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采購的常見問題
面對(duì)眾多供應(yīng)商，如何對(duì)其進(jìn)行全面而有效的評(píng)估，以最終選定最佳供應(yīng)商?在采購過程中，如何保證采購與生產(chǎn)信息渠道暢通，以解決生產(chǎn)部門和采購部門因信息溝通不及時(shí)造成的影響?這都是采購過程中常會(huì)遇到的一些問題，本文就采購常見問題及解決辦法，為大家分享一些業(yè)內(nèi)專業(yè)認(rèn)識(shí)給出的解析建議。
采購常見問題：
1) 面對(duì)眾多的供應(yīng)商，如何進(jìn)行合理有效的評(píng)估?能否對(duì)發(fā)生交易的供應(yīng)商從交期、價(jià)格、交貨準(zhǔn)時(shí)率、供貨質(zhì)量、信用、服務(wù)水平等進(jìn)行全面的考核評(píng)估?
2) 如何保證采購與生產(chǎn)的信息渠道暢通?解決生產(chǎn)計(jì)劃部門由于無法及時(shí)獲得采購部門的采購單下單時(shí)間、單據(jù)執(zhí)行狀態(tài)、物料到貨信息等信息，而造成物料不能全部保證及時(shí)供應(yīng)，對(duì)生產(chǎn)排產(chǎn)造成影響?
3)如何滿足財(cái)務(wù)應(yīng)付款需要沖銷到每一筆采購的核銷需求，而不是粗獷式的只根據(jù)供應(yīng)商傳過來的發(fā)票形成應(yīng)付款?
4)由于無法及時(shí)掌握全部產(chǎn)品采購，外協(xié)件的的近期缺料信息(包括缺什么?何時(shí)需要?)，缺乏對(duì)未來供貨市場供貨趨勢與走向的預(yù)測，造成臨時(shí)采購，外協(xié)現(xiàn)象較多，同時(shí)由于不少材料采購供應(yīng)周期長，采購部經(jīng)常處于措手不及的境地，忙于趕任務(wù)，缺乏良好的計(jì)劃性。并且容易遺漏小件，影響正常生產(chǎn)進(jìn)程。
5)采購成本難控制。由于供應(yīng)商數(shù)量太多，采購價(jià)格體系較為混亂，無法真正形成多家比價(jià)管理，也不能進(jìn)行最高限價(jià)控制。導(dǎo)致采購成本偏高，資金占用大，影響利潤水平。
6)采購部的日常大量時(shí)間忙于了解各種信息和催貨，重“跟催”輕“計(jì)劃”。采購部門只能把工作重心放在到貨跟催上面，疲于奔命，結(jié)果還往往并不如意，供應(yīng)缺貨常常造成生產(chǎn)停工待料。對(duì)于確實(shí)能直接產(chǎn)生效益的供應(yīng)商選擇、比價(jià)控制等工作做的較少，日常工作重點(diǎn)主要在應(yīng)對(duì)生產(chǎn)上。
7)由于采購資金周轉(zhuǎn)上的問題，對(duì)供應(yīng)商難于形成有效的監(jiān)控，無法有效把握好最佳供貨期，控制供貨質(zhì)量，犧牲企業(yè)長期利益。
方法
變被動(dòng)為主動(dòng)
通過與MRP運(yùn)算需求結(jié)果直接相連，解決物料采購中多采購、少采購、重復(fù)采購、漏采購等現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)時(shí)的采購進(jìn)度查詢與數(shù)據(jù)分析使采購人員可輕松掌握生產(chǎn)缺什么料?缺多少料?且明細(xì)到班組與機(jī)臺(tái)的日生產(chǎn)計(jì)劃需求。從被動(dòng)式的以其他部門的跟催來決定工作計(jì)劃到主動(dòng)的有計(jì)劃、有目的的跟進(jìn)。使生產(chǎn)與采購井井有條。
多維比價(jià)策略
大多數(shù)企業(yè)的物料采購都具有多供應(yīng)商、多規(guī)格、多等級(jí)、多產(chǎn)地等不同屬性的選擇，如何面對(duì)不同的服務(wù)、品質(zhì)、交期、信譽(yù)等對(duì)供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)全維的考核評(píng)估，來實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的細(xì)化管理，進(jìn)而獲得更合理的價(jià)格?通過應(yīng)用中軟ERP的多維采購價(jià)格策略，來達(dá)到對(duì)同一產(chǎn)品，不同物料屬性，不同品質(zhì)與供應(yīng)商的價(jià)格管控。將采購人員的工作重心從繁瑣的價(jià)格跟蹤中轉(zhuǎn)移到如何去挑選更有競爭力的供應(yīng)商，來提升品質(zhì)與交期，以達(dá)到為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤。
多訂單合并采購
