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商務(wù)英語(yǔ)寫作的基本要求
在商務(wù)的寫作過(guò)程中，大家都必須遵循6C原則，6C原則分別是準(zhǔn)確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡(jiǎn)明(Conciseness)、具體(Concreteness)、完整(Completeness)、和禮貌(Courtesy)，下面小編就來(lái)為大家詳細(xì)介紹一下吧!
第一條原則：準(zhǔn)確(correctness)
從廣義上講，商務(wù)英語(yǔ)寫作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義：閱讀人能理解、接受的英語(yǔ)水平;使用精確措詞，傳達(dá)準(zhǔn)確信息;正確地使用語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào);拼寫正確。
1.恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言風(fēng)格
我們?cè)谧珜懻降纳虅?wù)英語(yǔ)寫作時(shí)，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語(yǔ)言;而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書信時(shí)，可使用較通俗的口語(yǔ)。
2.準(zhǔn)確的措詞和信息
商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔。商務(wù)英語(yǔ)寫作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。
3.正確的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
常見的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤主要出現(xiàn)在逗號(hào)、冒號(hào)、省字號(hào)等。
常見的語(yǔ)法錯(cuò)誤一般出現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)主謂之間的一致關(guān)系
(2)代詞與先行詞之間的一致關(guān)系
(3)懸垂句
(4)修飾語(yǔ)與被修飾語(yǔ)之間的一致關(guān)系
(5)狀語(yǔ)的位置
4.正確的拼寫
第二條原則：清楚(Clarity)
寫作中要合理安排要點(diǎn)，運(yùn)用正確的句型句法，突出重點(diǎn)，層次分明。
1.邏輯布局(Logical Organization)
常用的邏輯布局方法包括：
(1)因果關(guān)系(Cause & Effect)
(2)時(shí)間順序(Chronological Development)
(3)序列順序(Sequential Development)
(4)比較(Comparison)
(5)一般到特殊(From General to Specific)
(6)特殊到一般(From Specific to General)
2.合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商務(wù)英語(yǔ)寫作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長(zhǎng)度，把各種長(zhǎng)句、短句、簡(jiǎn)句、復(fù)雜句等最佳組合成長(zhǎng)度恰當(dāng)?shù)亩温�。�?qǐng)看例句：
Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
3.統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)
一篇商務(wù)寫作的每一個(gè)段落都要圍繞一個(gè)論點(diǎn)從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個(gè)段落中又都有一個(gè)主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。
4.強(qiáng)調(diào)(Emphasis)
在商務(wù)英語(yǔ)寫作中，有時(shí)需要強(qiáng)調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。
5.避免采用模糊的語(yǔ)句(ambiguous sentence)
注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近
第三條原則：簡(jiǎn)潔(Conciseness)
簡(jiǎn)潔是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)寫作的發(fā)展趨勢(shì)，是在保證內(nèi)容完整無(wú)損的前提下用盡可能少的詞句來(lái)闡明主題。商務(wù)英語(yǔ)寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。
1.用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言(Use simple language)
2.少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常見的陳詞濫調(diào)：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don t hesitate
3.避免冗長(zhǎng)的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
4.刪改無(wú)關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。
5.多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思
請(qǐng)比較下面兩個(gè)句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.
Johnsons will pay their accounts next week.
