物業(yè)管理公司采購控制程序

時間：2022-05-16 23:32:06 采購管理我要投稿

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物業(yè)管理公司采購控制程序

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物業(yè)管理公司采購控制程序

　　1.目的

　　公司應(yīng)確保采購的物品和接受的服務(wù)符合合同、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，保證公司服務(wù)質(zhì)量。

　　2.范圍

　　適用于直接影響服務(wù)質(zhì)量的采購的物品和接受的服務(wù)，如設(shè)備的零配件、提供給顧客使用的物品等。

　　3.職責(zé)

　　3.1 工程部負(fù)責(zé)公司大宗和批量物品的采購及物品供應(yīng)商的選擇和評定。

　　3.2 部門和管理處采購主管負(fù)責(zé)200元以下零星物品的采購及經(jīng)工程部授權(quán)可以自行采購的物品購買。

　　3.3 部門和管理處采購主管負(fù)責(zé)采購計劃的制定和采購物品驗證記錄單的填寫。

　　3.4 公司主管領(lǐng)導(dǎo)和管理處主任負(fù)責(zé)采購計劃的審批。

　　4.程序

　　4.1 合格供方的選擇

　　4.1.1 合格供方根據(jù)以下三條進行選擇：

　　1)品牌優(yōu)良、價格合理;

　　2)具有營業(yè)執(zhí)照或相應(yīng)政府批文的企業(yè);

　　3)提供的物品/服務(wù)質(zhì)量良好和信譽較好的商家或廠家。

　　4.1.2 工程部和管理處應(yīng)建立《合格供方名單》，作為公司供方的選擇，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批《合格供方名單》，執(zhí)行部門應(yīng)隨時根據(jù)實際供貨關(guān)系來評定供方，合格供方的增刪應(yīng)由審批人審批。合格供方可分為物品類供方和服務(wù)供方。

　　4.2 采購計劃控制

　　4.2.1 采購按實際情況可分為計劃采購、臨時采購和緊急采購。

　　4.2.2 管理處、部門采購主管負(fù)責(zé)在每月5日前編制該月采購計劃并報主任或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，采購計劃應(yīng)說明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需要日期、單價、質(zhì)量要求(必要時)等。

　　4.2.3 對臨時采購的物品，采購主管應(yīng)在當(dāng)天填寫或補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購日期按實際發(fā)生日期填寫，要求用明顯標(biāo)識(*)注明。

　　4.2.4 對緊急采購的物品，采購物品應(yīng)在實際采購發(fā)生的2日內(nèi)補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購人按實際發(fā)生日期補填相關(guān)記錄，要求用標(biāo)識(J)標(biāo)明。

　　4.2.5采購文件包括(每次根據(jù)采購情況的需要，選擇以下一種或幾種)：

　　1)采購合同

　　2)采購計劃審批表

　　3)采購管理規(guī)程

　　4)合格供方名單

　　4.2.6在上述采購文件中，由申請單位表述出擬采購物品的有關(guān)信息，包括：

　　1)對供方物品/服務(wù)的質(zhì)量要求、安全要求、驗收規(guī)范，采購物品的參數(shù)、規(guī)格、數(shù)量等。

　　2)對供方的加工、服務(wù)過程，供貨的交付程序的要求。

　　3)對供方設(shè)備及人員資格的要求。

　　4)對供方質(zhì)量管理體系的要求(優(yōu)先選擇通過ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證的供方)。

　　4.2.7大宗物品采購應(yīng)在工程部確定的采購網(wǎng)絡(luò)中采購。

　　4.2.8價值在2千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產(chǎn)配置審批表》，并報公司逐級審批。

　　4.3 采購物品驗證

　　4.3.1 采購物品須經(jīng)過物品使用人或相關(guān)資質(zhì)人員驗證合格后方可使用或入庫，驗證人員和采購主管分別在《采購物品驗證記錄》上按規(guī)定記錄和確認(rèn)。

　　4.3.2 對于臨時和緊急采購物品，采購主管和驗證人員必須做到先驗證后使用，加強現(xiàn)場驗證，以保證購進物品是需要的合格品。事后相關(guān)人員應(yīng)及時填寫(采購發(fā)生日期2日之內(nèi))相關(guān)記錄，填寫的采購日期為實際發(fā)生日期，并按上面要求的標(biāo)識標(biāo)明。

　　4.3.3 對驗證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應(yīng)的措施。

　　4.3.4 合同規(guī)定時間，顧客可以對采購物品進行驗證。

　　4.3.5 驗證方式包括目測、試用、檢驗、測量、工藝驗證等。

　　4.3.6 在供方的現(xiàn)場實施驗證

　　1)若合同規(guī)定需在供方現(xiàn)場驗證采購物品時，由工程部組織相關(guān)單位在供方處對所購物料現(xiàn)場實施驗證。

　　2)采購人員應(yīng)事先與供方做好驗證安排及驗證方式，以便驗收活動順利實施。

　　4.3.7 物品使用人在供方的現(xiàn)場實施驗證

　　1)若使用人要求在供方現(xiàn)場驗證物品時，由采購人員和使用人在供方現(xiàn)場共同實施驗證。

　　2)采購人員應(yīng)事先與供方和使用人聯(lián)系安排妥當(dāng)，以便驗收活動順利實施。

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