓采購(gòu)部門與研發(fā)和生產(chǎn)部門協(xié)同配合,可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實(shí)現(xiàn)。
2采購(gòu)缺乏計(jì)劃性,采購(gòu)流程模式僵化
國(guó)內(nèi)企業(yè)根據(jù)顧客訂單進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì),組織原材料采購(gòu)和生產(chǎn),受企業(yè)規(guī)模、銷售額、資金的限制,企業(yè)采購(gòu)較為謹(jǐn)慎,采購(gòu)方式比較原始、零散,無(wú)法獲得規(guī)模采購(gòu)帶來(lái)的效益。單次采購(gòu)?fù)鶖?shù)量少、批次多。許多國(guó)內(nèi)企業(yè)沒(méi)有明確的采購(gòu)計(jì)劃,缺乏對(duì)采購(gòu)需求的分析和對(duì)供應(yīng)商的培養(yǎng)采購(gòu)上隨意性很大。企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購(gòu)都是急性的,從采購(gòu)需求提出到原料入庫(kù)的期限很短,其結(jié)果就是采購(gòu)部門整天在疲于奔命地買東西,根本沒(méi)有時(shí)間做詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查,企業(yè)管理者卻弄不清采購(gòu)部門整天忙忙碌碌的在干什么。目前,我國(guó)國(guó)內(nèi)企業(yè)的采購(gòu)流程普遍存在以下問(wèn)題:一方面,采購(gòu)流程從訂單開(kāi)始,涉及供應(yīng)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)和生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)雀鞑块T,將采購(gòu)職能分割由不同部門完成,既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣,工作效率低下。另一方面,各部門本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場(chǎng)考慮問(wèn)題,信息互不溝通,從而影響采購(gòu)決策的正確性。第三,采購(gòu)監(jiān)控不到位,出現(xiàn)采購(gòu)監(jiān)控盲點(diǎn),部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生,影響企業(yè)工作效率。
3采購(gòu)成本較高
據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì),在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中,采購(gòu)成本一般大于60%。人工支出(工資、福利費(fèi)等)約為20%,管理費(fèi)用約為15%,而利潤(rùn)僅為5%左右。因此,采購(gòu)成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體,也是國(guó)內(nèi)企業(yè)成本控制中最富有價(jià)值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個(gè)采購(gòu)成本占總成本60%、利潤(rùn)率為5%左右的企業(yè)為例,只要將采購(gòu)成本降低5%,其利潤(rùn)率就可以增加至11%。國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)成本高的原因主要有以下幾個(gè)方面:一是企業(yè)采購(gòu)貨品品種多、批量少,采購(gòu)周期不固定,無(wú)法像大型企業(yè)集團(tuán)一樣享受購(gòu)買折扣或者折扣較少,增加了采購(gòu)成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和對(duì)市場(chǎng)原材料價(jià)格上漲的預(yù)期,對(duì)于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷售和生產(chǎn)旺季到來(lái)之前大量采購(gòu)。而原材料供應(yīng)商往往對(duì)市場(chǎng)變化更加敏感,會(huì)伺機(jī)調(diào)整價(jià)格或者要求采購(gòu)企業(yè)使用現(xiàn)金進(jìn)行兌付。而國(guó)內(nèi)企業(yè)由于自身實(shí)力的原因,采購(gòu)資金有限,很多時(shí)候要通過(guò)賒銷的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下,許多國(guó)內(nèi)企業(yè)只好支付高額的利息通過(guò)貸款或其它融資渠道借貸資金進(jìn)行采購(gòu),從而增加企業(yè)的采購(gòu)成本,進(jìn)而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格的提高,使產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力被削弱。三是國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)管理體制不完善,生產(chǎn)管
4采購(gòu)策略不明確,供應(yīng)商關(guān)系管理較差
在企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)中,根據(jù)采購(gòu)物品的價(jià)值、采購(gòu)周期、供應(yīng)商類型等的不同,所采用的采購(gòu)策略也是不同的,目的是利用最小的成本采購(gòu)到保質(zhì)保量的物品,以保證生產(chǎn)的需要。首先,采購(gòu)人員缺乏戰(zhàn)略采購(gòu)意識(shí),認(rèn)為拿錢就可以買到東西,把采購(gòu)僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡(jiǎn)單的買賣關(guān)系,只注重談判、比價(jià)、壓價(jià),沒(méi)有與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購(gòu)過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商的扶持以及通過(guò)采購(gòu)建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無(wú)從談起。其次,國(guó)內(nèi)企業(yè)由于采購(gòu)周期不固定、采購(gòu)批量小、采購(gòu)資金不充裕,再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響,使得許多供應(yīng)商對(duì)其缺乏信任感。再次,許多國(guó)內(nèi)企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認(rèn)定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)和程序,導(dǎo)致企業(yè)要么長(zhǎng)期依賴于某一供應(yīng)商,要么每次采購(gòu)都重新選擇供應(yīng)商,增加了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
