如何做好物業(yè)管理企業(yè)采購(gòu)成本控制工作
針對(duì)日益上漲的運(yùn)營(yíng)成本，如何在“窮盡收入”的前提下有效控制采購(gòu)成本對(duì)利潤(rùn)薄微的物管行業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)至關(guān)重要。采購(gòu)成本下降不僅體現(xiàn)在物管企業(yè)現(xiàn)金量流出的減少，而且直接體現(xiàn)在利潤(rùn)增加、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)等方面。由于物管企業(yè)的采購(gòu)成本占企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本較高，因此，有效控制好采購(gòu)成本并使之不斷下降，是物管企業(yè)不斷降低成本、增加利潤(rùn)的重要和直接手段之一。下面是yjbys小編為大家?guī)?lái)的如何做好物業(yè)管理企業(yè)采購(gòu)成本控制工作的知識(shí)，歡迎閱讀。
一、建立、完善采購(gòu)制度，做好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作、
一般情況下，物管企業(yè)將采購(gòu)活動(dòng)分為外包服務(wù)采購(gòu)和材料物資采購(gòu)，外包服務(wù)采購(gòu)泛指清潔服務(wù)、電梯維保、外墻清洗、工程改造等經(jīng)判定企業(yè)無(wú)法自行完成需委托外包的服務(wù)。材料物資采購(gòu)指物管企業(yè)常規(guī)性物資采購(gòu)，包括辦公設(shè)備及用品類、給排水器材類、經(jīng)營(yíng)類物資的采購(gòu)等。現(xiàn)結(jié)合大部分企業(yè)的具體做法，淺談如何對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行有效控制。
采購(gòu)工作的關(guān)鍵在于制度規(guī)范和監(jiān)督并重，健全制度，加強(qiáng)監(jiān)督，制度為主，
監(jiān)督為輔，兩者相輔相成，缺一不可。因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購(gòu)和監(jiān)督制度，不僅采購(gòu)工作無(wú)章可依，還會(huì)給相關(guān)人員提供暗箱操作的溫床。完善采購(gòu)制度要注意以下幾個(gè)方面：
1、建立嚴(yán)格、可行的采購(gòu)制度。建立嚴(yán)格、完善、可行的采購(gòu)制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門之間推諉、扯皮，還能預(yù)防相關(guān)人員的不良行為。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定外包服務(wù)采購(gòu)和材料物資采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、招標(biāo)項(xiàng)目和物料采購(gòu)的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和義務(wù)、各種外包服務(wù)采購(gòu)和材料物資采購(gòu)的相關(guān)規(guī)定、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批流程等。比如，可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物品要向供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，最后選擇供應(yīng)商。還可規(guī)定超過(guò)一定金額的采購(gòu)活動(dòng)需通過(guò)招標(biāo)方式確定供方，并制定包括項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)文件編寫、招標(biāo)小組成立、標(biāo)底預(yù)算及保管、中標(biāo)原則、發(fā)/開/定標(biāo)方式、合同簽訂、實(shí)施與監(jiān)督等制度和流程，以供內(nèi)部審計(jì)部門稽核。
2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。由于國(guó)家相關(guān)法規(guī)的不健全和市場(chǎng)發(fā)展不
均衡等原因，目前市場(chǎng)上供應(yīng)商的資質(zhì)良莠不齊，需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行慎重選擇�；咀龇ㄊ�，對(duì)合格供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、合作范圍、適合區(qū)域、聯(lián)系方式、銀行賬號(hào)、詳細(xì)地址等，并建立相應(yīng)的供方信譽(yù)評(píng)估體系，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期更新，并有專人管理，同時(shí)建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。除上述方式外，還需要求每類供方存檔3家以上，并通過(guò)嚴(yán)格的資料審核、現(xiàn)場(chǎng)考察、供方會(huì)審等方式，選擇結(jié)果公示并確定后，建立完善的供方信譽(yù)評(píng)估體系，經(jīng)過(guò)精挑細(xì)選和優(yōu)勝劣汰，確保成為公司合格供方的嚴(yán)肅性，滿足“適合的就是最好的”這一通用、適用法則。
3、建立供方價(jià)格體系和價(jià)格評(píng)估體系。采購(gòu)部門要對(duì)公司所有常規(guī)性材料物資建立符合市場(chǎng)行情價(jià)格體系，初期可通過(guò)招標(biāo)的方式確定該類合作供方及價(jià)格。對(duì)于集團(tuán)化的物管企業(yè)，由于區(qū)域、環(huán)境等原因，同類物資存在一定的價(jià)格差異，可分別建立適合該區(qū)域的屬地價(jià)格體系。價(jià)格體系建立后，各需求部門可通過(guò)計(jì)劃采購(gòu)、應(yīng)急采購(gòu)等形式完成申購(gòu)，若申購(gòu)的物資不在價(jià)格體系內(nèi)，可通過(guò)建立“特定物資”通道進(jìn)行申購(gòu)，采購(gòu)任務(wù)完成后及時(shí)錄入價(jià)格體系。總之，價(jià)格體系不是一成不變的，將隨市場(chǎng)物價(jià)漲跌、需求調(diào)整而變化，價(jià)格體系有一個(gè)持續(xù)補(bǔ)充、調(diào)整、更新和完善的過(guò)程。
4、建立相互制衡的監(jiān)督機(jī)制。建立需求、采購(gòu)、審計(jì)部門各司其職、相互
