畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知
畢業(yè)生同學(xué)們，你們好!
你們即將結(jié)束燕園生活，開(kāi)始人生新的旅程。在你們忙于畢業(yè)的同時(shí)，請(qǐng)不要忽略記載你們成長(zhǎng)足跡的學(xué)生人事檔案。為了每位同學(xué)的檔案能夠準(zhǔn)確、迅速的轉(zhuǎn)遞到接收單位, 請(qǐng)你們對(duì)下列注意事項(xiàng)一定給予重視，并且嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。
第一部分：檔案轉(zhuǎn)遞步驟須知
一、確保在網(wǎng)站上填寫(xiě)的檔案轉(zhuǎn)遞信息準(zhǔn)確無(wú)誤
畢業(yè)生在網(wǎng)站上填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞信息時(shí)，應(yīng)特別注意：請(qǐng)?zhí)顚?xiě)準(zhǔn)確的檔案接收單位名稱(chēng)及詳細(xì)地址，單位名稱(chēng)不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。請(qǐng)畢業(yè)生依據(jù)個(gè)人情況對(duì)應(yīng)以下六種類(lèi)別。
1、有派遣單位的畢業(yè)生
(1)凡派遣單位有接收機(jī)要檔案權(quán)限的,比如畢業(yè)生簽約單位是國(guó)家機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位、高等院校等，應(yīng)直接填寫(xiě)其單位接收檔案部門(mén)的名稱(chēng)及其詳細(xì)地址。
(2)凡派遣單位不符合機(jī)要通信投遞范圍的,比如簽約單位是某中學(xué)或某個(gè)企事業(yè)單位，則要填寫(xiě)與機(jī)要局有直投關(guān)系的上級(jí)單位的
例：簽約單位名稱(chēng)：外交部
檔案轉(zhuǎn)遞單位名稱(chēng)：外交部干部司干審檔案處
詳細(xì)地址：北京市朝陽(yáng)區(qū)朝陽(yáng)門(mén)南大街2號(hào)
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名稱(chēng)及詳細(xì)地址。
(3)在“三資”(合資、外資、獨(dú)資)或私企等報(bào)到單位不符合機(jī)要通信投遞范圍，且無(wú)人事檔案保管權(quán)限的單位就業(yè)的，應(yīng)提供其專(zhuān)門(mén)指定的符合機(jī)要通信范圍并有人事檔案保管權(quán)限的檔案轉(zhuǎn)遞單位名稱(chēng)、詳細(xì)地址：
一般單位集體在某人才交流中心開(kāi)戶(hù)的，在《全國(guó)普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書(shū)》上“檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址”欄填寫(xiě)某人才交流中心，檔案將被轉(zhuǎn)遞到該中心;
例：簽約單位名稱(chēng)：微軟(中國(guó))有限公司
檔案轉(zhuǎn)遞單位：北京外企服務(wù)集團(tuán)有限責(zé)任公司
詳細(xì)地址：北京市朝陽(yáng)區(qū)朝陽(yáng)門(mén)南大街14號(hào)
例：簽約單位名稱(chēng)：百度在線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(北京)有限公司
檔案轉(zhuǎn)遞單位：北京市海淀區(qū)人才服務(wù)中心
詳細(xì)地址：北京市海淀區(qū)西四環(huán)北路73號(hào)
例：簽約單位名稱(chēng)：工銀瑞信基金管理有限公司
檔案轉(zhuǎn)遞單位：中國(guó)科學(xué)院人才交流開(kāi)發(fā)中心(北郊分部)
詳細(xì)地址：北京市西城區(qū)三里河路52號(hào)
例：簽約單位名稱(chēng)：北京市房山區(qū)石窩中學(xué)
檔案轉(zhuǎn)遞單位(為上級(jí)主管單位)：北京市房山區(qū)教委
詳細(xì)地址：北京市房山區(qū)良鄉(xiāng)西路9號(hào)
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例：讀研學(xué)校名稱(chēng)：中國(guó)人民大學(xué)
檔案轉(zhuǎn)遞單位：中國(guó)人民大學(xué)公共管理學(xué)院黨委
詳細(xì)地址：北京市海淀區(qū)中關(guān)村大街59號(hào)
綜上所述，要特別注意派遣單位和檔案接收單位之間的關(guān)系，兩者有可能不是一致的，因而在填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞信息時(shí)，如有必要，請(qǐng)咨詢(xún)單位人事加以確認(rèn)。
2、檔案轉(zhuǎn)回原籍的畢業(yè)生
凡回省二分的同學(xué)，其報(bào)到單位、檔案轉(zhuǎn)遞地址一般為生源地畢業(yè)生就業(yè)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會(huì)保障局、人才交流中心等。上述地址由北京市教委協(xié)商各省市畢業(yè)生就業(yè)主管部門(mén)后提供給學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心。
