HR必知人事檔案的作用

　　隨著我國市場經濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，也發(fā)生著重大的變化。 “遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會普遍存在的現(xiàn)象，檔案在一些人眼中作用弱化了，但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。

　　檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用仍不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障!從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。

　　檔案對用人單位的作用：

　　對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)�，F(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，單位用人更加謹慎，嚴把人才進口關成為單位降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施。成都市人才流動服務中心也為各企事業(yè)單位免費提供擬錄人員人事檔案查詢。

　　檔案對個人的作用：

　　現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

　　例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業(yè)生的就業(yè)、留學或畢業(yè)證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在申報技術職稱時，檔案可以提供所需材料，如申報人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的.優(yōu)秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料�？梢哉f每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

　　根據(jù)國家規(guī)定，有人事檔案管理權限的機構可以統(tǒng)一保管本單位員工檔案，也可委托縣以上(含縣)政府人事部門所屬人才服務機構統(tǒng)一保管;沒有人事檔案管理權限的單位不得擅自管理員工檔案，可委托政府人事部門所屬人才服務機構統(tǒng)一保管，嚴禁私人保管或放到沒有人事檔案管理權限的單位。

　　在各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇，如保留原有身份、調整檔案工資、辦理轉正定級、人才引進、黨團關系管理，代辦職稱評審、計劃生育指標、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機構，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其自身利益，使其應享受的上述待遇得不到應有保障。

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