學(xué)生檔案須知

　　一、畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)問題

　　畢業(yè)生同學(xué)們：你們知道嗎?檔案不斷濃縮著你的大學(xué)生活，而且將伴隨你新的人生之旅，檔案如此重要，請(qǐng)你務(wù)必對(duì)下列問題給以關(guān)注。

　　1、 問：學(xué)生檔案能否由自己攜帶?

　　答：根據(jù)國(guó)家和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，畢業(yè)生檔案不得由本人攜帶。

　　2、 問：檔案轉(zhuǎn)遞的方式有哪些?

　　答：按照有關(guān)規(guī)定人事檔案一般以機(jī)密件由機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞到接收單位;但由于部分接收單位不夠級(jí)別或沒與當(dāng)?shù)貦C(jī)要通信局建立寄遞關(guān)系，不能用機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞，只能用中國(guó)郵政快遞轉(zhuǎn)遞;

　　廣州市機(jī)要局查詢電話：87751312，機(jī)要局門市電話：87758303;中國(guó)郵政快遞EMS查詢電話：11185。

　　3、 問：檔案何時(shí)轉(zhuǎn)遞?

　　答：我校畢業(yè)生檔案通常在七月底或八月初寄出，一般而言接收單位在2-4周內(nèi)即可收到檔案。

　　4、 問：辦理了暫緩就業(yè)的檔案流轉(zhuǎn)到何處?

　　答：廣東省高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，地址是：廣州市農(nóng)林下路72號(hào)(農(nóng)林下路和東風(fēng)東路交叉的十字路口的東北角，廣東發(fā)展銀行大廈對(duì)面)，查詢電話：37627806，37627803。

　　5、 問：何為機(jī)要通信?

　　答：機(jī)要通信是較普通郵政更為保密、安全、準(zhǔn)確的文件轉(zhuǎn)遞渠道，其服務(wù)對(duì)象主要是縣級(jí)以上黨政軍和國(guó)有企事業(yè)單位。

　　6、 問：有關(guān)畢業(yè)生檔案具體事宜如何查詢?

　　答：檔案寄出后同學(xué)們可自行上檔案館網(wǎng)站查詢檔案寄發(fā)情況，(點(diǎn)擊檔案館主頁(yè)右上角“檔案查詢”欄下的“查詢暨南大學(xué)學(xué)生人事檔案”即可進(jìn)入畢業(yè)生檔案去向查詢界面);檔案寄出兩個(gè)月后，同學(xué)們可向接收單位的人事部門詢問是否收到檔案。如檔案未收到的可以向我校檔案館學(xué)生檔案室查詢;如發(fā)現(xiàn)檔案中缺少材料的可以向各院、系、所黨總支及負(fù)責(zé)學(xué)生工作部門查詢。

　　7、 問：有關(guān)畢業(yè)生出國(guó)留學(xué)其檔案應(yīng)如何辦理?

　　答：畢業(yè)生出國(guó)留學(xué)，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學(xué)服務(wù)中心留學(xué)人員檔案室、生源所在地人事部門(勞動(dòng)部門、街道)或者政府指定的專門性檔案保管服務(wù)機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)出時(shí)應(yīng)出具上述單位開具的接受檔案的'信函。

　　應(yīng)屆畢業(yè)生考(保)研調(diào)檔流程：

　　1、應(yīng)屆畢業(yè)生收到擬錄取院校的《調(diào)檔函》后，需先按函件要求到學(xué)院相關(guān)部門辦理填寫《現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)復(fù)審表》、《政審表》或《政治思想鑒定》等表格，并加蓋學(xué)院相關(guān)部門的公章。

　　2、學(xué)生可自行將上述表格寄至《調(diào)檔函》所列地址，也可將表格送至檔案館201室，由檔案館裝入檔案一并寄出。

　　3、學(xué)校學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心需收取《調(diào)檔函》復(fù)印件。

　　4、《調(diào)檔函》原件必須送至檔案館201室。學(xué)生應(yīng)用鉛筆在《調(diào)檔函》空白位置上注明本人的學(xué)號(hào)、學(xué)院、專業(yè)、手機(jī)號(hào)。

　　5、上述手續(xù)辦結(jié)后，檔案館按《調(diào)檔函》要求寄發(fā)檔案。

　　注：上述第1至4項(xiàng)均可委托他人代辦。

　　特別提醒同學(xué)們注意：

　　接收單位人事部門未收到人事檔案，應(yīng)及時(shí)查詢檔案轉(zhuǎn)遞狀況，廣州市機(jī)要局和郵政局僅提供一年以內(nèi)的檔案流轉(zhuǎn)查詢業(yè)務(wù)，否則將不再提供查詢服務(wù)，我校檔案館也將愛莫能助。

　　由于學(xué)生個(gè)人原因?qū)е聜�(gè)人人事檔案滯留學(xué)校超過(guò)兩年的，學(xué)校將依據(jù)有關(guān)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)用。

　　二、遺留在學(xué)校的檔案如何調(diào)檔?

　　檔案對(duì)每個(gè)人都很重要，但由于種種原因，并沒有順利抵達(dá)你新的人生驛站而遺留在學(xué)校，那么如何調(diào)走你的檔案呢?

