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商務(wù)英語(yǔ)書信寫作方法
商務(wù)英語(yǔ)書信作為外貿(mào)業(yè)務(wù)往來(lái)的主要交流方式,有著自身的特色,寫作是需要注意。下面是小編分享的商務(wù)英語(yǔ)書信寫作方法,一起來(lái)看一下吧。
1、信頭(Heading)
指發(fā)信人的姓名(單位名稱)、地址和日期。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序:第一行寫門牌號(hào)碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫日期。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào),一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時(shí)候。日期的寫法,如20xx年7月30日,英文為:July 30,20xx(最為普遍);July 30th,20xx;30th July,20xx等。
2、信內(nèi)地址(Inside Address)
在一般的社交信中,信內(nèi)收信人的地址通常省略,但是在公務(wù)信函中則不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對(duì)信頭的要求一樣,不必再寫日期,稱為信內(nèi)地址(Inside address)。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進(jìn)式之分,垂直式或稱美國(guó)式將各行并列,縮進(jìn)式或稱英國(guó)式將各行依次退縮。此外,在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫法,就是在書信的Inside Address中,把門牌號(hào)和街名都省略掉。
3、稱呼(Salutation)
是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方,從該行的頂格寫起,在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式),也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。
(1)寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí),用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名(這里指名字,不是姓氏)。例如:My dear father,Dear Tom等。
(2)寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意:Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn),前不加Dear,是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。
(3)寫給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文書信中要使用敬語(yǔ),最普遍的敬語(yǔ)是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的縮寫),不過(guò)在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的復(fù)數(shù)形式),用于二個(gè)女士以上。Messrs(Mr的復(fù)數(shù)形式)用于二個(gè)以上的男人,或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國(guó)式英文信里,Mr, Mrs, Messrs,均不加縮寫句點(diǎn),相反地趨向于進(jìn)步自由的美語(yǔ)反而加縮寫句點(diǎn)如Mr., Mrs., Messrs.。
4、正文(Body of the Letter)
正文的位置在稱呼語(yǔ)下面隔一行,是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是,正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些,通常以五個(gè)字母為宜,每段第二行從左面頂格寫起,這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式,用齊頭式,即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。
5、結(jié)束語(yǔ)(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行處,從信紙的中間偏右處開(kāi)始,第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫,句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象,結(jié)束語(yǔ)的寫法也不同。
(1)寫業(yè)務(wù)信函用Truely yours(Yours truely),F(xiàn)aithfully yours(Yours faithfully)等;
(2)對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yours obediently(Obediently yours),Yours respectfully(Respectfullyyours)等。
書信結(jié)尾客套語(yǔ)(complimentary close)有多種,相當(dāng)于我國(guó)書信在結(jié)尾時(shí)使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國(guó)式寫法是Sincere
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