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工程檔案歸檔
工程檔案歸檔要求
一、組織案卷
1、組卷原則
組卷要遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。
2、組卷要求
案卷內(nèi)工程文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映工程建設(shè)及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。案卷內(nèi)工程文件材料要齊全、完整。存檔工程文件材料要求為原件，特殊情況下可用復(fù)印件代替。案卷內(nèi)工程文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求，如用傳真熱敏紙等非耐久性材料記錄的工程文件資料和用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的文件材料需復(fù)印后用復(fù)印件存檔。
3、組卷方法
直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性工程文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。要求按照招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、來(lái)往函件、進(jìn)度控制、安全質(zhì)量控制、造價(jià)控制、分包資質(zhì)、信息管理、施工管理、工程評(píng)優(yōu)、啟動(dòng)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、聲像資料共13 個(gè)類(lèi)目組卷;每個(gè)類(lèi)目下可有多個(gè)案卷，每個(gè)卷由若干文件組成，具體詳細(xì)組卷參照公司下發(fā)的工程檔案歸檔范圍執(zhí)行。
4、案卷的編目(編號(hào)原則按照南充公司文件要求)
(1)卷內(nèi)工程文件材料頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)案卷內(nèi)工程文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。單面書(shū)寫(xiě)的工程文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào);雙面書(shū)寫(xiě)的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。印刷成冊(cè)的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。工程檔案歸檔(2)案卷封面的編制
案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。(案卷封面式樣見(jiàn)圖A1)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)工程文件材料的內(nèi)容，案卷題名由立卷人擬寫(xiě)。立卷單位應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)本工程文件材料組卷的項(xiàng)目監(jiān)理部。起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)工程文件材料形成的起止日期。保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，一般情況為長(zhǎng)期。密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)，一般為普通。檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)。項(xiàng)目代號(hào)由業(yè)主檔案室設(shè)定，組卷時(shí)責(zé)任立卷人向業(yè)主檔案室詢問(wèn)本工程項(xiàng)目序號(hào);
(3)案卷背脊的編制案卷背脊項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。(背脊式樣見(jiàn)圖A2)保管期限填寫(xiě)方法應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，一般情況下為長(zhǎng)期;案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填寫(xiě)，要求填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確。
(4)卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄式樣(見(jiàn)圖A3)。序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 起依次標(biāo)注卷內(nèi)工程文件材料數(shù)的順序。文件編
號(hào)應(yīng)填寫(xiě)工程文件材料的文號(hào)等。責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)工程文件材料的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。文件材料題名應(yīng)填寫(xiě)工程文件材料的全稱(chēng)。日期應(yīng)填寫(xiě)工程文件材料的形成日期。頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)每件工程文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)工程文件材料首頁(yè)之前。
(5)卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表(式樣見(jiàn)圖A4)。
說(shuō)明包括：案卷內(nèi)工程文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人(信息管理人員)簽名。立卷日期應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的日期。 檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者(項(xiàng)目總結(jié))簽名。檢查日期應(yīng)填寫(xiě)審核的日期。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。
5、案卷的裝訂案卷裝訂幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(297mm×210mm);裝訂時(shí)，正文在前，附件在后。案卷內(nèi)不允許有金屬物。如普通訂書(shū)釘?shù)�，需用不銹鋼訂書(shū)釘。不裝訂的案卷，應(yīng)在每份工程文件材料的右下角加蓋檔號(hào)章(式樣見(jiàn)圖A5)
