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檔案的進(jìn)館鑒定
一、“進(jìn)館鑒定”釋義
摘要：進(jìn)館鑒定是檔案館在接收移交檔案時(shí)的一項(xiàng)重要工作，本文對(duì)進(jìn)館鑒定的定義、兩個(gè)重要步驟，即范圍認(rèn)可和質(zhì)量評(píng)判進(jìn)行了全面論述。
主題詞：檔案 進(jìn)館 鑒定
目前，在我國(guó)討論中的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)里，對(duì)進(jìn)館鑒定的解釋是："檔案館在接收移交檔案時(shí)進(jìn)行的鑒別和評(píng)定檔案是否屬于接收范圍的工作。"①另外，有些同行也提出進(jìn)館鑒定是"在檔案館的主持下，根據(jù)黨和國(guó)家的根本利益的需要，挑選對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案接收進(jìn)館前的把關(guān)工作，是檔案價(jià)值從第一價(jià)值向第二價(jià)值過渡的重要環(huán)節(jié)。"②
筆者以為，作為一種承上啟下的鑒定環(huán)節(jié)，進(jìn)館鑒定既不涉及劃分檔案保管期限，也不決定檔案的存毀，而是一種檔案在文件生命周期中運(yùn)動(dòng)階段的物理表現(xiàn)，一種"位移"前的審查。對(duì)它的釋義可作如下表達(dá)：
"進(jìn)館鑒定是檔案館根據(jù)預(yù)先制定的進(jìn)館范圍與進(jìn)館檔案的質(zhì)量要求，對(duì)移交進(jìn)館檔案所作的范圍鑒別和質(zhì)量評(píng)定。"
這一表述包括如下幾層涵義：
首先，進(jìn)館鑒定是一項(xiàng)具有廣泛法律依據(jù)及明確操作程序的行為。跟其他鑒定的專業(yè)性、專項(xiàng)性規(guī)定相比，進(jìn)館鑒定有著廣泛的法律條款作為依據(jù)。從《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，到《檔案館工作通則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，再到專項(xiàng)的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，均有規(guī)定檔案進(jìn)館的有關(guān)條款。而進(jìn)館程序，包括進(jìn)館鑒定的程序，長(zhǎng)期在有關(guān)論著中都有介紹。
其次，檔案進(jìn)館鑒定最終服務(wù)于檔案的進(jìn)館交接，表現(xiàn)為一個(gè)物理位置的變化，由特定的人員根據(jù)現(xiàn)行法律、法規(guī)的規(guī)定對(duì)列入進(jìn)館范圍的主體所形成的檔案進(jìn)行挑選，從中選取對(duì)檔案形成機(jī)關(guān)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案進(jìn)館。
第三，進(jìn)館鑒定跟歸檔鑒定、存毀鑒定、等級(jí)鑒定等鑒定行為相比，它雖邊緣于檔案價(jià)值，即它并不需要直接研究檔案價(jià)值，并以檔案價(jià)值鑒定依據(jù)進(jìn)行具體的操作行為，但也需要了解檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。如1986年2月頒布的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第6條規(guī)定："檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時(shí)，為保證進(jìn)館檔案的完整和減少重復(fù)，除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關(guān)保管期限的檔案外，還應(yīng)協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室做好案卷進(jìn)館前審核、調(diào)整保管期限的工作……"進(jìn)館鑒定的主要環(huán)節(jié)，是根據(jù)預(yù)先編制的進(jìn)館序列以及檔案類型、成分，判斷是否屬于本館接收范圍，并且根據(jù)檔案的物理狀態(tài)，進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)，以決定采取何種改進(jìn)或補(bǔ)救措施。
第四，從文件生命周期的運(yùn)動(dòng)階段上看，檔案由檔案館收藏，一般意義上是指第二價(jià)值占主導(dǎo)地位。當(dāng)然，從文件生命周期理論上看，中外在進(jìn)館檔案表現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)上有所差異。但中外檔案共同的特點(diǎn)是檔案進(jìn)館是第一價(jià)值向第二價(jià)值過渡的外在表現(xiàn)。進(jìn)館以后，檔案的第一價(jià)值的主導(dǎo)地位被第二價(jià)值所取代。第一價(jià)值的實(shí)現(xiàn)一般是在檔案室(或機(jī)關(guān)文件中心)階段，此時(shí)檔案只要對(duì)立檔單位有利用價(jià)值就需要保管。而第二價(jià)值，是對(duì)社會(huì)即檔案形成者之外的其他利用者所具有的價(jià)值，它的實(shí)現(xiàn)主要是在檔案館階段。檔案的第二價(jià)值是在與檔案第一價(jià)值的此消彼長(zhǎng)中逐漸占主導(dǎo)地位的。檔案物理位置的變化，是檔案內(nèi)在價(jià)值形態(tài)變化所決定的，而不是相反。有研究者指出檔案的進(jìn)館鑒定是檔案從第一價(jià)值向第二價(jià)值過渡中所必須經(jīng)過的一個(gè)環(huán)節(jié)，筆者以為這一觀點(diǎn)顛倒了因果關(guān)系。
第五，進(jìn)館鑒定的主體是有接收檔案任務(wù)的檔案館。以往檔案進(jìn)館鑒定的方法，一般是由同級(jí)檔案行政管理部門作出部署，由檔案館提出進(jìn)館案卷質(zhì)量要求，再由檔案室具體組織人員做好進(jìn)館檔案的鑒定和整理工作。這種做法有一定的可取之處，但也有研究者指出其存在著顯而易見的不足之處③：一是鑒定人員的指導(dǎo)思想難以轉(zhuǎn)變，很難一下子實(shí)現(xiàn)站到對(duì)社會(huì)具有利用價(jià)值的角度來思考問題，從而無法從整體上考慮避免進(jìn)館檔案的重復(fù)問題;二是由于鑒定人員過多，掌握標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一。所以進(jìn)館鑒定由有接收任務(wù)的檔案館主持，檔案館工作人員對(duì)進(jìn)館單位的檔案人員進(jìn)行鑒定、整理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這種指導(dǎo)方式可以是由檔案館工作人員去具體的機(jī)關(guān)單位進(jìn)行指導(dǎo)，也可以采取把移交單位檔案人員集中起來進(jìn)行短訓(xùn)，在做得好的"樣板"或"試點(diǎn)"單位現(xiàn)場(chǎng)示范，以使各單位都能掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)和案卷質(zhì)量要求。