3、繼續(xù)讀研的畢業(yè)生
(1)已經(jīng)考取校外研究生的同學(xué)，請(qǐng)按錄取學(xué)校的要求填寫(xiě)轉(zhuǎn)檔信息，一般具體到所錄取學(xué)校的院(系、所、中心)的黨委或人事部門(mén)。
另外，請(qǐng)將錄取學(xué)校的調(diào)檔函或錄取通知書(shū)交給學(xué)院，由學(xué)院統(tǒng)一提交檔案室備份留存。
(2)已經(jīng)保送或考取本校研究生的同學(xué)，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)錄取院(系、所、中心)的名稱(chēng)。
4、博士后入站的畢業(yè)生
博士后入站的畢業(yè)生請(qǐng)按接收單位要求填寫(xiě)轉(zhuǎn)檔信息。
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例：博士后入站單位：上海交通大學(xué)
檔案轉(zhuǎn)遞單位：上海交通大學(xué)人力資源處博士后管理辦公室
詳細(xì)地址：上海市閔行區(qū)東川路800號(hào)
另外，請(qǐng)將接收單位的調(diào)檔函或錄取通知書(shū)交給學(xué)院，由學(xué)院統(tǒng)一提交檔案室備份留存。
5、申請(qǐng)出國(guó)的畢業(yè)生
(1)北京生源確定出國(guó)的學(xué)生可以把檔案存放在教育部留學(xué)服務(wù)中心(離校前自己去辦存檔手續(xù))、所在區(qū)縣人事局畢業(yè)生就業(yè)工作部門(mén)或家庭所在地街道辦事處。
(2)外省市生源確定出國(guó)的學(xué)生也可以把檔案存放到教育部留學(xué)服務(wù)中心檔案室(離校前自己去辦存檔手續(xù))、生源地各省市的畢業(yè)生就業(yè)工作部門(mén)、人事勞動(dòng)部門(mén)、人才交流中心等。
教育部留學(xué)服務(wù)中心檔案室
地 址：北京市海淀區(qū)北四環(huán)西路56號(hào)輝煌時(shí)代大廈六層
咨詢(xún)電話(huà)：62677800。
(3)按規(guī)定，公派出國(guó)學(xué)生在其留學(xué)期間由學(xué)校保管檔案。
6、在職、委培的畢業(yè)生
在職、委培的畢業(yè)生，轉(zhuǎn)檔單位應(yīng)填寫(xiě)原單位，如要更改轉(zhuǎn)檔單位，需在原單位開(kāi)具同意更改證明，并把由所在院系及研究生院(或教務(wù)部)蓋章備案后的證明，連同在新單位開(kāi)具的調(diào)檔函一并交到人事檔案管理辦公室。
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二、查詢(xún)自己的檔案轉(zhuǎn)遞情況
我校畢業(yè)生檔案通常在七月中旬左右通過(guò)機(jī)要形式發(fā)出。京內(nèi)檔案管理部門(mén)一般7個(gè)工作日內(nèi)可收到，京外檔案管理部門(mén)一般10個(gè)工作日內(nèi)可收到。
一般在畢業(yè)后辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的兩個(gè)月內(nèi)，應(yīng)向本人檔案接收單位詢(xún)問(wèn)檔案是否寄達(dá)。
我校一般通過(guò)機(jī)要局轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，應(yīng)當(dāng)特別注意機(jī)要局只提供一年內(nèi)的有效查詢(xún)期。所以請(qǐng)畢業(yè)生高度重視，及時(shí)主動(dòng)查詢(xún)。
三、因特殊原因需要辦理暫緩轉(zhuǎn)遞檔案的流程
畢業(yè)生因特殊原因要求檔案暫緩轉(zhuǎn)遞的，應(yīng)由個(gè)人提出申請(qǐng)，寫(xiě)明緩發(fā)事由，請(qǐng)本人所在院(系)負(fù)責(zé)人簽字蓋章，或由就業(yè)指導(dǎo)中心簽字蓋章，最后由院系統(tǒng)一交到檔案辦備份留存，才可緩發(fā)檔案。
按照國(guó)家及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，待分生檔案暫存在學(xué)校期間，只能辦理與就業(yè)相關(guān)的手續(xù)，其他情況下均不能使用在校暫存的檔案，包括無(wú)法辦理出國(guó)護(hù)照;錄取研究生后不能直接轉(zhuǎn)遞檔案，檔案需轉(zhuǎn)回家庭所在地后再轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校或單位;不開(kāi)具出國(guó)成績(jī)單;不開(kāi)具婚育、升學(xué)、出國(guó)(境)、保險(xiǎn)、購(gòu)房、出生、無(wú)犯罪記錄、親屬關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、財(cái)產(chǎn)繼承等證明。如因出國(guó)、考研等確實(shí)需要開(kāi)具證明材料的，須先將其檔案轉(zhuǎn)回生源地，再由生源所在地的有關(guān)部門(mén)開(kāi)具相關(guān)證明材料。
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第二部分：常見(jiàn)問(wèn)題解答
有些畢業(yè)生可能對(duì)自己檔案的重要性、轉(zhuǎn)遞流程等方面存在一些疑惑，我們?cè)诖肆信e了一些常見(jiàn)問(wèn)題并加以作答，希望同學(xué)們耐心了解一下。
問(wèn)：學(xué)生檔案的重要性在哪?