6、卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料
(1)工程檔案案卷卷皮采用卷盒形式。
(2)卷皮規(guī)格和制成材料
卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六種。卷皮宜采用牛皮紙檔案盒，外裱牛皮紙。
(3)卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考
表規(guī)格為：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(297mm×210mm)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考宜采用70ɡ以上白紙打印。
(4)案卷背脊標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量案卷背脊標(biāo)簽與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同，即305mm×10(20，30，40，50，60)mm。 案卷背脊標(biāo)簽宜采用70ɡ牛皮紙制作。卷皮上和卷內(nèi)表格中內(nèi)容采用打印方式填寫(xiě)。
二、電子檔案
移交工程檔案時(shí)需提交全套分類(lèi)清晰、過(guò)程完整的監(jiān)理文件檔案電子版�，F(xiàn)場(chǎng)發(fā)出的監(jiān)理文件資料必須有完整的電子文檔，如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工程通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程開(kāi)工令、工程暫停令、協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要、旁站監(jiān)理記錄、工程整改通知單、費(fèi)用索賠審批表、工程臨時(shí)延期審批表、工程最終延期審批表、工程項(xiàng)目驗(yàn)收匯總表，監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)、監(jiān)理總結(jié)等。監(jiān)理文件電子版要求分類(lèi)清晰完整，保存格式為word 格式。 電子檔案中的工程照片按各階段形象進(jìn)度、重要會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作照、檢查驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)視察以及竣工后的工程全貌共6 類(lèi)分夾存放，并且每張照片需在文件名進(jìn)行標(biāo)識(shí)說(shuō)明。存儲(chǔ)電子檔案的光盤(pán)應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)，文檔資料用word 格式，圖片用JPG 格式，視頻資料用MPEG 格式保存。
三、歸檔審查
歸檔文件審查分二級(jí)進(jìn)行，即項(xiàng)目責(zé)任立卷人自查，監(jiān)理復(fù)
查。復(fù)查通過(guò)后，到業(yè)主檔案室填寫(xiě)移交目錄，簽字移交。(式樣見(jiàn)圖A6)
四、歸檔時(shí)間
要求工程竣工投運(yùn)后二個(gè)月內(nèi)，及時(shí)移交工程檔案。
五、檔案歸檔范圍(暫定)
1招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同等
2監(jiān)理文件：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工程師通知單、工程整改通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè)
3來(lái)往函件：工程建設(shè)管理單位與參建單位有關(guān)工程項(xiàng)目的重要來(lái)往文件及電傳、函件
4進(jìn)度控制：、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程開(kāi)工/復(fù)工報(bào)審表、工程暫停/返工令、工程延期報(bào)告及審批
5安全質(zhì)量控制：原材料、設(shè)備等進(jìn)場(chǎng)報(bào)審表、安全、文明施工大檢查紀(jì)要、旁站監(jiān)理記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄：⑴檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄⑵分部\分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄⑶單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄⑷隱蔽工程驗(yàn)收資料 (以上均為匯總表)、關(guān)鍵工序監(jiān)督、檢測(cè)、抽樣檢驗(yàn)、檢查評(píng)定報(bào)告、工程項(xiàng)目驗(yàn)收匯總表、質(zhì)量事故報(bào)告、處理意見(jiàn)及會(huì)議紀(jì)要
6造價(jià)控制：變更價(jià)格審查、索賠處理文件、工程計(jì)量單和工程款支付簽證
7分包資質(zhì)：、分包單位資格報(bào)審表、試驗(yàn)單位資格報(bào)審表、
供貨單位資格報(bào)審表
8監(jiān)理總結(jié)：專(zhuān)題總結(jié)、監(jiān)理工作總結(jié)、工程總體質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告
9施工管理：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及技術(shù)措施報(bào)審表、設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、設(shè)備、材料、零部件代用審批、調(diào)試方案審查、施工過(guò)程資料
10啟動(dòng)驗(yàn)收：調(diào)試記錄、啟動(dòng)驗(yàn)收、啟動(dòng)驗(yàn)收交接書(shū) 11竣工資料：、驗(yàn)收通知、方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(附整改記錄)、調(diào)試方案審查、竣工藍(lán)圖、設(shè)備圖紙、竣工資料移交清冊(cè) 12聲像資料：照片、錄像、錄音等
六、歸檔數(shù)量
1圖紙類(lèi)(含變更)：4套(南充公司1套、市檔案館1套、總包1套)
2記錄、通知、審批類(lèi)文件：2套
3驗(yàn)收性文件：4套
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