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高級(jí)商務(wù)英語寫作技巧
在高級(jí)商務(wù)英語中，寫作是進(jìn)行涉外貿(mào)易、在外企就職必須掌握的技能。下面是小編分享的高級(jí)商務(wù)英語寫作技巧，歡迎大家閱讀！
一、高級(jí)商務(wù)英語寫作概述
1.學(xué)習(xí)高級(jí)商務(wù)英語寫作的實(shí)際意義
在商務(wù)英語能力的實(shí)際應(yīng)用中，口語是交流的最直接方式，聽力是溝通的必要能力，而大多數(shù)時(shí)候，涉外貿(mào)易需要通過文字的方式表達(dá)雙方的需求，求職、入職及調(diào)換工作等也需求要書面報(bào)告，因此，寫作的應(yīng)用范圍是最廣的。
2.商務(wù)英語寫作中常見的問題
通過對(duì)學(xué)習(xí)商務(wù)英語的學(xué)生進(jìn)行寫作能力的調(diào)查和涉外貿(mào)易工作人員對(duì)商務(wù)英語寫作的態(tài)度調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)學(xué)生在高級(jí)商務(wù)英語學(xué)習(xí)階段存在“可以寫，但寫不出好文章”的問題，涉外貿(mào)易工作人員也認(rèn)為寫作需要技巧。下面就高級(jí)商務(wù)英語寫作技巧方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
二、高級(jí)商務(wù)英語寫作技巧
1.明確寫作目的
在高級(jí)商務(wù)英語寫作中，寫作的內(nèi)容比初級(jí)、中級(jí)更為復(fù)雜，電子郵件、信函等體裁仍是應(yīng)該熟悉掌握的寫作內(nèi)容，除此之外，擬定合同、撰寫商務(wù)報(bào)告和工作報(bào)告，也是高級(jí)商務(wù)英語寫作的重要內(nèi)容。因此，高級(jí)商務(wù)英語的寫作在內(nèi)容上呈現(xiàn)出文體更復(fù)雜、涵義更具體、目的更廣泛的特點(diǎn)，需要寫作者在行文之前對(duì)寫作目的進(jìn)行合理的剖析，作為寫作的基礎(chǔ)。
很多學(xué)生在進(jìn)行商務(wù)英語寫作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)“詞窮”、“能寫，但是寫不好”的問題，包括已經(jīng)參加工作的涉外商務(wù)貿(mào)易的員工，在撰寫商務(wù)信函和商務(wù)報(bào)告時(shí)，也為詞不達(dá)意的問題而苦惱，這是由于對(duì)寫作目的分析的不明確造成的。一般BEC考試中都將寫作的目的以中文的形式呈現(xiàn)在考卷上，實(shí)際工作中所接到的任務(wù)也是“撰寫一份合同”、“出具本年度對(duì)外貿(mào)易報(bào)告”、“給某公司工作人員發(fā)送一份邀請(qǐng)函”等，看似寫作的目的一目了然，但只有對(duì)寫作目的進(jìn)行深刻的分析，才能夠使行文更加準(zhǔn)確，語言更加豐富。這里的對(duì)寫作目的的分析，不僅是對(duì)寫給誰，寫什么內(nèi)容的確定，還包括寫作的態(tài)度和希望達(dá)到的目的確定。以商務(wù)洽談中關(guān)于合同意見的交流信函為例，同樣是寫一封信函表達(dá)公司對(duì)合同的意見，存在著“我公司處于主導(dǎo)地位，合同談成與否由我公司決定”和“我公司在盡力談成這一合同”兩種態(tài)度，在寫作過程中，就合同可能存在的分歧，因?yàn)榍⒄剳B(tài)度的不同，存在兩種表達(dá)方式：“Let us imagine a hypothetical case where we disagree.”所表達(dá)的字面意思是“讓我們假設(shè)一個(gè)我們不同意的狀況�！边@種表達(dá)實(shí)際的涵義是表示我方可能存在不同意某個(gè)合同條款，而你方需要接受我們的“不同意”的態(tài)度，這是我公司處于主導(dǎo)地位時(shí)可以使用的表達(dá)方式；“Just for arguments sake， suppose wedisagree.”所表達(dá)的字面意思是“為了討論各種情形，讓我們假設(shè)我方不同意時(shí)的處理方法。”而在用詞“Just”的時(shí)候，實(shí)際上表示了態(tài)度上的更加誠懇和謹(jǐn)慎，這種表達(dá)方式適合我公司在盡力談成合同的情況，能夠明確地傳達(dá)態(tài)度。通過對(duì)寫作目的的深入分析，能夠更加準(zhǔn)確地使用詞匯和短語，從而避免“詞不達(dá)意”、“寫出來的文章感覺不對(duì)”的問題。