面對(duì)大量的訂單物料需求，如何做到快速、準(zhǔn)確、高效的完成訂購需求，且能通過匯總合并采購來獲得更優(yōu)的議價(jià)空間?通過應(yīng)用多訂單合并采購管理模式來建立全新的采購流程，達(dá)到采購與生產(chǎn)及倉庫相互連通，并能進(jìn)行成本歸集來核算出每張訂單的采購需求與實(shí)際需求，使企業(yè)的管理更為精細(xì)化。
入庫允收管控
供應(yīng)商送多少收多少?財(cái)務(wù)見單就付款?事后無法核查?企業(yè)需要建立一個(gè)事前的管控機(jī)制，通過按需采購、按單入庫、按單核銷來形成多個(gè)部門的環(huán)環(huán)相扣運(yùn)行模式。在倉庫收貨時(shí)，可按類型、名稱、供應(yīng)商、對(duì)應(yīng)訂單號(hào)來設(shè)置不同的允收上下限，減少由于企業(yè)流程的脫節(jié)而帶來的采購成本提升問題。
靈活的流程配置
提供申購單、采購計(jì)劃單、詢價(jià)單、采購訂單、采購入庫單、采購掛帳單、付款單、采購報(bào)表、分析等業(yè)務(wù)管理功能，并可以根據(jù)企業(yè)要求定義流程;
豐富的價(jià)格策略
管理供應(yīng)商價(jià)格，通過系統(tǒng)設(shè)置，對(duì)供應(yīng)商的供貨價(jià)格進(jìn)行最高價(jià)格控管;
供應(yīng)商自動(dòng)挑選機(jī)制
通過設(shè)置供應(yīng)商配額資料，在根據(jù)采購申請做采購訂單時(shí)進(jìn)行多供應(yīng)商的訂貨數(shù)量分配;
嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖肇浫霂鞕C(jī)制
在物料設(shè)置入庫允差上下%限制，通過參數(shù)對(duì)供應(yīng)商的入庫數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格控制;
標(biāo)準(zhǔn)的品質(zhì)檢驗(yàn)
結(jié)合質(zhì)量管理系統(tǒng)，在物料設(shè)置采購檢驗(yàn)方式，通過參數(shù)控制要求檢驗(yàn)物料必須檢驗(yàn)合格或不良品通過讓步接受才能采購入庫;
跨部門的查詢平臺(tái)
提供生產(chǎn)、倉庫、銷售、質(zhì)量、成本等信息的查詢功能，提高采購部門與計(jì)劃、倉庫管理、生產(chǎn)部門間的溝通效率及協(xié)作能力。
多維度的計(jì)量方式
提供多單位管理方案，例如：采購單位、庫存單位、輔助單位等。
應(yīng)用價(jià)值
1)提高采購業(yè)務(wù)處理速度40%以上，內(nèi)部運(yùn)作效率提高;
2)采購業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性提高到99%以上;
3)提高采購部、物控、倉管、生產(chǎn)部門間的溝通效率及協(xié)作能力;
4)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，提高供應(yīng)鏈協(xié)作，保證產(chǎn)品質(zhì)量;
5)有效管理價(jià)格，增強(qiáng)采購?fù)该鞫�，降低采購成本�?/p>
采購的常見問題和解決方法
1. 誤購重復(fù)或多余的物品
據(jù)研究調(diào)查，企業(yè)收到的發(fā)票中高達(dá)8.5%是重復(fù)的。
如果沒有一個(gè)有效的采購審批工作流程，員工可能會(huì)為已經(jīng)購買的產(chǎn)品或服務(wù)付款，或者他們可能會(huì)訂購超過他們需要的東西。當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，為了追回這筆錢，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。
如何解決：
為了避免這些錯(cuò)誤，請采用一種需要多人審批的采購協(xié)議。
你還應(yīng)該在你的電子采購軟件中設(shè)置審批順序，以便更好地了解和洞察采購流程。先進(jìn)的采購管理軟件8Manage SRM支持按部門、費(fèi)用等級(jí)等設(shè)置審批流程，自動(dòng)校驗(yàn)采購預(yù)算并審核。你可以跟蹤現(xiàn)有的支出或預(yù)算使用，更明智地采購，減少浪費(fèi)。
如果你已經(jīng)進(jìn)行了一次重復(fù)采購，你可以通過立即聯(lián)系供應(yīng)商來糾正這一錯(cuò)誤。如果你與相關(guān)的供應(yīng)商有良好的關(guān)系，這通常會(huì)更有效。
2. 員工不從首選或認(rèn)可的供應(yīng)商處采購
這在大型和快速發(fā)展的企業(yè)中很常見，因?yàn)樗鼈儧]有一個(gè)集中的供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫。
