完善我縣行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息系統(tǒng)思考調研報告
行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)是我國各級政權機構履行各項職能和事業(yè)發(fā)展的物質基礎，其特點數(shù)量大、分布廣、單位多。雖然經(jīng)過多年的逐步規(guī)范管理，但部分行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理依然不同程度的存在各種問題，如賬實不符、存量不清、資產(chǎn)配置和使用效率不科學等。為此，財政部門緊密圍繞財政部《行政單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》和《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》兩個文件，結合行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理實際業(yè)務，研發(fā)了行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。
我縣于2010年開始使用行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，通過幾年的實際運用，發(fā)現(xiàn)我縣在信息系統(tǒng)使用、功能發(fā)揮等方面存在著一定程度的問題。為進一步加強我縣行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理，充分發(fā)揮計算機先進管理手段的作用,行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的完善使用亟待加強。
我縣行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)掛放于縣財政局內網(wǎng)。該系統(tǒng)運用現(xiàn)代化計算機管理手段,將財務管理、實物管理、價值管理、預算管理和集中支付、政府采購有機的結合到一體，并通過對資產(chǎn)配置、使用、處置、維護、申報、審批等多個環(huán)節(jié)的全程跟蹤，實現(xiàn)針對資產(chǎn)的全生命周期的管理,從而達到對行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)進行實時動態(tài)化的全過程管理和監(jiān)控的目的。
系統(tǒng)設計嚴格按照行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理體制，并遵循橫向“財政部門-主管部門-行政事業(yè)單位”、縱向“中央-省-市-縣-鄉(xiāng)”的框架進行。其功能包括資產(chǎn)卡片管理、資產(chǎn)配置管理、資產(chǎn)使用管理、資產(chǎn)處置管理、產(chǎn)權登記管理、資產(chǎn)評估管理、資產(chǎn)收益管理、資產(chǎn)報表管理和查詢分析等。功能的實現(xiàn)主要通過財政部門及行政事業(yè)單位分別進行。
系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)錄入于2010年12月底，現(xiàn)有416戶行政事業(yè)單位使用。據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計匯總，截至目前我縣行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)22.64億元，其中：土地1.02億元，房屋15.74億元，其他通用設備2.48億元，專用設備1.48億元，交通運輸設備0.76億元，文物和陳列品0.1億元，圖書和檔案0.28億元，家具用具裝具及動植物0.87億元。
通過幾年的實際運用，在系統(tǒng)使用者和系統(tǒng)自身方面，分別存在不同的問題。
1、使用效率低下。據(jù)資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)匯總統(tǒng)計，至目前期初錄入單位為416戶，但正常使用該系統(tǒng)的.單位數(shù)不足10%，信息系統(tǒng)資源嚴重閑置，使用效率極其低下。而且，由于我縣資產(chǎn)信息系統(tǒng)掛放于縣財政局內網(wǎng)，許多未與財政部門聯(lián)網(wǎng)的行政事業(yè)單位更是無法使用該系統(tǒng)，這也在一定程度上制約了系統(tǒng)效率的發(fā)揮。
2、數(shù)據(jù)相對靜態(tài)。我縣資產(chǎn)信息系統(tǒng)的期初數(shù)錄入于2010年，至今尚不足10%單位對系統(tǒng)的期初數(shù)進行更新，系統(tǒng)數(shù)據(jù)基本處于相對靜止狀態(tài)，數(shù)據(jù)的真實性難以保證，系統(tǒng)的功能與作用難以得到真正的體現(xiàn)。