第四條原則：具體(Concreteness)
商務(wù)英語(yǔ)寫作要求內(nèi)容書寫得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語(yǔ)言，直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息，說(shuō)明問(wèn)題，切忌籠統(tǒng)模糊。
1.盡可能地提供明確、具體的信息。
2.使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因?yàn)槌橄蟮脑~匯往往令人感覺模糊籠統(tǒng)。
第五條原則：完整(Completeness)
商務(wù)英語(yǔ)寫作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點(diǎn)的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。
第六條原則：禮貌(Courtesy)
商務(wù)英語(yǔ)寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對(duì)方的態(tài)度
以下是幾條有助于禮貌的寫作方法：
1.使用禮貌友好的詞匯
2.體諒對(duì)方的寫作態(tài)度(You-Attitude)
3.措辭得體(Appropriate Wording)
4.避免使用有性別歧視之嫌的詞語(yǔ)
5.及時(shí)答復(fù)(Timely Response)
商務(wù)英語(yǔ)寫作的基本要求
1.清楚(clarity)
商務(wù)英語(yǔ)寫作要求，在動(dòng)筆前必須有一個(gè)明確的目的(purPose),首先清楚自己想說(shuō)什么，再用別人易于理解的文字表述出來(lái)。為了使內(nèi)容清楚易懂,必須使用正確的句型結(jié)構(gòu)，選擇恰當(dāng)?shù)脑~匯，避免采用模糊不清的語(yǔ)句(ambiguoussentences)來(lái)表達(dá)思想。
2.簡(jiǎn)潔(Conciseness)
簡(jiǎn)潔即意味著用盡可能少的詞句來(lái)表達(dá)某種思想。商務(wù)英語(yǔ)寫作要求既要簡(jiǎn)短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。要做到這一點(diǎn)，就必須避免字句冗長(zhǎng)累贅(Wordinessandredundancy)。
3.完整(Completeness)
商務(wù)英語(yǔ)寫作的內(nèi)容要力求完整。比如商務(wù)書信，它必須包括寫信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況及問(wèn)題，或是回答來(lái)信所提出的全部問(wèn)題或要求。例如:接受對(duì)方的報(bào)盤時(shí)，比較好把條件全部陳述清楚或具體說(shuō)明所接受的報(bào)盤的根據(jù)是什么(如報(bào)價(jià)單，信件等等)，因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交合同，一旦發(fā)出，即對(duì)雙方都具有約束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的糾紛。
4.正確(Correctness)
正確不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫，文字內(nèi)容也要書寫正確。商務(wù)寫作中，數(shù)字的正確性要特別加以注意，有時(shí)“失之毫厘，謬以千里”，如￡65,000與￡650,000就相差585,000英鎊。商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語(yǔ)，一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔，意義明確，但如使用不正確，就會(huì)引起混亂、誤解，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運(yùn)用商務(wù)術(shù)語(yǔ)。
商務(wù)英語(yǔ)寫作的基本要求
1、信頭
信頭是指印制或打印在信頭上的企業(yè)名稱、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子郵件、公司網(wǎng)站等。
2、日期
日期通常印在信紙的右下方，或發(fā)件人姓名和地址的下方。日期在英式書寫為日、月、年;在美式書寫為月、日、年。
為了避免誤解，日期和年份用數(shù)字表示，而月份則用英文表示，第一個(gè)字母大寫，也可使用縮寫。例如：May 1,1998(美式書寫);1，May ,,1998(英式書寫)。
3、收信人的姓名和地址
在書寫收信人姓名時(shí)，應(yīng)特別尊重對(duì)方的習(xí)慣，不要在公司名稱前加或刪去前綴The，也不要改用傳統(tǒng)的寫法和縮寫，如Company和Co.不能互換，否則會(huì)被視為不禮貌的行為。
如果收件人是個(gè)人，應(yīng)在收件人姓名前加稱謂，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用于稱呼市長(zhǎng)、部長(zhǎng)、大使等)、Pres.(總經(jīng)理、總裁、社長(zhǎng)等)、Prof.(教授)等。收件人的地址寫法與信封的格式相同。
4、稱謂
在商務(wù)英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無(wú)具體收信人姓名用Dear Sir稱呼收信者。
5、正文
正文的地位和內(nèi)容與中文信函相同。在英文商務(wù)信函中，信文從標(biāo)題下面兩行開始寫，行與行之間有一行，段與段之間有兩行。
信件正文以占信紙的四分之三為宜，周圍留有一定的空白，每行的第一個(gè)字從左邊取全，右邊的第一個(gè)字不必取全，但要盡量考慮到整齊和美觀。
6、結(jié)尾
英文商務(wù)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于"敬上"的意思。
如果收信人是一家公司，則常用謙稱：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。需要注意的是，結(jié)束語(yǔ)的方式后面必須有一個(gè)逗號(hào)。
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