2.熟悉商務(wù)文化
在高級(jí)商務(wù)英語寫作中，另外一個(gè)嚴(yán)重影響文章水平的原因是中外的文化差異，這種文化差異不僅存在于日常用語的表達(dá)當(dāng)中，也存在于對(duì)某件事情的行為和態(tài)度上。文化差異的產(chǎn)生是由中外政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境差異決定的，由于文化差異的存在，可能導(dǎo)致寫作中不能確切表達(dá)寫作的初衷的問題，這些問題體現(xiàn)在文章給讀者的感覺上，落到實(shí)處，就是作者對(duì)寫作內(nèi)容的靈活性的掌控不足，導(dǎo)致行文生澀的問題。
學(xué)習(xí)高級(jí)商務(wù)英語的人一般目的在于進(jìn)外企工作或者在涉外貿(mào)易方面發(fā)揮自己的能力，與外企接觸，有效地進(jìn)行商務(wù)溝通是商務(wù)英語“學(xué)以致用”的最好表現(xiàn)。然而商務(wù)寫作能力實(shí)際的應(yīng)用過程中，很多由于商務(wù)文化不同造成的溝通不良的情況浮出水面。在中國企業(yè)里，商務(wù)文化與社會(huì)文化相通，企業(yè)制度與國家公共管理制度類似，具有明顯的層級(jí)性和基于集體利益的“公利性”。而在外企當(dāng)中，由于個(gè)人主義大背景的熏陶，除了員工必要的職業(yè)道德、責(zé)任心和忠誠度外，更重視員工個(gè)人的生活態(tài)度、自我實(shí)現(xiàn)和自由意志的表達(dá)。因此，在撰寫商務(wù)信函的時(shí)候，應(yīng)注意表達(dá)的內(nèi)容符合外企的企業(yè)文化氛圍，使閱讀者印象深刻，務(wù)必避免中國式的刻板的表達(dá)方式造成的行文死板、內(nèi)容枯燥的問題。以求職信函為例，如BEC考試中出題是撰寫一封求職信函，表達(dá)想要入職某企業(yè)的產(chǎn)品策劃部門的意愿。那么在信函的行文不僅應(yīng)該符合求職信的基本規(guī)范，在內(nèi)容的闡述中，除了以簡(jiǎn)潔、明確的語句闡述自己的來歷、教育背景和工作經(jīng)驗(yàn)之外，在工作能力方面可以列舉以往工作中取得的成就，適當(dāng)?shù)赜谩癐t's my proud”（這是我所自豪的）、“I can prove”（我能夠證明）等表達(dá)，加強(qiáng)個(gè)人對(duì)工作的自我肯定方面的表述；或者可以介紹自己在業(yè)余愛好中的成果，使用“Allow me to share my...”（請(qǐng)?jiān)试S我分享……）等比較開放、活潑的表達(dá)，或?qū)η榫w的描述。這種內(nèi)容是與外企商務(wù)文化相符合的，能夠使信函的閱讀者對(duì)來信者的狀況有更為具體的理解而且更容易接受。這些基于對(duì)商務(wù)文化的理解使用的技巧，不僅能夠豐富文章內(nèi)容，還能夠使文章閱讀者耳目一新，印象深刻。 3.巧用行文手法
在高級(jí)商務(wù)英語寫作中，行文手法是能夠區(qū)別寫作能力的要點(diǎn)。高級(jí)商務(wù)英語寫作訓(xùn)練不同于初級(jí)、中級(jí)商務(wù)英語的寫作訓(xùn)練，不僅在寫作內(nèi)容上更為復(fù)雜，而且要求學(xué)生對(duì)詞語的靈活運(yùn)用、句子結(jié)構(gòu)的掌握和語言表達(dá)的態(tài)度的分析能力上更上一層樓。學(xué)生在寫作中存在“詞不達(dá)意”、“越寫越亂”的問題和因?yàn)閱卧~不能拼寫導(dǎo)致意思不能表達(dá)的問題，可以通過巧妙地運(yùn)用行文手法解決。
