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企業(yè)加強內(nèi)部控制管理提高采購水平
引導(dǎo)語：物資管理是企業(yè)管理活動的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購的管理。下面是yjbys小編為你帶來的企業(yè)加強內(nèi)部控制管理提高采購水平，希望對你有所幫助。
一、正確認識,是加強內(nèi)部控制管理,提高采購管理水平的前提。
從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對采購內(nèi)部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購內(nèi)部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務(wù)部門的工作人員要以高度的責(zé)任感,認真履行崗位職責(zé),服從服務(wù)于采購工作的內(nèi)部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。
二、制度保障,是加強內(nèi)部控制管理,提高采購管理水平的基礎(chǔ)。
建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要;建立完善的內(nèi)部控制制度體系,通過內(nèi)部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風(fēng)險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內(nèi)部控制管理制度的建立是進一步強化公司內(nèi)部經(jīng)營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規(guī)范運轉(zhuǎn)。
三、程序合理,是加強內(nèi)部控制管理,提高采購管理水平的重點。
內(nèi)部控制管理工作其實質(zhì)是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應(yīng)商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節(jié)點。
(一)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。
這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預(yù)算,其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃,經(jīng)財務(wù)管理部門審核后報采購主管領(lǐng)導(dǎo)審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案,采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負責(zé)人審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
(二)供應(yīng)商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。
這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預(yù)算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營成本降低,并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應(yīng)商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經(jīng)過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應(yīng)集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
(三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。
這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風(fēng)險,保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風(fēng)險;通過資質(zhì)信用管理,建立供應(yīng)商誠信檔案體系,降低了履約風(fēng)險;通過合同風(fēng)險點管理,強化合同履行的風(fēng)險意識,減少合同履行風(fēng)險;通過合同會簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務(wù)流程;通過合同履行管理,加強經(jīng)營過程的控制能力,提升公司精細管理水平;通過合同統(tǒng)計分析管理,提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點是檢查相關(guān)部門是否對合同進行審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關(guān)監(jiān)管部門。
(四)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。
采購物資到貨后,物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質(zhì)檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。
(五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。
財會部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關(guān)單據(jù),經(jīng)采購等部門負責(zé)人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點是檢查財務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關(guān)審批是否符合權(quán)限。
(六)分析與考核環(huán)節(jié)。
在“分析”環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應(yīng)會同有關(guān)部門定期對計劃準確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析,并向企業(yè)有關(guān)會議報告;在“考核”環(huán)節(jié)上,企業(yè)應(yīng)建立與采購相關(guān)的考核辦法,定期對采購管理情況進行考核。
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