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城市社區(qū)檔案工作調(diào)研報(bào)告
為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范我區(qū)城市社區(qū)檔案管理工作，提高社區(qū)檔案管理水平，更好地為社區(qū)發(fā)展和城市管理服務(wù)，根據(jù)省、市檔案局有關(guān)要求，**月**日---**日，區(qū)檔案局和區(qū)民政局聯(lián)合組成、以區(qū)民政局黨組書記***為組長的調(diào)研組，對全區(qū)**個(gè)城市社區(qū)進(jìn)行了調(diào)研。這次調(diào)研主要圍繞社區(qū)各門類檔案收集、整理，文件材料歸檔范圍及保管期限編制，檔案工作管理機(jī)制建立，檔案安全保管和利用，檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)化等五個(gè)方面情況展開。
調(diào)研采取聽匯報(bào)、看現(xiàn)場、查資料、召開座談會和意見反饋等形式。現(xiàn)將調(diào)研情況報(bào)告如下：
一、基本情況
我區(qū)**、**兩個(gè)街辦共設(shè)有**個(gè)社區(qū)，其中：** **個(gè)、** **個(gè)，常住人口*****多人，*****余戶，社區(qū)工作人員**余名。常住人口最大的社區(qū)是**社區(qū)***多戶、****多人，最小的社區(qū)是**社區(qū)****多戶，***余人，**個(gè)社區(qū)每年形成的檔案多達(dá)****—****卷。隨著社會的建設(shè)與發(fā)展，城市社區(qū)承擔(dān)著大量繁重而基礎(chǔ)性工作，諸如社區(qū)黨建、社區(qū)衛(wèi)生、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)文化、社區(qū)治安、城市低保、居民社保、文明創(chuàng)建、計(jì)劃生育、數(shù)字城管、入戶調(diào)查等工作，社區(qū)的地位和作用日益凸顯。在這些工作中直接形成對國家和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的檔案越來越多，對社會發(fā)展、城市管理、基層組織建設(shè)等各項(xiàng)工作，有著十分重要的借鑒和參考作用。因此，規(guī)范社區(qū)檔案工作顯得尤為重要、十分迫切。
二、主要成效
從這次調(diào)研的總體情況來看，**個(gè)城市社區(qū)的檔案工作較前幾年有了可喜的變化和較大的發(fā)展，尤其是隨著城市社區(qū)的發(fā)展壯大，社區(qū)的功能和作用得到了更大的發(fā)揮，檔案工作也隨之得到進(jìn)一步加強(qiáng)。主要表現(xiàn)在：檔案法律法規(guī)意識不斷增強(qiáng)、安全保管設(shè)施逐步改善、收集整理齊全及時(shí)、管理水平逐漸提高，社區(qū)檔案服務(wù)居民、促進(jìn)社區(qū)和諧的作用取得明顯成效。
(一)檔案法律法規(guī)意識不斷增強(qiáng)
我們在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，各個(gè)社區(qū)都能充分認(rèn)識檔案工作的重要性，檔案法律法規(guī)意識日漸增強(qiáng)。少數(shù)社區(qū)還健全了組織機(jī)構(gòu)，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)。有的社區(qū)書記或主任親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，如站前社區(qū)、洪崖社區(qū)、文明北路社區(qū)，都把檔案工作擺上了重要議事日程，設(shè)有專門檔案室，指派了專人負(fù)責(zé)，制定了相關(guān)的制度，為檔案日常管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
(二)安全保管設(shè)施逐步改善
各個(gè)社區(qū)檔案保管條件經(jīng)過近幾年的發(fā)展得到逐步改善。一是辦公場地得到改善，二是檔案“打包”、“打捆”的現(xiàn)象得到徹底改變，三是檔案設(shè)施得到更換。除個(gè)別社區(qū)外，檔案安全保管有了基本保障。
(三)收集整理齊全及時(shí)
在整個(gè)城市社區(qū)中，檔案的收集工作做得比較好，每年社區(qū)形成的各種檔案都能夠進(jìn)行及時(shí)收集。如：城市低保檔案、文明創(chuàng)建檔案、社區(qū)綜治檔案、計(jì)劃生育檔案、社區(qū)黨建檔案等，都及時(shí)收集整理，裝訂成卷，統(tǒng)一管理，以便查閱利用。
(四)檔案管理水平逐漸提高
社區(qū)檔案涉及千家萬戶，與廣大居民息息相關(guān)。如果管理不善，很容易被損毀、丟失，最終成為一堆無用的廢紙。這次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各個(gè)社區(qū)雖然沒有明確專人負(fù)責(zé)檔案，但是整體管理水平比前幾年有所提高。一是收集及時(shí)、裝訂成卷，二是統(tǒng)一歸檔、集中管理，三是各自負(fù)責(zé)、確保安全，四是查閱方便，有利居民。
三、存在的問題
目前，我區(qū)各個(gè)社區(qū)檔案管理工作總體進(jìn)步較大，但也存在一些不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(一)檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟。由于社區(qū)干部流動性比較大，人員不穩(wěn)定，事務(wù)繁雜，難以固定某一個(gè)人來管理檔案，加上沒有更多的時(shí)間和精力坐下來專門學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)方面的知識和技能，所以檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟的現(xiàn)象普遍存在，業(yè)務(wù)水平亟待提高。
