高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的重要性

　　高校畢業(yè)生走出校門后，首先面臨的問題就是檔案的轉(zhuǎn)遞和查詢工作。但對(duì)于檔案的管理法律約束方面，目前只有《中華人民共和國檔案法》，而且最近一次的修改是1996年的7月，像人事檔案這樣一些帶有特殊性質(zhì)的檔案目前還沒有制定相關(guān)的法律法規(guī)。

　　目前，人事檔案管理不規(guī)范，尤其是立卷歸檔格式不規(guī)范、保管不規(guī)范和管理人員素質(zhì)參差不齊。由于對(duì)入檔的內(nèi)容、紙張大小、頁邊距、裝訂標(biāo)準(zhǔn)等沒有統(tǒng)一的要求，造成檔案在轉(zhuǎn)遞、合訂、取證等方面遇到很多問題，也極易造成基層工作人員與辦事群眾的矛盾公開化。人事檔案多頭管理的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，直接或間接導(dǎo)致存放檔案的各部門檔案室的軟、硬件差距較大，管理人員的素質(zhì)參差不齊。

　　建設(shè)檔案信息化和數(shù)字化的好處，主要有四個(gè)方面。

　　一是數(shù)據(jù)共享、成本降低、減少浪費(fèi)。日常工作和生活中看似簡單的復(fù)印，在我們這個(gè)人口基數(shù)以億為計(jì)量單位的國家背后是紙張等辦公用品的天量浪費(fèi)。基本信息如果實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和共享，達(dá)到一次采集、反復(fù)使用的效果，那么在減少巨大浪費(fèi)的同時(shí)還能方便群眾、提高效率。

　　二是信息準(zhǔn)確、檢索方便、效率倍增。檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，只要數(shù)據(jù)庫不被病毒侵入和修改，那么何人、何時(shí)調(diào)取的數(shù)據(jù)結(jié)果都是一樣的，這就從根本上解決了造假現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，“關(guān)鍵字”搜索的功能還可以在很短的時(shí)間內(nèi)從數(shù)據(jù)庫中找到需要的信息，效率是呈幾何增長的方式進(jìn)行提高。

　　三是增長壽命、覆蓋全面、受限較少。紙制檔案數(shù)字化后，能夠在確保檔案材料真實(shí)性的前提下減少對(duì)存儲(chǔ)的硬件要求，同時(shí)人事檔案管理所必須的各種人工和硬件成本會(huì)明顯減少，但是工作效率反而會(huì)明顯上升。

　　四是資源整合、信息安全、傳遞便捷。目前，在信息安全的前提下，“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”的服務(wù)模式已經(jīng)是政府進(jìn)行宣傳和服務(wù)的重要方式，而且政府各部門之間信息和數(shù)據(jù)的交流、傳遞、溝通和共享也是政府自身工作發(fā)展不可阻擋的趨勢(比如政府部門之間的考核指標(biāo)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的比對(duì)、核實(shí)等工作)。隨著人才流動(dòng)的加快，人事檔案要想實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)和即時(shí)傳遞，信息的數(shù)字化建議是最基本的前提和基礎(chǔ)。

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