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中學(xué)檔案管理問(wèn)題
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。中學(xué)學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生登記表(包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況、學(xué)校班級(jí)鑒定);學(xué)生體育成績(jī);學(xué)生體檢情況表;學(xué)生匯考成績(jī)表;社會(huì)實(shí)踐表。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視中學(xué)學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高中學(xué)學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
1.學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題
收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，存在一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大;其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存。
立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔;此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
2.完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類(lèi)清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的中學(xué)�？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。
逐步完善學(xué)籍管理機(jī)制。為了使學(xué)籍檔案管理工作落到實(shí)處，每學(xué)年教育局與檔案局應(yīng)協(xié)同組織人員檢查貫徹落實(shí)情況，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步完善學(xué)籍管理機(jī)制。
3.學(xué)籍檔案的利用中應(yīng)該注意的幾個(gè)問(wèn)題
采用現(xiàn)代化檢索手段。學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多，要能提供準(zhǔn)確的服務(wù)，僅憑個(gè)人的記憶查找檢索會(huì)很困難且效率低下。因此，學(xué)籍檔案要采用計(jì)算機(jī)管理，根據(jù)學(xué)籍檔案的要求，應(yīng)錄入姓名、班號(hào)、證書(shū)號(hào)碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準(zhǔn)率。
嚴(yán)格利用審查。學(xué)籍檔案具有私密性，在提供利用時(shí)一定要注意相關(guān)的法律問(wèn)題，必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù)，不徇私情，堅(jiān)持規(guī)章制度辦事。
利用中要注意把關(guān)，利用要嚴(yán)，要細(xì)。利用者出于自身利益考慮，常常會(huì)提出各種各樣的不正當(dāng)要求，希望按照自己的要求出具相關(guān)證明，比如，有的要求改成績(jī)，出具假學(xué)歷等，這就要求檔案工作者堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。
注意保護(hù)好學(xué)籍檔案，由于學(xué)籍檔案利用頻繁，大量的翻閱及復(fù)印，會(huì)影響其壽命，解決這一問(wèn)題除了靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護(hù)方法外，更重要的是要充分利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、就業(yè)、升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。中學(xué)生學(xué)籍檔案是每個(gè)學(xué)生學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)，建立健全完善中學(xué)階段學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案更顯至關(guān)重要。
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