3、聯(lián)動使用缺乏。 雖然資產(chǎn)信息系統(tǒng)只是一款軟件，但其許多功能體現(xiàn)于系統(tǒng)之外，如資產(chǎn)配置、處置、申報、審批等，需要資產(chǎn)占有單位、主管部門、財政部門相互配合，聯(lián)動使用。實際中，單位的正常使用尚且不夠，更無從談起聯(lián)動使用，因此，資產(chǎn)信息系統(tǒng)有時成為高掛于天邊的美麗彩虹。
1、系統(tǒng)操作繁瑣。由于軟件研發(fā)的局限性，系統(tǒng)的部分操作系不夠簡潔。如糾錯操作比較繁瑣，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中卡片基礎數(shù)據(jù)錯誤，不能直接進行修改，必須刪除卡片后方可重新錄入，卡片的資產(chǎn)代碼也因此需重新錄入。
2、安裝環(huán)境苛刻。由于資產(chǎn)信息系統(tǒng)只限于xp操作系統(tǒng)中使用，對于新出現(xiàn)的操作系統(tǒng)，如win7等，則不能作為資產(chǎn)信息系統(tǒng)的運行環(huán)境，其安裝使用環(huán)境非�？量獭�
3、軟件功能不足。通過實際運用，發(fā)現(xiàn)軟件還不夠齊全。主要有：（1）批量功能：即系統(tǒng)只有“批量錄入”功能沒有“批量刪除”功能。批量固定資產(chǎn)在“批量錄入”后發(fā)現(xiàn)錯誤，只能逐張刪除卡片。（2）選項固定。如應固定錄入人員權限，確定其無權審核；應設定系統(tǒng)自動生成資產(chǎn)代碼，無需手工錄入，防止卡片重號。（3）查詢功能。由于錄入時固定資產(chǎn)的分類名稱與資產(chǎn)的實際名稱有出入，實際中查找固定資產(chǎn)不便。（4）系統(tǒng)銜接。由于財務系統(tǒng)與資產(chǎn)信息系統(tǒng)的相對獨立，沒有做到兩個系統(tǒng)的有效銜接，因此，固定資產(chǎn)等通用數(shù)據(jù)不能做到兩者的直接接口，即在財務管理系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)等數(shù)據(jù)，在資產(chǎn)信息系統(tǒng)中還需重新錄入，不僅增加工作量，而且可能導致因不同錄入人員錄入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的差誤。
根據(jù)存在的問題，究其原因，主要有以下因素所導致：
很多行政事業(yè)單位對資產(chǎn)的管理缺乏系統(tǒng)、深刻的認識，存在著重錢輕物的思想，尤其對固定資產(chǎn)的管理，仍停存在著注重購買、輕視管理的現(xiàn)象，導致家底不清，處置不當，配置混亂，資產(chǎn)流失，使用效率低下。如有的單位辦公大樓已落成多年，但一直沒有辦理基建決算，賬面沒有該固定資產(chǎn)的體現(xiàn)。在此意識之下，根本無從談起利用信息系統(tǒng)達到有效管理資產(chǎn)的目的，信息系統(tǒng)甚至被束之高閣。
資產(chǎn)管理是一項面廣量大的系統(tǒng)工作，涉及到各行政行政事業(yè)單位和財政部門，信息系統(tǒng)只是資產(chǎn)管理的一個載體和紐帶。如何充分利用好這個載體和紐帶，在現(xiàn)有環(huán)境下，還缺乏一定的制約手段和措施，如資產(chǎn)違規(guī)處置、配置失衡、數(shù)據(jù)更新滯后等制約措施，使財政部門似有心有余而力不足之感。
資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應用工作是一項專業(yè)性很強的系統(tǒng)工程，內容繁雜、工作量大，技術性強，除了具備一定的財務和資產(chǎn)管理知識，還需要具備一定的計算機操作水平，因此，需強化操作人員的專業(yè)培訓。至目前，軟件
公司和主管及財政部門的專業(yè)培訓未能及時跟進，以至于操作中的許多問題難以發(fā)現(xiàn)，在一定程度上也影響了資產(chǎn)信息系統(tǒng)的應用。
根據(jù)資產(chǎn)信息系統(tǒng)使用中存在的問題及產(chǎn)生的原因，為充分系統(tǒng)功能，真正做到財政部門、主管部門和行政事業(yè)單位之間的信息對稱，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，達到服務于財政管理的目的，提出如下完善措施。
資產(chǎn)信息系統(tǒng)是行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理的一個現(xiàn)代化手段，是一個新生事物，人們對其認知需要一個過程。為此，財政部門、主管部門首先要加大宣傳資產(chǎn)管理重要性的力度，把資產(chǎn)管理和資金管理放到同等重要的位置上；其次要充分宣傳資產(chǎn)信息系統(tǒng)在資產(chǎn)管理中的重要作用，使其成為資產(chǎn)管理不可或缺的重要手段。
在提高對信息系統(tǒng)認知的前提下，需強化軟件培訓。從行政事業(yè)單位人員配備情況來看，配備專職信息系統(tǒng)操作人員的不足10%，基本為兼職人員。要想資產(chǎn)信息系統(tǒng)得到廣泛的推廣應用，必須以操作人員熟練掌握操作技能為前提。為此，財政部門、主管部門要采取培訓、考核等多種形式，加強軟件培訓，逐步提高操作人員操作水平。