制約的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。物資采購(gòu)部門執(zhí)行采購(gòu)的職能，同時(shí)接受需求部門的監(jiān)督，聽取需求部門的意見和建議。需求部門執(zhí)行申購(gòu)和驗(yàn)收的職能，提出采購(gòu)的品種和數(shù)量，及時(shí)與物資采購(gòu)部門溝通。內(nèi)部審計(jì)務(wù)部門履行審核付款的職能，從而形成需求、采購(gòu)、審計(jì)部門之間相互制衡的監(jiān)督機(jī)制，真正做到具體采購(gòu)與使用相分離，具體采購(gòu)與驗(yàn)收相分離，具體采購(gòu)與款項(xiàng)支付相分離。在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，通過(guò)公布的所有供方名稱、聯(lián)系電話和物資價(jià)格，審計(jì)部門每月通過(guò)電話或市場(chǎng)詢價(jià)等方式了解行情并公布調(diào)查結(jié)果，真正規(guī)避暗箱操作風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)公開、透明的“陽(yáng)光采購(gòu)”。
二、有效降低采購(gòu)成本的方法和手段
1、通過(guò)付款條件的選擇降低采購(gòu)成本。如果企業(yè)資金充裕，通過(guò)及時(shí)支付合作供方各類款項(xiàng)的方式，往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣和良好的公司信譽(yù)。如有的公司規(guī)定20萬(wàn)元以上的招標(biāo)項(xiàng)目，供方在符合相關(guān)條件下，可預(yù)付材料款 20%-30%。物資采購(gòu)方面，可單次結(jié)算也可月度結(jié)算，保障供方權(quán)益的同時(shí)，有效建立公司良好信譽(yù)，確保供方提供的服務(wù)優(yōu)秀和價(jià)格低廉。
2、以有效競(jìng)爭(zhēng)方式牽制供應(yīng)商。對(duì)于大宗物料采購(gòu)，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，往往能通過(guò)供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線的價(jià)格。此外，對(duì)同類型供方，應(yīng)多找?guī)讉�(gè)供應(yīng)商，通過(guò)對(duì)不同供應(yīng)商的.選擇和比較，使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。筆者所在公司的方法是，符合條件的項(xiàng)目堅(jiān)決通過(guò)有3家以上競(jìng)標(biāo)單位參與的招標(biāo)方式進(jìn)行，其他采購(gòu)項(xiàng)目同類供方必須3家以上，內(nèi)部分為A、B、C類，當(dāng)一家供方談判失敗，及時(shí)尋找下家，保障不影響采購(gòu)工作的順利運(yùn)行。
3、向生產(chǎn)廠家或制造商直接采購(gòu)。向生產(chǎn)廠家或制造商直接采購(gòu)，可有效減少中間環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)成本，同時(shí)獲得更好的技術(shù)和售后服務(wù)。在日常采購(gòu)活動(dòng)中，積極、努力尋找產(chǎn)品的最直接供方，摒棄繁多的物流或中間商環(huán)節(jié)，條件成熟時(shí)，可直接更換合作供方。
4、選擇信譽(yù)良好的供方并與其簽訂長(zhǎng)期合同。與誠(chéng)實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合
作，不僅能保證物資的質(zhì)量、及時(shí)性和售后服務(wù)，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(zhǎng)期的供貨合同，往往能得到更多的價(jià)格優(yōu)惠。
5、充分進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格走勢(shì)，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面工作，并定期形成調(diào)研報(bào)告。
三、實(shí)行戰(zhàn)略成本管理指導(dǎo)采購(gòu)成本控制
1、估算供方的產(chǎn)品或服務(wù)成本。任何事物都具有兩面性，采購(gòu)管理工作也一樣，不能只強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的努力，要真正做到對(duì)采購(gòu)成本的全面控制，僅靠?jī)?nèi)部努力是不夠的，還應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占據(jù)主導(dǎo)地位。事實(shí)證明，可以通過(guò)對(duì)供方的實(shí)地考察，參觀供方的相關(guān)設(shè)施，了解原材料、人力、物流等管理成本，估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可掌握價(jià)格談判的主動(dòng)，盡可能與供應(yīng)商共同尋求降低成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的采購(gòu)成本。進(jìn)行此類談判，要始終爭(zhēng)取雙贏的局面，要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中將供應(yīng)商逼迫到賠錢的地步。
2、實(shí)現(xiàn)物管企業(yè)的采購(gòu)聯(lián)盟。聯(lián)盟是指具備條件的物管企業(yè)之間達(dá)成共識(shí)，
形成采購(gòu)聯(lián)盟，對(duì)某類物資、某類項(xiàng)目與同一供方談判，實(shí)行集中采購(gòu)，從而規(guī)避由于量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾，達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。幾家企業(yè)之間可以制定合理的運(yùn)作規(guī)程，建立穩(wěn)定的聯(lián)盟關(guān)系，也可臨時(shí)合作，實(shí)現(xiàn)對(duì)某些日常物資的長(zhǎng)期聯(lián)盟采購(gòu)和某些特定項(xiàng)目的臨時(shí)聯(lián)盟采購(gòu)，這種聯(lián)盟企業(yè)之間、采購(gòu)方與供貨方之間多贏的局面，相信更多企業(yè)、商家愿意參與。
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