行文手法包括文章的結(jié)構(gòu)安排、每段的句子邏輯關(guān)系、句法的使用、詞語的使用等。在撰寫商務(wù)文章當(dāng)中，存在著兩種基本的態(tài)度，即正式的和非正式的。在確定寫作目的的情況下，根據(jù)兩種基本寫作態(tài)度，靈活的使用行文手法，能夠?yàn)槲恼略錾�。正式的商�?wù)文章一般有固定的寫作模式，要求句子邏輯嚴(yán)密、因果關(guān)系明確、條理清晰，句法多以復(fù)句使用為上，詞語的運(yùn)用也力求準(zhǔn)確、專業(yè)；而非正式的商務(wù)文章則可以靈活調(diào)整文章的結(jié)構(gòu)，句子的邏輯表達(dá)方式更輕松，可以多使用短句子，如果出現(xiàn)不能準(zhǔn)確表達(dá)的詞語，可以用其他短語替代。如在正式的商務(wù)文章中，某幾個(gè)因果關(guān)系應(yīng)并列闡述，以“因——果、因——果、因——果，總結(jié)”邏輯體現(xiàn)，而在非正式的商務(wù)文章中，因果關(guān)系也許并不是所要表達(dá)的重點(diǎn)內(nèi)容，可以“因1、因2、因3——總結(jié)”的邏輯簡(jiǎn)略體現(xiàn)。在詞語使用上，由于文章態(tài)度主導(dǎo)著不同的語言風(fēng)格，不同的詞語表達(dá)同一個(gè)意思，是提高文章水平必要的技巧，如“關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量的問題，可以咨詢售后服務(wù)部門，我們將盡快找到問題的原因，并提供幫助”，是正式的商務(wù)文章中的內(nèi)容，其中“關(guān)于”、“咨詢”、“找到”、“幫助”應(yīng)使用“approximately”，“inquire”，“ascertain”，“assist”來表達(dá)；而“關(guān)于您來參觀的機(jī)票問題，可以詢問行政部門，他們會(huì)找到最快的解決方法并幫您買到機(jī)票”，是非正式的商務(wù)文章中的內(nèi)容，其中“關(guān)于”、“詢問”、“找到”、“幫助”可以使用“about”，“ask”，“find out”，“help”來表達(dá)。
三、高級(jí)商務(wù)英語寫作的注意事項(xiàng)
1.遵循“6C”原則
6C原則是商務(wù)英語寫作的基本原則，即準(zhǔn)確（Correctness）、清楚（Clarity）、簡(jiǎn)明（Conciseness）、具體（Concreteness）、完整（Completeness）和禮貌（Courtesy）。在寫作中時(shí)刻注意6C原則，寫出的文章就能夠保證最基本的質(zhì)量。
2.重視細(xì)節(jié)
細(xì)節(jié)是商務(wù)英語寫作能力高低的指標(biāo)之一。細(xì)節(jié)包括詞語的使用、句法的排列和行文的邏輯性以及在寫作目的基礎(chǔ)上的文章潤(rùn)色。同樣一封郵件，高級(jí)商務(wù)英語學(xué)習(xí)者寫出來的與初級(jí)、中級(jí)學(xué)習(xí)者體現(xiàn)在行文的流暢性、語詞的豐富性上的差別，就是重視細(xì)節(jié)之后的能力的提升。
四、結(jié)論
綜上所述，高級(jí)商務(wù)英語的寫作是高級(jí)商務(wù)英語學(xué)習(xí)中最常使用到的技能之一，是每個(gè)學(xué)習(xí)高級(jí)商務(wù)英語并希望在涉外貿(mào)易方面和外企工作的學(xué)生必須并且應(yīng)該熟練掌握的一門知識(shí)。高級(jí)商務(wù)英語寫作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際是學(xué)生詞匯掌握量、英語文化知識(shí)、邏輯分析能力和行文能力的綜合體現(xiàn)。明確寫作目的、靈活運(yùn)用自己的商務(wù)文化知識(shí)，重視行為手法的練習(xí)是出色完成高級(jí)商務(wù)英語寫作的基本技巧。同時(shí)，應(yīng)時(shí)刻牢記“6C”原則，從細(xì)節(jié)方面檢查和反思寫作的結(jié)果，將對(duì)寫作能力的提高大有益處。