沒有集中的數(shù)據(jù)庫，員工會(huì)從任意供應(yīng)商那里購買，這樣可能會(huì)花費(fèi)更多，并可能危及與現(xiàn)有的已審批供應(yīng)商的關(guān)系。
從已審批的供應(yīng)商處采購可以通過多種方式幫助企業(yè)。企業(yè)可以與他們的供應(yīng)商建立關(guān)系，因此可以向長期合作的供應(yīng)商提出更多要求。已審批的供應(yīng)商更有可能滿足企業(yè)的需求，提供更好的條款和價(jià)格，并在長期內(nèi)成為重要的合作伙伴。
如何解決：
為了防止這種情況，使用一個(gè)集中的、易于訪問的供應(yīng)商管理目錄。8Manage SRM的供應(yīng)商目錄可見且易于訪問，允許統(tǒng)一采購，幫助你節(jié)省時(shí)間和談判能力。
3. 采購超出預(yù)算（沒有人意識(shí)到這一點(diǎn)）
如果你的采購交易一直超出企業(yè)的支出預(yù)算，那可能不是因?yàn)閬y花錢。預(yù)算的剩余情況與員工看到的內(nèi)容之間可能存在溝通和可見性差距。
當(dāng)員工看不到包含已批準(zhǔn)（但尚未采購或支付）訂單的實(shí)時(shí)預(yù)算時(shí)，他們可能會(huì)進(jìn)行不必要的采購。
如何解決：
通過使用采購管理軟件，讓你的團(tuán)隊(duì)對(duì)預(yù)算有實(shí)時(shí)的可見性，并使企業(yè)的支出得到控制。這將使你的團(tuán)隊(duì)能夠看到已支付的項(xiàng)目、已采購的、已批準(zhǔn)的和待定的支出請求，以及這些項(xiàng)目將如何影響預(yù)算。
4. 欺詐性的交易
欺詐可能是由員工單獨(dú)或與外部人員聯(lián)合進(jìn)行的。例如，員工可能在要采購的物品上標(biāo)高價(jià)格，或制造假的發(fā)票。他們甚至可能從供應(yīng)商那里收取回扣，或?qū)⒑贤谟杩諝す尽?/p>
無論欺詐采取何種形式，你都需要迅速阻止它，以防止對(duì)企業(yè)利潤產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
如何解決：
訓(xùn)練員工在采購過程中發(fā)現(xiàn)并指出危險(xiǎn)信號(hào)。例如，收到同一物品的幾張發(fā)票或采購訂單中包括價(jià)格高于市場價(jià)格的物品，可能表明有問題。
使用三方匹配來驗(yàn)證付款并確保發(fā)票有效。在支付任何款項(xiàng)之前，確保供應(yīng)商的發(fā)票與采購訂單和交易的收據(jù)相符。
使用集中的8Manage SRM采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購自動(dòng)化。有了各個(gè)層面的檢查，員工會(huì)發(fā)現(xiàn)更難利用漏洞謀取私利。 在欺詐行為確實(shí)發(fā)生的情況下，可以幫助你追蹤欺詐性交易并采取行動(dòng)。
5. 供應(yīng)商表現(xiàn)不佳
即使價(jià)格合適，供應(yīng)商也可能無法按時(shí)交付或交付不合標(biāo)準(zhǔn)的庫存。幾次延遲發(fā)貨可能意味著生產(chǎn)暫停，這將使你的客戶感到不滿意。使用劣質(zhì)商品會(huì)降低你制造的產(chǎn)品或提供的服務(wù)的質(zhì)量。無論哪種方式，與表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商合作對(duì)企業(yè)來說都不是好事。
如何解決：
使用該采購管理軟件的供應(yīng)商管理功能定期審查供應(yīng)商的績效指標(biāo)，如及時(shí)性、完整性、質(zhì)量等。如果供應(yīng)商不符合你的標(biāo)準(zhǔn)，可能是時(shí)候考慮更換新的供應(yīng)商了。
使用8Manage SRM解決采購問題
無論多么小心，采購問題都會(huì)出現(xiàn)。做好應(yīng)對(duì)意外的準(zhǔn)備，盡可能地減輕與采購問題相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。
想要更主動(dòng)、更能預(yù)測采購，其中一種有效方法是使用采購管理軟件。它可定制的審批能幫助你防止重復(fù)采購、檢測欺詐并防止異常支出。借助采購管理軟件的供應(yīng)商和目錄管理功能，你可以通過單一視圖查看供應(yīng)商績效并存儲(chǔ)重要的供應(yīng)商信息。實(shí)時(shí)可定制的預(yù)算可確保你隨時(shí)跟蹤支出，在需要時(shí)調(diào)整預(yù)測。
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