(二)檔案整理不規(guī)范。盡管各個(gè)社區(qū)都及時(shí)收集了每年各分管口的檔案，而且比較齊全，但是由于業(yè)務(wù)不熟，所以整理不規(guī)范。既沒有分類，又沒有劃分保管期限;既沒有編號，又沒有編目。卷內(nèi)排列隨意，裝訂不分前后。如竹山社區(qū)、愛民社區(qū)、磨北社區(qū)都存在類似情況。
(三)檔案制度不健全。從調(diào)研的情況來看，已經(jīng)建章立制的社區(qū)很少，大部分社區(qū)都沒有制定檔案的立卷歸檔、保管利用、移交鑒定銷毀以及查閱等制度，檔案內(nèi)部管理顯得有點(diǎn)雜亂無章。
(四)檔案設(shè)備陳舊。有的社區(qū)檔案柜還是七、八十年代，機(jī)關(guān)單位贈送的老式綠色鐵皮柜，如：牌樓社區(qū)、東方紅社區(qū)、磨北社區(qū)，都存在檔案設(shè)施陳舊的問題，嚴(yán)重地影響了檔案保管和利用，檔案亂堆亂放現(xiàn)象非常普遍。
(五)檔案用具不規(guī)范。大部分社區(qū)的檔案盒、裝訂針、封皮封面、卷內(nèi)目錄紙都不符合要求和標(biāo)準(zhǔn)，是臨時(shí)隨便在超市購置的不規(guī)格的檔案用具，年久日深很容易損壞，不利于檔案的保管。
(六)檔案經(jīng)費(fèi)匱乏。從目前的情況看，**個(gè)社區(qū)每年真正投入檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)十分有限，不但不能夠隨時(shí)更換新的檔案設(shè)備，更無法適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。
五、建議與意見
1、齊抓共管，努力促進(jìn)社區(qū)檔案工作再上新臺階。
社區(qū)檔案工作經(jīng)過近幾年的發(fā)展，取得了新的成績，但存在的問題不容小覷，與之相關(guān)的單位要齊心協(xié)力、齊抓共管，努力促進(jìn)社區(qū)檔案工作再上新臺階。從目前的體制來看，社區(qū)的主管單位是街辦，組織管理是民政局，檔案業(yè)務(wù)管理是檔案局，三家單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視社區(qū)檔案工作，要坐下來了解社區(qū)檔案工作的情勢，明確工作的重點(diǎn)，規(guī)劃發(fā)展的前景，形成統(tǒng)一的意見，然后根據(jù)協(xié)商討論達(dá)成的共識，逐步開展工作。
2、加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高社區(qū)檔案工作新水平。
目前，社區(qū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)不熟，造成檔案收集、整理、利用、管理不規(guī)范，檔案管理人員既不熟悉《城市社區(qū)檔案管理辦法》，又不熟悉檔案工作一般業(yè)務(wù)流程。區(qū)檔案主管部門義不容辭有責(zé)任加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高社區(qū)檔案管理人員業(yè)務(wù)和操作技能。街辦、民政部門要督促他們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提供方便，并適時(shí)進(jìn)行檢查，共同促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作不斷取得新成績、新進(jìn)步。
3、建章立制，創(chuàng)新社區(qū)檔案管理新模式。
目前，社區(qū)干部各自收集、整理、保管自己分管口形成的檔案，每個(gè)社區(qū)既沒有安排專人負(fù)責(zé)，也沒有形成完整的檔案管理制度，為檔案保管安全埋下了隱患。因此，各社區(qū)要盡快健全完善檔案管理制度。原來制定了制度的社區(qū)，要不斷完善;沒有建立制度的社區(qū)，要抓緊時(shí)間制定健全相關(guān)制度。要充分發(fā)揮老牌社區(qū)招賢四星級社區(qū)示范引領(lǐng)作用，有條件的社區(qū)如站前社區(qū)可以搶先一步走在前列，根據(jù)社區(qū)情況，相對固定1—2人負(fù)責(zé)檔案管理，避免一人負(fù)責(zé)，增加個(gè)人工作量，其他人員配合管理，每半年收集整理后移交固定人員保管，任何人不得插手，確保檔案的安全。同時(shí)，東方紅社區(qū)、愛民社區(qū)、磨南社區(qū)、牌樓社區(qū)要趁搬遷新辦公場地之機(jī)，購置新設(shè)備，建立新制度，規(guī)范整理現(xiàn)有檔案，以方便居民查閱利用。此外，社區(qū)星級評定工作，檔案管理應(yīng)作為評定工作之一。
4、加大投入，推動社區(qū)檔案工作邁上新征程。
檔案管理工作常抓新，要適應(yīng)社區(qū)發(fā)展新需要，就必須加大投入。資金可以從三個(gè)方面努力，一是檔案部門要向政府報(bào)告增加社區(qū)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)，二是街辦要增加投入，三是民政部門要適當(dāng)支持。三輪驅(qū)動，共同努力，相信社區(qū)檔案工作能夠得到推動，邁上新的征程。同時(shí)，社區(qū)檔案工作要不斷適應(yīng)新形勢、新變化、新發(fā)展，有條件的還要添加新設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，走在時(shí)代的前列。
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