　　如果你是內(nèi)招生：

　　1、有人事權(quán)單位的，如政府部門、事業(yè)單位、大型國(guó)企等，請(qǐng)貴單位人事部門開具相關(guān)的調(diào)檔信函，寄(送)暨南大學(xué)檔案館。地址是：廣州市黃埔大道西601號(hào)暨南大學(xué)檔案館(蔡冠深博物館2樓201室)，郵編：510632。

　　調(diào)檔函的要求：

　　(1)必須是蓋有公章的原件。

　　(2)寫明個(gè)人信息，包括：學(xué)生的姓名，身份證號(hào)碼，學(xué)院，專業(yè)，學(xué)號(hào)(或入學(xué)年份)，手機(jī)號(hào)等等。

　　(3)要寫清楚收檔單位和收檔單位地址。

　　2、無(wú)人事權(quán)單位的，如私企等，可由人才交流中心開具相關(guān)的調(diào)檔信函，要求同上。

　　3、退學(xué)的檔案轉(zhuǎn)遞回生源地的人力資源和社會(huì)保障局(人事局)，請(qǐng)將我校相關(guān)部門開具的退學(xué)證明(在證明上注明學(xué)生的生源地)寄(送)檔案館。要求把檔案調(diào)往其他地方的，請(qǐng)按上述兩點(diǎn)要求開具調(diào)檔信函，并與退學(xué)證明一起寄(送)檔案館。

　　如果你是外招生：

　　除了要求有上述調(diào)檔信函外，還需由暨南大學(xué)學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心老師在調(diào)檔信函上簽署同意調(diào)檔的意見或開具同意調(diào)檔的信函，并加蓋公章，一同送往檔案館。

　　特別注意：

　　(1)檔案館收到調(diào)檔函和相關(guān)證明后，會(huì)在一到兩個(gè)星期內(nèi)寄發(fā)檔案，我館不負(fù)責(zé)通知每一學(xué)生檔案的寄發(fā)情況。大約三四個(gè)星期后學(xué)生應(yīng)自行向收檔單位查詢檔案收檔情況。

　　(2)個(gè)別學(xué)生檔案如果無(wú)法用機(jī)要形式寄發(fā)的(可詢問收檔單位檔案用機(jī)要形式可否收到)，可以在調(diào)檔函上注明“本人(單位)申請(qǐng)用EMS寄發(fā)，責(zé)任自負(fù)”字樣并且簽名確認(rèn)，我館可將檔案改用EMS寄發(fā)。如果因?yàn)閷W(xué)生個(gè)人原因檔案無(wú)法寄達(dá)收檔單位的，我館概不負(fù)責(zé)。

　　三、畢業(yè)生填寫《全國(guó)普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》時(shí)的特別注意事項(xiàng)

　　畢業(yè)生填寫《全國(guó)普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》時(shí)，特別是用人單位情況一欄，最好能由派遣單位人事部門填寫或向派遣單位問清楚各項(xiàng)情況后再填寫，做到派遣單位名稱、通訊地址和郵編詳細(xì)、準(zhǔn)確無(wú)誤，以免給暑假上旬(7月底8月初)的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作帶來(lái)不必要的麻煩,影響同學(xué)們的檔案不能及時(shí)到達(dá)。

　　填寫時(shí)還須注意以下事項(xiàng)：

　　(1)單位名稱不得使用簡(jiǎn)稱;

　　(2)要特別注意填寫單位、單位隸屬及檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址三者之間的關(guān)系：

　　* 凡派遣單位能通過(guò)機(jī)要通信的方式投遞到達(dá)的，同時(shí)也具有人事檔案保管權(quán)限的(縣級(jí)以上黨政軍和國(guó)有企事業(yè)單位)，應(yīng)提供派遣單位的名稱、詳細(xì)地址和郵編。

　　* 凡派遣單位不能通過(guò)機(jī)要通信的方式投遞到達(dá)的，但具有人事檔案保管權(quán)限的，應(yīng)填寫派遣單位的直屬上級(jí)單位的名稱和詳細(xì)地址，由上級(jí)單位代轉(zhuǎn);如果直屬上級(jí)單位仍不能通過(guò)機(jī)要通信的方式投遞到達(dá)的，還需進(jìn)一步填寫更高一級(jí)的上級(jí)單位的名稱、詳細(xì)地址和郵編，直至通過(guò)機(jī)要通信投遞能到達(dá)為止。

　　* 凡派遣單位不符合機(jī)要通信投遞范圍，并且無(wú)人事檔案保管權(quán)限的，如派遣到民營(yíng)、外資、合資、個(gè)體等單位的同學(xué)，務(wù)必提供準(zhǔn)確的符合機(jī)要通信投遞范圍并有人事檔案保管權(quán)限的檔案轉(zhuǎn)遞單位的名稱和詳細(xì)地址。例如：聯(lián)想集團(tuán)，其檔案具有保管權(quán)限的是中科院人才交流中心;五羊-本田摩托(廣州)有限公司，其檔案具有保管權(quán)限的是廣州市人才交流中心;

　　* 凡派遣單位與上級(jí)主管單位不在同一城市的，應(yīng)提供派遣單位所在城市的具有人事檔案保管權(quán)限的單位名稱和檔案轉(zhuǎn)寄的詳細(xì)地址。例如：深圳亞奧實(shí)業(yè)有限公司北京分公司，其檔案具有保管權(quán)限的是北京北辰人才交流服務(wù)中心;上海中聞事業(yè)發(fā)展有限公司，其檔案具有保管權(quán)限的是人民日?qǐng)?bào)社華東分社。

　　(3)廣州生源畢業(yè)生凡在“三資”(合資、外資、獨(dú)資)或私企等無(wú)存檔權(quán)的單位就業(yè)的,如果單位集體在某人才交流中心已開戶的，應(yīng)在協(xié)議書上“檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址”欄填x x 人才交流中心，檔案將寄往該人才交流中心。

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