答：學(xué)生檔案是人事檔案的一部分。人事檔案具有三大職能：一是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)記錄;二是表明一個(gè)人的行政隸屬關(guān)系;三是為單位和個(gè)人提供相關(guān)人事服務(wù)的依據(jù)。學(xué)生檔案是記錄學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)歷程的歷史材料。其中，高中材料、高考材料、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)位學(xué)歷審批材料、各類(lèi)履歷表登記表以及在校表現(xiàn)等，是許多用人單位聘用人員的重要參考;凡正規(guī)的用人單位，都會(huì)需要畢業(yè)生的檔案并指定其轉(zhuǎn)遞到專(zhuān)門(mén)的檔案保管部門(mén)�？梢哉f(shuō)，有沒(méi)有完整的學(xué)生檔案資料直接關(guān)系到畢業(yè)生的順利就業(yè)。因此，保證學(xué)生檔案的完整性和一致性，不僅是學(xué)校職能部門(mén)和院系所中心的責(zé)任，同時(shí)也需要學(xué)生本人給予高度的關(guān)注和積極的配合。
問(wèn)：畢業(yè)生檔案能否自己攜帶?
答：人事檔案原則上不能由畢業(yè)生自帶。
問(wèn)：檔案轉(zhuǎn)遞的方式有哪些?
答：1、按照中央組織部和國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，人事檔案必須以機(jī)密件由機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞到單位;
2、凡機(jī)要通信方式無(wú)法投遞的單位，或遇緊急情況，可由學(xué)校派專(zhuān)人送到用人單位或由用人單位人事部門(mén)派專(zhuān)人來(lái)取。
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問(wèn)：何謂機(jī)要通信?
答：機(jī)要通信是較普通郵政更為保密、安全、準(zhǔn)確的文件轉(zhuǎn)遞渠道，其主要服務(wù)對(duì)象是縣級(jí)以上黨政軍和國(guó)有企事業(yè)單位。
問(wèn)：為什么有的畢業(yè)生檔案會(huì)被退回學(xué)校?
答：被退回的畢業(yè)生檔案中90%以上都是因?yàn)闆](méi)有準(zhǔn)確弄清“檔案接收單位”和“檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)地址”的含義，因而這一點(diǎn)需要畢業(yè)生格外注意，填寫(xiě)信息時(shí)保證準(zhǔn)確性。
隨著形勢(shì)的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了變化，檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程較過(guò)去更為多樣化，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)我們意想不到的情況。所以，請(qǐng)各位畢業(yè)生在所在院(系、所、中心)負(fù)責(zé)就業(yè)工作的老師處留下自己長(zhǎng)期有效的聯(lián)絡(luò)方式(本人電話(huà)確要變更的，可留下家人聯(lián)絡(luò)方式)，以便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)學(xué)校能夠在第一時(shí)間聯(lián)系到本人或家人。
同學(xué)們?nèi)粲龅綑n案相關(guān)問(wèn)題，歡迎隨時(shí)與我們聯(lián)系。
咨詢(xún)電話(huà)：010-62751227
人事檔案管理辦公室地址：校長(zhǎng)辦公樓二層
祝愿每一位畢業(yè)生平安、健康、快樂(lè)!事業(yè)有成!
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