雖然資產(chǎn)信息系統(tǒng)只是一款操作軟件，但要真正達到通過軟件有效管理行政事業(yè)單位資產(chǎn)的目的，需要輔以相關的配套、制約措施。1、出臺資產(chǎn)配置標準。通過資產(chǎn)配置標準規(guī)定，合理調節(jié)各行政事業(yè)單位資產(chǎn)配備水平，并做到最大限度地發(fā)揮資產(chǎn)使用效益。2、編制資產(chǎn)購置預算。將各單位資產(chǎn)購置預算納入部門預算之中，通過部門預算合理控制單位無序購置資產(chǎn)行為。3、資金撥付控制。通過資金撥付環(huán)節(jié)，對未按規(guī)定進行資產(chǎn)購置、處置等，并未通過資產(chǎn)信息系統(tǒng)進行處理的，以緩撥、停撥等方式，對違規(guī)行為進行制約。
為保證資產(chǎn)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性，需要對各行政事業(yè)單位資產(chǎn)進行清查，在摸清家底的前提下，將真實的資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入資產(chǎn)信息系統(tǒng)，并及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實有效。
為切實解決系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新滯后問題，需建立健全資產(chǎn)信息及時更新機制。如通過一些列規(guī)章制度，規(guī)定行政事業(yè)單位在資產(chǎn)變更后三天內必須進行資產(chǎn)信息更新；財政專管員審批各單位資產(chǎn)采購事項時，必須登錄行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息系統(tǒng)，對申報單位進行資產(chǎn)使用情況進行核查；通過定期登錄后臺，導出信息，統(tǒng)計財政專管員登錄情況和行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息變更情況，從而實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的動態(tài)管理。
為達到有效管理行政事業(yè)單位資產(chǎn)的目的，需規(guī)范系統(tǒng)操作流程。對資產(chǎn)配置、處置等資產(chǎn)管理行為實行網(wǎng)上申請、審核、審批，建立每一環(huán)節(jié)相互依托、相互鏈接機制，構建起行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)從購置、使用到處置全過程的有效監(jiān)管體系，實現(xiàn)資產(chǎn)信息的共享和動態(tài)監(jiān)控，以技術手段規(guī)范資產(chǎn)管理行為，控制資產(chǎn)運營風險。
解決軟件運行過程中存在的問題，需對軟件功能進行完善。
1.升級端口。財務管理系統(tǒng)體現(xiàn)的是單位固定資產(chǎn)賬面情況，而“資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”則更偏向單位固定資產(chǎn)的實物情況，將兩個系統(tǒng)對接，在資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入卡片后直接可在財務軟件中自動生成固定資產(chǎn)的記賬憑證，有助于把好“賬卡相符”關，實現(xiàn)系統(tǒng)與系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)有效銜接，也大大減輕了行政事業(yè)單位財務人員重復錄入固定資產(chǎn)信息及數(shù)據(jù)核對的工作量。
2.審批功能。把處置審批記錄以及自行處置記錄設置為可以在同一功能下查詢出來，方便用戶直觀地查看處置歷史記錄；增加處置審批流程的明細記錄信息和最終審批記錄信息查看功能，并可以打印記錄信息；系統(tǒng)支持按資產(chǎn)是否達到使用年限設置不同的審批流程。
3.提醒功能。一方面，增加重復數(shù)據(jù)提醒核對功能，即當單位有多個人錄入數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)可對重復或類似的數(shù)據(jù)進行檢測，在入賬前給出提醒，避免重復錄入卡片；另一方面，在系統(tǒng)日志中設置“提醒”模塊，時時將用戶更新的每一個操作體現(xiàn)于此，并滾動顯示。
4.查詢設定。用戶進行卡片查詢或匯總查詢時，在查詢條件設置中選擇資產(chǎn)分類名稱時，設定系統(tǒng)只顯示在用的分類名稱，不顯示未使用到分類名稱，方便用戶選擇。
5.審核功能。即在系統(tǒng)中增加各單位上報、匯總數(shù)據(jù)，主管部門審核（能夠顯示審核部門、審核人，審核后不能修改）數(shù)據(jù)后，財政部門方可查閱的控制程序。
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