商務(wù)英語寫作技巧精選
1. State your conclusion first.
1.先陳述結(jié)論。
People today are simply too busy to ponder your thought processes. They need you to get to the point of the email within the first two sentences.
現(xiàn)在人們沒有時(shí)間去斟酌你的思考過程。他們需要你在前兩句話中直接點(diǎn)明郵件的主旨。
Wrong: In this white paper, we will investigate the potential impact of remedial sales training in our buyer/seller relationships. First, let us discuss the initial conditions which precipitated our inquiry.
錯(cuò)誤示例：在這本白皮書中，我們將調(diào)查補(bǔ)救銷售培訓(xùn)對(duì)顧客和銷售員關(guān)系的潛在影響。首先，在開始調(diào)查之前，讓我們討論一下初始條件。
Right: If we dont fund the ABC sales training program, our sales will plummet.
正確示例：如果我們不投資ABC銷售培訓(xùn)項(xiàng)目，我們的銷售額會(huì)大幅降低。
2. Be personal rather than impersonal.
2.使用第一人稱而不用無人稱句子。
Strong business writing strengthens relationships. But how can you have a relationship with somebody you dont know or who hides behind biz-blab?
有力的商務(wù)寫作能鞏固關(guān)系。但是如何和陌生人或是滿口術(shù)語行話的人建立關(guān)系呢?
Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall jobsatisfaction."
錯(cuò)誤示例：這個(gè)組織的運(yùn)作目標(biāo)包括鼓舞士氣和提高工作滿意度。
Right: "I want to enjoy working here. Ill bet you do, too."
正確示例：我想要享受在這兒工作。我相信你也是。
3. Give concrete examples rather than abstract concepts.
3.舉實(shí)例而不是談抽象的概念。
While abstract concepts have value, theyre difficult to understand when not anchored by an actual example.
雖然抽象概念有一定價(jià)值，但是如果沒有實(shí)例加以解釋就很難理解。
Wrong: "The ability for sales and marketing to cooperate on sales opportunities is crucial to sustainable revenue growth."
錯(cuò)誤示例：通過銷售和營(yíng)銷能力提高銷售幾率對(duì)可持續(xù)的銷售增長(zhǎng)至關(guān)重要。
Right: "The other day, we lost the Acme account because our sales message and our marketing message didnt jibe."
正確示例：因?yàn)殇N售信息和營(yíng)銷信息不匹配，我們失去了重要客戶。
4. Appeal to emotion as well as intellect.
4.兼顧情感和理性
Human beings make decisions based on their emotions and then find intellectual reasons to defend the decision.
人們根據(jù)情感做決定，然后再為決定找智力方面的理由。
Wrong: "Our records indicate that 10% of our sales opportunities are lost without any sustained effort in the area of competitive analysis and comparison."
錯(cuò)誤示例：我們的記錄顯示我們因?yàn)槿狈υ诟?jìng)爭(zhēng)分析和比較方面的持續(xù)努力而喪失了10%的銷售機(jī)會(huì)。
Right: "Everyone around here loves winning deals so much that we get skittish when it comes to finding out why we lost a de
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