國(guó)內(nèi)企業(yè)采購(gòu)管理應(yīng)對(duì)策略提煉
1制定合理的采購(gòu)計(jì)劃
一般說(shuō)來(lái),企業(yè)制定采購(gòu)計(jì)劃,是為了達(dá)到以下目的:首先,預(yù)測(cè)所需物品的數(shù)量和時(shí)間,確保物品的及時(shí)供應(yīng)。其次,配合生產(chǎn)活動(dòng),確保采購(gòu)適當(dāng)?shù)奈锲穪?lái)滿足生產(chǎn)的需要。最后,減少庫(kù)存,降低庫(kù)存費(fèi)用,不必要的庫(kù)存等于浪費(fèi)。庫(kù)存實(shí)際上是一種閑置的資源,不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中創(chuàng)造價(jià)值,反而會(huì)占用資金,增加公司的成本。庫(kù)存會(huì)造成大量資金的沉淀,影響公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn),同時(shí)還會(huì)增加市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn),給公司的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。
企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃一般由使用部門擬訂,然后提交企業(yè)相關(guān)部門審核,經(jīng)審批后下達(dá)給各基層部門執(zhí)行,一般情況下不允許變更。采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)管理運(yùn)作的第一步,其制定得是否合理、完善,直接關(guān)系到整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的成敗。采購(gòu)計(jì)劃就是根據(jù)市場(chǎng)需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購(gòu)環(huán)境等因素來(lái)確定采購(gòu)的時(shí)間、采購(gòu)的數(shù)量、以及如何開(kāi)展采購(gòu)作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購(gòu)計(jì)劃以外,還有由于臨時(shí)生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃一般不如年度采購(gòu)計(jì)劃規(guī)范,它強(qiáng)調(diào)的是采購(gòu)計(jì)劃的簡(jiǎn)單性、靈活性和及時(shí)性。由于物品的采購(gòu)價(jià)格一般較低,使用數(shù)量不易確定,而且比較容易從市場(chǎng)上獲得,因而臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃是年度采購(gòu)計(jì)劃的補(bǔ)充和完善。雖然臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃處于從屬的地位,但是對(duì)于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
2規(guī)范日常采購(gòu)行為,嚴(yán)格審批手續(xù)
國(guó)內(nèi)企業(yè)可以編制采購(gòu)操作手冊(cè),規(guī)范日常采購(gòu)行為。把采購(gòu)作業(yè)過(guò)程分成若干步驟,每個(gè)步驟應(yīng)該怎樣做,要達(dá)到什么要求,應(yīng)該留下什么記錄,都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購(gòu)人員的權(quán)限范圍。采購(gòu)人員獨(dú)當(dāng)一面地工作,在一定范圍內(nèi)有主動(dòng)權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當(dāng)?shù)。這樣也有利于調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的積極性和提高工作效率;但是如果對(duì)采購(gòu)人員的權(quán)利不加以限制也是不行的,這樣容易造成采購(gòu)人員濫用權(quán)力,產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn),甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對(duì)采購(gòu)人員的權(quán)利尤其是財(cái)務(wù)權(quán)利做出規(guī)定,例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請(qǐng)客的標(biāo)準(zhǔn)等,都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請(qǐng)示匯報(bào)制度。當(dāng)作業(yè)過(guò)程中出現(xiàn)一些超出采購(gòu)人員權(quán)限范圍的情況,采購(gòu)人員應(yīng)該請(qǐng)示主管人員,不能夠自作主張。要向全體采購(gòu)人員公開(kāi)規(guī)定,在采購(gòu)活動(dòng)的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié),例如簽訂合同、改變?cè)械淖鳂I(yè)程序、作業(yè)指標(biāo)等,一定要向采購(gòu)部門或相應(yīng)的主管人員請(qǐng)示匯報(bào)。
3優(yōu)化采購(gòu)流程,提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率的高低會(huì)對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力形成直接的影響,國(guó)內(nèi)企業(yè)由于采購(gòu)成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高,所以受到的影響也較大。一般來(lái)說(shuō),傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出所需采購(gòu)的物品,然后由采購(gòu)部門編制物品采購(gòu)計(jì)劃,還要經(jīng)過(guò)各部門及高層管理者的審批,才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。
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