進(jìn)館鑒定有兩個(gè)重要內(nèi)容與步驟，一是評(píng)定檔案館檔案的接收范圍與類型;二是根據(jù)長(zhǎng)久保管的需要，評(píng)價(jià)檔案的質(zhì)量。
二、范圍認(rèn)可――關(guān)于確定進(jìn)館序列與進(jìn)館檔案類型
建立檔案館的進(jìn)館序列，是進(jìn)館鑒定的第一步。
檔案進(jìn)館的指導(dǎo)思想："在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級(jí)管理的原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。" ④根據(jù)這一指導(dǎo)思想，結(jié)合實(shí)際情況制定本館檔案進(jìn)館范圍與進(jìn)館檔案類型和成分。
《檔案館工作通則》、《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等法規(guī)，已明確了各級(jí)檔案館的分工和進(jìn)館范圍。因而，各級(jí)各類檔案館應(yīng)對(duì)本館負(fù)責(zé)管理的范圍進(jìn)行全面普查、分析，以確定具體的收集單位名冊(cè)。
站在區(qū)域性綜合檔案館的角度，應(yīng)該把其區(qū)域內(nèi)的全部立檔單位，分成以下三大類型：
第一類是具有全局意義的本級(jí)機(jī)關(guān)及直屬單位，《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中，具體規(guī)定為本級(jí)中共委員會(huì)、顧問委員會(huì)、紀(jì)律檢查委員會(huì)、人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時(shí)性單位等�？煞Q為一級(jí)單位。
另外，經(jīng)協(xié)商同意，綜合性檔案館也可接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案;縣級(jí)檔案館要同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。因而，它們也可視為一級(jí)單位。
第二類是本級(jí)人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位�？煞Q為二級(jí)單位。
第三類是-般工廠、普通中小學(xué)、商店以及村民委員會(huì)等職能、性質(zhì)、任務(wù)相同的單位�？煞Q為三級(jí)單位。
一、二級(jí)單位，以及撤銷單位，應(yīng)該列入檔案館的進(jìn)館序列;除有典型性、代表性的單位外，三級(jí)單位一般不列入進(jìn)館序列。
相應(yīng)地，綜合性檔案館也應(yīng)將列入進(jìn)館序列的機(jī)關(guān)單位的檔案作以下劃分：
一級(jí)單位對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的檔案，全面接收;二級(jí)單位，要有選擇接收其有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的檔案;三級(jí)單位的檔案，除有典型性、代表性的檔案外，一般不接收。同時(shí)，綜合性檔案館"經(jīng)協(xié)商同意，還可收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)人事管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。"⑤由于機(jī)構(gòu)和職能會(huì)隨著時(shí)間的推移而變動(dòng)，進(jìn)館序列要適時(shí)調(diào)整。
三、質(zhì)量評(píng)判――鑒定進(jìn)館檔案的好壞
為了使檔案館的各項(xiàng)工作能正常開展，對(duì)列入進(jìn)館范圍的檔案還必須提出明確的質(zhì)量要求。
筆者以為，進(jìn)館檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括以下內(nèi)容：
第一，價(jià)值狀況。檔案的價(jià)值狀態(tài)以保管期限的形式、通過歸檔鑒定表現(xiàn)出來，因而進(jìn)館鑒定對(duì)價(jià)值狀況的判斷，主要通過宏觀方法進(jìn)行。一是采用比例法，通過對(duì)移交機(jī)關(guān)永久、長(zhǎng)期檔案的比例關(guān)系的測(cè)算，判斷歸檔鑒定的準(zhǔn)確程度;二是利用統(tǒng)計(jì)選樣法，判斷一般列入進(jìn)館范圍的三級(jí)單位檔案的價(jià)值，選定有代表性的若干三級(jí)單位，并決定接收其檔案的類型、成分和數(shù)量。因而，從鑒定的操作方法看，歸檔鑒定、存毀鑒定、等級(jí)鑒定等，一般用的是直接鑒定法，那么，在進(jìn)館鑒定中，就需要用選樣統(tǒng)計(jì)法。
第二，整理質(zhì)量。檔案的分類整理，一要尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，即保持文件之間的歷史聯(lián)系。二是檢查歸檔材料的手續(xù)是否完備。
第三，相關(guān)資料的編制應(yīng)隨同移交，如檢索工具、組織沿革、全宗指南和本次進(jìn)館檔案的整理情況，這是進(jìn)館檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分。
第四，載體質(zhì)量。載體是記錄和使用檔案信息的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，檔案載體材料的鑒定，應(yīng)該列入進(jìn)館鑒定的范圍。□
注釋：
�、佟稓w檔文件與檔案鑒定指南》(征求意見稿)
�、冖蹏�(yán)永官，檔案的進(jìn)館鑒定，《中國(guó)檔案》，2002(5)
④⑤《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》(1986年2月頒布)第二條
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